Что такое гэп-анализ? Как выполнить один для вашего бизнеса?

Опубликовано: 2021-12-24

Как далеко вы ушли от плана, составленного в начале года?

У вас есть представление о том, что работает хорошо, а что нет?

На самом деле, многие предприятия считают, что они работают так гладко, и с гордостью сообщают об этом своим акционерам. Однако помните, что всегда гораздо легче сказать, чем сделать.

Чтобы достичь такого хорошо спланированного состояния, вам необходимо четко определить ожидания, которые вы создаете, и фактические результаты, которые вы получаете . Одним из проверенных методов, который поможет вам определить это, является анализ пробелов.

Это руководство познакомит вас с точным определением гэп-анализа , общими инструментами гэп-анализа и особенно необходимыми шагами для вашего бизнеса .

Начнем прямо сейчас!

Что такое гэп-анализ?

Говоря об анализе пробелов, подумайте о качелях. Вы были так хорошо знакомы с этим, когда вы были ребенком, верно?

Одна сторона качелей — это ваши текущие результаты, а другая — ваши желаемые будущие цели. Между ними щель. Ваша задача — изучить и оценить эту разницу или разрыв между текущими показателями и желаемыми будущими целями.

Итак, в общем виде гэп-анализ определяется как процесс сравнения фактического состояния с идеальным состоянием или целью, выявляющий недостатки и возможности для улучшений. Другие названия для этого включают оценку потребностей, анализ пробелов в потребностях и анализ потребностей.

Его можно свести к следующим вопросам:

Где мы сейчас?
Где мы хотим быть?
Как мы собираемся преодолеть разрыв?

Сравнивая текущее состояние с целевым, бизнес-подразделения, компании или команды могут:

Обнаружение слабостей или ограничений, с которыми они сталкиваются.
Определите, что им нужно, чтобы улучшить свою работу или результаты.
Поддержка менеджеров и инвесторов в принятии решений.
Оцените индивидуальную или групповую производительность, взглянув на некоторые атрибуты, такие как уровень производительности, продуктивность и компетентность в выполнении задач.
Сбалансируйте выделение и интеграцию ресурсов с текущего уровня распределения ближе к оптимальному уровню, в случае производства или производства. Ресурсы могут быть деньгами, материальными, временными или трудовыми ресурсами.

Гэп-анализ может применяться во многих областях, таких как:

Продажи
Управление человеческими ресурсами
Финансовые показатели
Контроль качества
Удовлетворенности сотрудников
навыки работы с компьютером
Контроль затрат
Конкурентоспособность рынка

Преимущества и недостатки гэп-анализа

Gap-анализ является часто используемым инструментом, поскольку он дает ряд преимуществ компаниям и организациям. Эти преимущества включают следующее:

Обеспечение того, чтобы требования проекта были выполнены в соответствии с планом.
Выявление разрыва между восприятием и реальностью.
Предоставление информации об областях, требующих дополнительных улучшений, таких как продукты, эффективность, прибыльность, удовлетворенность клиентов, производительность и конкурентные преимущества.
Выявление слабых мест и недостатков, которые необходимо устранить.
Предоставление необходимой информации менеджерам и лицам, принимающим решения, что способствует дальнейшему повышению производительности.
Эффективно распределяйте ресурсы и энергию.

Хотя анализ пробелов необходим и ценен, он не совсем совершенен. Некоторыми ограничениями, связанными с процессом анализа пробелов, могут быть:

Проведение анализа пробелов требует времени и даже денег.
Успех анализа пробелов во многом зависит от настойчивости и знаний людей, вовлеченных в этот процесс.
Если она не исследована достаточно глубоко, реальная первопричина проблемы может остаться нерешенной, а различные сложности, стоящие за ними, могут быть упущены.
Существует высокая вероятность того, что результаты анализа могут быть неточными и устаревшими из-за постоянных изменений и перемещений, особенно в быстро развивающихся отраслях или крупных организациях.

Хотя при проведении гэп-анализа существуют некоторые существующие недостатки, желательно, чтобы ваша компания попробовала хотя бы один раз, чтобы увидеть и изучить различные аспекты этого процесса.

Примеры анализа пробелов

Как указывалось ранее, гэп-анализ охватывает многие области бизнеса. Ниже приведены несколько примеров, которые помогут вам понять удобство использования и применимость этого процесса.

Эффективность продаж

Менеджер или производитель может посмотреть на свои продукты и оценить, какие из них работают хорошо, а какие нет. Делая это, он или она может оценить, подходят ли продукты, а также любые улучшения или стратегии продаж, необходимые для получения большей прибыли и удовлетворения спроса в будущем.

Оценка продукта или услуги

Перед запуском продукта или услуги на рынок компании могут провести анализ пробелов, чтобы узнать, все ли функции и функции работают так, как они прогнозируют.

Запуск нового продукта

После определенного набора раз, когда компания запускает свой новый продукт или услугу, они могут провести анализ пробелов, чтобы выяснить, почему продажи не соответствуют ожиданиям.

Управление поставками

Например, розничный продавец, работающий по принципу прямой поставки, обнаруживает, что в его магазине часто заканчиваются товары, и тогда он может провести анализ пробелов, чтобы определить причину. Создав его, он может определить причину и найти лучших поставщиков для своего бизнеса.

Производительность

Когда ваша команда не может достичь целевого уровня производительности, ваш руководитель должен знать, почему и как его улучшить. Вот где анализ пробелов становится полезным!

Индивидуальная оценка

Руководитель группы компании, занимающейся электронной коммерцией, может попросить каждого члена провести анализ пробелов в отношении себя и использовать эти результаты не только для поиска способов повышения производительности каждого из них, но и для выявления лучших практик, которые каждый может использовать.

Различные типы гэп-анализа

Несмотря на то, что термин «анализ пробелов» довольно ясен и прямолинеен в процессе рассмотрения того, где вы находитесь, и сравнения его с тем, где вы хотите быть, существует несколько различных подходов, которые следует учитывать в зависимости от контекста и ниши. вашего анализа.

Существует 4 различных типа «гэпа», каждый из которых довольно прост для понимания :

Разрыв в производительности

Разница между фактической и предполагаемой производительностью. Например, вы хотите развивать свой бизнес с помощью Instagram. В настоящее время у вас 1000 подписчиков, и вы хотите увеличить это число до 2000 в течение одного месяца. Но на самом деле ваша страница в Instagram привлекает только 500 человек. Итак, вам нужно закрепить причину этого разрыва в производительности.

Разрыв между продуктом и рынком

Разрыв между текущими и ожидаемыми продажами. Он отличается от исследования рынка тем, что является более активным. Это означает быть на шаг впереди рынка, а также избегать внезапных и неожиданных изменений, которые могут повлиять на вашу стратегию.

Разрыв прибыли

Разница между фактической и ожидаемой прибылью компании. Проблемы с прогнозированием прибыли могут быть связаны либо с бизнес-планированием, либо с исполнением, а возможно, и с тем и с другим. Многие внешние факторы, такие как рыночные тенденции, агрессивная конкуренция или непредвиденные политические последствия, могут повлиять на прибыль.

Дефицит рабочей силы

Когда существует отставание между требуемым количеством и качеством рабочей силы и фактической численностью в организации, это понимается как кадровый дефицит. Такой анализ пробелов в рабочей силе дает менеджерам по персоналу четкое представление о компетенциях рабочей силы и корректировке человеческих ресурсов, если это необходимо.

5 распространенных инструментов анализа пробелов

Если вам все еще трудно провести анализ пробелов и вам нужен надежный инструмент или структура, то вам сюда!

На самом деле, при проведении гэп-анализа есть несколько инструментов и моделей, которые вы можете использовать. Каждый инструмент можно использовать в качестве организующего принципа как для выявления причин, так и для рекомендации изменений. И этот раздел поможет вам понять наиболее распространенные инструменты гэп-анализа. Итак, просто следуйте за нами!

Мозговой штурм

Мозговой штурм — это инструмент дивергентного мышления для генерации идей по заданной теме за ограниченный период времени. Это обычно проводится в среде сессии или семинара, чтобы стимулировать критическое и творческое мышление, а также найти полезные и инновационные решения проблемы.

Его целью является не обязательно качество, а количество, и он основан на принципе, что «две головы часто лучше, чем одна».

Таким образом, группа бизнес-аналитиков может провести серию совещаний или обсуждений, чтобы обсудить идеи о проблемах, существующих в бизнес-процессе, и о том, как их решить.

В принципе, мозговой штурм не так уж и сложен. Вкратце, вот как работает мозговой штурм :

Соберите группу людей для решения проблемы, задачи или возможности.
Попросите участников генерировать как можно больше идей, даже если они могут быть «нестандартными».
Просмотрите идеи, выберите самые интересные, а затем начните обсуждение того, как объединить, улучшить и реализовать идеи.

Бенчмаркинг

Сравнительный анализ — это процесс, при котором вы измеряете эффективность проектов, продуктов или услуг вашей компании с помощью передового опыта отрасли или других компаний и используете эту информацию для внесения возможных улучшений.

Чтобы помочь вам понять эту технику, мы возьмем пример недавно созданного конструктора магазинов электронной коммерции. Менеджер этого сайта хочет использовать бенчмаркинг как способ выполнить анализ пробелов для своего бизнеса. Таким образом, он может реализовать это с помощью следующих процедур :

Подтвердите цели : узнайте, где он находится и где он хочет быть, основываясь на стандартах сравнительного анализа.
Определите партнеров по бенчмаркингу : он может сравниться с лучшими создателями интернет-магазинов за последнее время, такими как Shopify, Wix, WooCommerce и т. д.
Сбор данных : данные, необходимые для анализа, должны включать внутренние и внешние ресурсы о партнерах по сравнительному анализу.
Анализ данных
Определите возможности : ищите пути сокращения разрыва между текущими и желаемыми мерами.
Реализуйте мероприятия, рекомендованные для преодоления разрыва .

Помните, что если цель бенчмаркинга состоит в том, чтобы установить соответствующие показатели качества и надежности, то анализ пробелов будет основываться на результатах бенчмаркинга для измерения разрыва, с которым вы сталкиваетесь в данный момент.

анализ SWOT

SWOT-анализ фокусируется на сильных и слабых сторонах внутренней среды, а также на возможностях и угрозах внешней среды. Описание проблемы в этих терминах может указать путь к решению, показывая вам, как избежать потенциальных угроз, используя сильные стороны для использования ценных возможностей.

Давайте посмотрим, как использовать SWOT для анализа пробелов :

Укажите, почему выполняется SWOT-анализ (обычно, когда ваше текущее состояние сталкивается с некоторыми проблемами) и какой результат ожидается от этого действия.
Перечислите всех участников из соответствующих команд или отделов и пригласите их
Создайте матрицу 2 x 2 и пометьте каждый из разделов, как показано ниже.

Задайте участникам следующие вопросы об их цели (желаемом состоянии)

Перечислите положительные и выдающиеся внутренние характеристики, которые помогут в достижении цели (Сильные стороны)
Перечислите процессы/области, которые снижают шансы на успех в достижении цели (Слабые стороны)
Перечислите внешние ситуации или условия, которые делают цель более достижимой (Возможности)
Перечислите факторы, которые могут представлять риск для успеха желаемой цели (Угрозы)

Проанализируйте вышеуказанные факторы и оцените, как вы можете использовать сильные стороны, чтобы использовать возможности, избегая при этом угроз.

Этот метод также поможет вам понять, где и чем вы выделяетесь среди конкурентов в отрасли.

PESTLE-анализ

Анализ PESTLE — это инструмент или структура, используемая маркетологами и аналитиками для мониторинга и выделения макросредовых (внешних) факторов, влияющих на организацию, что является расширением модели PEST.

Подобно SWOT-анализу, PESTLE-анализ помогает вам определить угрозы и возможности, изучив следующие 6 внешних факторов вашей бизнес-среды:

политический
Экономический
Социологический
технологический
Юридический
Относящийся к окружающей среде

Этот анализ устраняет пробелы, выявляя текущие проблемы, выделяя предстоящие возможности для изменений и сводя к минимуму риски на рынке.

Например, нестабильные политические и экономические условия в стране поставщика мешают им транспортировать достаточно материала, как вы ожидаете. Это может стать причиной того, что вы не можете достичь целевых продаж.

Фреймворк McKinsey 7S

Последний инструмент, который мы рекомендуем, — это структура McKinsey 7S, которая анализирует организационную структуру фирмы, рассматривая 7 ключевых внутренних элементов: структуру, системы, стратегию, персонал, навыки, стиль и общие ценности.

Вы можете использовать структуру McKinsey 7S, когда определенная часть компании не соответствует вашим ожиданиям. Анализ рассматривает характеристики компании с точки зрения каждого из этих аспектов и исследует пробелы.

Как только становится ясно, что причиной пробелов является, например, отсутствие навыков или неадекватная структура, вы можете целенаправленно решать проблему.

Фреймворк McKinsey 7S может помочь вам с любой из следующих целей :

Определить пробелы, которые могут появиться в бизнесе
Определите, какие области нуждаются в оптимизации для повышения эффективности бизнеса
Согласование отделов и процессов при слиянии или поглощении
Изучите результаты возможных будущих изменений в вашем бизнесе.

Семь элементов разделены на 2 группы: жесткие элементы (которые относительно легко идентифицировать, и руководство может напрямую на них влиять) и мягкие элементы (которые сложнее описать, они менее осязаемы и на них больше влияет культура компании).

Жесткие элементы:

Стратегия : ваш план действий по созданию и сохранению конкурентного преимущества над конкурентами.
Структура : как организована ваша компания, как структурированы команды и отделы.
Системы : формальные и неформальные методы работы, процедуры и коммуникационные потоки, которые сотрудники используют для выполнения своей работы (например, ИТ-системы).

Мягкие элементы:

Персонал : сотрудники и их компетенции.
Навыки : навыки как организации, так и сотрудников.
Стиль : стили лидерства и управления.
Общие ценности : основные ценности организации, отраженные в ее корпоративной культуре и общей трудовой этике.

Итак, как вы можете применить эту структуру к анализу пробелов? Вот ответ :

Соберите вокруг себя актуальную и компетентную команду
Проверить, все ли элементы правильно выровнены друг с другом (выявить пробелы и недостатки во взаимоотношениях между элементами)
Определите состояние, в котором эти элементы будут оптимально выровнены
Придумайте конкретный и реалистичный план действий, чтобы перестроить элементы
Внедряйте изменения и регулярно пересматривайте 7S, двигаясь вперед.

Короче говоря, выше приведены 5 наиболее часто используемых инструментов , которые помогают провести тщательный анализ пробелов. Вы можете использовать один или несколько из пяти инструментов, чтобы получить наилучшие результаты.

4-этапный анализ пробелов

В крупных организациях за процесс анализа пробелов обычно отвечают бизнес-аналитики, менеджеры проектов или группы по улучшению процессов. Но с хорошо разработанным руководством и небольшой подготовкой любой может справиться с этим процессом.

Итак, ниже описаны 4 основных шага для проведения анализа пробелов :

Анализировать текущее состояние

Во-первых, вам нужно выбрать, на какой области вашего бизнеса вы хотите сосредоточиться, и начать с вашего текущего состояния.

Независимо от того, связано ли это с качеством продукта, финансами или маркетинговой деятельностью, выберите конкретную проблемную область, в которой вам нужно углубиться. Например, если это маркетинг, то отдельной областью будет маркетинг по электронной почте.

Или ваша компания хочет иметь самое лучшее обслуживание клиентов в вашей отрасли, но ваша команда сообщает, что многие клиенты заканчивают свои звонки разочарованными. Вы должны спросить себя: есть ли проблемы с вашими продуктами или услугами? Нужны ли вашей команде поддержки дополнительные учебные курсы по работе с трудными и разгневанными клиентами?

Вы не узнаете точно, пока не начнете копать, что означает общение с вовлеченными людьми, сбор данных и выявление улучшений. Вы можете собирать количественную информацию, например количество отрицательных звонков, полученных каждую неделю, или качественную информацию, например комментарии клиентов или отзывы представителей службы поддержки по текущим звонкам.

Что наиболее важно на этом этапе, так это понять корень проблемы, который гораздо легче определить, когда вы изложите все возможные сопутствующие факты. На самом деле, ваш процесс анализа пробелов должен оценивать все, что вы недавно делали, чтобы помочь вам получить «общую картину».

Формализовать идеальное будущее состояние

Как только вы разберетесь в общей картине и поймете, как в настоящее время функционирует ваша команда или компания, вам нужно стать идеалистом. Подумайте, где бы вы хотели быть!

Не беспокойтесь о том, как вы туда доберетесь. Это задача следующего шага. Прямо сейчас вам просто нужно мечтать о большем, так как нет предела возможному! Но не забудьте нарисовать свое идеальное будущее в SMART-цели, которая является конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени.

Возьмем в качестве примера предыдущий случай обслуживания клиентов. В этом сценарии ваша текущая производительность явно ниже или нуждается в изменении. Но вместо того, чтобы игнорировать или накладывать пластырь на ситуацию, вам очень поможет представление идеальной картины.

Хороший инструмент гэп-анализа, как мы говорили в предыдущем разделе, станет вашим союзником. Это может быть доска для мозгового штурма или просто интеллект-карта, чтобы стимулировать творчество вашей команды. Затем вы можете установить SMART-цель для своей службы поддержки клиентов, например, количество положительных отзывов или звонков должно увеличиться на 30% в следующем месяце.

Выявление и документирование существующих пробелов

Выполнение только первых двух шагов не принесет вам больших результатов. Соединяя их вместе, вы можете выявить то, чего не хватает между вашей фактической производительностью и вашим потенциалом.

Анализ пробелов может поднять следующий вопрос: что мешает нам достичь нашего идеального будущего состояния?

В нашем примере факторы, влияющие на производительность команды поддержки клиентов, могут включать посредственный уровень сотрудников, отсутствие стимулов для лучших исполнителей или отсутствие динамики в команде.

Как только вы определите свои существующие пробелы (вот где полезные инструменты, которые мы рекомендуем выше, снова работают!), вы можете точно знать, что мешает вам достичь ваших целей!

Разработайте и реализуйте план преодоления разрыва

После того, как вы наметили возможные пробелы, пришло время реализовать план по устранению пробелов и убедить других в вашей команде сотрудничать. Изменения, которые вы будете вносить, могут также затронуть другие отделы и команды, поэтому очень важно разработать план.

Разработайте четкую стратегию и достижимые цели, которые помогут вам реализовать свои цели и привлечь всех к участию.

Например, когда вы делаете презентацию для своих менеджеров или руководителей, составьте подробный график или временную шкалу плана. Вы также можете создать более комплексное действие для повышения эффективности вашей команды, например, организовать обучающие курсы, обеспечить адекватные стимулы для лучших исполнителей и организовать мероприятия на свежем воздухе для укрепления командного духа.

В конце концов, то, как вы преодолеете этот разрыв, во многом будет зависеть от ваших организационных и командных приоритетов. Итак, работайте вместе, чтобы найти то, что работает лучше всего!

Выводы

Выполняя анализ пробелов , вы можете заставить себя честно взглянуть на состояние вашего бизнеса сегодня, а также определить конкретные факторы, которые мешают вам достичь ваших бизнес-целей.

Это руководство помогло вам охватить все, что касается гэп-анализа, включая определение, преимущества, ограничения, 4 распространенных типа, 5 часто используемых инструментов и, наконец, четырехэтапный процесс гэп-анализа . Так что, надеюсь, после прочтения вы сможете лучше развивать свой бизнес и сделать его более конкурентоспособным на рынке!