Как работает обработка счетов

Если денежный поток — это источник жизненной силы большинства предприятий, то обработка счетов — это его бьющееся сердце.

Если немного расширить эту метафору: неэффективность обработки счетов приводит к общему ухудшению состояния бизнеса и высокому риску возникновения серьезных проблем, если их не решить.

Все больше предприятий узнают, что автоматизация рабочего процесса обработки счетов — это лекарство, в котором они нуждаются.

Давайте посмотрим поближе.

Что такое обработка счетов?

Обработка счетов — это администрирование счетов. Он включает в себя каждый шаг с момента их получения до момента, когда они находятся в главной книге после оплаты.

Обычно это проводится отделом кредиторской задолженности с помощью автоматизированного программного обеспечения для обработки счетов.

7 шагов обработки счета

Ниже приведены типичные шаги, выполняемые при обработке счета.

В каждой компании или группе по работе с кредиторской задолженностью могут быть небольшие различия в этом процессе. Некоторые компании могут обрабатывать счета по-разному, например, в зависимости от того, связаны ли они с заказом на покупку (PO) или нет.

1. Получение счетов

Для тех, кто непосредственно участвует в процессе, «получение счетов» может показаться обманчиво простым названием этой задачи. «Принятие» подразумевает пассивное и прямолинейное дело.

В действительности, «охота» или «пастух» могут быть лучшим описанием.

Счета-фактуры могут поступать в нескольких формах (физических, цифровых или даже по факсу) с использованием различных средств (несколько адресов электронной почты или отправителей). Они также могут прибыть рано, поздно или вообще не прийти!

Если счет не был получен в нужное время или по нужному каналу, есть вероятность, что он может потеряться в системе.

Таким образом, добраться до момента, когда вы получили счет, не всегда просто (см. № 7 ниже).

2. Ввод данных счета

После получения счетов их необходимо классифицировать и расставить по приоритетам. Это делается путем проверки данных каждого из них и внесения их в другие учетные системы.

Счета бывают разных форматов и могут содержать ошибки. В случае бумажных счетов-фактур их часто необходимо сканировать для создания цифровой формы.

Важной частью процесса ввода данных является присвоение каждому счету-фактуре кодов главной книги (уникальных кодов для каждой записи по кредиту или дебету). Это помогает значительно упростить следующие этапы обработки и составления отчетов.

Этот процесс ввода данных может занять много времени и подвержен ошибкам, особенно если он выполняется вручную (см. ниже «Распространенные ошибки в счетах-фактурах»).

3. Проверка (сопоставление с подтверждающими документами) счета-фактуры

Слепая оплата счетов без проверки деталей в конечном итоге приведет к ошибкам.

Счета-фактуры необходимо сверять с подтверждающими доказательствами, такими как заказы на поставку (PO) , кредит-ноты или другую информацию, учитывающую указанные в них расходы.

Без автоматизированной системы обработки счетов (см. ниже «Автоматическая обработка счетов») подтверждающие документы необходимо собирать из разных мест.

Они могли быть отправлены от и к разным лицам, и лицо, сопоставляющее их, может не знать о других существующих сообщениях или подтверждающих документах, которые их изменяют.

Они также могут быть мошенническими. Barclays недавно предупредил, что мошенничество со счетами (мошенники, выдающие себя за компании, которые обновляют свои реквизиты для оплаты счетов) растет и может даже составлять до 55% всех денег, потерянных мошенниками в Великобритании.

4. Утверждение счета

После того, как вышеуказанные шаги выполнены, кто-то должен утвердить каждый счет перед оплатой.

Рабочие процессы утверждения различаются, но в целом требования для утверждения универсальны. А именно, тому, кто утверждает счет-фактуру, необходимо:

• Счет
• Все подтверждающие документы
• Любая другая информация (заметки, запросы, напоминания о сроках и т.

5. Отправка счета на оплату

К тому времени, когда счета будут готовы к оплате, лицо, ответственное за утверждение счетов, должно быть уверено в отсутствии человеческой ошибки или других нерешенных проблем.

Отмечены ли счета для немедленной или поздней оплаты, зависит от каждой группы кредиторской задолженности и каждого счета.

Если есть какие-либо смягчающие обстоятельства, такие как просроченный счет, отправитель должен отметить это на этом этапе.

6. Сохранение счетов в главной книге

Счета-фактуры должны быть сохранены в главной книге, как только они будут оплачены.

Отсутствие, задержка или совершение ошибок на этом этапе, очевидно, может вызвать большие проблемы с внутренней отчетностью и денежным потоком.

Это может даже повредить внешним отношениям. Если счет не зарегистрирован, клиентам могут быть отправлены неправильные просроченные напоминания.

7. Коммуникации по обработке счетов

Каждый шаг обработки счета требует общения между вашей командой и вашими клиентами. Это может включать:

• Подтверждение о получении
• Модификации
• Разъяснения ошибок (или потенциальных ошибок)
• Основные вопросы

Также могут вступить в игру другие функции кредиторской задолженности, такие как напоминание, использование счетов-фактур по кредит-ноте, скидки за досрочную оплату, дисконтирование счетов-фактур и финансирование счетов-фактур.

Обычно это происходит среди множества других задач, происходящих в том же месте: в почтовом ящике.

Исследование Abode показало, что средний работник в США тратит 3,1 часа на проверку рабочей электронной почты каждый день. Это означает, что к тому времени, когда дело дойдет до проверки процесса выставления счетов, новая информация еще больше его похоронит.

Распространенные ошибки в счетах

Будь то несколько относительно крупных ошибок или кумулятивный эффект многих мелких ошибок, ошибки в счетах могут дорого обойтись.

По нашему опыту, наиболее распространены два из них:

1. Ошибки при освобождении от налога с продаж

Правила налогообложения продаж и использования различаются в каждом штате. Свидетельства об освобождении от налогов выдаются покупателем продавцу, который должен хранить их в качестве доказательства для проверок. Точно знать, когда и как их применять, может быть сложно, и ошибки на этом фронте часто приводят к ошибкам в счетах.

2. Ошибки в отношении налога на добавленную стоимость (НДС)

Критерии применения НДС сложны. Ошибки в этой области часто связаны с неправильным толкованием дела или недосмотром, а не с опечатками.

Автоматизированная обработка счетов

На каждом этапе обработки счета-фактуры могут быть допущены ошибки. Утверждение также может быть задержано сотрудниками в отпуске, текучестью кадров в отделе кредиторской задолженности и т. д.

Есть один способ повысить стабильность и эффективность процесса: автоматизация обработки счетов.

Автоматизация может ускорить и улучшить рабочие процессы сбора и обработки. Он также может автоматизировать уведомления для внутреннего персонала.

Программное обеспечение для обработки счетов

Использование правильного программного обеспечения для обработки счетов может изменить правила игры для вашего бизнеса.

В то время как некоторые программы автоматизируют перечисленные выше процессы, другие решения могут включать в себя возможность предлагать товарный кредит как часть процесса выставления счетов.

Это означает, что поставщики услуг B2B могут передать весь процесс выставления счетов и сбора платежей третьей стороне, которая покрывает долг. Таким образом, продавец получает оплату в течение нескольких дней после получения заказа, а его клиенты получают гораздо более длительный период для оплаты счета.

Вывод

Обработка счетов включает в себя каждый шаг, от получения счетов до их оплаты и регистрации в главной книге.

Хотя все тенденции указывают на рост цифрового выставления счетов и обработки счетов, бумажные счета все еще используются в некоторых случаях и должны быть отсканированы в цифровую форму.

Рабочий процесс обработки требует внимания к деталям и коммуникации. Он уязвим из-за ошибок и задержек в рабочих процессах утверждения, которые в нем существуют.

Автоматизация обработки счетов — один из способов значительно улучшить обработку счетов. Это снижает количество потенциальных ошибок и централизует обмен информацией и утверждение.

Программное обеспечение для автоматизации быстро извлекает и записывает данные счетов, включая персонализированные поля. Это делается не только быстрее, чем вручную, но и точнее.

Поставщики услуг B2B могут захотеть пойти дальше, поскольку они рассматривают тип программного обеспечения для автоматизации, который лучше всего соответствует потребностям их бизнеса.

Продавцы B2B могут развернуть такое решение, как TreviPay, которое предлагает полностью гарантированный торговый кредит при оформлении заказа. Этот вариант эффективно отдает на аутсорсинг все процессы выставления счетов и сбора платежей, одновременно стимулируя более высокие расходы и лояльность клиентов.

Положительный эффект от улучшенного рабочего процесса обработки может существенно повлиять на здоровье и эффективность вашего бизнеса. В зависимости от выбранного варианта это также может помочь продавцам B2B установить более тесные и выгодные отношения с клиентами.