6 надежных шагов для оценки подходящего программного обеспечения для вашего бизнеса

Все, что нужно знать владельцу бизнеса перед принятием решения о покупке

По мере того, как компании переходят к более устойчивым, долгосрочным решениям для работы на дому, такие инструменты, как Flock, становятся все более важными для поддержания связи между сотрудниками и удовлетворения повседневных потребностей бизнеса.

Недавно мы увидели, что огромное количество компаний обратилось к нам за помощью в своих внутренних коммуникациях. Для многих это еще неизведанная территория. Выбор правильного инструмента для совместной работы остается главной задачей крупных организаций, стремящихся быстро решить проблемы и свести к минимуму сбои в работе.

Но это также требует от руководства принятия совершенно новой точки зрения на удаленное управление командами, особенно для растущих компаний с многофункциональными командами. Такие организации, как Twitter и Shopify, возглавили переход на удаленную работу на постоянной основе, в то время как другие гиганты, такие как Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal и Salesforce, также расширили свою работу. домашние возможности.

Итак, вопрос на миллион долларов прямо сейчас: как организации оценивают программное обеспечение, чтобы способствовать эффективному сотрудничеству всей своей организации? Как выглядит процесс оценки корпоративного программного обеспечения? Это повторяющаяся проблема, которую мы выявили у наших клиентов на их пути к поиску подходящего программного обеспечения для своего бизнеса. Поэтому мы хотели решить эту проблему в целом — шаг за шагом — для всех, кто занимается этим процессом.

Шаг 1. Определите свои цели и ожидания

Ваша цель улучшить внутреннюю коммуникацию или улучшить управление проектами? Точно определите, чего вы хотите достичь и какую проблему вы хотите решить.

Юлия Павлова, операционный директор популярной сети кофеен Tasty Coffee в России, поделилась с нами своим процессом: «Использование бесплатных программ сопряжено с рядом ограничений: количество пользователей, отсутствие мобильного приложения, невозможность передачи файлов и т. д. Кроме того, этими коммуникационными приложениями пользовались только сотрудники офиса. Для нас это не сработало, так как большая часть нашей компании состоит из сотрудников производства. Со временем мы открыли еще две кофейни и интернет-магазин, поэтому потребность в объединении всех наших коммуникационных усилий стала еще более острой».

Tasty Coffee Team, Россия

Павлова говорит, что при внедрении нового инструмента для всех заинтересованных сторон они также учитывали несколько важных факторов:

Удобство и простота пользовательского интерфейса
Интуитивно понятный интерфейс и функциональность
Хорошая мгновенная поддержка

Затем, как только вы определите свои болевые точки, погрузитесь глубже и продолжайте задавать сложные вопросы, пока не исчерпаете все возможные варианты:

Наш существующий инструмент уже предоставляет эту функцию или это просто дополнение?
Какую ценность вы действительно хотите получить?
Какие инструменты могут решить эту проблему лучше, чем те, которые мы используем?

Шаг 2. Загляните в дебри ваших организационных процессов

Организационные процессы любой компании могут показаться беспорядочными при попытке интегрировать их с новым программным обеспечением. Один из способов решить эту проблему — составить подробный список приоритетов со всеми вашими требованиями и не подлежащими обсуждению пунктами и проверить его у эксперта из вашей команды.

Если вы действительно хотите управлять данными всю дорогу до дома, вы можете расставить приоритеты в своих требованиях, используя систему баллов, такую ​​​​как модель оценки RICE, и соответственно оценивать их. В конечном итоге ваш выбор будет основываться на ряде факторов, но вспомогательные данные будут наиболее полезными, когда вы представляете свои варианты лицу, принимающему решения, или группе по закупкам.

Оценив и внедрив множество инструментов, Гауранг Синха, глава GTM компании Flock, находит ценность в изменении точки зрения. «Держите внутренних стейкхолдеров в курсе, — говорит он. — Важно помнить, что, будучи покупателем в этом процессе, вы также одновременно продаете внутренне руководителям своей команды, включая финансового директора, — в конечном итоге оправдывая затраты по сравнению с вашими затратами». возможность получения дохода. Поскольку они продолжают участвовать в процессе, это поможет вам получить одобрение и финансирование быстрее, чем если бы вы завершили процесс и попытались продать его внутри одной огромной презентации».

Шаг 3. Покорите свои исследования

При поиске решений может показаться, что вы спускаетесь в кроличью нору, но вы все равно можете победить, применив более разумный подход.

Гуглите грамотно. На первый взгляд Google может ошеломить результатами. Как вы отсеиваете ссылки, накаченные SEO, и полезный, подлинный контент? Штатный SEO-эксперт Flock, Рохит Чаване , рекомендует простой способ навигации по территории поиска, ища основные вещи, такие как надежные URL-адреса, фрагменты и предварительный просмотр контента. Вы узнаете, нужно ли вам настроить поисковый запрос на основе результатов.

Сайты сравнения программного обеспечения. Это хорошие места, чтобы проверить обзоры и получить реалистичную картину того, как инструмент будет выглядеть по сравнению с конкурентами. Такие веб-сайты, как G2Crowd и Capterra, делают это очень хорошо. Вы даже можете сравнить и сопоставить спецификации программного обеспечения с отзывами пользователей.

Из уст в уста. Спросите у своих коллег или команды рекомендации и используйте их в качестве отправной точки. Рискните и даже поищите идеи, разместив их в социальных сетях. Черт, пометьте влиятельного человека, чтобы получить ответы! Вы будете удивлены готовностью людей давать обратную связь.

Помните тот список требований, который вы поддерживали? Добавьте раздел «за» и «против» и отслеживайте функции, соответствующие вашим требованиям. Вы просто можете заметить тенденцию. Затем сузьте свои основные предпочтения.

Шаг 4. Попробуйте, прежде чем купить

Протестируйте программное обеспечение самостоятельно. А еще лучше пригласите членов вашей команды и коллег попробовать это вместе с вами. Проработайте проблемы со своей командой, чтобы лучше подготовиться к ключевым вопросам во время обсуждения с продавцом.

Интернет-команда POA, Кения

Марунду Мутури, глава отдела улучшения бизнеса в POA Internet (произносится как Poh-Ah; на сленге суахили переводится как «хорошо»), рассказал нам, как этот процесс работает для них. Будучи одной из самых быстрорастущих интернет-компаний Кении, обслуживающих недостаточно обслуживаемые сообщества, POA искала альтернативу Whatsapp, чтобы улучшить их общение, баланс между работой и личной жизнью и доступ к информации (с любого устройства). Ключевым соображением, помимо функций и цены, было качество и скорость поддержки клиентов, чтобы помочь им ускорить эти улучшения.

«Нам нужна была поддержка, которая была бы как можно более быстрой, чтобы мы могли начать работу с Flock», — сказал он. Некоторые из других инструментов коммуникации, которые они тестировали, имели очень медленную поддержку, что не сработало бы для них, особенно при переходе на новую среду работы из дома.

Подобные моменты имеют решающее значение для любой компании, внедряющей новое программное обеспечение для бизнеса, поэтому не останавливайтесь, пока не протестируете его.

Шаг 5. Демонстрационный вызов

После того, как вам удалось пообщаться с экспертом, вы захотите продолжить и заказать живую демонстрацию. Чтобы сделать демонстрацию более эффективной для вашей компании, пригласите к участию своего ИТ-руководителя или старшего менеджера и подготовьте ряд вопросов и проблем.

Начните с представления вашей компании и вашей роли, а затем перейдите к конкретному варианту использования или проблемам во время разговора. Это ваше время, чтобы задать все правильные и неправильные вопросы, поскольку они относятся к вашим конкретным бизнес-потребностям.

«Каждый продавец смертельно боится одного: мертвого воздуха. Задавать вопросы — отличный способ добиться большего [чем меньшего] в демонстрационном звонке».
—Гауранг Синха, руководитель GTM в Flock

Беседа с поставщиком решений даст вам представление о том, что работает для вашего бизнеса, а что нет. И даже если это не сработает для вас, у вас будет возможность изучить другую демонстрацию, которая может оказаться бесценной.

Шаг 6. Большой P: ценообразование

Последнее, но не менее важное, это оценка цены. «Вписывается ли это в мой бюджет?» безусловно, один из самых очевидных вопросов, которые вы будете задавать в процессе принятия решений. Но некоторые не менее важные вопросы, которые вы должны задать:

Получаете ли вы реальную ценность за то, за что платите?
Решает ли этот инструмент все болевые точки?
Если нет, какие другие инструменты доступны в рамках вашего бюджета?
Можете ли вы протестировать инструмент в течение нескольких недель, прежде чем использовать его в долгосрочной перспективе?

Если после вашего исследования вы все еще пытаетесь найти инструмент, который решает все болевые точки, определите, какие приоритеты не подлежат обсуждению, и выберите тот, который решает их в первую очередь.

Хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы получить общий план с небольшим подмножеством вашей организации, чтобы увидеть, действительно ли программное обеспечение соответствует требованиям в масштабе. Если вы обнаружите, что в вашей организации существуют конфликтующие потребности, выберите инструмент, наиболее подходящий для вашего основного бизнеса.

Помните, что вы стремитесь предоставить своим сотрудникам наилучший возможный опыт работы на дому, поэтому вовлекайте их в этот процесс на раннем этапе и запрашивайте их отзывы. Совместные усилия по оценке — лучший и самый успешный способ сделать это.

---

Нужна дополнительная помощь в оценке инструментов для вашей компании? Нажмите «Чат в прямом эфире» справа от этой статьи, чтобы связаться с нами. Нам не терпится поговорить с вами!