Хостинговая телефонная система: особенности, преимущества, плюсы и минусы

Что такое размещенная телефонная система?

Хостинговая телефонная система или облачная телефонная система — это настройка рабочего телефона, которая работает через подключение к Интернету и размещается в облаке сторонним поставщиком. По сравнению с традиционными телефонными системами старой школы, которые требовали, чтобы у вас был собственный сервер и оборудование на месте, хостинговая телефонная система может сэкономить деньги вашего бизнеса на стоимости обслуживания и стоимости оборудования.

Существует два основных типа размещенных телефонных систем:

1) Облачная телефонная система: все телефоны подключаются к внешнему центру обработки данных VoIP. Телефоны настроены на индивидуальный логин и предварительно запрограммированы для регистрации на SIP-сервере.
Облачная АТС обладает всеми необходимыми функциями , необходимыми современным сотрудникам. Голосовая почта в электронную почту, автосекретари, видеоконференции — вы называете это. С точки зрения управления, это самая простая в управлении платформа АТС.
2) УАТС SIP Trunking : сохраните существующую УАТС, но транзитное соединение будет выполнено через магистраль на основе VoIP для всех необходимых внешних линий. В случае проблем с АТС вы можете направить телефонные звонки в любой физический или виртуальный офис.

Хостинговая телефонная система или виртуальная АТС (PBX) дает вам все преимущества традиционной офисной телефонной системы без затрат на дорогостоящее оборудование.
Помимо затрат на первоначальную настройку совместимых телефонов, модемов, маршрутизаторов и коммутаторов, нет необходимости выделять дополнительный капитал для вашей размещенной телефонной системы.
О, становится лучше. Хостинговые телефонные системы могут включать в себя традиционные телефонные системы PBX и VoIP . Если у вас уже есть IP-УАТС, транкинг SIP преобразует существующую настройку УАТС в телефонную сеть с выходом в Интернет.
Давайте копнем глубже и разберем еще несколько основных понятий:

• Что такое размещенная телефонная система?
• Как работает размещенная система?
• Преимущества хостинговой телефонной системы
• Недостатки облачной системы
• 7 важных функций, на которые стоит обратить внимание

Как работает размещенное VoIP-решение?

Вы можете принимать звонки через размещенную телефонную систему с облачной АТС . Этот онлайн-сервер управляет входящими и исходящими вызовами с SIP-транком, используя VoIP-соединение.
Вот как это работает:

1. Ваша компания находит хостинг-провайдера, который предлагает облачную АТС. Затем вы подключаетесь к их удаленным центрам обработки данных.
2. Вы получаете входящий вызов, который направляется на вашу размещенную АТС.
3. Размещенная система АТС преобразует данные о звонках в цифровые пакеты, которые можно передавать через интернет-соединение. Это часть VoIP вашей размещенной телефонной системы.
4. УАТС направляет входящий вызов на стационарный телефон вашего офиса.
5. У вас звонит настольный телефон, и вы берете трубку. Цифровые пакеты преобразуются обратно в голосовые сообщения, и устанавливается соединение. Вы можете поговорить со своим звонящим через размещенную АТС в качестве посредника.

С полной облачной телефонной системой любое устройство, имеющее подключение к Интернету, может совершать и принимать телефонные звонки. Ваш мобильный телефон, ноутбук, настольный компьютер и стационарный телефон можно использовать как рабочий телефон.
Связанный пост: АТС против VoIP: 26 главных различий, которые нужно знать перед покупкой

6 преимуществ хостинговой телефонной системы

Вот некоторые ключевые преимущества облачной телефонной системы, которые не может предложить традиционная установка:

1. Простая установка

Процесс настройки традиционной телефонной системы может быть длительным, сложным и дорогостоящим. Но у хостинговой телефонной системы нет ни одной из этих проблем.
Установка и настройка облачной системы осуществляется онлайн, поэтому вам не нужно, чтобы кто-то приходил к вам в офис, чтобы начать работу. Это также делает его дешевле, что отлично подходит для малого бизнеса или тех, у кого есть удаленные команды .

2. Экономия затрат

Хостинговые телефонные системы дешевле своих традиционных альтернатив по двум причинам. Первое: вам не нужно покупать новую партию оборудования. С помощью облачной телефонной системы вы можете использовать уже имеющееся у вас оборудование. Это включает:

• Софтфоны
• Настольные телефоны
• Мобильные устройства и сотовые телефоны (включая смартфоны iOS или Android)
• VoIP-телефоны

Облачная телефонная система для бизнеса также обеспечивает экономию средств , когда речь идет об обслуживании. Вам не нужно вызывать инженера, чтобы он приехал в офис и устранил проблему. Ваш ИТ-персонал может решить наиболее распространенные проблемы с VoIP, не обращаясь к поставщику услуг.

3. Это единая коммуникационная платформа

Платформы унифицированных коммуникаций позволяют общаться как внутри компании, так и за ее пределами с помощью одного инструмента.
С одним из них различные команды, например отдел продаж или клиентской поддержки, могут строить свои стратегии на основе размещенного VoIP-решения. Правильный провайдер предлагает несколько функций, а также возможность совершать звонки. Вы можете обмениваться мгновенными сообщениями с членами команды, проводить видеоконференции и звонить своим клиентам — и все это через одну и ту же размещенную телефонную систему.
(Опять же, это влияет на экономию средств: вам не нужно тратить деньги на инструмент, который выполняет только одну работу.)

4. Гибкость для удаленных команд

У вас есть удаленная команда? Находитесь ли вы в командировке за границей или работаете дома , вы можете принимать звонки с помощью размещенной на хостинге телефонной системы. Вам не нужно находиться в офисе, чтобы взять проводной настольный телефон.
Это связано с тем, что большинство поставщиков хостинговых телефонных систем предлагают программное обеспечение для своих пользователей. Ваша удаленная команда может загрузить программное обеспечение своего рабочего телефона на свои устройства. Провайдер АТС просто устанавливает соединение и перенаправляет входящие или исходящие вызовы на ваше устройство. Ваши абоненты не заметят никакой разницы, особенно если ваш провайдер предлагает замаскированные идентификаторы вызывающего абонента .

5. Лучшая масштабируемость

Важно иметь телефонную систему, которая растет вместе с вашим бизнесом. Вызов из вашей традиционной телефонной системы всякий раз, когда вы добавляете нового члена команды, не просто разочаровывает. Это тоже дорого.
Вот почему одним из самых больших преимуществ хостинговой телефонной системы является масштабируемость. Добавление нового члена команды? Просто войдите в облачную платформу вашего провайдера и получите их.

6. Это более безопасно

Неудивительно, что компании беспокоятся о безопасности своих телефонных систем; средняя стоимость утечки данных составляет 3,92 миллиона долларов .
Социальная инженерия — один из самых распространенных видов утечек данных. Это происходит, когда хакеры имитируют вашего телефонного провайдера и просят его передать информацию. Они могут использовать эти данные, чтобы захватить вашу систему.
Однако размещенные телефонные системы имеют дополнительный уровень защиты от социальной инженерии. Большинство авторитетных провайдеров VoIP имеют надежные инструменты управления идентификацией. Вы никогда не будете обмануты в передаче информации от хакера.
Кроме того, имеется надежное шифрование, которое гарантирует, что хакеры никогда не смогут подслушать деловые звонки.

Недостатки хостинговой телефонной системы

Мы знаем, что хостинговая телефонная система имеет много преимуществ. Но когда дело доходит до недостатков, правда такова: их не так много.
Одна вещь, которую вам нужно учитывать, это достаточно ли сильное интернет-соединение для приема вызовов VoIP. Это относительно легко, если вы находитесь в офисе.
Тем не менее, если у вас есть удаленная команда, вам необходимо убедиться, что у каждого члена команды есть доступ к надежному интернет-соединению, чтобы совершать и принимать телефонные звонки.
Для вызовов VoIP требуется пропускная способность загрузки и выгрузки не менее 100 кбит/с на линию. Кроме того, вам потребуется как минимум мегабайт доступной выделенной полосы пропускания для десяти высококачественных одновременных вызовов VoIP.
Крупные операторы предлагают гигабитные скорости (1000 Мбит/с) для бизнес-абонентов. Для малого бизнеса будет достаточно одного DSL или оптоволоконного соединения.

Однако самым большим недостатком хостинга VoIP является то, что он не всегда активен, как традиционные телефоны. Хостинговые телефонные системы требуют питания как телефонов, так и сетевой инфраструктуры для обеспечения доступа в Интернет.
Вот почему традиционные телефонные АТС обычно считаются более надежными: они не зависят от двух внешних источников питания.

7 функций хостинговой телефонной системы, на которые стоит обратить внимание

Есть множество поставщиков хостинговых телефонных систем на выбор. Не все из них предлагают функции, необходимые вашему бизнесу.
Вот несколько расширенных функций , на которые стоит обратить внимание при выборе поставщика услуг VoIP:

1) Голосовая почта для транскрипции электронной почты

Неудивительно, что голосовая почта является ключевой функцией, которой должна обладать ваша телефонная система. Без этого вы рискуете, что люди никогда не перезвонят после того, как вы пропустили их звонок, и потенциально можете потерять клиента.
Однако найти время, чтобы просмотреть эти голосовые сообщения, может быть непросто. С помощью этой функции вы можете транскрибировать сообщения голосовой почты и отправлять их прямо в папку «Входящие». Вам не нужно слушать сообщение, чтобы ответить. Просто прослушайте транскрипцию голосовой почты и получите постоянный журнал того, о чем был входящий звонок.

2) Функции видеоконференцсвязи

Рабочие места охватывают удаленную работу сейчас больше, чем когда-либо. Это означает, что компании ищут поставщиков хостинговых телефонных систем, которые предлагают видеоконференции как часть своего пакета.
Ваша виртуальная АТС может использоваться как инструмент для проведения конференций для вашей команды. Больше никаких надстроек для видеоконференций, таких как Google Meet, Skype или Zoom! Просто убедитесь, что эта функция включена в выбранный вами пакет.

3) Безопасность и надежность

Надежность хостинговых телефонных систем вызывает беспокойство у многих компаний, плохо знакомых с облачными технологиями. Но не бойтесь: соединения VoIP так же (если не более) безопасны, чем традиционные проводные настройки.
Ключ в том, чтобы выбрать надежного провайдера VoIP, такого как Nextiva. Время безотказной работы нашей сети составляет 99,999 %, а соединения осуществляются через центры обработки данных операторского класса. Другими словами: взломать соединение и подслушать ваши телефонные разговоры практически невозможно.
Связанный пост: Безопасен ли VoIP? Углубленный взгляд на безопасность и шифрование VoIP

4) Запись звонков

Будь то личный обзор прогресса или обучение, запись звонков может помочь вам отслеживать взаимодействие с клиентами. Например, вы можете увидеть, что у одного торгового представителя более низкий уровень закрытия, чем у других.
Используйте их записи звонков, чтобы определить, почему это может происходить. Вы можете обнаружить, что они не могут объяснить одно из ваших УТП, что способствует их низкому уровню закрытия.

5) Аналитика звонков в реальном времени

Спросите большинство компаний, насколько эффективны их команды, и им будет трудно это выяснить. Традиционные телефонные системы просто принимают входящие вызовы и сопоставляют их с настольным телефоном — и все. Дополнительная статистика недоступна.
Однако некоторые размещенные телефонные системы предлагают аналитику вызовов в реальном времени. Это означает, что вы можете сообщать о том, насколько эффективны ваши команды, используя фактические данные, такие как:

• Входящие звонки
• Всего звонков
• Отвеченные звонки
• Пропущенные звонки
• Бесплатные звонки
• Внутренние/внешние звонки
• Время разговора
• Международные звонки
• Звонки на голосовую почту
• Звонки в очереди

6) Автосекретарь

Вам не нужен секретарь для проверки и переадресации входящих вызовов, если ваш поставщик услуг телефонной связи предлагает автосекретарей . Это автоматическое сообщение спрашивает, в чем звонящему нужна помощь, и передает его наиболее подходящему человеку.
Эта система маршрутизации вызовов, также известная как интерактивный голосовой ответ (IVR), экономит время для всех. Вы можете настроить правила для системы онлайн. Таким образом, если кто-то звонит на ваш служебный номер телефона и нажимает #2 для вызова агента службы поддержки, у вас уже есть правила, по которым будет звонить линия агента.
(Если у вас есть колл-центр , вы даже можете выбрать группу линий агентов, которые будут звонить. Размещенная телефонная система отправляет их следующему доступному агенту.)

7) Превосходное качество связи

Общей проблемой для предприятий, переходящих на телефонную систему на основе VoIP, является качество связи . Они предполагают, что из-за того, что соединения не проводные (и подключение к Интернету может быть нестабильным), качество будет страдать.
Это неправда. На самом деле звонки VoIP, размещенные на хостинге, намного четче, чем традиционные телефонные линии. Вам понадобится приличное подключение к Интернету со скоростью не менее 100 Кбит/с, но большинство интернет-провайдеров обеспечивают как минимум в сто раз больше (10 Мбит). Это означает, что вы, вероятно, уже настроены для совершения и приема высококачественных звонков через виртуальную телефонную систему, даже если вы совершаете междугородние звонки.

Готовы перейти на хостинговую телефонную систему?

Нет никаких сомнений в том, что хостинговая телефонная система — это путь вперед. Давно прошли времена, когда медные провода создавали лабиринты вокруг вашего офиса, а устаревшие технологии требовали замены каждые несколько месяцев.
Но не забудьте убедиться, что ваш новый поставщик услуг телефонной связи предлагает расширенные функции, которые вам нужны. Таким образом, всему вашему предприятию не придется иметь дело с устаревшими и дорогостоящими телефонными системами, занимающими весь офис.
Стоимость нашей облачной телефонной системы (которая включает в себя все эти функции) начинается всего от 20,95 долларов США на пользователя в месяц. Вы были бы сумасшедшим, если бы пропустили. Закажите демонстрацию сегодня.