Сколько времени нужно вашей компании для обработки счета?

Как и любые бизнес-процессы, работа со счетами должна отнимать у вас как можно меньше внутренних ресурсов. Скорость обычно является хорошим показателем эффективности.

Хотя обработка счета должна быть быстрой и эффективной, это не означает, что вы должны оплачивать счета немедленно.

Но насколько быстро обрабатывать счет-фактуру слишком быстро, и насколько долго это слишком долго?

Вот разбивка того, сколько времени должно занять обработка счета, что может замедлить ее, и советы по ее ускорению.

Что такое обработка счетов?

Обработка счетов относится к каждому шагу, связанному с администрированием счетов.

Когда счета-фактуры получены, они считаются «открытыми счетами-фактурами». Им нужно пройти несколько стадий, чтобы стать «закрытыми», т. е. завершенными.

Отделы кредиторской задолженности (AP) занимаются большинством этих шагов, в том числе:

• Получение счетов
• Ввод данных счета
• Проверка счетов
• Утверждение счетов
• Выставление счетов на оплату
• Сохранение счетов в Главной книге
• Коммуникации по обработке счетов

Автоматизация точки доступа может обрабатывать многие из этих шагов, но другие требуют ручного ввода. Весь процесс часто требует сотрудничества коллег и клиентов из разных отделов.

Как долго обрабатываются счета?

Короткий ответ: это зависит.

Время, необходимое для обработки счета, во многом зависит от размера вашей компании , типа программного обеспечения, которое вы используете (если оно есть), а также от условий оплаты и финансирования .

В среднем с момента получения вами счета до момента зачисления денег на счет вашего клиента должно пройти от трех дней до двух недель .

Если обработка счетов занимает больше двух недель, причиной может быть несколько распространенных проблем. В этом случае, скорее всего, вы сможете предпринять шаги для ускорения процесса (см. ниже «Что ускоряет процесс выставления счетов?»).

Условия оплаты Net 30, 60 и 90

Многие компании продлевают срок действия 30 дней в своих счетах, что означает, что у вас есть 30 дней на оплату. Некоторые даже дают чистые 60, 90 или даже более высокие сроки.

Это помогает с вашим денежным потоком и дает вам возможность оценить продукт или услугу, которую вы приобрели, прежде чем платить за нее.

Различные отрасли и ниши внутри отраслей могут иметь разные нормы условий оплаты.

Например, многие судоходные компании платят фрахтовым брокерам через 60, 90 или даже 120 дней после выставления счета. Это заставляет некоторых фрахтовых брокеров обращаться к факторингу счетов, чтобы поддерживать свой денежный поток.

Оплата до истечения срока действия может иногда негативно сказаться на вашем денежном потоке. Но это не означает, что вы не можете начать обработку счета. Вам просто нужно отложить последние шаги до установленного срока.

С другой стороны, некоторые поставщики могут предлагать скидки за досрочную оплату . В долгосрочной перспективе это может сэкономить вашему бизнесу много денег.

Почему масштаб имеет значение для времени обработки счетов

Масштаб вашего бизнеса может существенно повлиять на продолжительность обработки счетов.

Если вы крупный бизнес, у вас могут быть более сложные системы и зависимости, чем у среднего малого и среднего бизнеса.

Наличие большего количества уровней утверждения в разных отделах часто является причиной задержек, особенно когда лица, требуемые для утверждения, могут быть больны или в отпуске.

Если вы являетесь малым и средним бизнесом, у вас может быть меньше счетов для обработки, но у вас также, вероятно, будет меньший отдел кредиторской задолженности для их обработки.

Таким образом, масштаб ваших операций по обработке счетов может повлиять на то, как вы можете сократить время обработки.

Обработка счетов для B2B компаний

На то, как компании B2B управляют обработкой счетов, могут повлиять более длительные сроки оплаты и доступное финансирование.

Финансирование счетов (включая дисконтирование счетов и факторинг счетов) — распространенный вид финансирования, используемый компаниями B2B, где распространены относительно крупные покупки.

Он добавляет дополнительный уровень администрирования к обработке счетов для поставщиков в транзакциях B2B. Однако это может дать вам больше времени для обработки счета.

Что замедляет обработку счетов?

1. Ошибки в счетах

Счета могут быть довольно сложными. Они часто содержат несколько деталей, которые необходимы для их идентификации и проверки. Это означает, что необходимо несколько полей, включая номера счетов, детали платежа, даты и многое другое. Ошибки могут быть сделаны в любой из этих областей.

Правильные счета-фактуры также могут стать неверными, если обстоятельства изменятся. Например, вам может потребоваться вернуть или изменить заказ после того, как вы уже получили товар. В этих ситуациях пригодятся кредит-ноты от вашего поставщика.

Ниже приведены два наиболее распространенных вида ошибок при выставлении счетов.

1.1 Ошибки освобождения от налога с продаж

В США правила продаж и налогообложения варьируются от штата к штату. Свидетельства об освобождении от налогов необходимо хранить в качестве подтверждающей документации для аудиторских проверок. Ошибки, связанные с этим вопросом, довольно распространены.

1.2. Ошибки налога на добавленную стоимость (НДС)

НДС является относительно сложной областью. Ошибки НДС варьируются от простых опечаток до неправильного возмещения или отказа от возмещения в определенных случаях.

2. Коммуникационные ошибки

В настоящее время средний офисный работник получает 121 электронное письмо в день. Таким образом, счета-фактуры легко «теряются на почте».

Как в крупных компаниях, так и в малых и средних предприятиях ошибки или задержки могут возникать из-за того, что счета-фактуры отправляются или адресуются не тому лицу в вашей организации.

3. Мошенничество со счетами

Мошенничество со счетами обычно относится к действиям злонамеренных третьих лиц, которые обманывают предприятия, отправляя счета, выдавая себя за настоящих партнеров.

Таким образом, вы можете получить счет, который выглядит так, как будто он от вашего поставщика. Это может привести к тому, что вы будете платить мошеннику, а не поставщику. Этот тип мошенничества основан на том, что получатель слишком занят, чтобы дважды проверить его подлинность.

Эта транзакция не только приведет к потере денег вашего бизнеса, но и потребует времени и ресурсов для ее исправления.

В худшем случае это может привести к тому, что вы проигнорируете подлинные счета от вашего поставщика, потому что вы предполагаете, что они уже оплачены. Это может привести к штрафу за просрочку платежа или даже повредить вашим отношениям с клиентами.

Что ускоряет обработку счетов?

1. Установление лучших практик

Существует ряд рекомендаций, которые могут повысить эффективность обработки ваших счетов.

Например, вы можете назначить одного или нескольких конкретных людей в вашем бухгалтерском отделе ответственными за обработку счетов. Назначение задачи таким образом помогает избежать путаницы со многими другими процессами, происходящими в отделе, и помогает обеспечить своевременную обработку счетов.

Вы также можете сесть со своей командой бухгалтеров и согласовать конкретные сроки для каждого этапа процесса выставления счетов. Сделав это, вы получите ключевой показатель эффективности (KPI), который обеспечит быструю и эффективную обработку платежей.

2. Программное обеспечение для выставления счетов

Облачное программное обеспечение для выставления счетов может автоматизировать многие шаги, связанные с обработкой счета, от отправки коллегам напоминаний о запросах на утверждение до создания отчетов.

Это также может уменьшить количество ошибок и генерировать ценные данные, которые могут дать вам представление о процессах и структурах расходов ваших клиентов и сотрудников. Такие данные можно использовать для бизнес-планирования и прогнозирования.

Некоторые компании могут по-прежнему использовать ручные бумажные процессы. Это неэффективно и представляет риск для бизнеса, поскольку документы могут быть утеряны или даже уничтожены случайно.

Одним из самых больших преимуществ программного обеспечения для выставления счетов является предоставление вашему отделу счетов к оплате централизованного интерфейса для записи и отслеживания всех счетов.

3. Консолидированное выставление счетов

Консолидированное выставление счетов — это когда компании объединяют все свои счета за установленный период в один счет.

Например, возможно, вы обычно делаете покупки в начале, середине и конце каждого месяца. Вместо того чтобы получать и обрабатывать отдельные счета для каждой покупки, ваш поставщик может объединить их и отправлять в конце каждого месяца.

Это сэкономит вам и продавцу много административной работы.

4. Снижение риска мошенничества

Организации должны поддерживать эффективный контроль над своими данными и информацией, устанавливая протоколы доступа, меры безопасности и аппаратные и программные решения.

Они также должны убедиться, что весь персонал осведомлен о важности защиты данных от несанкционированного доступа или неправомерного использования.

Кроме того, организации должны гарантировать, что сотрудники имеют доступ только к той информации, которая им необходима для выполнения их работы.

Вывод:

Обработка счетов состоит из нескольких отдельных шагов, которые могут включать несколько участников и взаимозависимостей внутри организации.

При условии, что вы не допускаете ошибок, среднее МСП должно быть в состоянии обработать счет в течение от нескольких дней до двух недель .

Крупные компании должны обрабатывать больше счетов и, скорее всего, выиграют от программного обеспечения для автоматизации AP . Это уменьшает количество ошибок и упрощает регистрацию и отслеживание платежей.

Предприятия часто имеют чистые условия , прикрепленные к их счетам-фактурам. Это означает, что они должны быть оплачены только после установленного периода. Более ранняя оплата может уменьшить ваш доступный денежный поток, но может обеспечить скидки при досрочной оплате.

Использование лучших практик , консолидация счетов и снижение риска мошенничества также помогут вам сократить время и вероятность ошибок в вашей системе обработки счетов.

Узнайте больше о том, как наше программное обеспечение может помочь улучшить и ускорить процесс выставления счетов .