Как выбрать лучшее программное обеспечение для отслеживания времени за 7 шагов

Цифровая революция поставила перед компаниями задачу выяснить, как адаптироваться к новому способу управления организациями.

Независимо от того, решила ли ваша компания перейти на полностью удаленную, гибридную или удаленную работу, скорее всего, вы будете использовать виртуальные инструменты для управления ею. Это означает внедрение определенных цифровых или облачных систем вместо того, чтобы полагаться на старые ручные процессы.

Одним из процессов, который может особенно выиграть от оцифровки, является отслеживание рабочего времени.

Использование программного обеспечения для мониторинга сотрудников выросло на 59% с начала пандемии. Отслеживание времени с помощью цифрового программного обеспечения облегчает менеджерам отслеживание работы их команд без необходимости микроуправления ими.

В этом сообщении блога мы рассмотрим все преимущества использования тайм-трекера и покажем вам, как выбрать правильный инструмент тайм-трекера для вас и вашей команды.

Преимущества программного обеспечения для отслеживания времени

Около 95% рабочих в США с удовольствием отслеживают свое время. Почему? Они согласны с тем, что точное отслеживание времени важно.

Причина, по которой эта цифра столь значительна, заключается в том, что эти люди увидели другие преимущества программного обеспечения для отслеживания как для компании, так и для ее сотрудников.

Итак, почему компании должны начать использовать программное обеспечение для учета рабочего времени?

Вот несколько причин.

Преимущество № 1: программное обеспечение для учета рабочего времени повышает производительность

Если ваша цель на работе — максимизировать время и энергию, отслеживание времени — очень полезная практика.

Это позволяет людям следить за тем, куда уходит их время, и соответствующим образом реорганизовывать свои графики.

Когда сотрудники отслеживают свое время, они могут увидеть, какие задачи могут не приносить желаемых результатов, и перенести или даже исключить их в будущем.

В дополнение к лучшему пониманию того, какие задачи являются ценными (а какие нет), сотрудники также могут лучше понять, сколько времени они тратят на конкретные задачи.

Наличие доступа к программному обеспечению для учета рабочего времени также позволяет менеджерам следить за рабочей нагрузкой своих команд и решать, нужно ли им добавить больше людей или внедрить инструменты, которые могут помочь сотрудникам сэкономить время, энергию и ресурсы.

Преимущество № 2: программное обеспечение для отслеживания времени повышает прозрачность

На некоторых рабочих местах случаются удары приятелей, в результате чего предприятия теряют 373 миллиона долларов в год. На самом деле, 16% служащих в США и 34% канадских служащих признаются, что наносят удары приятелям.

Таким образом, воровство времени является большой проблемой для многих компаний. Бухгалтеры говорят, что 92% их клиентов имеют дело с кражей времени.

Благодаря учету времени менеджеры могут в любой момент следить за тем, над чем работают сотрудники. В то же время члены команды могут лучше видеть, чем занимаются их коллеги и какие задачи они выполняют в данный момент.

Таким образом, использование программного обеспечения для отслеживания времени обеспечивает лучшую прозрачность внутри команд.

Преимущество № 3: программное обеспечение для учета рабочего времени повышает прибыльность

Когда производительность в организации повышается, рост бизнеса происходит естественным образом.

Компании, которые хотят сэкономить время, максимизировать доход и снизить текучесть кадров, могут обнаружить, что программное обеспечение для учета рабочего времени может сыграть свою роль в стремлении повысить производительность компании и, в свою очередь, повысить прибыльность.

А именно, программное обеспечение для отслеживания времени помогает командам лучше организовывать задачи и расставлять приоритеты, чтобы больше сосредоточиться на прибыльной деятельности.

Кроме того, отслеживание времени позволяет командам отслеживать затраты на проекты и определять, являются ли указанные проекты прибыльными — по отношению к затраченному на них времени.

Как выбрать программу для учета рабочего времени

Итак, теперь, когда мы знаем, почему программное обеспечение для учета рабочего времени так выгодно, возникает вопрос: как компании найти инструмент для учета рабочего времени, который подходит именно ей?

Вот несколько шагов, которым нужно следовать при поиске лучшего программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников для вашей компании, а также несколько полезных советов по учету рабочего времени.

Шаг 1. Проконсультируйтесь с командой

Как и во всем, что касается управления бизнесом, не существует универсальных решений для учета рабочего времени сотрудников.

Во-первых, вам необходимо учитывать уникальные проблемы и сильные стороны ваших сотрудников.

Таким образом, может быть лучше проконсультироваться хотя бы с одной из ваших команд/отделов о функциях отслеживания времени, которые они хотели бы использовать.

Возможно, указанная команда/отдел хочет большей автономии, поэтому использование инструмента отслеживания времени, который отслеживает активность на экране, может быть контрпродуктивным.

Или, может быть, им нужен инструмент с геотегами, который позволяет людям входить в систему из разных мест — например, это отличное решение для выездных работников.

Все зависит от того, что больше всего нужно вашим сотрудникам, поэтому вам следует консультироваться с ними в процессе выбора приложения для учета рабочего времени, которое они будут использовать.

Такой подход также обеспечит большую поддержку, как только вы начнете использовать выбранный инструмент.

Шаг № 2. Подумайте, чего вы хотите достичь с помощью учета рабочего времени.

Прежде чем выбрать инструмент для отслеживания времени, подумайте, чего вы хотите достичь, используя его.

И убедитесь, что ваши цели отслеживания времени совпадают с целями отслеживания времени вашей команды.

Помните: неуверенность ваших сотрудников в использовании того или иного инструмента имеет мало общего с реализацией инструмента, а скорее с установлением правильных границ.

Ваши цели использования программного обеспечения для отслеживания времени могут включать:

• Лучшее управление временем,
• Меньше прогулов,
• Оптимизация взаимодействия на рабочем месте и
• Сведение к минимуму эффекта отвлекающих факторов.

Теперь, когда дело доходит до ваших сотрудников, вам придется рассмотреть некоторые дополнительные цели, чтобы связать их с вашими усилиями по отслеживанию рабочего времени.

Наиболее важной целью является обеспечение конфиденциальности людей.

Итак, возьмите за правило отслеживать только то, что нужно отслеживать, а остальное оставляйте сотрудникам.

Кроме того, отслеживайте только устройства, принадлежащие компании, или личные устройства, используемые в рабочих целях.

Шаг № 3: Получите несколько вариантов и сравните

Когда у вас есть параметры, цели и заинтересованность команды, вы можете начать искать лучшее программное обеспечение для отслеживания времени.

Составьте список приложений для отслеживания времени, которые:

• В рамках вашего бюджета и
• Имейте функции, необходимые вашим сотрудникам для достижения целей в области учета рабочего времени.

Затем сравните эти параметры и оцените приложения, исходя из того, насколько хорошо они могут выполнять нужные вам действия.

Ознакомьтесь с этим списком лучших инструментов для отслеживания времени в 2022 году, чтобы получить преимущество в выборе лучших вариантов.

Шаг № 4: Выберите программное обеспечение

После того, как вы составили список приложений, которые лучше всего вам подходят, пришло время перейти к одному инструменту, который вы будете использовать в будущем.

Лучше всего выбрать только одно программное обеспечение для всей компании, чтобы не платить за несколько услуг.

Это также поможет вам избежать разрозненности и путаницы в разных командах и отделах.

Шаг № 5: Медленно разворачивайте

Как мы уже установили, выбор программного обеспечения для учета рабочего времени является важным решением, которое может повлиять на годы работы.

Итак, как только вы сделали свой выбор, вводите программное обеспечение медленно.

Во-первых, у вас есть пробный период, чтобы оценить функциональность трекера времени и убедиться, что это именно тот инструмент, который вы действительно хотите использовать в своей повседневной работе.

Однако избегайте слишком частого переключения инструментов, чтобы ваши сотрудники не учились использовать новые инструменты каждые пару месяцев.

Шаг № 6: Получите обратную связь

Также, как было установлено ранее, лучшим приложением для отслеживания времени является то, с которым ваши сотрудники будут чувствовать себя наиболее комфортно.

В конце концов, решение о том, правильный ли выбор вы сделали, в конечном счете, зависит от людей, которые будут использовать инструмент отслеживания времени.

Итак, постарайтесь получить отзывы от ваших сотрудников о том, насколько практичным является инструмент после того, как они использовали его некоторое время.

Один из эффективных способов получить обратную связь — провести опрос после пробного периода инструмента и попросить сотрудников поделиться своим опытом его использования.

Вы можете изучить такие факторы, как:

• Простота использования,
• Удобство работы с инструментом и
• Достижение желаемых целей.

Шаг № 7. Внедрите в масштабах всей компании

После того, как вы нашли нужный инструмент и группа тестирования/отдел одобрили его полезность после пробного периода, пришло время официально использовать инструмент отслеживания рабочего времени в масштабах всей компании.

Итак, начните знакомить с этим инструментом другие команды и отделы и проводите максимально возможное обучение.

Убедитесь, что все научились пользоваться этим инструментом, прежде чем строго соблюдать требования.

Помните — немного терпения будет иметь большое значение на этом переходном этапе.

Если вы уже используете инструмент учета рабочего времени — цифровой или традиционный — назначьте период времени, в течение которого у сотрудников будет возможность плавно перейти со старого решения на новое.

Кроме того, постоянно получайте обратную связь по мере продвижения.

Так что не торопитесь при внедрении инструмента, но также установите полную дату развертывания, чтобы сотрудники не слишком расслаблялись в обучении и привыкании к новому инструменту учета рабочего времени.

Подведение итогов: учет рабочего времени сотрудников и микроуправление

Отслеживание рабочего времени сотрудников иногда может показаться микроменеджментом, но только тогда, когда менеджеры и заинтересованные лица внедряют его слишком поспешно, не учитывая потребности сотрудников.

Потратьте время, чтобы сообщить, как эти инструменты принесут пользу как вам, так и вашим сотрудникам, и убедитесь, что вы всегда стремитесь к беспроигрышной ситуации.

Помните, что ваши команды должны быть на вашей стороне. То, как вы реализуете инструменты, будет играть важную роль в достижении этой цели.

️ Как вы следите за своим временем на работе? Есть ли какой-либо инструмент, который вы нашли особенно полезным? Напишите нам по адресу [email protected], чтобы получить возможность опубликовать свой ответ в этой или в одной из наших будущих статей. И, если вы нашли наши советы о том, как выбрать лучшее программное обеспечение для отслеживания времени, особенно полезными, поделитесь этой статьей с людьми, которые, как вы знаете, получат от нее пользу.