Руководство по периодам оплаты: сколько периодов оплаты в году и как выбрать лучший

Последовательный и пунктуальный процесс расчета заработной платы является важной частью каждого успешного бизнеса.

Хотя компании обычно решают, какой тип периода оплаты им подходит лучше всего и когда будет день зарплаты, это решение все равно должно соответствовать законам FLSA, а также любым законам штата с точки зрения стандартов расчета заработной платы.

По этой причине в этой статье мы:

• Объясните определение платежного периода,
• Познакомить вас с различными периодами оплаты и тем, как они работают,
• Укажите, сколько периодов оплаты труда в году,
• Помочь вам выбрать лучший период оплаты и
• Ответьте на другие соответствующие вопросы по этому вопросу.

• Платежный период — это установленный период времени, в течение которого сотрудники получают зарплату.
• Существует 4 периода оплаты — еженедельный (происходит 52 или 53 раза в год), раз в две недели (происходит 26 или 27 раз в год), ежемесячный (происходит 12 раз в год) и полумесячный (происходит 24 раза в год). .
• В зависимости от календаря расчета заработной платы, который использует компания, и установленных дней выплаты заработной платы, в некоторые годы будет 53 еженедельных или 27 двухнедельных периодов оплаты.
• Помимо федеральных законов и законов штата, компании должны учитывать свои денежные потоки и предпочтения сотрудников при выборе лучшего периода оплаты.
• Можно отслеживать разные периоды оплаты для разных сотрудников и команд.

Что такое платежный период?

Платежный период — это заранее установленный период времени, в течение которого сотрудники получают зарплату.

Компании имеют свободу выбирать, какой период оплаты они установят в соответствии с конкретными бизнес-потребностями, но важно то, чтобы эти периоды оплаты были последовательными и повторяющимися. Периоды оплаты напрямую влияют на процесс расчета заработной платы, например, на количество зарплат, которые сотрудники получают ежегодно.

Виды платежных периодов

При выборе календаря расчета заработной платы компании должны сбалансировать административные расходы, связанные с расчетом заработной платы, с общим предпочтением сотрудников к более частым выплатам. Вот почему, по данным Бюро статистики труда США (BLS), расчет заработной платы проводится раз в две недели.

Существует 4 периода расчета заработной платы :

1. Еженедельно — 52 платежных периода в году (иногда 53 из-за високосных лет и цикла расчета заработной платы компании),
2. Раз в две недели — 26 периодов оплаты в год (иногда 27 из-за високосных лет и цикла расчета заработной платы компании),
3. Ежемесячно — 12 расчетных периодов в год, и
4. Полумесяца — 24 платежных периода в год.

Работодатели должны понимать природу различных раундов выплат, чтобы они могли выбрать вариант, который лучше всего подходит им и их сотрудникам. При этом остановимся на каждом расчетном периоде отдельно.

Период оплаты № 1: Еженедельный период оплаты.

Еженедельные периоды оплаты повторяются каждую неделю, а это означает, что сотрудники еженедельного периода оплаты получают зарплату в конце периода оплаты. Теперь, даже если еженедельный цикл оплаты начинается и заканчивается, например, в пятницу, компания решает, каким будет день зарплаты: пятница, или, может быть, понедельник или вторник. Важным моментом здесь является то, что день выплаты жалованья всегда остается одним и тем же, как только он установлен, и что он наступает сразу после окончания периода оплаты.

Это обычная частота оплаты для строителей, водителей доставки еды и совместных поездок, а также различных онлайн-работ. Еженедельный график расчета заработной платы часто используется в отраслях, связанных с ручным трудом. Это также хорошее решение для организаций, которым приходится нанимать работников с более низкой заработной платой в периоды занятости.  

Обычно в году бывает 52 еженедельных платежных периода . Однако в некоторые годы, например те, которые начинаются в воскресенье, будет 53 еженедельных платежных периода. На это влияют високосные годы, которые начинаются в субботу или воскресенье, а также начало невисокосных годов в воскресенье и начало (и конец) цикла расчета заработной платы компании. Используйте следующую формулу для расчета количества зарплат за год при еженедельном расчете заработной платы:

Период оплаты № 2: период оплаты раз в две недели.

Двухнедельный период оплаты длится 2 недели, что означает, что сотрудники получат зарплату в выбранный день по истечении этих 2 недель. Например, график оплаты может быть установлен на каждый второй четверг.

Средний и крупный бизнес предпочитают этот тип графика платежей, поскольку он обеспечивает баланс между административными расходами и удовлетворительной частотой платежей.

Обычно в году 26 двухнедельных периодов , но, как и в случае с еженедельными периодами оплаты, високосные годы будут иметь 27 двухнедельных периодов оплаты. Используйте следующую формулу, чтобы рассчитать количество зарплат за год при расчете заработной платы раз в две недели:

Автор бестселлеров, основатель и генеральный директор Z-Branding Крейг Климан считает, что двухнедельные периоды оплаты обеспечивают финансовую стабильность:

«Выплата нашим сотрудникам каждые две недели обеспечивает баланс между регулярной зарплатой и простотой администрирования. Это гарантирует, что наши сотрудники получают стабильный доход, что важно для их финансовой стабильности. Кроме того, нам легче управлять еженедельным графиком, обеспечивая более частые выплаты, чем ежемесячные выплаты».

Период оплаты № 3: Ежемесячный период оплаты

Ежемесячные платежные периоды длятся целый месяц. Это означает, что работодатели будут платить своим сотрудникам в определенную дату один раз в месяц. Таким образом, работники будут получать зарплату в определенную дату февраля (например, 1 февраля) за период оплаты, который длился весь январь, и так далее. Если дата выплаты выпадает на выходные дни, типичной практикой является выплата работникам в пятницу, когда дата выплаты выпадает на субботу, или в понедельник, когда дата выплаты выпадает на воскресенье.

Этот конкретный период оплаты не является самым популярным вариантом, особенно в секторах с более низкой заработной платой из-за более длительных интервалов оплаты.

В году 12 месячных платежных периодов . Используйте следующую формулу, чтобы рассчитать количество зарплат за год для ежемесячного расчета заработной платы:

Говоря о ежемесячных платежах, мы получили некоторую информацию от Памелы Филлипс, основателя и управляющего директора de Jong Phillips, которая считает, что ежемесячные периоды оплаты остаются наиболее эффективными по нескольким причинам:

«Периоды ежемесячной оплаты являются наиболее эффективными, поскольку это означает меньше времени на обработку расчета заработной платы, меньше отчетов в HMRC, меньше транзакций, которые необходимо обработать через систему бухгалтерского учета, и легче определить, когда и как что-то пошло не так с расчетом заработной платы, если это когда-либо произойдет. пойти не так».

Период оплаты № 4: период оплаты раз в полгода.

Компании, которые используют полумесячные периоды оплаты, платят своим сотрудникам два раза в месяц. Обычно это две заранее определенные даты для каждого месяца, например, 10-е и 25-е.

Это отличное решение для компаний, которые хотят избежать необходимости дополнительных периодов выплаты заработной платы раз в две недели в определенные годы (календарные годы, когда у них будет дополнительный раунд расчета заработной платы из-за високосных лет и определенного дня начала графика расчета заработной платы), но по-прежнему хотят обеспечить более адекватную частоту оплаты труда. Однако потенциальная проблема с полумесячным графиком расчета заработной платы заключается в том, что выбранные даты выплаты не всегда приходятся на будние дни. Как и в случае с ежемесячными платежами, даты выплат, выпадающие на субботу, должны обрабатываться накануне, а выплаты, выпадающие на воскресенье, обрабатываются на следующий день.

В году 24 полумесячных платежных периода. Используйте следующую формулу, чтобы рассчитать количество зарплат за год для полумесячного расчета заработной платы:

Сколько платежных периодов в 2024 году?

В 2024 году это:

• 52 еженедельно,
• 26 раз в две недели,
• 24 раз в полгода, и
• 12 месячных периодов оплаты.

Согласно веб-сайту Национального финансового центра, более длительные годы с дополнительными периодами оплаты — это високосные годы, которые начинаются в субботу или воскресенье, а также невисокосные годы, которые начинаются в воскресенье. Вот почему для компаний, которые следуют этому принципу, в 2024 году не будет дополнительных еженедельных или двухнедельных платежей, хотя это високосный год.

Учитывая этот принцип, в 2023 году, когда 1 января выпало на воскресенье, вероятность расчета заработной платы будет равна 53 еженедельным и 27 двухнедельным, по сравнению с 2024 годом, хотя это и не был високосный год. В будущем в 2025 году будет 52 еженедельных и 26 двухнедельных периодов, как и в 2024 году. Полумесячные и ежемесячные периоды всегда останутся одинаковыми на протяжении всех лет.

В какие годы предусмотрены дополнительные периоды оплаты?

В году может быть 27 двухнедельных или 53 еженедельных периодов оплаты, если он начинается или заканчивается в определенный день недели, в зависимости от даты начала календаря расчета заработной платы. Обычно это происходит в годы с 53 четвергами (когда период оплаты заканчивается в четверг), поскольку большинство компаний обрабатывают расчет заработной платы в этот день. Тем не менее, это также может применяться к любому дню недели в зависимости от конкретного графика расчета заработной платы компании.

Годы с дополнительными еженедельными периодами оплаты

Чтобы иметь 53 еженедельных платежных периода, год должен начинаться или заканчиваться в тот же день недели, что и день расчета зарплаты, или начинаться за день до дня расчета зарплаты, если это високосный год. Например, 2021 год был невисокосным годом, который начинался в пятницу, и в нем могло быть 53 еженедельных платежных периода для расчетов заработной платы, заканчивающихся или начинающихся в пятницу.

Будущие годы с дополнительными периодами оплаты

Учитывая эти принципы, в ближайшие несколько лет, вероятно, будет 27 периодов оплаты труда раз в две недели или 53 периода оплаты труда в неделю, в зависимости от дня начала расчета заработной платы:

• 2025: Високосный год, начинающийся в среду, потенциально может иметь 53 еженедельных периода выплаты заработной платы для расчетов заработной платы, заканчивающихся или начинающихся в среду.
• 2027: Високосный год, начинающийся в пятницу, потенциально может иметь 53 еженедельных или 27 двухнедельных периодов оплаты труда для расчетов заработной платы, заканчивающихся или начинающихся в пятницу.
• 2028: Високосный год, начинающийся в субботу, потенциально может иметь 53 еженедельных периода выплаты заработной платы для расчетов заработной платы, заканчивающихся или начинающихся в субботу или воскресенье (в этом сценарии дни зарплаты по-прежнему будут приходиться на пятницу или понедельник).
• 2029: Високосный год, начинающийся в понедельник, потенциально может иметь 53 еженедельных периода выплаты заработной платы для расчетов заработной платы, заканчивающихся или начинающихся в понедельник.
• 2030: Високосный год, начинающийся во вторник, потенциально может иметь 53 еженедельных периода выплаты заработной платы для расчетов заработной платы, заканчивающихся или начинающихся во вторник.
• 2032: Високосный год, начинающийся в четверг, потенциально может иметь 53 еженедельных периода выплаты заработной платы, заканчивающихся или начинающихся в четверг или пятницу.

В этом списке предполагается, что начальный или конечный день расчета заработной платы соответствует первому или последнему дню года или его корректировке на високосные годы. Фактические результаты могут различаться в зависимости от конкретного дня начала графика заработной платы компании и того, как обрабатываются праздники. Чтобы правильно отслеживать периоды оплаты, всегда обращайтесь к конкретному графику расчета заработной платы вашей организации.

Как выбрать лучший период оплаты труда для моей компании?

При выборе оптимального графика оплаты труда для вашей компании и сотрудников необходимо учитывать множество факторов. Поэтому имейте в виду следующее:

• Предпочтения ваших сотрудников,
• Независимо от того, есть ли у вас почасовые или наемные сотрудники,
• Налоги и льготы работникам,
• Денежный поток компании и
• Платежные требования вашего штата.

Учитывайте предпочтения ваших сотрудников

Всегда опрашивайте своих сотрудников на предмет идеальной частоты оплаты. Таким образом, вы сможете учесть их пожелания и сделать все возможное, чтобы все были счастливы.

Подумайте о разных видах занятости

Чтобы выбрать лучший график расчета заработной платы, вам нужно подумать, хотите ли вы иметь сотрудников с почасовой оплатой или окладом, или и то, и другое. Что имеет больше смысла для вашего бизнеса? Еженедельные платежи больше подходят для почасовых работников, в то время как наемные сотрудники обычно следуют двухнедельным, полумесячным или ежемесячным графикам расчета заработной платы. Проверьте их доход за каждый период оплаты и вид работы. Обсудите это со своей командой бухгалтеров, чтобы вы также могли рассчитать затраты на обработку, льготы для сотрудников и налоги для каждого периода оплаты.

Сравните эту информацию с платежными требованиями вашего штата. Законы не одинаковы для каждого штата, и это вы можете проверить на веб-сайте Министерства труда. Например, не во всех штатах разрешен ежемесячный график расчета заработной платы.

Учитывайте денежный поток и управление компанией.

Фактический доход от бизнеса также является важным определяющим фактором. Компании должны учитывать свои денежные потоки и другие финансовые обязательства, прежде чем принимать решение о наилучшем периоде оплаты для своей организации. Идеальный график платежей должен совпадать с периодами высоких доходов.

С точки зрения расчета заработной платы для небольших предприятий более подходящими могут быть двухнедельные периоды оплаты, в то время как более крупные компании могут предпочесть полумесячные или ежемесячные периоды оплаты. Еженедельные интервалы оплаты больше подходят работникам, работающим с почасовой оплатой.

Основатель и генеральный директор Premier Staff Дэниел Мерсинг рассказывает нам, что его компания выбрала лучший период оплаты, пытаясь сбалансировать более частые интервалы оплаты с соответствующими расходами:

«При определении оптимального периода оплаты труда для нашей команды мы уделяем приоритетное внимание поиску баланса между обеспечением регулярного дохода сотрудников и минимизацией административной нагрузки. Посредством опросов и сбора отзывов мы собираем информацию о предпочтениях нашей команды относительно частоты оплаты».

Похожий процесс отметил и Мэтт Литтл, управляющий директор Festoon House. При выборе периода оплаты они учитывали удовлетворенность сотрудников и эффективность управления:

«Мы обнаружили, что в то время как некоторые сотрудники предпочитают еженедельные периоды оплаты для более частого доступа к средствам, другие предпочитают стабильность и предсказуемость, обеспечиваемые ежемесячными периодами оплаты. Кроме того, мы учли административную нагрузку, связанную с более частой и редкой обработкой заработной платы, балансируя между эффективностью и предпочтениями сотрудников».

Часто задаваемые вопросы о периодах оплаты

Хотите узнать больше о периодах оплаты? В следующем разделе вы найдете дополнительную информацию о датах оплаты и дальнейшее объяснение некоторых особенностей периода оплаты.

В чем разница между периодом выплаты и датой выплаты?

В отличие от периода оплаты, который представляет собой установленный период времени, за который сотрудники получают зарплату, дата выплаты — это фактическая дата, когда сотрудники получают зарплату, которую они заработали за определенный период оплаты. Например, если компания использует ежемесячный период оплаты, периодом оплаты будет апрель, но датой оплаты может быть 1 мая или первый понедельник мая.

Могу ли я выбрать любой день недели в качестве даты платежного периода?

Компаниям разрешено выбирать любой день недели в качестве даты выплаты заработной платы, при условии, что эта дата наступает сразу после периода оплаты.

Могу ли я изменить ранее выбранный расчетный период в течение года?

Да, можно изменить ранее выбранные периоды оплаты.

Однако у бизнеса должна быть законная причина для такого изменения. Крайне важно соблюдать законы FLSA о заработной плате и труде. Кроме того, обратитесь к законам вашего штата, чтобы убедиться, что новая частота периодов оплаты разрешена. Как только все будет в порядке, сообщите об этом своим сотрудникам, прежде чем приступать к внедрению изменений.

Могу ли я установить разные периоды оплаты для каждого из моих сотрудников?

Компании могут использовать разные графики оплаты труда своих сотрудников, если сочтут это наиболее эффективной практикой. Было бы лучше назначить периоды оплаты на основе определенных групп, таких как разные команды, расположение сотрудников, неполный или полный рабочий день и т. д. Эта практика более распространена и потенциально полезна в крупных компаниях. Однако не переусердствуйте со слишком большим количеством различных периодов оплаты, поскольку их все может быть сложно отследить.

Что делать, если сотрудник приступил к работе в середине расчетного периода?

Работодатели отслеживают отработанные часы и дни, поэтому, если сотрудник начнет работать в середине периода оплаты, он получит зарплату в конце этого периода оплаты, которая отражает количество отработанных часов.

В чем разница между двухнедельными и полумесячными периодами оплаты?

Двухнедельные периоды оплаты происходят 26 раз в год (или 27), поскольку сотрудники получают зарплату каждую вторую неделю из 52 недель (или 53) в году. Полумесячные платежные периоды происходят два раза в месяц из 12 месяцев, то есть 24 раза в год. В отличие от двухнедельных платежей, количество полумесячных периодов всегда остается равным 24, поскольку в году всегда 12 месяцев.

Отслеживайте свои платежные периоды с помощью Clockify

Выбор лучшего периода оплаты труда для вашей компании — секретный ингредиент ведения успешного бизнеса. Ключевым моментом является эффективный учет рабочего времени каждого сотрудника.

Если вы работодатель и не знаете, как управлять рабочим временем и оплатой вашего персонала, попробуйте Clockify, чтобы оставаться в курсе графика расчета заработной платы. Это бесплатное приложение для учета рабочего времени и расчета заработной платы, которое может помочь вам автоматизировать процесс расчета заработной платы.

Функция отслеживания заработной платы Clockify позволит вам отслеживать:

• Оплачиваемые часы,
• Время,
• Счета-фактуры,
• Затраты,
• Время прихода и ухода, а также
• Местоположение GPS.

Использование функции расчета заработной платы Clockify включает в себя несколько простых шагов:

• Создайте учетную запись, чтобы начать отслеживать часы заработной платы,
• Создавайте проекты для классификации задач и клиентов, а также приглашайте сотрудников в свое рабочее пространство, назначая им роли и обязанности.
• Установите почасовые ставки для сотрудников, проектов и задач — сотрудники могут регистрировать свое рабочее время с помощью таймера, вручную или с помощью расписания.

Вы можете отслеживать сверхурочную работу, создавать отчеты с анализом отработанного времени и, наконец, экспортировать эти отчеты о часах заработной платы в различные форматы, такие как PDF, CSV или Excel, для дальнейшей обработки.

Зачем упускать преимущества отслеживания и автоматизации расчета заработной платы, если вы можете использовать приложение, которое возьмет на себя всю работу и избавит от стресса?

Создайте бесплатную учетную запись Clockify сегодня.