Пинг. Вы получили новое сообщение. Нельзя отвлекаться — вы на полпути к задаче в сжатые сроки. Пинг. FOMO поражает — это может быть срочное сообщение. Вы останавливаете работу, чтобы проверить сообщения. Сейчас ничего не нужно делать, так что вернитесь к своим задачам. Пинг. Пинг. Больше уведомлений. Это рекламное письмо снова отвлекает вас! Теперь вы хотите отключить все уведомления, но можете пропустить что-то важное...

Звучит знакомо? Это происходит постоянно, находитесь ли вы в офисе или работаете дома. Современные технологии совместной работы, такие как командный чат и видеоконференции, упрощают совместную работу в режиме реального времени из любой точки мира, а недавний глобальный переход на удаленную работу только увеличил нашу зависимость от них.

Это хорошо, пока вы не утонете в непрочитанных уведомлениях и видеовстречах. Особенно в распределенных и удаленных командах из-за того, что по умолчанию общение в режиме реального времени заставляет людей работать сверхурочно, чтобы сотрудничать, что приводит к нарушению баланса между работой и личной жизнью и выгоранию сотрудников.

Решение? Асинхронное общение .

Что такое асинхронная связь?

Асинхронное (асинхронное) общение происходит, когда ваша команда не обязана быть вместе в сети, поэтому не нужно ожидать ответа в реальном времени. Отправка электронной почты без ожидания немедленного ответа, оставление сообщения в канале Flock, чтобы держать ваших коллег в курсе, и обмен голосовыми заметками — все это формы асинхронного общения.

Преимущества асинхронной связи

Асинхронное общение дает сотрудникам больше контроля над своим временем, больше автономии и меньше отвлекающих факторов, чтобы они могли сосредоточиться на отличной работе. Он идеально подходит для удаленных, распределенных и офисных команд. Вот основные преимущества асинхронной связи: от повышения производительности до более счастливых сотрудников:

Сотрудники остаются сосредоточенными и продуктивными

Синхронное общение (в режиме реального времени) требует немедленных действий — вы приостанавливаете все, над чем работаете, чтобы ответить на сообщение, ответить на звонок или посетить собрание. Это немедленно разрушает ваш поток, делая практически невозможной сосредоточенную работу.

Глория Марк, изучающая цифровое отвлечение в Калифорнийском университете в Ирвине, говорит, что нам требуется около 25 минут, чтобы вернуться к исходной задаче после перерыва . Таким образом, даже при выполнении обычных задач полдюжины раз в день прерывание приводит к значительной потере производительности.

С асинхронной связью вы можете контролировать свое время и внимание. Вы сами решаете, когда проверять свой почтовый ящик, активировать режим «Не беспокоить», например, в Flock или включать уведомления других приложений. Это означает, что вы и ваши коллеги можете работать вместе, не мешая друг другу, и находить время для целенаправленной работы. Все сообщения по-прежнему получают ответ, но в удобное для каждого члена команды время. Вы сохраняете встречи для перекрытия часов (или определенных часов каждый день для офисных команд), поэтому все остаются сосредоточенными на своей работе.

Сотрудничество независимо от часового пояса

Асинхронное общение гарантирует, что разница часовых поясов не помешает работе. На удаленном рабочем месте вы не можете просто зайти к чьему-нибудь столу, чтобы обсудить идею. Поэтому, когда работа координируется между часовыми поясами или гибким рабочим графиком, непродуктивно ожидать ответов в режиме реального времени или просить сотрудников участвовать в виртуальных встречах в нерабочее время.

Асинхронное общение устраняет барьеры для обмена знаниями, позволяя сотрудникам регистрироваться, обсуждать идеи и делиться прогрессом в свободное время. Кроме того, это означает, что ваша команда может сэкономить драгоценные часы для действительно важных вещей — собраний команды, личных встреч, ежедневных кафе и т. д.

Более счастливые и здоровые сотрудники

Асинхронная коммуникация позволяет сотрудникам реагировать в удобное для них время — не требуется FOMO, что делает удаленное сотрудничество менее напряженным. Чрезмерная зависимость от общения в реальном времени также поощряет культуру «всегда на связи» на работе. Эта напряженная рутина делает выгорание практически неизбежным.

Большинство удаленных сотрудников фактически устанавливают часы контакта, чтобы коллеги знали, когда они будут доступны для разговоров и встреч в реальном времени. Результат? Более счастливые, здоровые и продуктивные команды.

Поощряет вдумчивое общение

Асинхронное общение по электронной почте, задачам Asana или даже комментариям в Google Docs помогает сократить количество ответов, вызванных коленным рефлексом, и побуждает к размышлению перед реакцией. Это дает вашей команде время обработать всю необходимую информацию, прежде чем составлять вдумчивые, рациональные и более проницательные ответы.

Как пишет основатель и генеральный директор Basecamp Джейсон Фрайд: «Большинство вещей, которые стоит обсудить подробно, стоит обсудить подробно с течением времени». Командный чат — в режиме реального времени или в другом месте — не всегда лучшее место для таких разговоров. Однострочный характер чата может затруднить полное изложение идеи, не будучи прерванным ответом коллеги. Джейсон сказал это лучше всего: «Представьте, что вы находитесь на совещании, где все говорят по одной фразе за раз, и люди постоянно перебивают вас, пока вы пытаетесь донести свою точку зрения. Вы бы когда-нибудь добраться куда-нибудь? И разве это не займет вечность?»

Улучшает документацию и прозрачность

То, что происходит на собрании, почти всегда остается на собрании, если только кто-то не делает заметки. Напротив, асинхронная связь документируется по умолчанию. Когда вы оставляете комментарий к задаче Asana, запись существует, и на нее можно ссылаться спустя месяцы. Общаясь асинхронно, члены команды создают письменные записи, которые легко искать, делиться и ссылаться в своем собственном темпе. Например, все сообщения в Flock легко доступны для поиска, а члены команды могут закреплять ключевые файлы/сообщения для дальнейшего использования. Наконец, наличие удобной документации может повысить прозрачность в организации, предотвратить сбои связи и упростить синхронизацию всех участников.

Использование Flock для асинхронной связи

Многие преимущества асинхронной связи с использованием Flock можно описать одним словом: доступность . Flock объединяет весь ваш бизнес под одной крышей, предлагая прямой обзор сотрудников, проектов и прогресса вашей компании. Это позволяет старшим руководителям внимательно следить за работой каждого, не прибегая к микроуправлению. Это также дает сотрудникам возможность межфункционального сотрудничества без необходимости синхронизации каждые пять минут.

Внеся несколько изменений в то, как ваш бизнес использует Flock каждый день, ваши сотрудники смогут сочетать лучшее из общения в реальном времени и асинхронного общения, чтобы выполнять работу из любого места.

Установите правильные ожидания

Дайте вашей команде возможность дышать и работать как можно лучше. Обновления могут поступать асинхронно — создайте частный канал Flock для асинхронных обновлений статуса — и вы будете получать уведомления мгновенно, так что вам не нужно будет дышать им в затылок. Установите правильные ожидания в отношении общения — ограничьте события в реальном времени, такие как сеансы мозгового штурма, встречи, встречи один на один и общие собрания компании, несколькими часами в день и по умолчанию используйте асинхронное общение для всего остального. Для распределенных команд это означает резервирование нескольких часов для важных дел. Остальная часть их рабочего дня может быть посвящена целенаправленной работе, без необходимости работать сверхурочно.

По умолчанию сверхкоммуникация

Flock упрощает общение, но это не повод лениться. Асинхронное общение означает, что последующие действия занимают часы, а не минуты. Предоставление как можно большего количества предварительной информации означает меньше последующих действий, и получатели получают все, что им нужно, когда они приступают к работе и читают ваше сообщение. Поэтому по умолчанию используйте избыточную связь и убедитесь, что ваши асинхронные сообщения четкие и подробные с указанием временных рамок, где это применимо.

Отслеживайте работу с общими задачами

Используйте общие задачи Flock на встречах, чтобы назначать задачи вашей команде, устанавливать сроки выполнения и отслеживать прогресс. Все участники канала получают уведомление, когда общая задача обновляется или помечается как выполненная, поэтому все остаются в курсе событий без очередной встречи «обновлений». Общий бот Flock даже отправляет исполнителям напоминания о том дне, когда задача должна быть выполнена, что делает невозможным просрочку дедлайна.

Используйте голосовые заметки для подробных объяснений

Текстовые сообщения — это прекрасно, но иногда лучше говорить вслух не только для экономии времени, но и для передачи намерений. Голосовые заметки идеально подходят, когда вы хотите поделиться подробным объяснением или оставить отзыв, не звуча резко. Просто нажмите кнопку, чтобы поделиться тем, что у вас на уме, и получатели смогут прослушать это в любое время. Это также может помочь сократить ваши дни на несколько внезапных встреч «У меня есть небольшой вопрос».

Установите напоминания для всего

При асинхронном взаимодействии последующие действия предполагают, что получатели ответят в свое время. Иногда что-то рушится, и разговор теряется. Избегайте этого, устанавливая напоминания о задачах и последующих действиях прямо в каналах Flock или в своем личном пространстве.