Как провести лидеров через финансовые показатели компании

Это время года, когда вы садитесь со своими бизнес-лидерами, чтобы представить цифры. Вы встречаетесь с шишками локтями и вовлекаете их в светскую беседу, в основном о погоде. Теперь вам нужно перейти к делу: «Как дела в компании?»

Проблема передачи финансовой информации заключается в том, что для большинства это иностранный язык. Немногие говорят или понимают словарь общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP) и финансовой отчетности: начисление против денежных средств, активов и пассивов, а также широко используемый (но ошеломляющий) дебет против кредита.

Являетесь ли вы финансовым директором (CFO), независимым бухгалтером, целым финансовым отделом или аутсорсинговой финансовой фирмой, вы должны научиться переводить финансовые данные для руководителей, не занимающихся бухгалтерией. Находя способы эффективного предоставления финансовой информации вашим заинтересованным сторонам, вы можете дать бизнес-перспективу, которую могут дать только финансы.

Вот руководство из шести шагов, чтобы лучше сформулировать финансовые идеи для ваших руководителей, а также некоторые инструменты и советы, которые помогут вам на этом пути.

Для финансовой отчетности обычно используются три отчета: балансы, отчеты о прибылях и убытках и отчеты о движении денежных средств. Они представляют собой хорошую отправную точку и дают представление о бизнесе с высоты птичьего полета, но если их не упростить для понимания руководством, их недостаточно для принятия решений на уровне отдела или общего бизнеса.

Для бизнес-лидеров, увязших во множестве повседневных обязанностей, становится трудно определить основные тенденции, изучая детали отчета. Это приводит к тому, что многие бизнес-лидеры выборочно используют предоставленную им финансовую информацию.

Исследование Gartner показывает, что около 90% бизнес-менеджеров не учитывают финансовые последствия своих решений, и эта оплошность ставит под угрозу более 3% чистого дохода среднего бизнеса (полное исследование доступно для клиентов Gartner).

Это ни в коем случае не мало для быстрорастущих, нуждающихся в деньгах предприятий малого и среднего бизнеса (SMB) и может быть равносильно потере денег на новую маркетинговую кампанию, найму дополнительных ресурсов или инвестированию в новые технологии.

Итак, первый шаг — сделать ваши финансовые отчеты более значимыми и полезными для руководителей. Отфильтруйте наиболее важные финансовые показатели, которые дают им актуальную информацию об их части бизнеса.

Советы профессионалов по выбору важных финансовых показателей:

• Финансовые отчеты обычно представляются «по факту». Сделайте их более дальновидными, выяснив, какие области общего бизнеса или отдела приносят прибыль и растут, а какие сокращаются.
• Разбейте свои отчеты на тенденции и спросите: «Ну и что?» из ваших данных, пока вы не придете к рассуждениям, полезным для бизнес-лидеров.
• Поговорите с лидерами о важных решениях, которые они хотят принять в следующем квартале или году. Подготовьте свои отчеты по этим ключевым приоритетам и выделите проблемы, стоящие перед ними.
• Согласуйте свои отчеты с целями вашей компании. Например, чтобы оптимизировать прибыльность, проведите анализ конкурентов по ценам на их продукты, количеству сотрудников и объему продаж.

Истории могут преодолеть разрыв между финансовыми результатами и пониманием бизнеса. Выбирайте истории, чтобы сообщать цифры в ваших финансовых отчетах.

Предоставление ваших финансовых идей в виде убедительных историй вызовет обсуждение и позволит принять решение. Задача для вас — определить отдельные истории, которые могут вдохновить на изменения и понимание на уровне компании.

Советы профессионалов по поиску историй, стоящих за цифрами:

• Сотрудничайте с руководителями отделов, чтобы лучше понять «как» и «почему» их доходы и расходы. Попросите их связать вас с нужным контактным лицом в их отделе. Будьте любопытны, задавайте хорошие вопросы и слушайте, что они говорят.
• Используйте методы визуализации данных, чтобы визуализировать выбросы, а также средние значения ваших финансовых данных и выяснить, есть ли в них хорошие истории.
• После того, как вы выбрали свои истории, пропустите их через экспертов отдела, чтобы избежать предвзятости подтверждения.

Уменьшите ненужную сложность ваших финансовых отчетов, чтобы сделать их более полезными для руководителей.

Представляйте данные, следуя принципу «чем меньше, тем лучше», чтобы быть краткими, но предоставляйте больше информации, если это способствует пониманию.

Советы профессионалов по сокращению ненужной информации из финансовых отчетов:

• Посмотрите, какую информацию просили лидеры в прошлом, и удалите бесполезные фрагменты, которые загромождают ваше сообщение.
• Предоставьте окончательные расчеты в отчете, чтобы читатели могли больше сосредоточиться на изучении данных, чем на умственных вычислениях.
• Используйте сравнительные данные (за предыдущие годы или фактические и запланированные) и процентные различия, чтобы руководителям было проще оценить, насколько хорошие или плохие цифры.
• Проведите «лифт-тест». Представьте, если бы вы были в лифте со своим руководителем, и вам нужно было бы четко и кратко передать свое сообщение к тому моменту, когда оно достигнет нужного этажа. Это поможет вам понять, является ли ваша информация перегруженной или содержит краткие основные указатели.

Улучшая способ передачи финансовой информации, вы предоставляете лицам, принимающим решения, необходимые инструменты для оптимизации операций и сохранения конкурентоспособности. Повысьте скорость и качество анализа, инвестируя в правильное технологическое решение.

Ручная финансовая отчетность может затормозить ваши операции из-за таких мелких проблем, как контроль версий, переключение между электронными письмами для отправки нужного файла или даже простое обновление ваших финансовых данных.

Эффективное программное обеспечение освободит вас от задач ручного учета и бухгалтерского учета и поможет вам точно отслеживать тенденции для получения более полных сведений. Более того, большинство предлагаемых сегодня программных продуктов предоставляют решения для защиты данных, которые жизненно важны для финансовых и бухгалтерских групп.

Советы профессионалов по автоматизации отчетности по финансовой информации:

• Инвестируйте в программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы высвободить время для анализа и более легкого и точного получения отчетов. Программное обеспечение поможет вам эффективно управлять рутинными задачами и повысить ценность бизнеса. Вы можете начать с бесплатных программных решений для бухгалтерского учета, если вы новичок в финансовой автоматизации. Они доступны по цене и могут предоставить вам полную функциональность при минимальных затратах или вообще без них.
• Если вы переросли базовые функции, предлагаемые бесплатным программным обеспечением, вам хорошо подойдут встроенные решения для финансовой отчетности с интегрированными процессами учета и составления бюджета, такими как расчет заработной платы, составление бюджета и т. д.
• Поднимитесь на ступеньку выше, выбрав облачные программные решения для лучшей безопасности и доступа к своим данным.

Если не спланировать хорошо, даже самый лучший анализ может оказаться бесполезным. Подкрепите свою информацию мощными презентациями на информационных панелях. Вы можете привить сочетание навыков визуализации и представления данных с программным обеспечением для финансовой отчетности для эффективного общения.

Программное обеспечение для финансовой отчетности может позволить вам настраивать поля формата для отслеживания и демонстрации наиболее важных идей, чтобы лучше видеть работу различных отделов.

Советы профессионалов по визуализации информации для финансовой отчетности:

• Визуализируйте, как вы хотите представить свой анализ. Начните с чистого листа и нарисуйте, как вы ожидаете, что ваши данные будут выглядеть во время презентации.
• Быть конкретной. От столбцов данных до примеров, которые вы хотите включить, нарисуйте их все при визуализации информации. Наконец, убедитесь, что ваши идеи приносят пользу лидерам.
• Инвестируйте в программное обеспечение для составления финансовых отчетов, которое может объединять ваши финансовые данные в удобном для сканирования дисплее и отображать информацию с помощью интерактивных графиков и диаграмм.

Никто лучше не понимает ценность самоаудита, чем финансовые и бухгалтерские команды.

Узнайте у руководителей, насколько своевременно вы предоставили финансовую информацию, отвечающую их потребностям. И если эти идеи помогли им, было бы неплохо собрать отзывы о том, как это сделать.

Эти последующие действия помогут вам сохранить хорошие аспекты вашей финансовой отчетности и исправить те области, которые не приносят пользы при принятии решений. Это также поможет вам выбрать более эффективные финансовые показатели для будущих отчетов.

Советы профессионалов, чтобы следить за лидерами:

• Назначайте встречи один на один с генеральным директором и руководителями отделов, чтобы узнать их мнение о ваших отчетах. Вести честный и открытый разговор.
• В этот момент не давайте разъяснений и не навязывайте им свои финансовые потребности. Прислушайтесь к их нуждам. Вы можете обсудить проблемы, которые могли помешать вам решить проблемы, на которые они указали впоследствии.

Выполнение рутинных бухгалтерских задач в соответствии с руководящими принципами соответствия является основным минимумом. Крайне важно, чтобы финансы добавляли ценность, гарантируя, что бизнес-лидеры понимают, как их действия влияют на итоговый результат.

Сделайте свои финансовые презентации чем-то, чего вы и руководители с нетерпением ждете, с помощью шагов, описанных выше.