Как автоматизация счетов и карт оптимизирует потоки платежей

Барабанная дробь, пожалуйста… мы рады объявить о запуске наших последних функций — «Отправить деньги» и «Счета-фактуры Juni», которые упростят ваши потоки платежей.

Мы поговорили с Рубеном Арнбертом, нашим вице-президентом по финансам, о проблемах с потоками платежей, с которыми сталкиваются финансовые отделы электронной коммерции, и о том, как вы можете решить их с помощью наших новейших функций.

‍

В чем проблема с платежными потоками?

Финансовые команды тратят слишком много времени на ручные потоки платежей. Они приносят много финансового администрирования, такого как сверка, бухгалтерский учет и управление кредиторской задолженностью. Это требует времени, которое лучше было бы потратить на углубленное изучение данных, чтобы понять бизнес и способы его улучшения.

По оценкам финансовых специалистов, с которыми мы говорили, они могут тратить до 80 % своего времени на сбор финансовых данных и только 20 % на их интерпретацию. В идеале вы хотите перевернуть это разделение времени, чтобы большая часть времени тратилась на понимание вашего бизнеса, а не на финансовое администрирование. Финансовый администратор необходим, но это не обязательно то, на что лучше всего тратить время. Понимание вашего бизнеса — это то, что может принести пользу, анализируя данные, чтобы дать полезную информацию.

Сбор данных — это простая проблема, которую можно решить, если вы используете автоматизированные инструменты, такие как Juni. Автоматизируя сбор финансовых данных и переводя их в понятные форматы, вы высвобождаете время, которое можно потратить на задачи, которые действительно приносят пользу вашему бизнесу.

‍

Упрощение оплаты картой расходов сотрудников

У большинства сотрудников есть корпоративные карты, которые они используют для оплаты расходов и подписок. В зависимости от настройки вашего бизнеса у вас может быть одна карта, используемая несколькими или отдельными картами для каждого сотрудника.

Какой бы ни была ваша установка, она может выдать много квитанций, что может стать серьезной тратой времени. Квитанции означают согласование, и вы не хотите тратить время на преследование сотрудников, загрузку квитанций самостоятельно и ручное управление лимитами расходов.

Есть два простых способа решить эту проблему: распределение прав собственности и автоматизация контроля.

Отличным способом распределения прав собственности на бюджет в организации является наличие у каждого сотрудника собственной карточки. С Juni вы можете создать столько виртуальных карт, сколько вам нужно! Затем вы можете настроить элементы управления для отслеживания, ограничения или блокировки расходов на уровне карты.

В результате сотрудник станет владельцем бюджета и будет нести ответственность за расходы, которые проходят по его карте, включая квитанции. Делая это, вы, по сути, собираете квитанции. Ваши сотрудники загружают свои квитанции в Juni, и у вас есть вся необходимая информация вместе с транзакциями.

Имея всю эту информацию в режиме реального времени, вам легко получить обзор расходов компании.

Платить с помощью Send Money стало еще проще

Send Money дополняет наш набор функций финансовых услуг, мультивалютные счета и карты. Теперь вы можете распределить право собственности на еще больше транзакций и сэкономить часы времени с помощью Juni.

На сегодняшний день это одна из наиболее востребованных функций: вы можете легко платить своим европейским провайдерам с помощью переводов SEPA и SWIFT. Отправляйте деньги прямо со своей учетной записи, не используя свою карту Juni, позаботьтесь о таких расходах, как счета, заработная плата и аренда, используя свои средства Juni, а также улучшите видимость вашей команды и контроль над вашей учетной записью Juni.

‍

Ускорьте цикл оплаты счетов

Платежи по счетам (кредиторская задолженность) имеют другой набор проблем, чем платежи по картам, но автоматизация может открыть огромную ценность, поскольку это сложная часть процесса платежей.

Цикл оплаты счетов обычно распределяется по разбросанному набору инструментов. Типичный платежный цикл начинается с специального почтового ящика, куда поставщики отправляют свои счета. Кто-то вручную проверит счет и увидит, правильный ли он и нужно ли его оплатить. Затем им нужно отсканировать детали платежа по счету или ввести реквизиты банковского счета, суммы и выбрать, откуда должны поступать деньги. Этот цикл будет происходить с разными интервалами в зависимости от объема.

После оплаты счета начинается бухгалтерский учет, который включает в себя выбор правильного типа расходов и НДС, чтобы они могли быть включены в вашу Главную книгу. Наконец, расходы будут отражены в результатах деятельности в отчетах о прибылях и убытках и балансовом отчете.

Это несколько ручных шагов, несколько инструментов и слишком много времени, потраченного на процесс, который можно упростить с помощью автоматизации. Автоматизировав цикл оплаты счетов, вы можете сократить количество выполняемых вручную операций и сохранить процесс в рамках одного программного обеспечения. Автоматизация может уменьшить количество ошибок, повысить согласованность и сэкономить время на задачах, которые вам не нужно выполнять вручную.

Экономьте дни платежного цикла с Juni Invoices

Juni может выполнять весь процесс оплаты счетов за СМИ в одном круговом потоке, упрощая сбор, обработку и оплату счетов.

Мы автоматически собираем ваши счета Facebook и Google Ads, сканируем их, чтобы получить подробную информацию, и сопоставляем их с транзакциями, чтобы вам не приходилось этого делать. Это устраняет огромное количество ручной работы, поэтому все, что вам нужно сделать, это решить, как оплатить счет.

В зависимости от типа расходов может иметь смысл использовать кредит вместо дебета. Вы можете использовать аналитику денежных потоков Juni, чтобы увидеть, имеет ли смысл брать кредит или нет. Вы также сможете уменьшить нагрузку на свои денежные потоки благодаря финансированию, которое дает вам до 90 дней на погашение*.

Затем оплатите счета за медиа и запланируйте будущие платежи в несколько кликов. Конечно, вы можете установить свои роли пользователей, чтобы указать, кто может принимать участие на каждом этапе процесса.

Наконец, вы можете экспортировать в свою бухгалтерскую программу. Благодаря этому процессу автоматизации выставления счетов вам больше не нужно переключаться между несколькими поставщиками, вы значительно экономите время и снижаете риск ошибок.

‍

Обеспечьте быструю финансовую аналитику

Итак, что вы делаете со всем этим сэкономленным временем?

Как мы упоминали в нашем руководстве по освоению прогнозирования денежных потоков, время, необходимое предприятиям для закрытия ежемесячных счетов, является реальной проблемой. Это мешает финансовым командам иметь четкую текущую картину своих финансов, и они не могут быть по-настоящему реагирующими при отслеживании этапов прогнозирования.

Значимое финансовое планирование нуждается в автоматизации, чтобы быстро получать нужную информацию, чтобы команды могли сократить разрыв. Поскольку потоки платежей являются важной частью этого процесса, упростите его оптимизацию, чтобы у вас было время сосредоточиться на финансовом планировании, анализе ваших данных и превращении их в бизнес-аналитику.

*Juni Invoices доступен только для компаний из ЕС при условии андеррайтинга. Медиафинансирование доступно только для компаний, зарегистрированных в Нидерландах и Швеции, при наличии соответствующих требований. Действуют сборы и условия. Щелкните здесь, чтобы получить более подробную информацию .