Управление корпоративным контентом: контролируйте хаос за 5 простых шагов!

Управление контентом знаний организует и управляет вашим контентом и с годами стало гораздо более популярным. Представьте себе файлы вашей компании в неорганизованном беспорядке, разбросанном тут и там. Не волнуйся; Управление корпоративным контентом приходит на помощь и превращает этот беспорядок в организованное рабочее пространство. А благодаря его исключительным характеристикам рынок управления корпоративным контентом увеличился вдвое — с 31,66 млрд долларов до 67,14 млрд долларов с 2017 года.

Если ваша организация регулярно создает контент, чтобы делиться им с клиентами, сотрудниками, партнерами, руководителями групп и т. д., вам необходимо убедиться, что все на месте, чтобы вам не приходилось сталкиваться с этим неловким моментом: «Куда я это положил?» Итак, изучите вместе с нами секреты ECM в этой статье!

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Управление корпоративным контентом, или ECM, — это волшебный мир, где вся ваша информация в виде цифровых активов собирается вместе и находит свое законное место. Это стратегия, которую используют многие крупные организации для выполнения любых требований, связанных с контентом, от захвата, записи и хранения до извлечения важного контента.

Теперь я знаю, какой у вас следующий вопрос: «Почему нужно заботиться об управлении корпоративным контентом?» Что ж, друг, позволь мне прояснить эту путаницу с помощью нескольких статистических данных. Знаете ли вы, что даже в этом цифровом мире предприятия теряют 21% своей производительности из-за плохого управления контентом? Разве это не похоже на выбрасывание драгоценного времени в окно? И не только это, организации также тратят в среднем 15 часов в неделю на поиск неуместных или потерянных документов.

ECM включает в себя различные инструменты и процессы, необходимые для того, чтобы ваша организация не отставала от потока информации по всему бизнесу и чтобы не было потеряно ничего важного, особенно продуктивности.

Лучшая часть использования ECM заключается в том, что он может эффективно управлять структурированной и неструктурированной информацией. Структурированный документ относится к данным в стандартизированном формате, таком как электронные таблицы, контакты, формы и базы данных SQL. В то время как неструктурированные данные бывают всех форм, форм и размеров и нестандартизированы, например изображения, мультимедиа, заметки о встречах и презентации PowerPoint.

Без ECM вы рискуете попасть в цикл потерянных файлов, сорванных сроков, беспорядочных документов и разочарованных сотрудников. И функции ECM, которые могут спасти вашу организацию от этого хаоса, перечислены в следующем разделе. Так что не ждите; читай дальше.

Почему важно управление корпоративным контентом?

Сегодня данные являются королем и хранят секрет роста и успеха. Важность данных и контента невозможно переоценить, поскольку они дают информацию, которая помогает принимать решения и способствует инновациям.

И с ростом данных также резко возросло количество случаев утечки данных. Поэтому необходимо не допустить, чтобы эти данные стали хаотичными, что может привести к потере предприятиями своих конкурентных преимуществ. Вы не можете полагаться на электронную почту и небезопасное хранилище данных для ваших ценных контрактов и файлов.

Вместо этого рассмотрите возможность инвестирования в программное обеспечение ECM, которое управляет вашими файлами в гибких папках, чтобы вы могли легко и безопасно получать к ним доступ. Итак, приготовьтесь к путешествию, которое познакомит вас с секретами возможностей и ключевых элементов ECM.

Ключевые элементы управления корпоративным контентом

Систему управления корпоративным контентом можно разделить на пять основных компонентов. При подготовке стратегии ECM вы должны иметь каждый компонент на месте, чтобы гарантировать, что ничего не останется позади и все будет работать гладко. Представьте свой бизнес как кладезь драгоценной информации. Но сокровище бесполезно, если вы не можете захватить его, управлять им и в конечном итоге доставить его пользу тем, кто больше всего в нем нуждается. Итак, давайте начнем это увлекательное путешествие и изучим ключевые элементы ECM!

1. Захват

Первым шагом к организации ваших файлов и документов является захват и перенос их в вашу новую систему управления корпоративным контентом. Это процесс преобразования бумажных документов, таких как pdf, текстовые документы, в электронный формат или импорт уже имеющихся электронных файлов, которые необходимо сохранить в ECM.

Это может включать такие документы, как контракты, предложения, счета-фактуры, заказы на покупку, отчеты и файлы сотрудников.

Оцифровка и хранение всех этих важных файлов в одном централизованном месте может упростить организационные процессы и сделать доступ к бизнес-контенту еще проще.

2. Управление

Следующим компонентом после захвата контента является управление им. ECM — это куратор контента, который классифицирует информацию в легкодоступном формате. Вам нужно проверить интерфейс инструмента ECM, который вы будете использовать, на его совместную работу, легкий доступ и функции поиска. Система управления корпоративным контентом действует как личный помощник, который упорядочивает все структурированные и неструктурированные данные в логическом формате.

3. Магазин

Весна, ваших данных просто недостаточно. Важно надежно хранить ваши данные. Система управления корпоративным контентом действует как центральный репозиторий, обеспечивая безопасность и защиту всех ваших файлов от несанкционированного доступа, потери и повреждения. Он также должен обеспечивать резервное копирование данных и часто меняющейся информации. Редактирование должно быть упрощено, чтобы пользователи могли без проблем редактировать документ и электронную таблицу.

4. Сохранить

Система ECM гарантирует подлинность и целостность вашего контента с течением времени. Компонент сохранения управляет часто меняющимся содержимым с помощью управления записями. Он применяет политики хранения, экономит место для файлов, которым требуется постоянный доступ, архивирует ненужные документы и управляет историей версий для обеспечения безопасности данных.

Сохраненные файлы также можно использовать, но это отличный способ отделить часто изменяющиеся документы от редко используемых.

5. Доставить

Последним элементом управления корпоративным контентом является доставка контента и информации тому, кто в них нуждается, наиболее эффективно. Это может быть кто угодно, от члена команды до клиента, но этот элемент гарантирует, что информация попадет в нужные руки. Это улучшает совместную работу и производительность, доставляя файлы внутри и снаружи.

Итак, здесь мы заканчиваем обсуждение ключевых элементов управления корпоративным контентом. Надеюсь, теперь вы разобрались с различными компонентами и их функциями. И сейчас самое время глубоко понять преимущества ECM. В следующем разделе мы подробно поговорим о различных преимуществах управления корпоративным контентом. Так что присоединяйтесь к нам.

Преимущества управления корпоративным контентом

Если вы думаете: «Почему так важно вкладывать время и деньги в системы управления корпоративным контентом?» Тогда этот раздел решит все ваши вопросы. Управление корпоративным контентом (ECM) — это место, где исчезают риски безопасности и хаос, а документы находят свое место. Итак, давайте углубимся в его преимущества и узнаем больше.

1. Организует документы

Мы все сталкивались с неловкой ситуацией, когда не могли найти этот важный документ, когда он нам нужен больше всего. Но с управлением корпоративным контентом вам не нужно беспокоиться о таких случаях, поскольку оно легко создает удобную структуру для поиска и хранения документов. Это похоже на выделение дома для всех документов, помогая всем ценным фрагментам контента надежно храниться в одном месте. Это гарантирует отсутствие дубликатов, ошибок или потери документов.

2. Уменьшите риски безопасности

ECM обеспечивает безопасность документа, разрешая только авторизованный доступ и защиту паролем. Если у вас есть бессонные ночи, наполненные беспокойством об утечке данных, вам не о чем беспокоиться, так как управление корпоративным контентом поможет вам. Он хранит файлы в безопасном репозитории и помогает решать проблемы, связанные с безопасностью и соответствием требованиям, обеспечивая при этом легкий доступ к авторизованным файлам.

3. Упростите поиск контента

Благодаря простоте и эффективности управления корпоративным контентом никто не может помешать вам работать продуктивно. Он имеет мощные функции поиска, которые позволяют вам получать доступ к файлам и документам, вводя ключевые слова или фразы. Это как умный и быстрый личный помощник. Когда все в вашей команде знают, что нужный им контент хранится в безопасности, им будет проще находить файлы, электронные таблицы, отчеты и документы, необходимые для выполнения повседневных задач.

4. Повышение эффективности

В этом быстро меняющемся мире ECM поможет вам сэкономить время. Он может автоматизировать работу и процессы за счет сокращения ручных операций. Это также обеспечивает бесперебойную совместную работу, предоставляя им информацию, необходимую для выполнения задачи. Управление корпоративным контентом снижает потребность в повторяющихся задачах, таких как повторное создание потерянных файлов, повышая общую производительность и эффективность.

По мере дальнейшего обсуждения этой удивительной темы управления корпоративным контентом возникает один вопрос: «Как внедрить эту систему в организацию?» Что ж, необходимо ответить на этот вопрос, прежде чем мы закончим наше обсуждение, так что подготовьтесь, так как следующий раздел принесет вам действительно интересные идеи. Прочитав следующую часть, вы легко внедрите ECM в свою организацию. Итак, без дальнейших задержек, давайте начнем.

Как внедрить систему управления корпоративным контентом?

Если вы мечтаете о мире, в котором поиск файлов занимает всего несколько минут, не бойтесь; просто следуйте этому пошаговому руководству и внедрите волшебство системы управления корпоративным контентом в своей организации. Здесь мы рассмотрим шесть важных шагов для внедрения ECM.

1. Проведите аудит существующего процесса управления контентом в вашей организации

Перед внедрением новой системы управления контентом важно провести аудит существующей. Тщательно изучите текущую систему и поймите, как она работает и как документы хранятся, совместно используются и извлекаются. Затем проанализируйте недостатки или отсутствие функций в текущем процессе, которые негативно влияют на производительность.

Задайте себе такие вопросы, как «Я использую устаревшую систему?» или «Достаточно ли безопасна эта система?» Получив доступ к текущему процессу, вы узнаете о проблемах, которые необходимо преодолеть на этом пути. Кроме того, соберите список всех документов, таких как PDF-файлы, отчеты, контракты, электронные таблицы и информацию о местоположении, в котором они в настоящее время хранятся. Это поможет вам оставаться впереди и знать всю информацию, которую необходимо захватить.

2. Соберите ключевых членов команды вместе

Хорошая система управления корпоративным контентом предлагает совместную работу и способствует командной работе. Заранее спланируйте, кому вы хотите предоставить доступ к файлам. Вы также можете назначить руководителя группы или руководителя отдела от каждой команды и воспользоваться их помощью для внедрения системы ECM. Каждый участник привносит некоторые уникальные навыки и мыслительные процессы. Это способствует процветанию разнообразия и инноваций, благодаря чему вы можете достичь своих организационных целей.

3. Определите свои цели и задачи

Прежде чем отправиться в это путешествие, четко определите пункт назначения. Убедитесь, что вы четко представляете ожидания и цели, которых хотите достичь с помощью управления корпоративным контентом. Вы хотите снизить риски безопасности? Сократить бумажные отходы? Хотите повысить эффективность сотрудничества и сотрудников? Задайте эти вопросы и определите свою цель. Вы также можете записать свои цели как путеводную звезду в путешествии.

4. Исследуйте и выберите платформу ECM

Доступны различные платформы ECM. Вам нужно определить свои цели и определить свой бюджет, а затем выбрать платформы, которые полностью соответствуют вашим требованиям. Для этого вам придется провести тщательное исследование, просмотреть обзоры и сравнить различные платформы. Учитывайте такие факторы, как простота доступа, настройки и параметры безопасности. Вы также можете принять предложения от своих команд и позволить им активно участвовать в выборе лучшего программного обеспечения ECM для вашего бизнеса.

Чтобы помочь вам начать работу, рассмотрим несколько вариантов программного обеспечения:

• Бит.ай
• Под открытым небом
• Хайленд
• М-файлы
• SharePoint
• Ньюген
• Создайте стратегию и реализуйте

После того, как вы определились с лучшим инструментом ECM, следующим шагом будет создание стратегии для его успешного внедрения. Создайте дорожную карту для распределения ресурсов, создайте временную шкалу и план коммуникации. Эта дорожная карта поможет вашей команде соединить разные точки и в конечном итоге достичь цели. Вовлеките все заинтересованные стороны и настройте новую систему и процесс как можно быстрее. И, наконец, зарегистрируйтесь, захватите, сохраните, запишите и систематизируйте свой контент.

Теперь, когда у вас есть дорожная карта для достижения успеха, пришло время начать это приключение. Следите за обновлениями в следующем разделе, где мы рассмотрим, почему вам следует использовать Bit.ai в качестве системы управления корпоративным контентом.

Bit.ai как система управления корпоративным контентом (ECM)

Bit.ai — это универсальная платформа для управления знаниями и совместной работы с документами, разработанная для современных рабочих мест. Платформа Bit помогает командам создавать, сотрудничать, делиться, отслеживать и управлять знаниями в одном месте. Давайте погрузимся в завораживающие возможности Bit.ai и поймем, почему он является победителем среди систем управления контентом.

1. Потрясающие шаблоны

Bit позволяет быстро, легко и весело создавать документы любого типа. Как? В обширной галерее шаблонов Bit вы можете выбрать из более чем 70 профессионально разработанных шаблонов для быстрого создания документов. Все, что вам нужно сделать, это заполнить свой индивидуальный контент, и весь ваш документ будет готов быстро поделиться!

Вам не нужно тратить время, пытаясь исправить форматирование ваших документов, потому что Bit автоматически отформатирует весь ваш документ. Выберите из коллекции макетов и цветовых тем, которые преобразят внешний вид всего документа одним щелчком мыши.

2. Умные рабочие места

Одной из основных особенностей Bit является то, что он позволяет создавать несколько рабочих областей, документов и папок для эффективного хранения и организации всего, что у вас есть, и управления им. Это означает, что с помощью Bit вы можете создать несколько рабочих пространств вокруг своей работы, сотрудников, клиентов, отделов и многого другого.

Одна вещь, которую следует отметить в отношении Bit Workspaces, заключается в том, что вы можете решить, кто получит к нему доступ. Вы можете добавить или пригласить других соавторов и предоставить им доступ только для чтения, доступ только для комментариев или даже полное разрешение на редактирование.

3. Библиотека контента

Каждое рабочее пространство Bit имеет библиотеку содержимого, куда вы можете добавлять различные цифровые или мультимедийные ресурсы. Библиотека контента подключена к вашим документам Bit, поэтому вы можете быстро сотрудничать, искать, вставлять и создавать свои интерактивные документы.

Библиотека контента Bit — это удобное место, где вы и ваша команда можете обмениваться ресурсами любого типа цифрового контента, такого как изображения, файлы, PDF-файлы, Документы Google, файлы Dropbox, SlideShares, видео YouTube, визуальные веб-ссылки, презентации и другие типы мультимедиа. , и более.

4. Сотрудничество в режиме реального времени

С Bit вы и ваша команда можете сотрудничать и одновременно работать над одним и тем же документом в режиме реального времени. Вы можете вносить изменения, редактировать в режиме реального времени, выделять разделы, оставлять комментарии, @упоминать людей и многое другое.

Вы даже можете пригласить своих коллег или менеджеров и предоставить им доступ для редактирования, чтобы получать комментарии или отзывы. В зависимости от материалов, которыми вы делитесь, вы можете предоставить доступ только для чтения, комментирования или редактирования к рабочим областям, частью которых они являются.

5. Интеграция мультимедиа / интерактивные документы

С Bit вы можете создавать интерактивные рабочие документы и воплощать их в жизнь, используя более 100 мультимедийных интеграций. Bit позволяет добавлять изображения, PDF-файлы, облачные файлы, карты, презентации, диаграммы, видео, GIF-файлы — практически любой тип мультимедиа — в ваши документы и автоматически превращать их в интерактивные визуальные карты и богатые встраивания, которые живут внутри них! Это сделает все ваши документы, связанные с работой, и обмен знаниями гораздо более полными и увлекательными!

6. Функциональность интеллектуального поиска

У организаций может быть много информации и данных для управления, и иногда бывает трудно найти часть информации среди всех документов. Но надежная функция интеллектуального поиска Bit позволяет вам выполнять поиск по папкам, документам и содержимому в рабочих пространствах, используя расширенный текстовый поиск, заголовки и описания, и он быстро появится перед вами.

Еще одна интересная особенность Bit заключается в том, что он позволяет закреплять важные документы, к которым необходимо часто обращаться, внутри рабочей области. Это делает его легко и быстро доступным для всех.

7. Отслеживание документов

С Bit вы можете делиться своими документами с другими людьми за пределами мира с помощью отслеживаемой ссылки. Эта функция отслеживания документов позволяет вам получать оперативную аналитику и подробные сведения об общих документах, например о том, кто просматривал их, сколько времени они потратили, как часто они их посещали и т. д. Это отличный способ узнать, как люди взаимодействуют с ваши документы. Выберите один из вариантов, таких как захват лидов, защита паролем, истечение срока действия ссылки и т. д.

8. Управление разрешениями и доступом к информации

Bit позволяет вам управлять разрешениями и доступом к информации в соответствии с уникальными потребностями вашей организации. Каждое рабочее пространство позволяет вам устанавливать разрешения и уровни доступа для ваших сотрудников и гостей. Вы можете назначить своим пользователям полный доступ, доступ для редактирования, комментирования или только для чтения, а гостям можно предоставить доступ для комментирования или только для чтения. Только те соавторы и гости, которые были добавлены в рабочую область, могут получить доступ к документам в этой рабочей области.

Вы также можете установить общие роли для каждого человека, добавленного в вашу организацию, например владельца, менеджера, участника или гостя. Каждая роль имеет разные уровни доступа для приглашения пользователей, изменения настроек подписки и т. д.

Когда вы делитесь своими документами Bit с внешним миром, вы можете в любое время добавить пользовательский пароль, разрешить истечение срока действия ссылки или отключить ссылку для общего доступа.

9. Простая и минималистичная эстетика

Интересная часть Bit заключается в том, что, несмотря на его интересные и полезные функции, он имеет простой и удобный интерфейс. Это означает, что даже если вы новичок в технологиях и ничего не знаете о кодировании, вы можете легко начать работу с платформой Bit.

Эстетика минимального дизайна Bit и отличный UX делают поток между документами и цифровыми рабочими пространствами чистым и быстрым! Он просто обеспечивает системный и профессиональный подход ко всему процессу!

В общем, Bit — это инструмент мечты для всей вашей компании, поскольку он делает управление контентом и оптимизацию рабочего процесса намного проще и интерактивнее! И так, чего же ты ждешь? Сделайте себе одолжение и получите Bit прямо сейчас!

А теперь приготовьтесь к подведению итогов, где вы будете вдохновлены действовать и откроете для себя истинную силу устранения хаоса в вашем бизнесе. Следите за обновлениями!

Подведение итогов

Поздравляем, довольные герои! Мы прошли этот долгий, но интересный путь управления корпоративным контентом, раскрыли его секреты, важность, преимущества, компоненты и этапы реализации. Теперь, со всеми собранными знаниями, пришло время проверить силу организации и эффективность ваших документов.

Теперь используйте супергероя управления контентом — Bit.ai! Пусть он станет вашим надежным партнером в борьбе с хаосом, гарантируя безопасность ваших документов и бесперебойную совместную работу. Помните, с Bit.ai; вы не просто управляете контентом; вы приносите волну продуктивности! Так что не ждите и действуйте сегодня.

Дальнейшее чтение:

Что такое распространение контента и все, что вам нужно знать!

Что такое вирусный маркетинг и каковы его плюсы и минусы? (Примеры)

Маркетинг в социальных сетях 101: полное руководство к успеху!

Микро-инфлюенсеры для привлечения клиентов и развития вашего бизнеса!

Перепрофилирование контента: что это такое и как это сделать?