Как решить, подходит ли Hot Desking для вашего бизнеса

Некоторым это нравится.

Некоторые люди ненавидят это.

Горячие столы в вашем офисе могут быть реализованы одним из двух способов. Или где-то посередине.

Итак, что же является ключом к успешному развертыванию горячих рабочих столов?

Подготовка.

В этом руководстве мы представляем все, что вам нужно знать, прежде чем вы примете решение о внедрении среды «горячего стола» в своем бизнесе.

1. Что такое горячий стол?
2. В чем разница между горячим столом и совместным использованием рабочего стола?
3. Горячие столы — хорошая идея?
4. Преимущества и недостатки горячего стола
5. Какие компании используют горячие столы?
6. Как заставить работать горячие столы?

Начнем с самого начала.

Типичная среда горячего стола включает в себя:

• Настольный телефон.
• Док-станция для ПК или ноутбука (с программным телефоном вместо настольного телефона).
• Монитор.
• Розетки для подключения других устройств.

Помимо этих основных предметов на столе, офис с горячим столом обычно включает в себя бронируемые конференц-залы, общий принтер и другие общие офисные помещения.

Почему это называется «горячий стол»?

Термин «горячие столы» основан на поговорке «горячее место». Это используется для гостей на радио или телешоу, где они являются центром шоу в течение ограниченного периода времени.

Часто им задают неудобные или скоропалительные вопросы, после чего они уходят. Короткий промежуток времени делает сиденье «горячим».

Подумайте о быстрых свиданиях или игре в горячую картошку. Ни одно из занятий не длится долго, что делает их обоих «горячими».

Хотя вам не нужно немедленно уступать свое место, вы должны освободить его в конце дня, чтобы завтрашняя среда горячего стола была сброшена, и любой мог выбрать, где сесть.

Примечание . В некоторых организациях для управления полупостоянными горячими столами использовались политики бронирования или совместного использования рабочих столов.

В чем разница между горячим столом и совместным использованием рабочего стола?

Важно понимать, что хот-деск — это не совместное использование рабочего стола.

Совместное использование рабочего стола — это просто разделение использования определенного рабочего стола между определенными людьми.

Например, Мохаммед может использовать стол, который ему нужен, днем, а Джулия может использовать тот же стол, когда она берет на себя ночную смену.

По сути, у Мохаммеда и Джули есть выделенные рабочие места во время их соответствующих смен; но они буквально делят один и тот же стол.

Hot desking означает, что стойка 123 в Лондоне бесплатна для всех .

Вот базовый пример горячего стола в действии:

• Понедельник : Мохаммед приходит на работу и подключается к столу 123 в лондонском офисе.
• Вторник : Мохаммед летит в офис в Сан-Франциско и использует стол 456. В Лондоне Джули теперь использует стол 123.
• Среда : Джули снова пользуется столом 123 в Лондоне. Мохаммед летит обратно в Лондон, так что ему не нужен стол.
• Четверг : Барри приходит на работу рано и регистрируется на столе 123 в Лондоне. Мохаммед и Джули находят альтернативные бесплатные столы.
• Пятница : 50% офисной работы из дома. В офисе нет ни Барри, ни Мохаммеда, ни Джули. Столы бесплатны для всех.

Совместное использование рабочего стола идеально подходит для разделения смен в рамках одного предприятия. Например, колл-центр, обеспечивающий круглосуточную поддержку.

Всем агентам нужен стол, но не одновременно.

Горячие столы лучше подходят для трех основных вариантов использования:

1. Общие здания с общими зонами и рабочими местами для разных предприятий. Подумайте о WeWork или университетском городке.
2. Крупные предприятия с персоналом, который приходит и уходит нерегулярно. Команды по продажам, которые часто находятся в разъездах, или сотрудники, которые делят свое время между домом и офисом.
3. Малый бизнес, которому не нужна большая недвижимость. Если у вас всего 20 сотрудников и только 10 в офисе одновременно, сократите рабочее пространство и сэкономьте на расходах.

Горячие столы — хорошая идея?

В зависимости от планировки вашего офиса «горячие столы» могут быть как трансформирующими, так и сложными.

Если вы управляете общим зданием, таким как WeWork, горячее рабочее место — отличная идея. Любой посетитель может прийти и войти на стол со всем необходимым для начала работы.

Даже когда одна компания арендует целый офис, вы можете создать в нем рабочую среду. Если бы каждый сотрудник посещал офис каждый день, эта компания, скорее всего, арендовала бы собственный офис, а не WeWork.

Это делает работу с горячими столами идеальной.

Если вы управляете зданием только с одним бизнесом, горячее рабочее место все еще может работать. На самом деле, hot desking становится все более распространенным явлением, так как не всем больше нужно приходить в офис.

Независимо от того, являетесь ли вы фронтовым работником, который заходит раз в неделю, или работником умственного труда, который работает из дома, если не запланирована важная встреча, вам нужен письменный стол, но не постоянно.

Вот где горячие столы вступают в свои права.

При рассмотрении горячих столов имейте в виду следующие ключевые моменты:

• Люди регулярно работают из дома?
• Будет ли использоваться пространство, если вы создадите выделенную зону горячего стола?
• Вам нужно место для всего вашего персонала на горячем столе в тот же день?
• Сколько денег вы сэкономите, внедрив горячее рабочее место, по сравнению с резервированием неиспользуемого пространства для каждого сотрудника?

Преимущества и недостатки горячего стола

Несмотря на то, что преимущества горячих столов очевидны, было бы правильно выделить и некоторые кажущиеся недостатки.

Хотя отсутствие личного контакта часто кажется недостатком, исследования показывают, что минималистская конфигурация рабочего стола более продуктивна.

Принципы 5S Lean Six Sigma, например, предполагают, что вы должны создавать и поддерживать аккуратную рабочую среду, чтобы преуспевать.

5S — это:

• Сортировка : удалите беспорядок и ненужные элементы.
• Выпрямление : предметы первой необходимости хранятся на своих местах.
• Скраб : содержите все, что есть на вашем столе, в чистоте и порядке.
• Стандартизируйте : документируйте и делитесь планами любых изменений на рабочем месте.
• Сустейн : сделать первые четыре S' привычкой.

Применение их к любой рабочей среде продуктивно. Горячие столы поддерживают этот образ мышления, поэтому никто не загромождает свой стол день за днем.

Какие компании используют горячие столы?

Будь то небольшие компании с 10-20 сотрудниками или гигантские конгломераты, самые разные компании использовали хотдескинг.

Maersk, крупнейшая в мире судоходная компания, в которой работает более 80 000 сотрудников, имеет более 100 офисов по всему миру. В его офисе в Мейденхеде, Великобритания, есть шесть этажей, на каждом из которых есть возможность работы с горячими столами. Каждой команде или блоку команд назначается этаж, чтобы при необходимости отделы находились рядом друг с другом.

В то время как для внутренней ИТ-команды существует статический набор столов, остальная часть этажа открыта для всех, кто может каждый день занимать новое место. По периметру каждого этажа используются переговорные комнаты и личные кабинеты.

На другом конце шкалы StableLogic, технологическая консалтинговая фирма, в которой работает около 20 сотрудников, имеет общие офисные помещения в здании Regus.

В то время как большинство консультантов проводят время на объектах клиентов, когда они возвращаются в здание Regus, у них есть возможность либо работать в режиме «горячего стола» из своего личного офиса, либо сидеть в общей зоне и подключаться к бесплатному телефону.

Другие известные компании, использующие горячие столы, включают:

• Делойт
• Майкрософт
• Кредит Свисс
• Ситигруп
• ЛЕГО
• Национальный банк Австралии

Мы также видим горячие столы в коворкингах, таких как WeWork, Regus и Green Desk.

Как заставить работать горячие столы?

Горячие столы — это в некотором роде личный опыт. Но вы можете применить некоторую базовую логику, чтобы сделать горячее рабочее место успешным в вашем бизнесе:

1. Выберите правильный технологический пакет.
2. Уточните, какие зоны уже забронированы.
3. Информируйте персонал о преимуществах, которые принесет использование горячих столов.
4. Задокументируйте инструкции по входу/выходу и опубликуйте их.
5. Общайтесь, когда вы переходите на горячее рабочее место.
6. Помните, что не везде должны быть горячие столы.
7. Используйте систему бронирования для команд, которым нужно сидеть вместе.
8. Используйте общие зоны и комнаты для совещаний для группового сотрудничества.
9. Создайте набор домашних правил, чтобы все знали, чего ожидать.
10. Планируйте увеличение пропускной способности, когда планируются большие встречи.
11. Используйте удаленную работу, чтобы горячие рабочие места не стали постоянными рабочими местами.
12. Разрешить временную персонализацию (очистить в конце дня или после бронирования).

Лучшая политика горячих рабочих столов бесполезна, если поддерживающая ее технология не является лучшей в своем классе.

Убедитесь, что компьютеры или док-станции обновлены и могут обрабатывать рабочие нагрузки различных типов.

Убедитесь, что у них установлены софтфоны или что вы предоставляете физические телефоны.

Поскольку мы вступили в эру облачных коммуникаций, вам понадобится облачная телефонная система (VoIP), обеспечивающая работу ваших рабочих столов.

Потратьте время на культуру и политики, а затем выберите подходящего поставщика технологий.

Если горячее рабочее место подходит для вашего бизнеса, убедитесь, что оно поддерживается лучшей телефонной системой VoIP 2022 года.