Как стать виртуальным помощником в 2023 году (и далее)

Вам тоже кажется, что в последнее время много говорят о вакансиях виртуального помощника (ВА)?

Мы решили изучить , почему профессия виртуального помощника становится все более популярной в течение нескольких лет — и, что еще более важно, мы решили изучить, как можно стать виртуальным помощником .

Итак, мы разобрали тему и рассмотрели следующее:

• Роли и обязанности виртуального помощника,
• Шаги о том, как стать виртуальным помощником,
• Советы и рекомендации от опытных профессионалов VA, и
• Ответы на самые распространенные вопросы о ВА.

Давайте начнем.

Что такое виртуальный помощник?

Проще говоря, виртуальные помощники оказывают поддержку и различные услуги своим клиентам (частным лицам или предприятиям), не выходя из дома.

Потребности клиента определяют объем услуг, запрашиваемых виртуальными активами, но они часто включают:

• Ввод данных,
• Управление логистикой,
• кадровая поддержка,
• Бухгалтерия и
• Маркетинг .

Эти квалифицированные специалисты могут быть штатными сотрудниками, но чаще всего виртуальные помощники работают не по найму — фрилансеры и независимые подрядчики, работающие на проектной основе.

В общем, помощники — это сотрудники, основная задача которых — поддерживать и помогать другим членам команды выполнять свои роли. Обычно они отвечают за повседневные операции, поэтому их обязанности имеют существенное значение.

Таким образом, владельцы бизнеса хорошо понимают, что выбор правильных помощников (включая виртуальных помощников) повлияет на то, насколько гладко и эффективно работает компания .

Стремительно растущие темпы внедрения модели удаленной работы — 28% работников в США считают удаленную работу основной моделью — предоставили помощникам возможность предлагать свои услуги более широкому рынку клиентов.

Последние официальные результаты исследования, опубликованные в The Week в 2017 году, показывают, что в то время было более 110 тысяч (ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ) виртуальных помощников. Поскольку отрасль тем временем росла более быстрыми темпами, более свежая статистика указывает на то, что в настоящее время более 30 миллионов фрилансеров предлагают услуги VA.

Что делают виртуальные помощники?

Виртуальные помощники облегчают бремя своих клиентов, помогая им преуспевать в своей работе и успешно завершать проекты в установленные сроки.

В частности, виртуальные помощники обычно заботятся о :

• Администрация,
• Планирование,
• Записи сотрудников,
• Управление проектами и задачами,
• создание контента,
• Маркетинг и продвижение,
• Веб-разработка и
• Различные другие соответствующие бизнес-операции.

В результате клиенты, которые полагаются на виртуальных помощников, могут сосредоточиться на развитии бизнеса и общей картины.

Это как ассист в спорте — помочь другому игроку набрать очки (и получить похвалу за очки). В конце концов, они все в одной команде, верно?

Теперь просто замените оценку достижением бизнес-цели, и вы получите картину! Виртуальные помощники стремятся сделать окружающих их людей более успешными, поэтому компания в целом наделена полномочиями по определению.

6 шагов, чтобы стать виртуальным помощником

Теперь давайте посмотрим, что вам нужно сделать, чтобы стать виртуальным помощником в наши дни. Мы провели тщательное исследование (так что вам не нужно) и выбрали мозги некоторых опытных виртуальных помощников.

Итак, давайте перейдем к 6 наиболее важным шагам , чтобы стать виртуальным помощником.

Шаг № 1: Определите свои лучшие навыки и нишу

Делая первый шаг, вы должны следовать принципу «меньше значит больше» . Определение ваших лучших навыков поможет вам решить, какую область услуг вы хотите предложить, а затем специализироваться в нише по вашему выбору.

Пытаясь точно определить свои лучшие навыки, вы должны сделать две вещи:

• Будьте предельно честны с собой и
• Запросите внешнюю обратную связь и оценку.

Помните, что ваше уникальное видение и набор навыков могут стать вашим конкурентным преимуществом , и сосредоточьтесь на развитии этих навыков.

Более того, вы наверняка слышали выражение — мастер на все руки, мастер ни в чем . Ну, для того, кто хочет стать виртуальным помощником, средний уровень во многих областях не поможет в построении карьеры.

Вспомните теорию Гладуэлла из его бестселлера Outliers (знание — это просто вопрос правильной практики и не менее 10 тысяч часов) и начните вкладывать эти часы в работу. Все дело в подходе «практика до совершенства» , поскольку это единственный способ стать экспертом в своей области.

Шаг № 2: Выберите и получите правильные инструменты

Воспользуйтесь доступными технологиями и тем самым ускорьте рост своего бизнеса — это так просто. Используйте свои навыки и придайте им дополнительный импульс — используя правильное программное обеспечение.

Поскольку все общение и документация осуществляются в режиме онлайн, правильные инструменты также могут предоставить вам подтверждение выполненной работы для ваших счетов. Но что еще более важно, они также могут помочь вам раскрыть всю мощь оптимизированного и организованного рабочего процесса.

Вот некоторые категории инструментов, которые каждый виртуальный помощник должен использовать в своей работе:

• Средства связи (электронная почта и приложения для командного чата),
• Инструменты управления проектами и задачами,
• Тайм-трекер и инструменты управления продуктивностью, а также
• Другие специализированные инструменты для их роли (например, бухгалтерское программное обеспечение).

Шаг № 3: Создайте модель ценообразования для ваших услуг

Установление правильной цены за вашу работу является жизненно важным шагом на пути к тому, чтобы зарекомендовать себя в качестве виртуального помощника. Чтобы правильно оценить ценность вашей работы, вы должны учесть и включить в уравнение несколько факторов:

• Время, потраченное на выполнение задачи, и
• Качество конечных результатов, основанное на вашем опыте.

Конечно, вы можете (и должны) проверить, сколько берут ваши конкуренты, но только с помощью программного обеспечения для учета времени вы получите точные оценки для различных типов задач и создадите правильную ценовую стратегию.

Трекеры времени, такие как Clockify, также помогут вам провести различие между оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами, что является еще одним ключевым элементом в разработке правильной модели ценообразования.

Часы, потраченные непосредственно на задачи клиента, считаются оплачиваемыми и оплачиваются (например, переписка по электронной почте с внешними сторонами для планирования встреч или создания контента), в то время как неоплачиваемые часы связаны с развитием вашего бизнеса , например, составление и отправка счетов клиентам, поиск новых клиентов, работая над вашим сайтом, а также создавая и продвигая свой бренд.

Отслеживание времени для обеих категорий даст ценную информацию и поможет вам разработать правильную стратегию ценообразования.

Имейте в виду, что есть возможности для улучшения, и ваша модель ценообразования не обязательно должна быть идеальной сразу. Цены не будут установлены в камне, и вы сможете настроить их по своему усмотрению или по мере роста вашего опыта.

Шаг № 4: Увеличьте свое присутствие в Интернете

Видимость здесь является ключевым моментом, так как после того, как вы определились с тем, что делаете, и можете предложить модель ценообразования, остается только несколько вещей: реклама, получение клиентов и опыта и повторение .

Вот несколько полезных примеров того, что вы можете сделать:

• Присоединяйтесь к профессиональным платформам,
• Используйте сарафанное радио (или клавиатуру в данном случае) в своих интересах,
• Рекламируйте и регулярно публикуйте в социальных сетях, а также
• Задействуйте свои связи (предоставьте соответствующие примеры, иллюстрирующие ваш опыт, креативность, организацию, управление временем и т. д., чтобы создать содержательное взаимодействие и обеспечить более глубокое понимание).

Шаг № 5: Ищите клиентов и возможности трудоустройства

Теперь о поиске работы! Используйте все, что описано выше, и ищите работу как на онлайн-платформах, так и через уже установленные связи.

Процесс поиска работы может быть утомительным, мы все были там. Тем не менее, это может стать началом новой и захватывающей карьеры — все, что нужно, — это разработать стратегию, чтобы мотивировать себя продолжать работать, даже в самых разочаровывающих частях вашего поиска работы.

Вот несколько идей, о которых следует помнить в процессе:

• Обновите и обновите свое резюме и профили в социальных сетях (например, не забудьте значок «открыт для работы» на LinkedIn),
• Посвятите некоторое время ежедневному просмотру списков вакансий (используйте фильтры и параметры расширенного поиска),
• Создайте шаблон сопроводительного письма, в котором подчеркиваются ваши навыки и опыт (и настройте части для каждой должности или клиента) и
• Проведите исследование и подготовьтесь к интервью, но подготовьте свой собственный набор вопросов и условий.

Шаг № 6: Создайте портфолио (и регулярно его обновляйте)

На данный момент вам нужно что-то, чтобы продемонстрировать свои навыки виртуального помощника, поэтому вам следует поработать над веб-сайтом своего портфолио.

Попробуй:

• Приведите примеры ваших предыдущих работ,
• Включите всю контактную информацию и, если возможно,
• Попросите рефералов и рекомендаций, которые подчеркивают ваши ценности и принципы, опубликовать их публично.

Ваше портфолио должно отражать ваш подход к работе виртуального помощника, поэтому убедитесь, что ваши потенциальные клиенты видят через него ваш личный бренд.

Советы экспертов, как стать виртуальным помощником

Теперь, когда мы рассмотрели необходимые шаги, чтобы стать виртуальным помощником, давайте поделимся некоторыми советами и приемами, которые повысят вашу ценность в качестве виртуального помощника.

Совет № 1: Укрепляйте свой авторитет с помощью опыта

Как мы уже указывали, выбор ниши — это стратегия, которая включает в себя сосредоточение внимания на некоторых из следующих моментов:

• Конкретные рынки (например, Северная Америка, Европа и т. д.),
• Конкретные отрасли (например, игры, финансы и банковское дело и т. д.),
• Тип клиента (например, индивидуальные предприниматели, малый бизнес и т. д.) или
• Объем задач (например, управление персоналом и расчетом заработной платы, общение, планирование и т. д.)

Как объясняет Джо Харрис, виртуальный помощник, ставший копирайтером, и основатель The Virtual Mama, вы не должны бояться занимать нишу на раннем этапе:

“ Большинство VA думают, что они должны начать с общих услуг или попробовать все, когда они только начинают. Правда в том, что если вы начнете постепенно и разовьете специализированный навык, вы выделитесь среди других общих виртуальных помощников и сможете зарабатывать больше в час. ”

Джо с гордостью хвастается повышением своей почасовой ставки с 17 до 100+ долларов в час и призывает виртуальных помощников всегда демонстрировать свой опыт:

« Отраслевой термин для этого — «укрепляйте свой авторитет». Это просто означает, что вы должны говорить о своем процессе и нише таким образом, чтобы показать, что вы эксперт. Это может показаться маловероятным для нового VA, но это возможно при правильном подходе. Вы можете рассказать о своем путешествии, инсайдерских советах, которые вы изучаете на этом пути, и вы можете поделиться знаниями, связанными с навыками, по мере их развития. ”

Совет № 2: научитесь максимизировать свою производительность и эффективность

Вот профессиональный совет от человека, который прекрасно разбирается в рынке виртуальных помощников — Хайме Накача, основателя и генерального директора Virtual Latinos, кадрового агентства VA, которое объединяет североамериканские предприятия и профессионалов из Латинской Америки.

Темой обсуждения было повышение производительности и эффективности в эпоху цифровых технологий, и Джейми утверждает, что программные инструменты — это идеальное решение , которое может иметь решающее значение:

« Как виртуальный помощник, технологии играют решающую роль в вашей повседневной работе. Освоив правильные инструменты, вы сможете значительно повысить свою эффективность и добиться лучших результатов за меньшее время. Поэтому быть в курсе технологических достижений и постоянно учиться новым навыкам жизненно важно для успеха в качестве виртуального помощника».

Имейте в виду, что продуктивность — это приобретаемый навык , и не существует универсального подхода к его совершенствованию. Приведем несколько примеров и назовем некоторые факторы, определяющие уровень нашей производительности:

• Уровни внутренней и внешней мотивации,
• Тип личности по MBTI,
• Умение ставить SMART-цели и
• Работа с прокрастинацией.

Совет № 3: Всегда будьте активны

Важным аспектом успешного виртуального помощника является способность работать автономно и проявлять инициативу, не ожидая постоянно инструкций. По мнению Хайме, способность предвидеть потребности вашего клиента определенно выделит вас из толпы на растущем рынке:

« Изучая проекты, в которых вы участвуете, и выходя за рамки ожидаемого, вы можете продемонстрировать свой интерес к работе и предвидеть будущие потребности или задачи. Этот упреждающий подход помогает достигать целей более эффективно и действенно, что в конечном итоге приводит к большему успеху как для вас, так и для вашего клиента. ”

Совет № 4: Установите четкие границы между работой и личной жизнью

Виртуальные помощники могут иметь клиентов в разных часовых поясах, но это не значит, что они должны вскакивать с постели каждый раз, когда есть запрос клиента. Установление границ поможет вам достичь баланса между работой и личной жизнью в качестве виртуального помощника и показать своим клиентам (и потенциальным клиентам), что вы цените свое время.

В конечном счете, установление границ приводит к лучшим конечным результатам, что также приносит пользу клиенту, по словам Адриана Тамминги, предпринимателя, управляющего Iron Embers, который часто сотрудничает с виртуальными помощниками:

« Поощряйте своего виртуального помощника поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью, устанавливая границы рабочего времени и уважая его личное время. Это поможет предотвратить выгорание и обеспечить их продуктивность. ”

Совет № 5: Инвестируйте в обучение и образование

Примите силу обучения на протяжении всей жизни и тот факт, что всегда есть возможности для совершенствования. Самообразование поможет вам быть в курсе последних тенденций, получить новые навыки и преуспеть в работе виртуального помощника.

Например, вы всегда можете:

• Будьте в курсе вебинаров,
• Посещайте обучающие курсы,
• Читайте нужную литературу и статьи, и
• Следуйте примерам передовой практики, которые вы можете найти в Интернете.

Помимо того, что виртуальные активы инвестируют в себя, Адриан еще раз отметил, что компании и клиенты могут способствовать росту своих виртуальных активов:

« Если вашему виртуальному помощнику необходимо приобрести новые навыки или знания, инвестируйте в его обучение. Это позволит им выполнять задачи более эффективно и результативно, что в конечном итоге принесет пользу вашему бизнесу. ”

Часто задаваемые вопросы о том, как стать виртуальным помощником

И последнее, но не менее важное: вот ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, касающиеся индустрии и работы виртуальных помощников.

Виртуальные помощники все еще востребованы в 2023 году?

Короче — да.

Последние данные показывают, что глобальный рынок виртуальных помощников рос на 41,9% в годовом исчислении в предыдущем году. В 2022 году оценка составляла 9,62 миллиарда долларов, а в 2023 году - 13,63 доллара.

Более того, в том же отчете показано, что ожидается продолжение роста, а прогнозы на 2027 год составляют 44,34 миллиарда долларов.

Сколько денег вы можете заработать в качестве виртуального помощника?

Нет фиксированной суммы денег, которую зарабатывают виртуальные помощники. Их модели ценообразования и почасовые ставки могут варьироваться в зависимости от их:

• Отрасль и ниша,
• Тип хозяйственной деятельности и
• Тип клиентов.

По данным Indeed, средняя почасовая ставка виртуальных помощников составляет 26,73 доллара, а в недавней статье CNBC говорится, что за специализированные навыки виртуальные помощники могут зарабатывать до 100 долларов в час.

Сложно ли стать виртуальным помощником без опыта?

Поскольку то, что сложно сделать одному человеку, полностью зависит от его навыков и компетенций, однозначного ответа на этот вопрос нет.

Мы попросили Кэролайн Маршалл, основательницу Upsource, поделиться своими 2 центами, и она считает, что лучше иметь хотя бы некоторый предыдущий опыт, прежде чем заниматься виртуальной помощью в качестве работы на полный рабочий день:

« Я бы определенно сказал, что если у вас нет опыта, это не обучение, а стартовая роль. Возможно, вам подойдет работа по найму, прежде чем начинать бизнес, поддерживая других. Однако, если у вас есть опыт работы — обычно вы можете оглянуться назад на свой опыт работы и найти область мира VA, которая может вам подойти — например, если вы работали в сфере продаж, вы определенно могли бы получить услугу в сфере продаж. поддержка клиентов! Понимание своих сильных сторон и потенциальных областей роста, безусловно, необходимо для того, чтобы стать отличным VA (а также понимание ваших слабых сторон). ”

Сложно ли быть виртуальным помощником?

Как и в любой другой работе, в работе виртуального помощника всегда будут взлеты и падения. Не забывайте поддерживать свою мотивацию на максимально возможном уровне и выдерживать трудные времена.

Для этого вы можете внедрить систему самовознаграждения, например — любимая конфета за каждый выполненный пункт в вашем списке дел и массаж/вечеринка в течение целой недели выполнения ежедневного плана — звучит правильно.

Можете ли вы быть виртуальным помощником в качестве подработки?

Как виртуальный помощник, вы должны определить, какой объем рабочей нагрузки лучше всего подходит для вас, поэтому ответ — да.

Например, вы можете работать неполный рабочий день и иметь только одного клиента. Кэролайн соглашается и даже рекомендует начать именно так:

“ Вы определенно можете начать как подработку! Я очень рекомендую его, если вы не в состоянии уйти с оплачиваемой должности. До появления Upsource у меня был один 10-часовой клиент на моей работе 4 дня в неделю (1 день в неделю был днем ​​мамы) — но мой совет — всегда БУДЬТЕ ЧЕСТНЫМИ. Вы удивитесь, как много клиентов готовы работать по гибкому графику с нужным человеком. Никогда не берите клиентов на часы, которых вы не можете добиться в своей подработке, это навредит вам обоим в долгосрочной перспективе! ”

Сколько часов может работать виртуальный помощник?

Опять же, конкретных правил нет, так как это очень индивидуальный аспект работы. Общее количество часов в неделю может варьироваться в зависимости от количества клиентов и опыта конкретного виртуального помощника.

Как объясняет Кэролайн, настоящего «среднего» не существует, поскольку каждому клиенту нужны разные услуги:

« В Upsource, в то время как наши пакеты начинаются с 10 часов в месяц, наш средний аванс для клиентов составляет 30-40 часов в месяц (примерно 10 часов в неделю). Это гарантирует, что мы действительно сможем построить прочные долгосрочные отношения с нашими клиентами и повысить ценность их рабочей недели. Тем не менее, некоторым клиентам может потребоваться, например, всего несколько часов бухгалтерского учета в месяц, но это все равно меняет их трудовую жизнь! ”

Работают ли виртуальные помощники из дома?

Гибкость удаленной работы позволяет виртуальным помощникам работать из дома, поэтому ответ в основном положительный. Однако, как и в случае с любой другой удаленной работой, некоторые люди предпочтут арендовать офис, использовать коворкинг или быть цифровым кочевником, и это лишь несколько примеров.

Может ли виртуальный помощник начать свой бизнес?

Короче говоря — да . Несмотря на то, что многие виртуальные помощники предпочитают работать фрилансерами, у них есть возможность зарегистрировать компанию как юридическое лицо и стать индивидуальным предпринимателем.

Как объясняет Кэролайн, первое, что нужно сделать, начиная бизнес с виртуальными активами, — это убедиться, что все законно, например, страховка и налоговая регистрация. Она рекомендует установить следующие шаги в качестве приоритетных:

• Получение зарегистрированного в домене адреса электронной почты,
• Расскажите всем о своем новом бизнесе — лучший способ получить клиентов — это молва и рекомендации.
• Создание бизнес-плана и финансового плана.

Вам нужно образование, чтобы быть виртуальным помощником?

Мы попросили Кэролайн разгадать и эту загадку, так как она работает со многими типами виртуальных помощников, и она объясняет, что формальное образование не обязательно:

« Хотя прелесть в том, что вам не нужно формальное образование/квалификация, отличный VA, на мой взгляд, будет инвестировать в свое непрерывное профессиональное развитие и постоянно учиться! ”

Вы будете рады узнать, что существует множество доступных онлайн-курсов, например курсы виртуального помощника на Udemy, и другие ресурсы, которые помогут вам в этом процессе смены карьеры. Кроме того, есть сообщества, к которым вы можете присоединиться, и наставники, которые могут дать совет, как настоятельно рекомендует Кэролайн:

« Узнайте, как стать членом VA и найти тренера — все эти вопросы станут намного проще, если вы связаны с нужными людьми!! У меня есть тренер по VA, который оказал неоценимую помощь в развитии моего бизнеса Upsource. ”

Подведение итогов: садитесь в поезд — виртуальные помощники становятся все популярнее

Короче говоря, неудивительно, что индустрия VA быстро расширяется, поскольку как виртуальные помощники, так и их клиенты пожинают плоды таких механизмов. Гибкость и свобода выбирать, с кем они будут работать, с одной стороны, и снижение накладных расходов и соблюдение сроков с другой — это беспроигрышный вариант по определению.

Имея все это в виду, можете ли вы придумать причину, по которой вам не следует признавать свои навыки и превращать их в прибыльный бизнес с виртуальными активами? Или хотя бы подработку для увеличения дохода? Мы так не думали.

Помните, что история Бэтмена была бы совсем другой, если бы рядом с ним не было Робина, ведь каждому супергерою нужен помощник!

️ Вы виртуальный помощник, у которого есть история успеха? Или предприниматель, который часто пользуется услугами VA? Основываясь на своем опыте, есть ли какие-либо другие советы и приемы, которыми вы хотели бы поделиться, или, возможно, какие-то дополнительные мысли по этой теме? Если это так, не стесняйтесь обращаться к нам, напишите нам по адресу [email protected], и у вас будет шанс быть представленным в этой или одной из наших будущих статей. И, если вам понравился этот пост и вы сочли его полезным, поделитесь им с кем-то, кто, по вашему мнению, получит от него пользу.