6 ключевых факторов, определяющих, сколько времени требуется агентствам для подписания новых клиентов

Привлечение новых клиентов для агентства никогда не бывает легким, но сколько времени нужно, чтобы подписать их?

Поиск нового клиента требует не только много времени и ресурсов, но также может потребовать значительных финансовых вложений. Ваша команда занята встречами с потенциальными клиентами, выстраиванием для них стратегий и, в конечном счете, заботой о потенциальном клиенте до тех пор, пока он не подпишет контракт.

На самом деле поиск новых клиентов — это самая большая проблема, с которой сталкиваются маркетинговые агентства:

Вот почему очень важно, чтобы клиенты оставались довольными с момента установления контакта. В конце концов, 23% агентств не оправдывают ожиданий и целей клиентов, и это может иметь разрушительные последствия для прибыльности агентства. Потому что всего на 1 % увеличение количества привлеченных и удержанных клиентов может повысить вашу прибыль на 7 %.

В сегодняшней статье обсуждается процесс продаж маркетингового агентства, сколько времени занимает привлечение новых клиентов, как можно ускорить процесс адаптации и сделать так, чтобы клиенты были довольны.

1. Это зависит от потребностей клиента

Это большой.

Хотя ваш клиент ищет агентство, а ваше агентство ищет нового клиента, у вас обоих есть свои индивидуальные ожидания. Помните, что процесс подписания нового клиента может повлиять на его среднюю пожизненную ценность.

Если вы подпишете нового клиента и правильно его подключите, это должно создать долгосрочные отношения в обоих направлениях. Если вы споткнетесь на этапе адаптации и не проведете нового клиента через свои услуги должным образом, есть шанс, что ваш клиент бросит ваше агентство в пользу другого.

Хотя вы можете захотеть найти нового клиента и подключить его как можно скорее, у вашего клиента могут быть другие идеи. Каждый клиент будет отличаться тем, сколько времени он потратит на рассмотрение ваших услуг, прежде чем решит инвестировать в вас, так что имейте это в виду.

Чтобы сократить процесс адаптации, агентства должны узнать как можно больше о клиентах с их первой встречи. Крайне важно определить бренд потенциального клиента и определить его целевую аудиторию. Есть ли у них проблемы в социальных сетях? Какие показатели они будут использовать для измерения успеха? Их больше интересуют клики или конверсии?

Выяснение ожиданий и общих целей клиента — лучший способ ускорить процесс подписания, поскольку вы сможете быстрее сформулировать предложение. Отчет HubSpot за 2018 год показал, что 43% агентств не уделяют достаточно времени адаптации клиентов, и почти 60% агентств сталкиваются с трудностями при поиске новых клиентов.

Лучший способ не стать одним из таких агентств — провести ознакомительную сессию с любым потенциальным клиентом, который проявит интерес к вашим услугам.

Проводите ознакомительные сессии с потенциальными клиентами, чтобы ускорить процесс

Сеанс знакомств — это первая встреча с клиентом, чтобы обсудить его потребности, но они предназначены не только для клиентов.

Эти сессии также имеют решающее значение для агентств, чтобы ускорить процесс регистрации — это лучшее время, чтобы определить, подходит ли вам клиент. На этом этапе процесса легче разойтись и сэкономить время, чем тратить тысячи долларов на организацию кампании, на которую они, возможно, никогда не подпишутся.

Проведение ознакомительного сеанса может помочь агентствам быстро раскрыть информацию о бюджете клиента, его ожиданиях, клиентах и ​​болевых точках.

Если у клиента уже есть маркетинговый план, спросите его о бюджете и ожиданиях, а также:

• Что работает в их текущем маркетинговом плане? Что не так? С чем вы боретесь?
• Кто является типичным покупателем?
• Откуда приходит ваш трафик?

Если они начинают кампанию с нуля, принесите список вопросов на собрание и задайте им все вопросы. Это значительно облегчит вам жизнь, когда вы впоследствии создадите их предложение и стратегию:

• Чего они хотят от проекта?
  Это может быть долгосрочное партнерство, или им могут понадобиться ваши услуги только для запуска продукта.
• Каковы сроки проекта?
  Проект может быть срочным, ожидаемым или запланированным. Узнай, чтобы не было сюрпризов.
• Каков бюджет вашего клиента?
  Если у них есть какие-либо ключевые ограничения по стоимости, сейчас самое время выяснить это. Это поможет вам составить предложение, которое точно соответствует их ожиданиям (которое будет подписано быстрее).
• Кто является ключевыми заинтересованными сторонами?
  С кем должно общаться ваше агентство, чтобы поддерживать процесс? Ничто не заблокирует регистрацию нового клиента быстрее, чем отсутствие линии связи с ключевым заинтересованным лицом. Никому не нравится, когда его блокируют привратники.

Затем потратьте на встречу столько времени, сколько необходимо, чтобы:

• Изучите бизнес-процессы клиента
• Узнайте, чего клиент ждет от вашего агентства
• Предоставьте им решения их существующих или ожидаемых маркетинговых проблем
• Создайте примерную дорожную карту проекта и вашего гонорара, чтобы они знали, чего ожидать, когда ваше предложение попадет в их почтовый ящик.

Выяснение всей этой информации имеет решающее значение для ускорения подписания новых клиентов и предотвращения шквала писем от вашего агентства, запрашивающих пропущенную информацию.

2. Это зависит от того, насколько опытным является ваше агентство

Опыт вашего агентства играет большую роль в том, сколько времени потребуется, чтобы подписать контракт с новыми клиентами. В целом агентства довольно уверенно (79%) закрывают новых клиентов в своей очереди:

Итак, с какими препятствиями сталкиваются агентства с меньшим опытом? Процесс закрытия. Опытные агентства, скорее всего, имеют определенный процесс добавления новых клиентов в свою маркетинговую воронку. Например, наличие в вашем распоряжении предварительно созданного каталога шаблонов предложений, цитат и шаблонов электронной почты может сэкономить вашему агентству массу времени во время адаптации.

Если у вас нет контрольного списка, создайте его и убедитесь, что контактное лицо потенциального клиента контролирует его. Контрольный список должен включать основную информацию, необходимую для начала работы по открытию учетной записи клиента, например шаблоны предложений, чтобы представитель вашего агентства мог отмечать этапы по мере продвижения клиента по вашей воронке.

Совет для профессионалов: немедленно отправьте новому потенциальному клиенту приветственное письмо по электронной почте и позвоните ему не позднее, чем через 24 часа после того, как он связался с вашим агентством. Клиентам нужно решить проблему, поэтому они в первую очередь связались с вами. Если вы не ответите сразу, они будут искать кого-то более оперативного.

3. Это зависит от отрасли клиента

Как вы знаете, некоторые клиенты подписывают документы быстрее, чем другие. Все зависит от того, в какой отрасли они работают.

Работа агентства распределена по целому ряду отраслей, поэтому важно помнить о том, как каждая отрасль повлияет на время их регистрации:

Например, если вы подписываете контракт с некоммерческим агентством, им придется пройти через множество бюрократических проволочек, чтобы продемонстрировать разделение обязанностей по предотвращению мошенничества и соблюдению отраслевых норм. Это замедлит процесс регистрации. То же самое касается клиентов в таких отраслях, как медиал, которые регулярно имеют дело со стандартами безопасности HIPAA, а также в юридических и финансовых вопросах, которые должны соблюдать законы PCI-DSS.

Фармацевтическая промышленность, например, имеет одни из самых строгих правил. В большинстве случаев ваше агентство не сможет напрямую продвигать продукт, не нарушая правил. Ади Боровик, внештатный менеджер по многоканальному маркетингу, говорит, что это означает, что агентства должны придумывать новые, творческие способы повышения вовлеченности и осведомленности своих фармацевтических клиентов.

Например, многие компании используют социальные сети для привлечения внимания к бренду, однако с фармацевтическим продуктом это сложнее из-за требований, предъявляемых к продукту.

Из-за этого многие маркетологи используют небрендовые кампании по повышению осведомленности о болезнях, чтобы стимулировать социальную активность.

Это означает, что когда вы пытаетесь подписать контракт с клиентом из фармацевтической отрасли, ему потребуются доказательства того, что вы можете проводить кампании, которые не только привлекательны, но и соответствуют требованиям.

В таких отраслях, как электронная коммерция и программное обеспечение, таких препятствий меньше, особенно если это стартап. Эти отрасли не связаны юридической бюрократией или длинным списком лиц, принимающих решения, отвечающих за бюджет. Это означает, что у вашего агентства не так много препятствий, чтобы заключить сделку.

4. Это зависит от общения

Постоянная и эффективная коммуникация является важной частью привлечения нового клиента. Хорошая коммуникация не только сэкономит вам время на ожиданиях, но также может указать вашему новому клиенту, в какие сроки ваше агентство ожидает, что они придут на борт.

Шаг 1. Установите точку прямого контакта

Как только потенциальный клиент проявит интерес к подписанию с вами контракта, дайте ему прямую контактную информацию. Это сэкономит время, если у клиента возникнут какие-либо вопросы об услугах или ценах, поскольку он может напрямую связаться с представителем своего агентства.

Шаг 2. Настройте предпочтительный инструмент связи и расписание

После того, как вы собрали контактную информацию потенциального клиента, спросите его, какой канал связи он предпочитает. Будь то электронная почта, телефон, Google Hangouts или Slack, работайте с клиентом на его уровне, чтобы линия связи оставалась максимально открытой.

Затем настройте для них график общения, чтобы они знали, сколько времени, по вашему мнению, потребуется, чтобы подписать их в вашем агентстве.

Например, на первой неделе в дневнике вашего потенциального клиента можно прочитать «встреча и открытие». Затем вторая неделя может быть посвящена «доработке стратегии и стоимости проекта» и, наконец, третья неделя может выглядеть как «подписание окончательного контракта и начало процесса адаптации». Ваш клиент будет знать, как быстро вы ожидаете, что все будет продвигаться вперед, но у него также будет время, чтобы просмотреть любые стратегии или предложения между ориентирами.

Чтобы график общения работал гладко, спросите своего клиента:

• В каком часовом поясе они расположены?
• Когда они доступны для связи?

На этом этапе также сообщите клиенту, когда доступен его прямой контакт. Если все будет ясно с самого начала, это поможет упростить и ускорить процесс при переходе от стратегий и контрактов.

5. Это зависит от того, какую технологию использует агентство

Технический стек агентства влияет на скорость подписания контракта с клиентом. Даже до того, как клиент будет подписан и зарегистрирован, технология может помочь агентству не сбиться с пути с помощью предварительно отформатированных контрольных списков и готовых форм:

Если клиент заполняет необходимые документы, используя предварительно созданную форму, это может сократить время, которое потребовалось бы сотруднику для ручного ввода своих данных в вашу систему. Это может показаться небольшой победой, но каждый маленький лайфхак помогает сократить сроки подписания нового клиента.

Подумайте о любой повторяющейся задаче, которую выполняет ваше агентство (например, приветственные письма и предложения), а затем подумайте, можно ли ее автоматизировать. Если да, найдите способ сделать это и сэкономьте массу времени своей команде. Вы можете настроить новые клиентские процессы в инструменте управления проектами, таком как Trello, чтобы ваша команда агентства могла выполнять шаги, пока ваш клиент не окажется в конце вашей воронки:

Как и многие инструменты управления проектами, Trello может сохранять шаблоны, чтобы ваша команда могла легко отправлять регистрационные формы и документы. Вы также можете сохранить шаблоны для кампаний PPC или управления рекламой в Facebook, чтобы ваше агентство могло молниеносно создать предложение без потери качества.

Пошаговый процесс, подобный этому, обеспечит охват каждой базы, когда вы пытаетесь подключить нового клиента. И, поскольку каждый шаг формализован, ничего не будет потеряно.

6. Какое сейчас время года?

Вы можете не учитывать время года как фактор, но он может играть роль в том, насколько быстро или медленно клиенты подписывают сделку. Например, во время курортного сезона компании могут отсутствовать в офисе, что означает задержку ответов на электронные и телефонные сообщения. Кроме того, к концу года они, возможно, уже потратили весь свой маркетинговый бюджет. Обе причины являются законными причинами, по которым потенциальным клиентам может потребоваться больше времени, чтобы подписать с вами сделку.

Сравните это с началом нового года, и процесс подписания контракта с клиентом может быть быстрее, потому что компании возвращаются после каникул, они быстрее отвечают на запросы и могут выделить больше бюджета на партнерство с таким агентством, как ваше.

Время, необходимое для подписания новых клиентов, зависит от вашего агентства.

Сроки подписания новых клиентов зависят от множества факторов, но также сильно зависят от вашей команды.

Если вы все делаете правильно: проводите ознакомительные встречи, уверены в закрытии клиентов и имеете надежный технологический стек для автоматизации ваших процессов, вы должны относительно быстро подписывать клиентов.

Однако отсутствие установленного процесса встреч, рассылки примеров стратегии или даже быстрого написания предложений может затянуть время, необходимое для закрытия сделки.

Подумайте, как ваше агентство может автоматизировать задачи и оптимизировать процесс подписания контрактов с клиентами. Это будет не только положительным шагом для вашей команды — ваши клиенты также получат более приятный опыт при первом взаимодействии с вашим агентством.

Тем не менее, понимание лучших способов развития вашего агентства может помочь вам привлечь больше клиентов и ускорить процесс. Подпишитесь на демонстрацию Instapage Enterprise сегодня.