Краткое руководство по управлению удаленными командами веб-дизайна и создания веб-сайтов

Поскольку более половины 2021 года позади, вы были завалены потоком контента, связанного с миром удаленной и гибридной рабочей силы, и, конечно же, здоровой приправой фразы «беспрецедентные времена».

Давайте остановимся на одном типе команд, которые в результате добились одного из самых больших успехов в своей работе — веб-дизайне.

В этом блоге мы предоставим краткое руководство по управлению удаленной командой веб-дизайнеров и покажем, как использовать инструменты управления проектами для решения некоторых из их самых сложных задач.

Еще до вспышки пандемии 2020 года веб-сайты пользовались спросом, будь то для новых предприятий или, наоборот, для изменения маркетинговой стратегии существующих предприятий.
В 2020 году значительное число компаний перешло в онлайн . GoDaddy, ведущая платформа веб-хостинга, с февраля по апрель увеличила количество новых платных подписчиков на 48%, что составляет около 17% доли рынка.

Это ознаменовало начало продолжающейся тенденции, которая набирает обороты в рабочей силе. Чтобы не отставать от спроса на создание веб-сайтов, дизайн и все потребности цифрового маркетинга, потребность в веб-дизайнерах и командах поддержки также растет. По данным Бюро трудовой статистики США, перспективы трудоустройства веб-разработчиков и цифровых дизайнеров на следующие десять лет составляют 8%, что намного выше среднего.

Веб-команда или команда веб-дизайна и создания требует впечатляющего набора навыков и часто многих человеческих ресурсов для эффективного сотрудничества и получения потрясающих, удобных для пользователя результатов.

Среди членов команды будут эксперты во всем: от стратегии и планирования, управления проектами, дизайна пользовательского интерфейса и графического дизайна до веб-технологий и создания сайтов.

С каждой из этих ролей связаны определенные рабочие стили и рабочие процессы.

Объединить и управлять всеми ключевыми игроками, поддерживая четкую коммуникацию и не упуская из виду цель, — это непростая задача. Это особенно верно, если каждый член команды или подгруппа полагается на совершенно уникальный метод планирования, завершения, измерения и отчетности о своей работе. Добавьте несколько членов команды, работающих на дому, из дома или фрилансеров — у вас есть потенциал для икоты впереди.

Вот где на помощь приходят инструменты управления проектами. Когда вы работаете с удаленными командами, онлайн-программное обеспечение для управления проектами — лучший способ объединить всех и их рабочие процессы в одном месте, минимизируя или устраняя потери времени на недопонимание и ручные задачи.

Даже из сокращенного описания удаленной команды веб-дизайнеров легко понять правду старой поговорки: «Дьявол кроется в деталях».

В этом кратком руководстве по управлению удаленными командами веб-дизайнеров наша цель — дать вам стабильную основу, чтобы помочь вам оценить и понять уникальные соображения для вашей команды (команд). И, конечно же, мы также предложим некоторые первоклассные инструменты и функции, которые помогут вам начать и поддерживать свой успех.

Давайте начнем.

Независимо от того, являетесь ли вы опытным менеджером проекта, членом команды или, возможно, специалистом по поиску талантов, создающим удаленную команду веб-дизайнеров, важно иметь четкое видение и понимание того, с кем и с чем вы работаете. Начните с того, что задайте себе эти вопросы, которые помогут вам наметить свою стратегию:

• Сколько опыта привносит каждый член команды? Вы работаете в основном с младшими, средними или старшими специалистами?
  
  
• Сколько точек контакта вы планируете иметь с другими командами в организации? Будут ли копирайтеры напрямую контактировать с веб-дизайнерами? Какие пути для связи и утверждения существуют перед добавлением их на веб-страницу?

• Какие инструменты необходимы для успеха вашей команды веб-дизайнеров? Такого рода вопросы могут помочь вам решить или сузить существующий стек технологий.

• Каковы обязанности, график и объем работы каждого члена команды? На эти три области может сильно повлиять удаленная работа, и очень важно, чтобы эта информация была понятна всем членам команды и даже была доступна с первого взгляда.

Наверняка есть еще вопросы, которые вы можете задать и оценить. Тем не менее, они могут создать основу для разработки эффективных рабочих процессов и определения лучшего инструмента управления проектами для вашей команды веб-дизайнеров, которые мы рассмотрим более подробно в следующем разделе.

Одной из наиболее важных функций дизайна является креативное решение проблем пользователей — это может быть особенно сложно в случае удаленных проектных групп. Встречи и синхронизация дают возможность расширить воображение товарищей по команде и разработать необходимые системы для достижения успеха.

Как этого можно достичь без конференц-залов, досок и комфортных встреч лицом к лицу? Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Включайте нужных людей, а не всех людей . Если ваша команда или организация перешли на удаленную или гибридную рабочую среду, количество часов, отведенных на собрания, несомненно, увеличилось для всех. Будьте стратегическими и помните о том, кто должен присутствовать на реальной встрече, а с кем вы можете делиться контекстными обновлениями на своей специальной платформе рабочего процесса.

• Всегда имейте четкую повестку дня, даже для сеансов мозгового штурма . Время имеет еще большее значение с суровой реальностью «усталости от Zoom». Как организатор встречи, убедитесь, что вы включили краткую повестку дня в ваше приглашение на встречу и придерживаетесь ее во время встречи. Это поможет вам быстро «поставить булавку» в идеях, которые возникают на собрании, но должны быть рассмотрены в другое время.

• Сохраняйте видеозвонки для самых важных вещей . Прежде чем запланировать еще одну встречу по обновлению статуса, подумайте, не лучше ли вам сообщить об этом на другой платформе, например, в чате или ветке обновлений, где все смогут ее увидеть. Используйте встречи для более сложных вещей, таких как объяснение нового процесса или решение проблем.

• Подумайте о продолжительности и частоте ваших стендап-встреч . Хотя ежедневные стендап-совещания могут быть нормой или традицией, подумайте о том, что лучше для вашей команды. Например, Кейтлин Вагнер, старший менеджер по дизайну в InVision, сказала, что ее команда решила встряхнуться: «…Вместо этого команда установила ритм: 30-минутные стендапы в понедельник/среду, одночасовые критические анализы дизайна во вторник/четверг, и «счастливые полчаса» по пятницам, чтобы поговорить на явно не связанные с работой темы».

Удаленная работа может привлечь внимание к проблемам на рабочем месте или послужить возможностью укрепить или развить существующую корпоративную культуру. Как удаленный менеджер по дизайну, у вас есть возможность стать продолжением этого, управляя своей командой. Вот несколько способов продвижения позитивной культуры удаленной работы:

• Проводите мастер-классы и хакатоны . Важно запланировать время для сеансов помимо рутинной работы, чтобы помочь вашей команде освежить новые навыки, устранить неполадки или даже просто посвятить время проекту или инициативе, которые какое-то время были на втором плане. Чтобы сделать их более увлекательными, вы можете пригласить приглашенного лектора или попросить одного из членов команды спланировать занятия. Эти мероприятия также будут отражать заинтересованность вашей организации в профессиональном и личном развитии своих сотрудников.

• Сделайте первоклассный виртуальный онбординг . Удаленное присоединение к новой команде иногда может заставить новых сотрудников чувствовать себя некомфортно, не в курсе или перегружено. Вот шесть лучших практик для отличного виртуального онбординга:
  • Начните адаптацию до первого дня . Очень важно, чтобы ваши новые сотрудники чувствовали себя желанными гостями, прежде чем они «зарегистрируются» в первый раз. Рассмотрите возможность отправки приветственного пакета с такими материалами, как справочники компании, первый взгляд на их план адаптации и корпоративные подарки.
  • Подготовьте график адаптации и руководство по ресурсам . Сделайте первую неделю или две для новых сотрудников как можно более гладкой с помощью плана, в котором будет указано все для них, с кем они встретятся, важная информация и ресурсы, с которыми они должны начать знакомиться. На monday.com у каждого нового сотрудника есть специальная доска объявлений с подобными материалами.

• • Назначьте «приятеля». Назначение полезного коллеги, который не является непосредственным руководителем, позволяет достичь сразу двух целей: новый сотрудник получает помощь в решении вопросов, связанных с работой и другими вопросами, и сразу же устанавливает связь в своей команде. monday.com также назначает друзей для всех новых сотрудников.

• • Включите их сразу с простой задачей. Одним из основных факторов стресса, который может возникнуть у новых сотрудников, является ощущение, что они не знают, над чем работать, помимо материалов для чтения и вводных встреч. В дополнение к бумажной работе с персоналом или задачам по настройке ИТ, дайте им простую задачу, которая способствует достижению цели команды, чтобы они чувствовали себя вовлеченными и укрепляли доверие.

• • Проводите виртуальные тренировки. Хотя письменные и визуальные руководства, такие как колоды и руководства, имеют свое место, не забудьте включить несколько живых и записанных учебных занятий для ваших новых сотрудников, особенно когда речь идет об использовании определенных инструментов и программного обеспечения.

Удаленная работа может стать проблемой для руководства, когда дело доходит до налаживания рабочих отношений, которые больше не проводятся лицом к лицу. Нарушения связи и несоответствия в расписании работы могут вызвать настоящую головную боль. Вот несколько рекомендаций:

• Держите общение открытым. Сообщите своим товарищам по команде или сообщите, что вы доступны для вопросов и рекомендаций, а также определите ожидания относительно того, что вы можете предложить, и когда для этого есть подходящее время и методы. Например, вопросы профессионального развития во время удаленной работы не должны быть чатом в Slack.

• Повысить узнаваемость сотрудников. При меньшем или нулевом рабочем времени и проблемах с перегрузкой электронной почты, узнавание сотрудников может быть чем-то, что может быть отодвинуто в сторону для некоторых удаленных команд. Мы рекомендуем вам найти творческий подход к этому, будь то выделение канала Slack для празднования и признания или создание информационного бюллетеня. Дать сотрудникам понять, что их ценят, очень важно.

• Будьте чемпионом по балансу между работой и личной жизнью. Обязательно дайте понять, что баланс между работой и личной жизнью в вашей команде понятен и является приоритетом. Вы можете подавать пример, когда дело доходит до составления собственного графика и гибкости по отношению к расписанию других.

• Избегайте микроменеджмента. Эффективное удаленное управление требует продуманного планирования и доверия. Чтобы иметь более четкое представление о том, над чем работает ваша команда, и при этом иметь возможность оставлять комментарии и вопросы, вы можете использовать подобный шаблон с monday.com.

Мы могли бы оставить тройную угрозу звездам Голливуда, но мы думаем, что это лучше всего делать с помощью умных удаленных команд веб-дизайна и разработчиков. Чтобы быстро начинать новые проекты, максимально использовать текущую работу вашей команды и обеспечивать последовательность и качество, мы рекомендуем использовать рабочую ОС.

Само собой разумеется, что веб-дизайнеры и создатели редко работают в одиночку со всеми исследованиями и разработками, которые входят в проект. Рабочая ОС демократизирует возможности программного обеспечения, поэтому организации могут легко создавать приложения и инструменты управления работой, которые соответствуют их потребностям, вместо того, чтобы быть ограниченными ограничениями традиционных инструментов управления проектами. Вот лишь несколько функций операционной системы monday.com Work OS, которые идеально подходят для удаленных команд веб-дизайна:

• Текущий статус и обновления временной шкалы: планы сложных дизайнерских проектов часто включают другие профессиональные источники, такие как разработчики или менеджеры по продуктам. monday.com дает командам возможность информировать соответствующих заинтересованных лиц или клиентов о статусе каждой задачи и состоянии проекта, чтобы помочь воплотить цели проекта в жизнь.

• Отдельные каналы для каждой итерации или проекта. Поскольку члены вашей команды веб-дизайнеров работают над разными частями проекта из разных мест или с разных устройств, очень важно разделить проект на каналы — по темам, датам итераций или задачам, которые должны быть выполнены. . Имея эту информацию и план в единой временной шкале или календаре, к которым каждый может получить доступ, меньше места для ошибок и меньше потерь времени. При этом вы можете управлять общими активами с помощью чего-то вроде этого шаблона управления цифровыми активами.
  

• Общение в режиме реального времени в контексте: любой процесс веб-дизайна будет формироваться путем обмена идеями, мыслями и размышлениями с другими. Будь то клиент или член вашей команды, вам нужен более организованный способ обмена ссылками и идеями, чтобы вы могли получать отзывы.

На платформе monday.com вы и все, у кого есть доступ к вашей доске проектов, можете добавлять фотографии, видео, звуковые эффекты, GIF-файлы и любой другой источник вдохновения, который вы можете придумать, непосредственно к задаче, над которой вы работаете. monday.com также интегрируется с вашими существующими инструментами, чтобы еще больше сохранить их вместе. Шаблон «Креативное планирование с помощью Adobe Creative Cloud» — любимый шаблон команды дизайнеров, потому что вы можете согласовать свои инструменты дизайна и рабочий процесс, синхронизировав Adobe CC с вашими досками, а также планируя проекты, отслеживая прогресс и беспрепятственно загружая свои файлы или ресурсы, чтобы они всегда были доступны. .

• Платформы для удаленного общения. Несмотря на то, что совместное использование вашей работы в Интернете зашло довольно далеко, безусловно, есть некоторые встречи и беседы, которые лучше всего подходят лично или, в случае удаленной команды, во время видеозвонка.

Популярные варианты включают Zoom, Google Hangouts и другие сервисы, с которыми monday.com предлагает интеграцию. Что бы вы ни выбрали, сделайте его стандартным для членов команды и обязательно синхронизируйте с календарями вашей команды.

Создание и управление успешной командой веб-дизайнеров и проектами — это процесс, который включает в себя дальновидное мышление, активные действия и правильные инструменты, чтобы объединить всех и все.

Анализируя свои существующие и будущие цели и приоритеты, вы сможете принимать наиболее обоснованные решения при выборе наиболее важных инструментов управления проектами, а именно платформы для создания веб-сайтов и чего-то вроде рабочей ОС.