Как объяснить вашей команде необходимость учета рабочего времени

Учет времени зарекомендовал себя как бесценный актив любой компании, независимо от ее размера. При правильном использовании это приводит к росту, финансовой стабильности, увеличению рабочего процесса и удовлетворенности работой. Тем не менее, большинство команд не будут уверены в отслеживании времени, поскольку оно не имеет плохой репутации.

Многие компании, предлагающие программное обеспечение и услуги по управлению персоналом, используют отслеживание рабочего времени в качестве небольшой части своих строгих методов контроля за сотрудниками. Недавняя статья CNBC « Как работодатели могут шпионить за вами во время работы из дома » заставила многих людей (оправданно) опасаться любого программного обеспечения, которое отслеживает их работу.

Вот где мы вступаем, чтобы помочь вам избавиться от этого страха и показать, что внедрение простого программного обеспечения для отслеживания времени не повлияет на их конфиденциальность. То, что это может, на самом деле, защитить их права как сотрудников и заставить их формировать лучшие привычки в целом.

Наиболее распространенные опасения по поводу учета рабочего времени

Будет ли отслеживание времени использоваться для вторжения в мою личную жизнь?

Давайте обратим внимание на слона в комнате — мониторинг сотрудников и конфиденциальность .

Люди боятся, что отслеживание времени — это путь к постоянному мониторингу и более тщательному анализу.

В статье BBC 2018 г. несколько сотрудников рассказали свою историю о том, как мониторинг сотрудников вызывал у них тревогу, страх и стресс. Многие подчеркивали, как были реализованы инструменты отслеживания, утверждая, что они улучшат общую производительность, но делали все, кроме этого.

В той же статье один водитель грузовика упомянул, как установленная камера и микрофон заставляли его слишком сильно концентрироваться на своей работе (ограничение скорости, оценка вождения и т. д.). На самом деле, настолько, что он уделял меньше внимания тому моменту, когда фактически вел машину. Такой высокий уровень давления может привести к снижению производительности и почти наверняка привести к выгоранию.

Стремитесь отслеживать время по правильным причинам. Не используйте его просто в качестве пробного запуска для полноценного мониторинга сотрудников, потому что вы, несомненно, потеряете больше, чем сможете получить.

Ожидается ли, что я буду полностью продуктивным все 8 часов?

Несмотря на то, что мы живем в 21 веке, мы все еще ожидаем рабочий процесс 19 века.

Со времен промышленной революции рабочие должны были работать более 16 часов в день, 6 дней в неделю. Закон о справедливых трудовых стандартах 1938 г. сумел исправить это, ограничив рабочее время до 40 часов в неделю просто потому, что характер труда изменился.

Так почему же мы до сих пор одинаково относимся к работе?

Стив Главески, генеральный директор Collective Campus , отмечает, как модернизация, технологический прогресс и Интернет радикально изменили то, как мы работаем, по сравнению с тем, как это было в 1938 году. Современное рабочее место сильно отличается, и мы не можем ожидать полного сосредоточения и производительность в течение всех 8 часов.

Немецкий стартап Rheingans Digital Enabler стал подопытным кроликом в эксперименте своего генерального директора Лассе Рейнганса. Он хотел посмотреть, смогут ли его сотрудники перейти с 8-часового рабочего дня на 5-часовой, полагая, что это повысит их производительность и качество работы. Излишне говорить, что эксперимент удался, и сами сотрудники почувствовали улучшение, потому что они не чувствовали необходимости стараться быть продуктивными в течение всего рабочего дня.

Они были менее склонны поддаваться отвлекающим факторам и сверхурочной работе.

Пример Райнганса подтверждает многочисленные научные утверждения о том, что никто не может быть продуктивным 8 часов в день, и что руководители и менеджеры не должны этого ожидать. Таким же образом объясните командам, что от них не ожидают постоянной гиперконцентрации. Отслеживание времени — это способ определить их часы пик и научиться лучше расставлять приоритеты в своих задачах.

И кто знает, может быть, при наличии достаточного количества данных и улучшений ваша компания сможет перейти на 5- или 6-часовую рабочую неделю без каких-либо финансовых потерь.

Является ли учет рабочего времени формой наказания за неудовлетворительную работу?

Есть сотрудники, которые увидят в отслеживании рабочего времени средство наказания за неудовлетворительную работу. Поставьте себя на место человека, которому только что сказали, что весь персонал должен будет отслеживать свое время и представлять отчеты. Сразу же они могут думать о нескольких вещах:

• Я неправильно делаю свою работу?
• Мы плохо работаем?
• Менеджеры нам не доверяют?
• Будет ли учет рабочего времени единственным способом оценить мою работу?

Ожидается, что их первые мысли почти всегда будут негативными. Потому что, когда менеджер хочет узнать, сколько времени вы тратите на каждое действие, вы чувствуете необходимость выкладываться больше, чем на 100%, иначе получите «пощечину». И мы возвращаемся к паттерну давление-стресс-выгорание.

С самого начала подчеркните, что учет рабочего времени не будет использоваться как инструмент для вынесения штрафов или как основание для увольнения. Вместо этого немедленно устраните настоящие причины — ускорьте определенные процессы, посмотрите, где команды коллективно могут набрать темп или немного расслабиться, или получите больше информации о том, какие члены команды могут взять на себя больше задач, а какие уже перегружены.

Будет ли учет рабочего времени использоваться для микроменеджмента сотрудников?

Нередко можно найти менеджеров и генеральных директоров, которые рассматривают учет рабочего времени как предлог для наблюдения за каждым мельчайшим аспектом рабочего времени своих сотрудников.

Реджи Скейлс, старший вице-президент Vonage, сделал печально известное заявление в отчете CNBC: «[Сотрудники] знают, что мы смотрим, и это всегда хорошо». Это идеальное представление того образа, который получают многие сотрудники, когда внедряется учет рабочего времени.

Каждый их шаг будет отслеживаться, тщательно изучаться, и они будут получать массу отзывов и/или исправлений. В то время как некоторые увидят в этом возможность показать свою ценность, большинству будет не по себе даже с задачами, в которых они хороши. Это страх:

• «Почему та же задача заняла у вас на 15 минут меньше, чем вчера?»
• «Ваши товарищи по команде закончили все к сроку, я вижу, что ваш отчет запаздывает»
• «Почему эта задача занимает у вас больше времени, чем обычно, когда у вас есть все, что вам нужно?»
• «Я вижу, у тебя есть пробел в расписании, как насчет того, чтобы следить за этими электронными письмами?»

Индивидуальная свобода каждого сотрудника в том, как он будет расставлять приоритеты и выполнять работу, исчезла.

Не говоря уже о том, что все мы имеем дело с личными проблемами, непродуктивными днями, работой товарищей по команде, перерывами и т. д. Мы также посвятили целую статью этой теме, и она может открыть глаза многим руководителям команд, которые хотят понять свои команды. ' время отслеживания касается лучше.

С учетом всего сказанного, как вы можете смягчить первоначальный удар, объявив о внедрении учета рабочего времени в своих командах? Кроме того, как вы можете объяснить необходимость этого, чтобы быстро развеять любые или все сомнения?

Удовлетворение ожиданий отслеживания времени

Убедитесь, что ваши причины для отслеживания времени этичны и значимы.

В предыдущем разделе мы выделили практики, которые рассматривают отслеживание времени как инструмент, который препятствует прогрессу, а не помогает ему. Вот некоторые вещи, о которых следует подумать, прежде чем принять решение поговорить с вашей командой. В конечном счете, эти размышления помогут вам более уверенно подойти к команде и подготовиться к вопросам, которые неизбежно возникнут.

Отслеживание времени может значительно улучшить управление временем

И не в том смысле: когда люди видят, сколько времени они тратят впустую, они внезапно начинают лучше осознавать свой выбор и становиться лучше.

Вместо этого попробуйте взглянуть на это утверждение с точки зрения самосовершенствования. Отслеживание времени может улучшить личное управление временем и многое рассказать о том, что и как мы расставляем по приоритетам. Подчеркните эти личные преимущества при общении со своими командами:

• Они станут более организованными;
• Их баланс между работой и личной жизнью улучшится;
• Они сделают выбор быстрее и лучше;
• Они научатся расставлять приоритеты и т. д.

И это лишь некоторые из преимуществ. В статье «Как и зачем отслеживать повседневную деятельность и привычки» мы описали еще больше преимуществ, которые вы можете использовать в качестве презентационного материала. Он поставляется с практическими советами и экспертными мнениями, выступающими за отслеживание времени.

Отслеживание времени не является панацеей от плохого управления или коммуникации.

Если производительность является проблемой, это может быть связано с плохим управлением, неработающими (или используемыми) каналами связи, неудовлетворительными условиями труда и т. д.

Эксперты PPM Express имеют блестящий опыт расспросов генеральных директоров о причинах финансовых потерь компании. Чаще всего это:

• Неспособность идти в ногу с рынком;
• плохие условия труда;
• Нет планов на случай непредвиденных обстоятельств;
• Конфликты и плохое общение.

Но, по их свидетельству, многие из тех же самых генеральных директоров обращаются к учету времени как к простому исправлению ситуации, полагая, что потери времени и денег могут быть вызваны тем, что сотрудники не могут отслеживать время.

Итак, вам нужно сначала убедиться, что все в вашем офисе и командах работает гладко, прежде чем внедрять отслеживание времени. В противном случае эти внешние факторы окажут серьезное влияние на данные.

В следующем разделе мы рассмотрим конкретные шаги по подготовке, проведению и последующей успешной встрече, на которой вы объясните своей команде необходимость отслеживания времени.

Как донести до сотрудников необходимость учета рабочего времени

С самого начала вам нужно будет бороться со стигмой, которую несет с собой отслеживание времени.

Вы хотите решать проблемы сотрудников напрямую. Общие проблемы, которые мы перечислили в первом разделе, не обязательно совпадают с теми, с которыми могут столкнуться ваши команды/сотрудники. Итак, вот несколько способов ввести отслеживание времени в качестве положительного изменения, принимая во внимание сомнения команд.

Договоритесь об основах и установите правила

Всегда полезно собрать руководителей групп или менеджеров на собрание, чтобы обсудить учет рабочего времени и то, как это им поможет. Сначала установив некоторые основные правила среди них, вы устраните любую путаницу при чтении собираемых вами данных. Они могут включать, но не ограничиваться:

• Почему ваша команда будет отслеживать время;
• Когда вы будете смотреть на конкретные потраченные часы, а когда вы сосредоточитесь только на результатах;
• Будут ли необходимы еженедельные или ежемесячные отчеты;
• Как внедрить тайм-трекинг в управление проектами и дедлайны;

Цель состоит в том, чтобы найти точки соприкосновения, чтобы учет рабочего времени работал на вас, а не как предмет спора или конфликта. Худшее, что может случиться, это то, что одни команды начинают отставать, другие понимают, что на это уходит слишком много времени и усилий, что может обрушить всю построенную вами «инфраструктуру».

Сделайте «мягкое объявление»

Подобно мягкому запуску, «мягкое объявление» служит для ознакомления сотрудников с идеей отслеживания времени без каких-либо конкретных подробностей. Вы сообщаете им, что будет встреча, и общее представление о том, что будет обсуждаться. Лучше всего сделать это за несколько недель до начала тайм-трекинга, максимум за месяц.

Не забудьте подчеркнуть, что отслеживание времени будет хорошим изменением. Сосредоточьтесь на его положительном влиянии как на команды, так и на проекты, и добавьте, что это не поставит под угрозу чью-либо занятость (поскольку это первое, что обычно приходит на ум).

Таким образом, вы позволите естественной суматохе вокруг офиса сформироваться вместо того, чтобы просочиться (возможно, неверная) информация. Сокрытие информации от сотрудников вызывает опасения и заставляет их бояться, что они будут находиться под пристальным наблюдением и потеряют свободу.

Сделайте так, чтобы сотрудники чувствовали себя услышанными

Примерно за две недели до введения этой практики разошлите анонимную форму, в которой сотрудники могут написать свои опасения по поводу учета рабочего времени. Поскольку многие сотрудники редко будут многословны в формах, несмотря на анонимность, предложите различные способы заполнения информации, чтобы обеспечить наилучшие возможные ответы. Например, вы можете попробовать:

Множественный выбор ответов:

Что вас больше всего беспокоит, если компания внедряет тайм-трекинг?

• Я буду казаться непродуктивным.
• Боюсь, я теряю слишком много времени.
• Это вторжение в мою личную жизнь.
• Учет времени не точно отражает мой рабочий процесс.
• Слишком много отвлекающих факторов.
• Я забуду следить за временем.
• Другой: _________________________________

Или выберите открытые вопросы:

Есть ли у вас опыт тайм-трекинга? Это сработало для вас?

Для проведения такого рода опросов вам следует тесно сотрудничать со своим представителем отдела кадров. Заранее охватите как можно больше вопросов, чтобы решить несколько проблем. Данные, которые вы собираете, должны быть представлены в качестве первого порядка встречи, как только придет время.

Разрешить личное обсуждение

Если возможно, ваш HR должен сообщить всем, что они также могут прийти к ним лично, чтобы высказать свое мнение. Некоторые сотрудники лучше формулируют свои мысли в устной форме. Иногда ответы на вопросы на бумаге могут быть восприняты как пустой жест, что их опасения будут проигнорированы.

Назначьте встречу, чтобы ввести отслеживание времени

За неделю до самой встречи разошлите массовую рассылку с изложением всех вопросов, которые будут рассмотрены. Проблемы сотрудников, ваши цели и задачи с отслеживанием времени, какой инструмент вы будете использовать, какая помощь будет оказана и т. д.

Держите эти пункты короткими и лаконичными. Это электронное письмо даст сотрудникам достаточно времени, чтобы подготовить вопросы и замечания, которые они, возможно, забыли упомянуть в опросе. Кроме того, зная порядок обсуждаемых вопросов, люди с большей вероятностью узнают, когда пора задавать правильный вопрос, вместо того, чтобы спрашивать что-то вырванное из контекста и вызывать отступление.

9 шагов по внедрению учета рабочего времени в вашей команде

Когда вы действительно начнете отслеживать время, следующие шаги обеспечат вам четкое и точное изложение информации.

1. Делайте введение коротким

Никто не любит долгие встречи, особенно когда у них есть дела поважнее или когда «они могли бы быть электронной почтой». Поблагодарите всех за то, что пришли, и еще раз расскажите о порядке ведения дел, который вы установили ранее. Также объявите, что вы будете отвечать на все их вопросы в конце.

2. Начните с проблем и решите их в первую очередь

Используя данные, собранные в ходе опроса, укажите на самые большие проблемы, с которыми сотрудники сталкиваются в связи с отслеживанием рабочего времени. Это дает им понять, что они были услышаны, и подтверждает тот факт, что они имеют право голоса в делах компании.

Затем расскажите о деталях, о которых вы договорились с руководителями групп в начале процесса, и о том, как это повлияет на каждый отдел/команду.

3. Объясните своей команде следующие 5 ключевых моментов.

Здесь, в Clockify, мы выступаем за использование отслеживания времени как способ улучшить свою жизнь в целом. Я не хочу перегружать вас подробной информацией, поэтому список будет коротким. Каждый пункт будет иметь ссылку на эти темы, если вы захотите изучить их подробнее.

1. Отслеживание времени помогает им сообщать о сверхурочной работе и договариваться о льготах.
2. Это помогает им легко выявлять отвлекающие факторы и потерянное время.
3. Они лучше осознают свою сверхурочную работу и могут вовремя предотвратить выгорание.
4. Они знают, когда имеют право на компенсацию
5. Это предотвращает канцелярские ошибки и кражу времени — это надежное доказательство, которое защищает их права

4. Предоставьте много данных

Заранее подготовьте некоторые данные (лучше всего использовать инфографику, чтобы встреча была динамичной). Найдите тематические исследования компаний, которые сделали так, чтобы учет рабочего времени работал в их интересах. С неуверенностью в том, что дает отслеживание времени, некоторые могут броситься в Google и найти примеры, в которых отслеживание времени не удалось. Это заставит их защищаться и даст контрапункты, к которым вы также должны быть готовы.

5. Пригласите HR-специалиста

В качестве примечания: убедитесь, что представитель отдела кадров присутствует на собрании и в процессе корректировки. Пусть они сядут среди сотрудников и присоединятся к обсуждению, если это возможно. Их присутствие окажет вам поддержку в выполнении этой сложной задачи. В то же время они могут подавить любые сомнения, замешательство или воинственность, которые могут возникнуть между командами.

6. Будьте открыты для вопросов и ответов

Последнее, но самое главное, позвольте людям поделиться своим мнением. Держите это открытым форумом, если только это не в основном сверчки и перекати-поле. Затем вы можете задать конкретные вопросы и посмотреть, вызовут ли они дискуссию.

7. Напишите электронное письмо после вводной встречи

Это отличный способ подвести итоги встречи, и вы можете сделать его настолько подробным или кратким, насколько пожелаете. Если это звучит слишком много работы, у нас есть список лучших приложений для управления временем на 2020 год, среди которых Otter, приложение, которое записывает встречи, а затем расшифровывает их и ставит временные метки для создания отчета.

8. Предоставьте ресурсы

Через несколько дней после встречи, как только информация уляжется, отправьте электронное письмо со списком ресурсов. От того, как лучше управлять своим временем, до того, как использовать трекеры времени и как превратить это в привычку, чтобы это стало почти автоматическим.

Если вы не знаете, с чего начать поиск, вот несколько статей, которые помогут вам выбрать правильный путь:

• 4 простых способа отслеживать свое время при работе за компьютером
• 12 советов, как построить и улучшить управление временем в команде
• Как выработать привычку отслеживать время

9. Заверьте команды, что им помогут с программным обеспечением

Одна проблема, которую мы широко не затрагивали, но о которой стоит упомянуть, заключается в том, что многие люди боятся, что они будут выглядеть глупо, если им не удастся научиться пользоваться счетчиком времени. Лучший способ действий — не спрашивать напрямую, у кого есть проблемы с обучением (поскольку очень немногие признают это), а вместо этого предложить ускоренный курс и помощь один на один от операционистов, ваших более технически подкованных сотрудников или собственных разработчиков программного обеспечения. Те, кто предлагает помощь на месте, т.е.

Подвести итоги

Когда дети боятся монстров в своих шкафах, мы знаем, что на самом деле это страх неизвестного. В их комнатах темно, силуэты повсюду образуют жуткие формы, снаружи и внутри их личного пространства слышны шумы. Предоставленные их собственному воображению, неудивительно, что они истолковывают самые страшные сценарии.

Процесс не сильно меняется, когда мы становимся старше. Точно так же такая простая вещь, как отслеживание времени, может показаться более пугающей, когда нашему мозгу не хватает фактической информации. Используя методы, которые мы изложили, вы можете включить свет в этой темной комнате и открыть дверь жуткого туалета, чтобы показать, что вам нечего бояться. Решите их проблемы с помощью информации, сострадания, понимания и большого количества уверенности.