VoIP, соответствующий требованиям HIPAA: почему так важно защищать конфиденциальность пациентов

В секторе здравоохранения с высокими ставками, где данные пациентов более ценны, чем информация о кредитных картах, защита вашего бизнеса от киберугроз не просто разумна; это обязательно.

Поскольку организации здравоохранения переходят на облачные коммуникации, такие как передача голоса по Интернет-протоколу (VoIP), понимание и внедрение более тонких деталей соответствия HIPAA не подлежит обсуждению.

Мы здесь, чтобы рассказать вам о ключевых аспектах услуг VoIP, соответствующих требованиям HIPAA, помогая вам поддерживать самые высокие стандарты конфиденциальности, избегать крупных штрафов и укреплять доверие ваших пациентов и поставщиков за счет повышенной безопасности данных.

Что такое HIPAA и кто должен его соблюдать?

HIPAA – это Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования, принятый Конгрессом США в 1996 году. Он обеспечивает конфиденциальность и безопасность частной медицинской информации и информации о пациентах во всех ее формах, особенно в электронной форме.

Именно здесь становятся актуальными услуги VoIP, соответствующие требованиям HIPAA.

Все технологии VoIP, используемые в сфере здравоохранения, должны соответствовать стандартам HIPAA, гарантируя, что информация о пациентах, передаваемая через эти платформы, останется безопасной и конфиденциальной.

Но кто должен подчиняться? Любая организация, которая управляет электронной защищенной медицинской информацией (ePHI или PHI). Сюда входят поставщики медицинских услуг и информационные центры, планы медицинского страхования и все связанные с ними предприятия.

Самое главное, соответствие HIPAA не является обязательным.

Это требование закона, и оно в первую очередь обеспечивается Управлением по гражданским правам (OCR) Министерства здравоохранения и социальных служб США.

Придерживаясь стандартов HIPAA, поставщики медицинских услуг поддерживают целостность отрасли здравоохранения и защищают информацию о пациентах, которую можно легко использовать для совершения таких преступлений, как кража личных данных.

Типы охваченных коммуникаций

Соответствие HIPAA охватывает широкий спектр коммуникаций. Ниже представлены подходы к популярным каналам коммуникации в сфере здравоохранения.

• Телефонные звонки: HIPAA требует, чтобы все телефонные звонки, особенно разговоры по VoIP, были безопасными и конфиденциальными при обсуждении PHI. Внедрите шифрование в своей телефонной системе VoIP, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
• Текстовые SMS-сообщения. Текстовые сообщения, содержащие PHI, должны быть зашифрованы и отправлены по защищенной сети. Отправитель также должен убедиться, что получатель уполномочен получать такую ​​информацию.
• Факсы. Факс через VoIP предполагает передачу и получение факсов через IP-сеть, а не через традиционную службу общественной телефонной связи. Электронные факсы, соответствующие требованиям HIPAA, должны быть зашифрованы, надежно храниться и быть недоступными для посторонних лиц.
• Общение в команде: сюда входит внутреннее общение, такое как электронная почта, обмен мгновенными сообщениями и другие цифровые инструменты для совместной работы. Регламент HIPAA требует, чтобы эти инструменты были безопасными и чтобы PHI была доступна только авторизованному персоналу. Аудиты должны проводиться для отслеживания контроля доступа и обмена закрытой медицинской информацией внутри команд. Журналы аудита также следует хранить в файле.
• Видеоконференции. Поскольку популярность телемедицины растет, HIPAA ожидает, что инструменты видеоконференций будут соответствовать определенным условиям безопасности, включая сквозное шифрование и безопасную аутентификацию пользователей, и что любая обсуждаемая PHI не будет перехвачена или доступна неавторизованным лицам.
• Сообщения голосовой почты: HIPAA также распространяется на сообщения голосовой почты. Системы голосовой почты должны быть безопасными, а доступ должен контролироваться и ограничиваться только уполномоченным персоналом. PHI, передаваемая по голосовой почте, также должна быть зашифрована.

Риски несоблюдения требований

Последствия несоблюдения требований для бизнеса выходят за рамки штрафов и могут нанести долгосрочный ущерб вашей репутации. Нарушение конфиденциальности пациентов может привести к пиар-кризису и судебным искам, которые могут серьезно повлиять на ваше финансовое положение как компании.

Наиболее распространенные примеры нарушений HIPAA включают отсутствие шифрования, взлом, несанкционированный доступ, потерю или кражу устройства компании, удаление закрытой медицинской информации и доступ к закрытой медицинской информации из незащищенного места.

Серьезно отнеситесь к соблюдению HIPAA, чтобы избежать следующих штрафов.

Штрафы. Нарушения HIPAA классифицируются по уровням: штрафы начинаются от 137 долларов США и достигают 2 миллионов долларов США.

Нарушения уровня 1 варьируются от 100 до 50 000 долларов США, но не более 25 000 долларов США в год.

Самый строгий уровень штрафов HIPAA начинается с 50 000 долларов США за нарушение, максимум до 2,1 миллиона долларов США в год, при этом штрафы меняются каждый год с учетом корректировки стоимости жизни.

С недавними случаями нарушений HIPAA и связанными с ними штрафами можно ознакомиться здесь .

Гражданские штрафы HIPAA назначаются лицам, которые не совершили нарушение со злым умыслом. В то же время уголовные наказания назначаются физическим лицам, если нарушение было совершено с преступным умыслом.

Плохой опыт работы с клиентами

Пациенты, которые считают, что их личная медицинская информация не обрабатывается безопасно или конфиденциально, испытывают трудности с доверием к своим поставщикам медицинских услуг. Это может повлиять на уровень удержания пациентов и снизить их готовность делиться необходимой информацией для эффективного лечения.

Испорченная репутация бренда

Нарушения HIPAA быстро распространяются и часто приводят к негативной огласке. Неправильное обращение с данными пациентов может быстро подорвать вашу репутацию как надежного поставщика медицинских услуг и негативно повлиять на восприятие обществом вашего бизнеса в отношении надежности, достоверности и общей добросовестности.

Судебные разбирательства и финансовые расчеты

Несоблюдение HIPAA может привести к судебным искам со стороны пострадавших пациентов или групп. Судебные иски влекут за собой дорогостоящие судебные издержки и потенциальные урегулирования, а также отвлекают значительное время и ресурсы от вашего медицинского бизнеса.

Большинство штрафов за нарушения приходятся на поселения. Более того, публичная судебная тяжба только еще больше запятнает вашу репутацию и авторитет в сфере здравоохранения.

Опережая соблюдение требований HIPAA

Выполните следующие шаги, чтобы помочь вашей команде соблюдать требования HIPAA во время повседневного общения в вашем медицинском бизнесе.

Соблюдение этих стандартов демонстрирует вашу приверженность конфиденциальности пациентов и создает культуру соблюдения и уважения, которая распространяется на все уровни вашей организации.

Заключите соглашение о деловом сотрудничестве (BAA): заключите соглашение BAA со всеми поставщиками, которые обрабатывают вашу ЗМИ. Настоящее соглашение является юридически обязывающим документом, обеспечивающим конфиденциальность и безопасность закрытой медицинской информации в соответствии с требованиями HIPAA.

Шифруйте свои сообщения. Шифрование является непреложным компонентом соответствия требованиям HIPAA. Все формы электронной связи, содержащие PHI, включая электронную почту, текстовые сообщения и вызовы VoIP, должны быть зашифрованы, чтобы предотвратить несанкционированный доступ во время передачи.

Используйте утвержденные инструменты бизнес-коммуникаций. Выбор платформ и инструментов связи, соответствующих требованиям HIPAA, гарантирует, что данные вашего пациента останутся в безопасности и конфиденциальности во всех точках передачи. Эти инструменты имеют встроенную систему безопасности, соответствующую требованиям HIPAA.

Ведите точные журналы вызовов. Важно вести подробные журналы всех сообщений PHI. HIPAA требует, чтобы вы вели записи общения, а также контекстные детали, такие как дата, время и участвующие стороны.

Отключите несовместимые функции. Если ваша коммуникационная платформа включает функции, не соответствующие требованиям HIPAA, отключите их перед использованием. Остерегайтесь функций, которые не шифруют сообщения, или функций записи разговоров, которые не соответствуют стандартам HIPAA.

Обучайте свою команду. Дело в том, что халатные сотрудники ответственны за 61% утечек данных в здравоохранении. Убедитесь, что ваши медицинские работники всегда в курсе стандартов HIPAA и ежегодных обновлений.

HIPAA планирует ввести более строгие требования к кибербезопасности в 2024 году. Эти изменения направлены на устранение растущих угроз в секторе здравоохранения и обеспечение защиты информации пациентов.

Чтобы подготовиться к этим изменениям, ваша команда должна начать с анализа текущих протоколов кибербезопасности и конфиденциальности и определения областей, которые нуждаются в усилении.

Инвестиции в обучение и образование помогают вашей команде понять важность HIPAA и правильно использовать инструменты коммуникации.

Наконец, поскольку на долю фишинговых атак приходится 45% всех утечек данных здравоохранения. В 2021 году крайне важно научить ваш персонал распознавать подобные инциденты и надлежащим образом сообщать о них.

VoIP, соответствующий требованиям HIPAA: лучшая коммуникационная платформа для здравоохранения уже здесь

Учитывая деликатный характер коммуникаций в сфере здравоохранения, крайне важно иметь надежное, безопасное и надежное решение. VoIP-услуги Nextiva, соответствующие требованиям HIPAA, представляют собой масштабируемое решение для многих медицинских учреждений по всей Северной Америке.

Чтобы получить унифицированную, безопасную и масштабируемую связь, специально разработанную для отрасли здравоохранения и HIPAA, узнайте больше о VoIP-решениях Nextiva для здравоохранения .

Заглядывая в будущее, интеграция технологий в здравоохранении не демонстрирует никаких признаков замедления.

Благодаря новым технологиям, таким как искусственный интеллект, которые призваны еще больше изменить здравоохранение, необходимость защищать данные пациентов на всех платформах, признавать риски несоблюдения требований и активно идти вперед с помощью комплексных стратегий никогда не была более важной.

Поставщики медицинских услуг должны активно соблюдать действующие правила и готовиться к будущим достижениям и проблемам в области защиты данных пациентов. Это ключ к поддержанию доверия и соблюдению самых высоких стандартов в отрасли здравоохранения.

Часто задаваемые вопросы