Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше управление временем

Eisenhower — это инструмент управления задачами, который помогает вам повысить производительность, обучая вас тому, как лучше расставлять приоритеты . Этот метод поможет вам узнать, какие действия стоят вашего времени и усилий, а какие нет.

И в мире, где мы все спешим, чтобы не отставать от наших графиков, нужно признать, что это навык, который стоит улучшать.

Оставайтесь на месте, потому что в этом тексте вы узнаете:

• Что такое матрица Эйзенхауэра (подробное объяснение с многочисленными примерами — как рабочими, так и повседневными),
• Как использовать матрицу Эйзенхауэра и
• Как мыслить квадрантами.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица «Срочно-важно», — это инструмент, который поможет вам улучшить свои навыки приоритизации задач. Включив матрицу Эйзенхауэра в свою повседневную жизнь, вы научитесь распознавать свои самые большие приоритеты и отличать те, которые имеют долгосрочное влияние, от тех, которые не имеют.

Матрица Эйзенхауэра является идеальным союзником, когда дело доходит до понимания того, как мыслить в квадрантах, поскольку она «делит ваш мозг» и помогает различать:

• Важный,
• Неважно,
• Срочно и
• Несрочные задачи.

Матрица служит инструментом расстановки приоритетов, а не средством планирования. Таким образом, вы не увидите здесь никаких расписаний или дедлайнов.

Краткая история матрицы Эйзенхауэра

Именно Дуайт Д. Эйзенхауэр первым разработал и применил указанный метод управления временем и задачами. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, который искал метод, который помог бы ему расставлять приоритеты и принимать жесткие решения относительно его многочисленных задач — как в качестве генерала армии США, верховного главнокомандующего НАТО, а затем и президента США.

Лишь позднее этот метод был популяризирован благодаря Стивену Кови, представившему его в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» .

В книге Кови обсуждал идею четырех поколений тайм-менеджмента, которую мы позже обсудим в этом тексте.

Элементы матрицы Эйзенхауэра — объяснение

Как удобный инструмент управления задачами, матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты задач, расставив их в правильных квадрантах .

Это может быть что-то срочное/важное (квадрант «сделай это сейчас»), что-то тривиальное, но все же срочное («делегируйте это кому-то другому» квадрант) и т. д.

Когда вы можете классифицировать свои задачи таким образом, вам становится намного проще планировать и выполнять их.

Взгляните на следующий раздел, который поможет вам понять, как эти квадранты работают на практике.

Что такое 4 квадранта времени?

При использовании матрицы Эйзенхауэра вы сортируете задачи из своего списка дел на 4 группы. Эти группы называются квадрантами , потому что они расположены в виде сетки:

1. Квадрант № 1 — Важные/срочные задачи,
2. Квадрант № 2 — Важные/несрочные задачи,
3. Квадрант № 3 — Неважные/срочные задачи и
4. Квадрант № 4 — Неважные/несрочные задачи.

Для некоторых задачи сортировки кажутся простыми и, возможно, очевидными с самого начала. Однако в большинстве случаев люди путают эти 4 квадранта или затрудняются определить, куда должна быть поставлена ​​задача. Кроме того, приоритеты будут отличаться от человека к человеку. В то время как карьерный рост может иметь решающее значение для некоторых, создание семьи может быть более важным для других. Чтобы правильно применить правила матрицы Эйзенхауэра и свести к минимуму вероятность ошибок, мы настоятельно рекомендуем просмотреть следующий раздел.

Разница между СРОЧНЫМИ и ВАЖНЫМИ задачами

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». – Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, использование матрицы на практике станет для вас естественным.

Срочные задачи

Срочные задачи нужно решать как можно быстрее. Они чувствительны ко времени и иногда вызывают стресс, поскольку требуют нашего немедленного внимания.

Подумайте о подготовке к экзамену, о котором вы забыли, или о попытке доставить раненого друга в больницу.

Важные задачи

С другой стороны , важные задачи позволяют вам сделать шаг назад, проанализировать ситуацию и спланировать следующий шаг. Они не зависят от времени, поэтому при выполнении таких задач нет давления.

Важными задачами являются те, которые касаются ваших жизненных целей, основных ценностей и т. д. Создание семьи, например, планирование поездки или тренировки, чтобы стать здоровее.

Сколько раз вы слышали, что кто-то не может выполнить свою работу, потому что продолжает «тушить небольшие пожары»? Если мы сосредоточимся только на срочных задачах, мы не увидим дальше того, что нас ждет завтра.

Как я узнаю, что срочно и что важно для меня?

Не существует универсальной формулы, которой мы все могли бы следовать. Чтобы знать, какие задачи для вас важны, а какие срочные, советуем вам составить список .

Вы можете найти множество шаблонов списков дел на нашей странице Clockify, один из которых должен быть идеальным для вас. Шаблоны списка дел Clockify помогут вам:

• Запишите свои основные ценности, идеалы и жизненные цели, и
• Подумайте о вехах, которых вам нужно достичь, тщательно сосредоточившись на том, что важно.

Списки дел могут служить идеальным решением для осознания и напоминания себе о том, ради чего вы работаете — деньги, безопасность, карьера, обеспечение семьи. После того, как вы создадите подробный список (или списки) текущих задач, у вас будет более глубокое понимание таких задач — их важности и срочности.

Как разместить задачи в 4 квадрантах

Теперь, когда мы объяснили срочные и важные различия, давайте посмотрим, как они применяются к задачам и действиям. Мы будем использовать некоторые распространенные повседневные примеры.

Квадрант № 1: «Делать» — важные и срочные задачи

Это задачи, которые имеют строгие, очень короткие сроки и могут иметь последствия, если не заняться ими немедленно. Например, контрольная по математике — это срочная задача для школьника, а большинство других вещей отойдут на второй план.

Примеры важных и срочных задач:

• Задачи с очень сжатыми сроками — Завершение клиентского проекта, тушение небольшого пожара, лопнувшей трубы,
• Обязательства в последнюю минуту — что-то, что вы откладывали и теперь спешите закончить (например, уложиться в срок) или
• Задачи, которые нельзя откладывать — семейные или рабочие обязанности, неожиданные гости.

Квадрант № 2: «Решение» — важные, но несрочные задачи

Второй квадрант предназначен для задач, которые не ограничены во времени, но требуют планирования на будущее, поскольку они приносят вам долгосрочную выгоду. Подумайте о таких решениях, как желание похудеть, больше читать, записаться на курс и т. д. Они важны для вашего самочувствия, но не критичны, поэтому их обычно отодвигают в пользу неотложных задач.

Еще примеры важных и несрочных задач:

• Краткосрочные или долгосрочные бизнес-цели — создание бизнес-бюджета, создание прогноза продаж, планирование новой маркетинговой кампании и т. д.
• Карьерные цели — повышение по службе, переход на новый карьерный путь, получение нового набора навыков, планирование открытия бизнеса и т. д.
• Личные цели — улучшение отношений, создание семьи, отдых, здоровое питание и т. д.

Имейте в виду, что откладывание важных дел каждый раз, когда возникает что-то срочное, может сделать их срочными в будущем.

Например, если человек годами откладывает здоровое питание из-за того, что ему мешают другие проблемы, такие проблемы со здоровьем, как ожирение или диабет, внезапно сделают его неотложным приоритетом. Или, если вы не создадите финансовый план на следующий год, вы можете столкнуться с серьезными последствиями, такими как накопление долгов, перерасход, отсутствие денег на чрезвычайные ситуации и тому подобное.

Квадрант № 3: «Делегирование» — срочные, но не важные задачи

Такие задачи ограничены по времени, но учитывая, что они не актуальны для вас — вы можете делегировать их другим. Например, попросить коллегу создать презентацию в PowerPoint или сделать для вас заметки во время встречи, потому что у вас есть неотложная работа.

Другие примеры срочных и неважных задач (также называемых отвлекающими факторами):

• Вопросы, связанные с работой — организация встреч, ответы на электронные письма, планирование определенных встреч и т. д.
• Домашние обязанности — покупка продуктов, работа по дому, оплата счетов и т. д.

Квадрант № 4: «Устранение» — неважные и несрочные задачи.

Последний квадрант содержит предметы и действия, которые никоим образом не являются важными или срочными. Они имеют очень мало долгосрочной пользы для вашей карьеры, жизни или здоровья. Некоторыми примерами могут быть просмотр каналов во второй половине дня, сплетни на работе, бездумный просмотр Интернета и тому подобное.

Несколько примеров неважных и несрочных задач:

• Пожиратели времени — проверка (трата времени) на социальные сети, неважные электронные письма или встречи и т. д.
• Только приятные занятия . Несмотря на то, что отдых важен, слишком много веселых занятий может иметь обратный эффект. Некоторые из них необходимо устранить, чтобы освободить место для важных действий. К таким действиям относятся длительные перерывы в работе, игры, просмотр социальных сетей и т. д.

Важно отметить, что действия в четвертом квадранте считаются отвлечениями, которые кажутся срочными, но не могут внести вклад в нашу повседневную жизнь или будущее.

Как взвесить свои приоритеты в матрице

Может показаться сложным отличить важные задачи от неважных, а также срочные от несрочных, однако следующий раздел поможет вам расставить приоритеты и взвесить текущие задачи.

Взгляните на шпаргалку по матрице тайм-менеджмента ниже. Это может помочь вам определить, какие задачи вы должны расставить по приоритетам, а какие делегировать или даже исключить из списка дел.

Имейте в виду, что только вы можете знать, какие задачи для вас важны, а какие нет. Спроси себя:

« Что мне нужно сделать прямо сейчас? ”

« Что является расточительным и что необходимо устранить?»

«Какие задачи мне нужно выполнить, а какие кто-то может сделать за меня?»

Таким образом, вы можете с легкостью определите свои приоритеты, сгруппировав задачи по сложности или срочности и раз и навсегда устранив отвлекающие факторы.

Ваше внимание во время этого процесса должно быть сосредоточено на ЧТО, а не на КОГДА. Планирование становится проще, когда вы знаете свои приоритеты.

Теперь, когда мы знаем, что матрица тайм-менеджмента на самом деле является инструментом для лучшего понимания вашей деятельности, давайте перейдем к ее фактическому использованию.

Как работает матрица Эйзенхауэра? (+ примеры)

Лучший способ понять, как работает матрица, — рассмотреть повседневный пример.

Например, Джули — главный менеджер проекта в компании среднего размера. Каждый день она справляется с большой нагрузкой, имеет семью и вдобавок ко всему старается жить и питаться здоровой пищей. Звучит много, но применяя матрицу, она знает, где ее приоритеты и как обойти изменения в своих планах.

Для начала предположим, что расписание Юлии выглядит так:

Сам по себе он выглядит довольно хорошо спланированным. Однако Джули знает, что расписание может измениться, поэтому каждое утро она напоминает себе об этом, чтобы не нервничать.

Как и ожидалось, к концу дня график Джули немного изменился. Ей пришлось внести несколько корректировок в свои задачи, применив к ним матрицу тайм-менеджмента:

• Те, что в оранжевом, отложили на потом,
• Те, что в зеленом, были делегированы, а
• Те, что в красном, были исключены из расписания.

Вот как теперь выглядит скорректированное расписание:

Как Джули применила матрицу Эйзенхауэра к своему рабочему графику?

Вот как Джулия применила матрицу тайм-менеджмента для определения приоритетов своих рабочих задач и действий:

• 8:00 – 9:00 Изменения в расписании : Утром она не успела добраться до электронной почты, так как стендап-совещание выявило некоторые проблемы в отделе контроля качества. Мозговой штурм решения был важнее, чем электронные письма, поэтому она пометила их как то, что нужно сделать завтра.
• 12:00 – 14:05 Изменения в расписании : Клиент, с которым она должна была встретиться в полдень, пришел на полчаса раньше. Так как она знала, что поездка ее сына еще далеко, она позвонила учителю позже в течение дня. Не желая заставлять своего клиента ждать, она перенесла встречу на 11:30, а телефонный звонок — на то, когда она вернется домой позже.
• 14:20 – 16:00 Изменения в расписании : Около 16:00 задачи, связанные с проектом, требовали немедленного внимания. Однако ее сын некоторое время болел, поэтому ей нужно было отвезти его на обследование. Она делегировала задачу по проведению собрания своему самому надежному коллеге. На следующий день она могла бы попросить краткое изложение.

Как Джули применила матрицу Эйзенхауэра к своему повседневному расписанию?

Помимо того, что ей приходилось иметь дело с изменениями в ее рабочем графике, ей также приходилось заниматься личным планированием и корректировкой:

• 17:00 – 17:20 Изменения в расписании : Поскольку Джули и ее сыну пришлось немного подождать осмотра, она попросила мужа пойти за продуктами, потому что они могут не успеть.
• 17:30 – 18:30 Изменения в расписании : Джули решила перенести свою тренировку на видеочат с некоторыми сотрудниками, оставшимися после работы. Помочь им закончить, чтобы они могли пойти домой, было важнее и неотложнее, чем ее сегодняшнее упражнение.
• Изменения в расписании с 21:30 до 22:00. К 21:30 Джули была измотана всеми делами и задачами, которые ей приходилось решать в течение дня. Зная, что в тот момент сон принесет ей гораздо больше пользы, чем телевизор, она решила не смотреть сериал и сразу же лечь спать.

Как видно из примера Джули, матрица тайм-менеджмента предназначена для того, чтобы научить нас делать более простые звонки, касающиеся нашего расписания. Она не задумывалась над задачами или последствиями своих действий, потому что полностью осознавала их заранее. Матрица Эйзенхауэра позволяла ей плавно и с минимальным стрессом вносить необходимые изменения в свой распорядок дня.

Что отличает матрицу Эйзенхауэра от других методов?

Как упоминалось выше, этот метод не имеет ничего общего с изучением новых отличных навыков, а только с изменением вашего мышления к лучшему.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам:

• Лучше понять свои цели,
• Выявление действий, которые тратят время впустую, и, самое главное,
• Научитесь расставлять приоритеты в работе и повседневных задачах.

Таким образом, вы можете планировать и лучше планировать будущее.

После использования в течение некоторого времени эта техника тайм-менеджмента вызовет положительные изменения. Вы заметите, насколько проще стало планировать свою работу и насколько лучше вы стали справляться с небольшими кризисами и неизбежными дедлайнами.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра по Стивену Кови?

Ранее в этом тексте мы упоминали, как Стивен Кови познакомил аудиторию с матрицей Эйзенхауэра, написав об этом в своей книге. В упомянутой книге он обсуждал идею Четырех поколений тайм-менеджмента, и если мы посмотрим на все четыре из них, мы увидим, что они на самом деле являются инструкциями о том, как правильно использовать матрицу.

Поколение 1: Контрольные списки и примечания

Первое поколение представляет собой начальный этап вашего планирования времени и управления задачами. Мы должны изложить все задачи на бумаге, чтобы иметь возможность их выполнить, но также иметь регулярные обзоры позже. Более того, мы должны организовать все, исходя из количества времени и энергии, которые требуют такие задачи.

Поколение 2: Календари и расписание

Во втором поколении все действия из предыдущего списка должны быть записаны в календаре или иным образом запланированы. Это способ попытаться спланировать будущее в меру наших возможностей.

Если вы не любите планировать свои задачи, излагая их в письменном виде, вы можете выбрать приложение, в котором будут храниться все ваши предстоящие действия. Clockify, например, позволяет вам планировать свои задачи и действия, используя метод блокировки времени — простой, но эффективный способ расставить приоритеты в вашей рабочей нагрузке. Просто сгруппируйте свои ежедневные задачи в блоки, и только когда вы закончите блок, вы сможете перейти к следующему. Таким образом, вы не забудете или не сможете выполнить свои задачи.

Имейте в виду, что только вы знаете, насколько важными или срочными могут быть ваши задачи или действия. Поэтому вы будете создавать блоки в зависимости от важности/срочности ваших текущих задач, следуя принципам и советам, которые мы упоминали ранее в тексте.

Поколение 3: планы на неделю

Третье поколение призвано сузить временные рамки деятельности. Вам нужно спланировать свою неделю, цели и задачи, которых вы хотите достичь, и начать более серьезно думать о своем ежедневном расписании в течение этой недели.

Поколение 4: отношения и результаты

В то время как первые три поколения были связаны с управлением действиями и временем, четвертое — это то, что действительно придает всему процессу смысл.

Имея полное расписание и список действий, вы можете начать анализировать, какие из этих задач являются важными или неважными, срочными или несрочными. Это поможет вам понять, какие пункты в вашем списке абсолютно необходимо сделать немедленно, а какие можно отложить на день, если возникнут более срочные дела.

Каковы преимущества и недостатки матрицы тайм-менеджмента?

Как и любая другая техника тайм-менеджмента, матрица Эйзенхауэра имеет как преимущества, так и недостатки. Лучше принять во внимание и то, и другое, прежде чем решить, использовать его или нет. В конце концов, вам нужен метод, который идеально подходит для вас.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра

Читайте дальше, чтобы лучше понять преимущества, которые может предложить вам метод расстановки приоритетов Эйзенхауэра (если вы решите его реализовать):

• Это заставляет вас задуматься о важности ваших задач,
• Это помогает переоценить, что срочно, а что нет,
• Он учит лучшему самосознанию и помогает вам практиковать самоанализ, а также
• Это поможет вам научиться принимать решения за доли секунды.

Недостатки матрицы Эйзенхауэра

С другой стороны, эта задача и метод тайм-менеджмента могут подойти не всем. Поэтому вот некоторые минусы использования метода Эйзенхауэра:

• Он сортирует задачи исключительно по срочности и важности и не учитывает ресурсы, сложность или уровень усилий, требуемых для выполнения задачи.
• Короткие, срочные задачи остаются позади (даже если их отметка в списке помогает повысить производительность и набрать обороты),
• Для некоторых это может быть сложным и трудоемким, и
• Когда задач слишком много, это может показаться ошеломляющим, поэтому лучше всего ограничить их пятью штуками.

Дополнительные советы для тех, кто хочет попробовать матрицу Эйзенхауэра

Важно отметить: для тех, кто все еще не уверен, есть способ узнать, подходит ли вам матрица Эйзенхауэра, и мы даем вам несколько советов:

• Попробуй неделю,
• Составьте список задач на неделю,
• Отсортируйте их внутри четырехквадрантной сетки,
• Используйте тайм-трекер, чтобы отслеживать свои успехи в течение недели, и
• Делайте заметки о том, как вы себя чувствовали в определенных ситуациях.

Когда испытание подходит к концу, взгляните на собранные вами данные.

Наконец, задайте себе вопросы:

Вы стали продуктивнее?

Стало ли легче принимать решения?

Были ли дела, которые вы считали срочными, на самом деле срочными? Или они просто зря потратили ваше время?

Подведение итогов: расстановка приоритетов означает, что вы можете получить это, но не все сразу

В некотором смысле попытки управлять временем ушли в прошлое. Все больше и больше коучей и экспертов по продуктивности советуют научиться управлять своими приоритетами и ресурсами. Мы не можем выиграть больше времени, но мы можем использовать его с умом. Поэтому вместо того, чтобы пытаться втиснуть как можно больше задач в день, попробуйте расставить приоритеты среди тех, которые имеют значение — тех, которые способствуют вашему самосовершенствованию и прогрессу.

Матрица тайм-менеджмента Эйзенхауэра является отличным учителем в этом отношении. И хотя это может работать не для всех, это отличная ступенька к поиску более персонализированной, более подходящей техники.

️ Вы когда-нибудь пробовали матрицу Эйзенхауэра? Считаете ли вы, что расстановка приоритетов является ключом к тому, чтобы иметь все это? Поделитесь своими историями с нами по адресу [email protected], и мы можем рассказать о вас в одной из наших будущих статей. И, если вам понравился этот пост в блоге, поделитесь им с кем-то, кто, как вы знаете, найдет его полезным.