Как выбрать телефонную систему для бизнеса

Каждому бизнесу нужна телефонная связь. У вас есть клиенты, которым нужно звонить, поставщики, с которыми можно торговаться, и команды, которые нужно координировать. Конечно, вы можете использовать электронную почту, смартфоны и приложения для обмена сообщениями. Но ничто не сравнится с вашей собственной надежной телефонной системой для бизнеса, которая специально разработана для оптимизации голосовой связи и помогает вашему бизнесу поддерживать связь с важными людьми. Кроме того, наличие рабочего номера телефона делает ваш бизнес заслуживающим доверия — люди ожидают увидеть настоящие номера телефонов на веб-сайте или странице в социальной сети законной компании.

Однако не все телефонные системы одинаковы.

Чтобы узнать, какая телефонная система лучше всего подходит для вашего бизнеса, вы должны задать себе несколько ключевых вопросов:

1. Должен ли я использовать традиционный стационарный телефон или подписаться на услугу передачи голоса по интернет-протоколу ( VoIP )?
2. Должен ли я использовать полные телефонные системы, которые поставляются с настольным оборудованием, или только виртуальные телефоны, которые можно активировать на любом устройстве?
3. Если я использую VoIP, должен ли я использовать его локально или в облаке?
4. Какая служба телефонной связи для бизнеса является лучшей с точки зрения отрасли, бюджета, количества сотрудников, расположения офисов и клиентской базы?

Краткая информация:

• В чем разница между стационарной телефонной системой и системой VoIP для бизнеса?
• Как определить подходящую телефонную систему для вашего бизнеса
• Распространенные типы телефонных систем для бизнеса
• Рекомендации по выбору службы телефонной связи для бизнеса

Вот таблица, в которой сравниваются основные характеристики двух типов офисных телефонных систем.

В чем разница между стационарной телефонной системой и системой VoIP для бизнеса?

Как определить подходящую телефонную систему для вашего бизнеса

При принятии решения об установке, обновлении или замене телефонной системы предприятия необходимо учитывать несколько ключевых факторов. Во-первых, рассмотрите свою деятельность, ожидаемый объем звонков, цели и бюджет.

Вот основные факторы, которые вы должны учитывать при сравнении поставщиков телефонов для бизнеса:

• Расходы
• Надежность
• Безопасность
• Мобильность
• Масштабируемость
• Поддерживать
• Включенные функции

Расходы

Это может быть основным фактором, влияющим на многие решения, связанные с телефонной системой. Надежность должна быть на первом месте, но если это главный пункт вашей повестки дня, вы можете найти доступные пакеты стационарной связи или VoIP для своего бизнеса.

Если у вас еще нет системы, более разумным вариантом будет использование систем VoIP. Это связано с тем, что затраты на установку, междугородную связь и эксплуатацию телефонных систем VoIP обычно ниже по сравнению со стационарными услугами . Однако, если у вас уже есть традиционная система, вы можете перейти на обновление или гибридную систему в зависимости от потребностей вашего бизнеса.

Связанный: Сколько стоит телефонная линия для бизнеса?

Надежность

Чтобы вести хороший бизнес, у вас должны быть надежные и доступные каналы связи для команд, поставщиков, партнеров и клиентов. Без этого непрерывность бизнеса будет поставлена ​​под угрозу, и вы потеряете доверие людей, управляющих вашими операциями или полагающихся на них, а также потенциальный доход, который мог быть получен во время простоя.

Перед регистрацией ознакомьтесь с управлением рисками, политикой отказоустойчивости и планами резервного копирования поставщиков услуг.

Безопасность

Система корпоративной телефонии также должна быть полностью защищена, чтобы предотвратить мошенничество, вредоносное ПО и попытки фишинга со стороны враждебных лиц. Обратите внимание, что безопасность включает не только телефонную службу как таковую, но и ваши собственные внутренние ресурсы. Сотрудничайте только с поставщиками банковских услуг с проверенными и надежными системами шифрования, аутентификации, резервирования и другими системами безопасности.

Мобильность

Умные и успешные компании почти всегда обладают большей мобильностью, чем их коллеги. Телефонные системы VoIP позволяют совершать и принимать звонки в любом месте, даже если вы находитесь за пределами офиса. Напротив, традиционные телефонные системы требуют, чтобы вы находились в офисе, чтобы пользоваться телефоном.

Воспользуйтесь услугами, предоставляющими мобильные и настольные приложения, которые позволяют вашим сотрудникам общаться с командами и клиентами в любое время и в любом месте.

Сотрудничество

Некоторые стационарные системы позволяют совершать трехсторонние вызовы . Услуги VoIP предлагают гораздо больше. К ним относятся видеоконференции для неограниченного количества участников и интеграция с инструментами для совместной работы и повышения производительности, включая CRM и электронную почту.

Масштабируемость

Предприятиям нужна операционная гибкость, независимо от того, расширяются они или сокращаются. В течение этих периодов ресурсы должны быть переконфигурированы в соответствии с масштабом бизнес-операций, в которых они используются.

Если вы думаете о стабильности вашего бизнеса, вот почему это важно для типа телефонной системы для бизнеса, которую вы выбираете:

• Ваш бизнес сильно зависит от голосовых вызовов или он работает нормально с минимальными требованиями к телефонии?
• Каковы ваши планы по стратегическому росту?
• У вас работает энергичный отдел продаж?
• Вам нужно интегрировать телефонную систему?
• Если вам нужно привлечь больше клиентов для расширения, вам необходима надежная телефонная система.

Легкость, с которой может быть реализована такая реконфигурация, влияет на производительность среди других показателей эффективности.

Связанный: Сколько телефонных линий мне нужно для моего бизнеса?

Поддерживать

Вам всегда нужна первоклассная поддержка клиентов для вашего бизнеса. Обратитесь к поставщикам услуг с четким послужным списком отличной поддержки клиентов.

Включенные функции

Стационарные телефоны практически перестали развиваться и, скорее всего, со временем устареют. Если вам необходимо подготовить свои системы связи к будущему со всеми новыми функциями, которые станут обязательными позже, то выбор надежной системы VoIP — правильный шаг.

С помощью виртуальной телефонной системы для бизнеса вы можете интегрировать телефонию с технологическими платформами вашего бизнеса, такими как электронная почта, видеоконференции, виртуальная отправка факсов, повышение производительности, обучение сотрудников, ERP и программное обеспечение CRM.

Связанный: Как настроить виртуальную телефонную систему (4 простых шага)

Распространенные типы телефонных систем для бизнеса

Как обсуждалось ранее, существует два основных типа телефонных систем, основанных на подключении: стационарная линия и VoIP. Однако существуют подтипы и гибридные варианты, о которых вы также должны знать:

1) Виртуальные телефонные системы

Программные решения в виде браузерных, настольных или мобильных приложений, которые позволяют совершать и принимать звонки через Интернет. Также называется программным телефоном .

• Плюсы: доступный и очень простой в установке, развертывании и использовании.
• Минусы: не полнофункциональная телефонная система
• Подходит для: малых предприятий с ограниченным бюджетом, а также для предприятий, персонал или подрядчики которых развернуты в нескольких местах.

2) Стационарные телефонные системы

Используйте медные провода для передачи голосовой связи. Его также называют аналоговым телефоном.

• Достоинства: Очень стабильный и надежный
• Минусы: Сравнительно дороже установка, обслуживание и масштабирование; Может устаревать в будущем
• Подходит для: малых предприятий, у которых уже есть стационарный телефон и которым не требуется модернизация телефонии; Люди, которым нравятся винтажные технологии

3) Телефонные системы VoIP

Передавайте голос как данные через Интернет.

• Плюсы: широкий спектр возможностей, функций и программных интеграций, которые сегодня имеют решающее значение для большинства предприятий; легко масштабируется; доступный
• Минусы: Может быть отключен в случае отключения электроэнергии, если у вас нет аварийного питания или у провайдера нет отказоустойчивых возможностей.
• Подходит для: перспективных предприятий всех типов, размеров и отраслей.

4) Облачные и локальные системы

Системы VoIP, единственное отличие которых заключается в местоположении, где размещена УАТС. Локальные системы, также называемые IP-АТС , включают в себя подключенный к локальной сети главный сервер (расположенный в месте нахождения клиента), который принимает и передает вызовы как через традиционные стационарные телефоны, так и через Интернет. С другой стороны, облачные или размещенные системы АТС относятся к системам VoIP, чья АТС размещается у провайдера.

• Плюсы: облачная АТС, как правило, дешевле в настройке и обслуживании.
• Минусы: в локальных системах обслуживание АТС является обязанностью абонента услуги. Подходит для: Локальные системы отлично подходят для команд, которым требуется больший контроль над своими средствами связи; Облачные системы хороши для предприятий, которые не хотят брать на себя дополнительную ответственность за управление собственной АТС.

Связанный: Как мне получить рабочий номер телефона?

Рекомендации по выбору службы телефонной связи для бизнеса

Вот несколько советов, которые помогут вам выбрать лучшую телефонную систему для вашей компании:

1. Поймите, почему вам необходимо обновить, установить или заменить службу корпоративной телефонной связи.
   • Каковы твои цели?
   • Какую систему (если есть) вы используете в настоящее время?
   • Какие конкретные функции и возможности вам нужны в телефонной службе?
2. Оцените текущий и потенциальный объем звонков для вашего бизнеса на основе количества сотрудников, местоположения офисов и голосового взаимодействия с клиентами, поставщиками, партнерами, командами и другими заинтересованными сторонами.
3. Рассмотрите варианты масштабирования, когда речь идет о будущем росте. Выберите услугу, которая соответствует вашей стратегии.
4. Проведите аудит ресурсов, платформ и стека технологий, с которыми вы хотите интегрировать телефонную службу. Определите, имеет ли локальный интернет-сервис адекватное качество и скорость для решений VoIP.
5. Выделите разумный бюджет для телефонной системы.
6. Изучите рынок систем телефонии в поисках услуги или провайдера, которые соответствуют вашему бюджету и оперативным потребностям.
7. Изучите послужной список поставщиков услуг, особенно их репутацию, когда речь идет о надежности и поддержке клиентов.
8. Поищите и узнайте, какие системы/поставщики услуг используются лидерами отрасли.
9. Составьте краткий список ваших вариантов.
10. Запросите демонстрационные версии и попробуйте/проведите стресс-тестирование услуг, включенных в окончательный список, перед регистрацией.

Связанный: Полное руководство по написанию идеального запроса предложений VoIP

Остались вопросы?

Есть много причин, по которым бизнесу необходимо модернизировать свои телефонные системы . Возможно, вам нужны дополнительные возможности или большая мобильность. Возможно, вы хотите сократить расходы или заменить устаревшие системы, которые скоро устареют в вашей отрасли.

Какой бы ни была причина в вашем случае, главное — прояснить свои цели, понять, какие у вас есть варианты, и установить партнерские отношения с подходящей службой интернет-телефонии.