Как отвечать на вопросы интервью по управлению проектами

Как кандидат на должность менеджера проекта, вы уже за милю знаете, какого типа плохих ответов на собеседовании следует избегать. («Моя самая большая слабость в том, что я перфекционист!»)

Но может быть немного сложнее подготовиться к некоторым каверзным вопросам, которые менеджеры по найму любят задавать кандидатам, просто чтобы увидеть, насколько они хороши в работе. Как кандидат на должность руководителя проекта, готовящийся к следующему важному собеседованию, крайне важно, чтобы вы были готовы показать менеджерам по найму, что вы хорошо общаетесь, обладаете исключительными организационными навыками и навыками решения проблем, можете вести переговоры и выступать посредником, а также что вы прирожденный лидер. .

Чтобы было ясно, менеджеры по найму не хотят ставить одного кандидата в тупик своими остроумными вопросами. Фактически, наше исследование Стратегии найма 2021 года (методика ниже) показало, что более половины опрошенных рекрутеров считают, что закрытие вакансий занимает больше времени, чем обычно, и что отсутствие квалифицированных соискателей является их самым большим препятствием для найма. Не кажется ли вам, что они скорее найдут кого-то, кто сможет успешно ответить на их вопросы на собеседовании по управлению проектами, чтобы они могли нанять этого квалифицированного кандидата (вас!), а затем перейти к заполнению следующей вакансии?

Однако это не только трудоемкий и трудоемкий процесс найма менеджеров. По данным Indeed, в среднем соискатель тратит от пяти до десяти часов на подготовку к одному собеседованию. В этой статье мы поможем вам максимально эффективно использовать это подготовительное время, чтобы вы были готовы пройти собеседование и получить работу.

Как ответить на 7 распространенных вопросов на собеседовании по управлению проектами

По сути, требуется целый рабочий день (помимо работы с полной занятостью, которая у вас, возможно, уже есть) только для того, чтобы подготовиться к чему-то, что может даже не привести к новой работе. И если предположить, что вы пройдете несколько собеседований, прежде чем устроитесь на следующую работу, это дополнительное время действительно может накапливаться и истощать ваши ресурсы. Вот почему так важно как можно эффективнее подготовиться к многочисленным собеседованиям по управлению проектами.

Ваше собеседование не должно быть устной версией экзамена PMP. В конце концов, наше исследование эмоционального интеллекта на рабочем месте 2021 года (методология ниже) показало, что менее 10% из более чем 500 опрошенных штатных руководителей проектов не были сертифицированы и не планировали проходить сертификацию.

Это означает, что доказательство добросовестности вашей сертификации и технических навыков является скорее пунктом контрольного списка для прохождения собеседования, а не способом выделиться среди других кандидатов.

Вот почему хорошее собеседование с менеджером проекта больше связано с демонстрацией ваших мягких навыков — насколько хорошо вы можете руководить проектной командой и работать в ней, общаться и выступать посредником, — чем с подтверждением ваших навыков бюджетирования и составления графиков или с поэтическими изречениями по поводу гибкого управления проектами.

«В целом ответы (кандидата) должны указывать на то, что он умеет решать проблемы, является этичным человеком и умеет хорошо обращаться с людьми», — говорит Ференц Чизмас , PMP в Будапеште.

Другими словами, вы хотите показать лицу, принимающему решения, сидящему напротив вас, что вы хорошо работаете с другими, руководя успешными проектами. (Никакого пота, верно?)

Не волнуйтесь: эти семь вопросов для собеседования по управлению проектами — вместе с конкретными рекомендациями о том, что следует затронуть в своем ответе — помогут вам выделиться из толпы и получить ответный звонок после вашего следующего собеседования по управлению проектом.

Давайте начнем.

Другие версии этого вопроса интервью:

• Как вы расставляете приоритеты в своей рабочей нагрузке?
• Когда ваши организаторские способности помогли сохранить проект?
• Как вы организуете обычную рабочую неделю?

Нет такой вещи, как неорганизованный, успешный проект. Вам может повезти, и у вас будет проект, который увенчается успехом, несмотря на кучу проблем, но в какой-то момент каждому проекту нужен кто-то, кто возьмет на себя ответственность за сроки, бюджет и объем.

Не так важно, какую именно систему вы используете, чтобы оставаться организованным, пока вы показываете интервьюеру (ам), что у вас есть система , чтобы оставаться организованным в первую очередь. Мобильное приложение для управления задачами? Программное обеспечение для настольных компьютеров? Электронная таблица? Блокнот? Сочетание всего вышеперечисленного?

Любая система хороша, если вы можете убедительно доказать, что она работала и будет продолжать работать в среде, в которой вы будете работать в будущем. Бонусные баллы, если вы проиллюстрируете это реальными примерами: «Каждое утро в поезде я проверяю свое приложение для управления проектами, чтобы узнать, какие задачи нужно выполнить в этот день. Фактически, в прошлом месяце я спас проект от отставания от графика с помощью этой системы».

Последнее, что вы хотите сделать, это сказать менеджеру по найму, что вы просто сидите и ждете возникновения проблем, а затем пытаетесь потушить пожары.

Другие версии этого вопроса интервью:

• Расскажите мне о своем опыте управления до старших стейкхолдеров.
• Как вы поощряете сотрудничество в своих командах?
• Какие soft skills наиболее важны для хорошего менеджера проектов?

Monster.com отмечает, что компании заинтересованы в руководителях проектов, способных вдохновлять на сотрудничество все стороны.

Интервьюеры, скорее всего, зададут вам этот вопрос, чтобы вытянуть истории, которые покажут, есть ли у вас необходимые навыки межличностного общения, чтобы справляться с трениями на работе. Прошлый опыт работы предвещает поведение на работе в будущем, поэтому приведите примеры, демонстрирующие, как ваша личность, приоритеты и навыки помогают разрешать конфликты и продвигать проект вперед.

Попробуйте вспомнить истории из вашего предыдущего опыта управления проектами, которые подчеркивают ваши навыки посредничества, не забудьте предоставить контекст и описать действия, которые вы предприняли в ответ, и то, как эти действия помогли обеспечить успех проекта.

«Один из моих любимых вопросов: «Расскажите о самом сложном проекте, которым вы когда-либо руководили, и о том, как вы преодолели трудности (и) проблемы?» Тогда пусть говорят. Я запишу пару уточняющих вопросов, но этот вопрос многое для меня открыл», — говорит Джейсон Орлоске , вице-президент по операциям в Фарго, Северная Дакота.

Старайтесь избегать расплывчатых, уклончивых ответов или рассказов о том, как вам пришлось вести себя жестко с заинтересованным лицом, чтобы разрешить конфликт. Помните, кричать на кого-то — это не мягкий навык.

Другие версии этого вопроса интервью:

• Расскажите мне о случае, когда вы потерпели неудачу.
• С какой трудной ситуацией вы столкнулись во время работы над проектом? Как вы с этим справились? Что ты узнал?
• Можете ли вы вспомнить время, когда вы учились на своих ошибках?

Это случается с каждым: проект слишком далеко вышел за рамки, стал слишком дорогим или отставал в реализации — и в конечном итоге потерпел неудачу. И если с вами этого еще не произошло, возможно, это просто означает, что вы недостаточно работали над проектами.

Важно то, что вы не смотрите на неудачи проекта на своих часах как на что-то, что нужно скрывать или стыдиться, а как на возможность проиллюстрировать, как вы учитесь и растете на ошибках. Интервьюеры обычно задают этот вопрос, чтобы увидеть, как вы реагируете на неудачи, а не для того, чтобы узнать, есть ли у вас 100%-й показатель успеха проекта.

Лили Чжан из The Muse предполагает, что если вы не можете дать реалистичный ответ («На самом деле я никогда не сталкивалась с провалом проекта!»), интервьюер вряд ли будет доверять вам настолько, чтобы привести вас в свою организацию.

Приходите на собеседование с парой историй о том, как вы справлялись с неудачами проекта или откровенными неудачами, и прямо говорите о том, что произошло, даже если частично это произошло по вашей вине. Не пытайтесь преуменьшить свою ответственность или переложить вину, и объясните, что вы узнали из этого опыта и как вы применили это в будущих проектах.

Другие версии этого вопроса интервью:

• Какие виды проектов вас интересуют больше всего? Почему?
• Вы лучше работаете с интровертами или экстравертами?
• Расскажите нам о проекте, который вам не понравился.

Каждый менеджер проекта хотел бы верить, что он может справиться с любым типом проекта, от сельского хозяйства до аэрокосмической отрасли, работая с любым типом людей. Но реальность такова, что у большинства менеджеров проектов есть сильные и слабые стороны, а также предпочтительные отрасли и типы проектов, в которых они преуспевают.

Если вы скажете интервьюеру, что вам нравится управлять проектами в любой обстановке, и вы являетесь асом в каждом типе проектов, они мысленно перейдут к следующему собеседованию.

Хорошие кандидаты честны. Вы больше руководите проектами по разработке программного обеспечения или добились успеха благодаря креативным медийным кампаниям? Если вы никогда не работали на производстве, сообщите об этом интервьюеру, даже если работа может быть связана с работой такого типа. Если вы честны и собеседование прошло хорошо, эти пробелы в опыте могут быть не так важны.

Не стесняйтесь говорить интервьюеру, что вам нравится и не нравится; таким образом, когда вы будете приняты на работу, ваш новый менеджер будет знать, в чем заключаются ваши сильные стороны и как они могут помочь вам приобрести опыт в других областях.

Другие версии этого вопроса интервью:

• С какими инструментами управления проектами вы работали? У вас есть предпочтения по программному обеспечению?
• Как вам нравится документировать ход вашего проекта?
• У вас есть опыт работы в сфере ИТ? Вы можете кодировать?

Программное обеспечение для управления проектами используется повсеместно. И это касается не только высокотехнологичных организаций. Наше исследование показывает, что все отрасли, от маркетинга до здравоохранения (и все, что между ними), используют программное обеспечение для управления проектами.

Что еще более важно, 92% этих организаций довольны своим инструментом управления проектами. Поэтому, если у вас есть реальный опыт работы с выбранным компанией инструментом управления проектами, вы можете поставить себя во главе класса кандидатов.

Подготовьте список программного обеспечения для управления проектами, которое вы использовали в прошлом, что вам нравится и не нравится в различных системах управления проектами, и как вы планируете использовать программное обеспечение для управления проектами для управления проектами в компании, с которой вы проводите собеседование.

Другие версии этого вопроса интервью:

• Что вы делаете как руководитель проекта, когда члены команды не могут выполнить свои проектные задачи вовремя?
• Как вы справляетесь с неподчинением, конфликтами в команде и/или плохим общением в команде?
• Как вы относитесь к грубым клиентам?

Управление проектами протекает намного проще, когда все соблюдают сроки и добиваются качественных результатов. К сожалению, всегда будут времена, когда некоторые люди будут бороться с поставленной задачей. Менеджеры по найму хотят знать, как вы планируете справляться с этими межличностными и кадровыми проблемами, прежде чем они согласятся добавить вас в свою команду.

Вы захотите продемонстрировать, что у вас есть врожденное понимание правильного подхода к работе с трудными членами команды, которые плохо общаются, срывают сроки, производят работу низкого качества или все вышеперечисленное. Вы можете заработать бонусные баллы, предоставив примеры того, как вы помогли улучшить рабочие процессы членов команды на предыдущих должностях.

«Самые хорошие вопросы [собеседования] с PM — это вопросы-сценарии (например, что бы вы сделали в этой ситуации?), а еще лучше — ролевые игры, требующие от кандидата дать рекомендацию», — говорит Кирон Бондейл , PMP и коуч по Agile.

Другие версии этого вопроса интервью (взято из интервью Glassdoor):

• Как вы думаете, сколько роялей в Остине, и расскажите мне, как вы получили это число?
• Как вы бросили вызов самоуспокоенности?
• Спонсор вашего проекта приходит к вам в офис в понедельник утром и говорит, что вы можете удвоить свой бюджет, потому что она уходит из компании, чтобы присоединиться к цирку, и ей все равно, что вы будете делать с деньгами. Что делать дальше?

Хорошие менеджеры проектов смогут вдумчиво ответить на вопросы, которые, казалось бы, возникают из ниоткуда. Но ваш интервьюер не просто пытается застать вас врасплох, чтобы заставить вас чувствовать себя некомфортно и смотреть, как вы ерзаете.

Они пытаются оценить вашу деловую хватку и навыки решения проблем с помощью замаскированного вопроса из тематического исследования. Не тратьте время и энергию, пытаясь запомнить точные ответы на такие вопросы, как эти, — это не главное. Просто будьте готовы задавать дополнительные вопросы (Учитываются ли частные заправочные станции? Морские заправочные станции? Должны ли в это число включаться закрытые заправочные станции или заправочные станции, которые находятся в стадии строительства?) и попытаться обосновать приблизительное предположение.

Делайте заметки, задавайте вопросы, сохраняйте спокойствие, используйте логику и творческий подход и делайте разумные оценки. Вы не пытаетесь угадать точное количество мармеладок в банке, вы пытаетесь показать, что способны принять неожиданный вызов.

Подготовьтесь к новой должности менеджера проектов

Теперь, когда вы ответили на эти вопросы, чтобы успешно пройти собеседование с менеджером проекта и получить новую замечательную работу по управлению проектами, убедитесь, что у вас есть все ресурсы, необходимые для процветания и вклада в успех вашей новой организации.

Методология

В декабре 2021 года Capterra провела исследование эмоционального интеллекта на рабочем месте среди 528 специалистов из США, которые управляют проектами в своем малом и среднем бизнесе. Респондентов проверяли по статусу занятости (полный рабочий день), размеру бизнеса (от двух до 500 сотрудников) и участию в управлении проектами (чрезвычайно вовлеченный).

Опрос Capterra по стратегии найма был проведен в июле 2021 года. Мы собрали 300 ответов от работников, занимающихся подбором персонала у американских работодателей. Цель этого опроса состояла в том, чтобы узнать, насколько компании борются с рекрутингом и наймом, и какие решения они рассматривали для улучшения результатов рекрутинга и найма.