Как упростить управление временем

Чем больше будет советов по тайм-менеджменту, тем больше мы будем думать, что это все — быстрые, простые и действенные советы. Все, что нужно, это прочитать несколько руководств, книг по самопомощи и блогов, пока мы не найдем несколько, которые находят отклик у нас, и все готово! К сожалению, реальность менее привлекательна. Тайм-менеджмент требует самоотверженности, усилий, последовательности и жертв. Это тяжелая работа, искоренение вредных привычек. Но чтобы развивать хорошие навыки, вам нужно углубиться в методы, помимо изучения того, как составлять задачи и составлять идеальные графики.

Сегодня мы рассмотрим, как тайм-менеджмент больше зависит от того, как вы думаете и чувствуете время, и как использовать эти идеи для конкретных шагов к улучшению.

Неудобная правда о тайм-менеджменте

Вы никогда не сможете по-настоящему управлять своим временем. Мы не можем выкроить больше времени, сэкономить его или украсть из других аспектов нашей жизни. Это не инструмент и не ресурс, который можно заставить подчиняться, как дикую лошадь. Вместо этого мы меняем наши приоритеты и графики и принимаем трудные решения.

Единственное, что вы действительно можете сделать, это изменить свое восприятие, научиться управлять собой и своей энергией и позволить времени быть просто этим. Тайм-менеджмент должен быть больше похож на обучение управлению рекой путем знакомства с вашей лодкой, правильной техники гребли, того, как правильно сохранять равновесие и мысленно готовиться к случайным порогам впереди; вместо того, чтобы думать, как можно замедлить течение реки или изменить ее течение.

При том ограниченном времени, которое у всех нас есть, важно научиться сосредотачиваться на задачах, которые имеют значение в долгосрочной перспективе (в карьере и жизни), и как разумно вкладывать свою энергию.

Почему управление временем может быть трудным для вас

Возникли проблемы с соблюдением списка дел? Вы подходите к концу дня и чувствуете, что могли бы сделать больше? Вы пробовали каждое приложение на свете, и ни одно из них не продержится на вашем телефоне дольше недели, прежде чем вы сдадитесь?

Хорошая новость в том, что с вами все в порядке. Плохая новость заключается в том, что пройдет некоторое время, прежде чем вы станете лучше в этом. И я собираюсь рассказать вам, почему.

Насколько хорошо ты готовишь?

Я часто задавался вопросом, почему мой партнер был слишком напуган, чтобы готовить по поваренной книге. Все, что ему нужно сделать, это следовать рецепту: у него есть выписанные меры, инструменты, ингредиенты… в этом нет ничего особенного. Но однажды, когда он готовил еду, он спросил меня, как должно выглядеть мясо, когда оно «в самый раз», чтобы он мог бросить остальные ингредиенты.

И тут меня осенило.

Никакое количество деталей в рецепте или конкретных инструментов не придаст ему уверенности, если речь идет о базовых навыках и знаниях. Для меня, после многолетнего опыта, приготовление пищи дается легко: я знаю, какие инструменты мне нужны, не задумываясь, я могу на глаз определить время приготовления и измерения, основанные на догадках. Чтобы приготовить удачную еду, нужно знать, как блюдо должно выглядеть в процессе, как оно должно пахнуть, сколько времени нужно готовить каждый ингредиент и когда его добавлять.

Без этих навыков и предшествующего опыта мой партнер оказался в затруднительном положении. Несмотря на наличие кулинарной книги и инструментов (в нашем случае, всех этих статей и видео о продуктивности).

Та же идея может быть применена ко всему: рисованию, работе с деревом, программированию, редактированию видео, что угодно. Каждое из этих действий требует определенных базовых навыков. Без них никакие причудливые инструменты или методы не помогут вам стать лучше.

Может быть, поэтому ни один таймер Pomodoro в магазине приложений, список дел в браузере или журнал пуль не помогут вам следить за своим временем и оставаться продуктивным.

Давайте посмотрим, какие навыки вам нужно развить в первую очередь, прежде чем искать инструменты и руководства по тайм-менеджменту, которые помогут вам в специфике.

Тайм-менеджменту нужны три ключевых качества для работы

Для овладения навыками управления требуется сдвиг в понимании времени. Чтобы добиться этого, Эрих К. Дирдорф советует работать над тремя вещами:

1. Осознание времени – осознание его ограниченности, сохранение реалистичного взгляда на время;
2. Организация — работа с расписанием, планирование и расстановка приоритетов для наилучшего использования времени;
3. Адаптация — наблюдение и анализ вашего использования времени для дальнейшего улучшения, а также обучение тому, как приспосабливаться к изменениям в вашем расписании.

В одном исследовании Дирдорф наблюдал за 1200 участниками и за тем, как они справились с этими тремя навыками в ходе 30-минутного теста. Он заметил, что организация давалась им намного легче, чем осведомленность и адаптация — это означало, что люди лучше организовывали свои графики, но хуже справлялись с управлением сменами, отменами, перерасходами и любым срывом сроков.

Из этого Дирдорф сделал вывод, что осознанностью и адаптацией овладеть гораздо труднее. Это может объяснить, почему мы всегда боремся с прокрастинацией и сохранением здоровых привычек, даже когда наши планы кажутся надежными.

Как и его участники, вы тоже можете быть лучше только в одной или двух третях этих навыков. Давайте посмотрим, как можно практиковать каждое из них, пока вы не достигнете здорового баланса между тремя.

Как улучшить восприятие времени

Ваше общее отношение ко времени должно измениться, потому что даже при самой лучшей организации вы можете испытывать стресс из-за желания быть более продуктивным или опасаться, что вы оступитесь.

Практикуйте осознанность, играя

В исследовании Дирдорфа участники выполняли микросимуляцию, которая длилась полчаса. Точно так же вы можете проверить свое управление временем, организацию и расстановку приоритетов без каких-либо причудливых инструментов, дома.

Видеоигры!

Существует множество видеоигр, которые полагаются на управление временем и ресурсами, с таким количеством сюжета и излишеств, как вы хотите. Эти игры предоставляют собственные микросимуляции, в которых вам нужно жонглировать ресурсами, временем, задачами, сотрудниками и случайными событиями, которые появляются. Обычно цели заключаются в том, чтобы либо заработать достаточно денег, чтобы поддерживать свой магазин/ресторан/бизнес на плаву, либо получать наилучшие возможные результаты каждый день и добиваться успеха.

Игры по тайм-менеджменту — это самый простой, но и самый интересный способ получить представление о том, как вы управляете временем и какие аспекты работы считаете приоритетными. Просто убедитесь, что действительно обращаете внимание на свой стиль игры, иначе вы будете просто играть в видеоигры, вместо того, чтобы рассматривать это как возможность обучения.

Измените свое отношение ко времени с помощью мантры

В поисках восприятия времени успешными предпринимателями в своем исследовании я наткнулся на одно из них Рози Гуальярдо из Inner Brilliance Coaching . Она сказала, что:

«Знать свои приоритеты и согласовывать с ними действия важно, но вы все равно можете испытывать стресс. Поскольку вы не можете изменить время, которое у вас есть, измените свое отношение к нему. Если вы думаете, что у вас недостаточно времени, это будет вызывать стресс. Скажите себе: «У меня есть все время мира». Вы почувствуете себя спокойнее, более осознанным и открытым для новых и различных решений, что позволит вам сделать больше».

Это затрагивает суть изменения вашего понимания того, что такое время и как вы должны относиться к нему. Есть тысячи высказываний о времени, и одно из них наверняка найдет отклик у вас. Это такое маленькое действие, но важное: выбранная вами цитата многое расскажет о вашей самой большой неуверенности, опасениях или надеждах на время.

Помня об этом или повторяя каждый день, мантра обязательно запишется в ваше сознание.

Получить внешнюю обратную связь

Само собой разумеется, что мы склонны слишком субъективно относиться к своей работе. Наша самооценка всегда будет в чем-то ошибочной, независимо от того, судим ли мы себя слишком строго или слишком мягко.

В зависимости от вашей занятости, если вы студент, фрилансер или менеджер, ваши источники обратной связи будут различаться. Обычно это:

• Коллеги (коллеги, чьим мнением вы дорожите);
• Менеджеры или руководители групп;
• Друзья и семья;

Вам нужно поделиться своими идеями и целями с человеком, дающим отзыв, и сообщить ему, какие комментарии вам нужны. Также есть возможность создать своего рода шаблон, который вы можете им дать. Чем больше информации вы поделитесь, тем легче человеку будет давать точные и действенные наблюдения.

Потратьте некоторое время на самоанализ

Одна вещь, которую я сделал и считаю лично наиболее полезной, заключалась в том, чтобы создать визуальное представление моего осознания времени. Таким образом, я смог определить, что было не так с моим восприятием и что мешало мне стать более продуктивным. Вот как я это сделал:

• Сначала я определил самую большую проблему

Мозолью на глазу была моя прокрастинация – я хотел закончить работу, но физически не мог себя заставить.

• Я записал модели поведения

Обычно я искал подходящую музыку, чтобы сосредоточиться (а потом отвлекался), вспоминая, что мне нужно позвонить другу для чего-то важного, конкретной работы и т. д.

• Я отметил чувства, которые пришли с поведением

Как и при любой прокрастинации, обычно это чувство вины, боязнь задержки и чувство некомпетентности. Хотя я знал о них, я все равно записывал их рядом с каждым поведением. Таким образом, я увидел, что причиняло мне наибольшее беспокойство, и смог придумать возможное решение.

• Я продолжал спрашивать «почему»

Наряду с чувствами я также пытался ответить на вопрос «почему». Почему я решил тратить время на подбор музыки? Почему я почувствовал необходимость позвонить этому другу именно сейчас? Почему я не мог сделать работу по дому через полчаса, после того как я сделал задание?

• Я проанализировал сетку

Эта деятельность похожа на ведение журнала — вы записываете трудности на бумагу и исследуете их в мельчайших подробностях, потому что визуализация дает вам другую точку зрения на проблему. В конце концов, я понял, что все, что меня отвлекало, было избегание написания некачественной статьи и страх не оправдать ожиданий. Потому что, если я не начну писать статью, это не может быть плохо, верно?

Это было то, что я считал первопричиной, но никогда не был в этом уверен. Такое закрытие оказалось очень полезным для моего психического здоровья. Эта деятельность заставила меня исследовать все, что я делала или чувствовала, и в каком-то смысле я выступала в роли собственного тренера по продуктивности.

Как улучшить аранжировку

Улучшение организации означает научиться лучше планировать и расставлять приоритеты, чтобы основы вашего тайм-менеджмента оставались прочными и непоколебимыми. В конце концов, это самый конкретный способ вернуть контроль над своим временем.

Попробуйте заново изобрести список дел

Питер Брегман из Bregman Partners сказал, как:

«Для многих из нас наш список дел стал больше похож на список вины: список всего, что мы хотим сделать, планируем сделать, действительно должны сделать, но никогда не делаем. Это больше похоже на список «Я никогда не доберусь до этого».

И он делает очень хорошее замечание. Часто мы составляем список задач, которые необходимо выполнить, не принимая во внимание, сколько времени или энергии они отнимут. И к концу рабочего дня мы застреваем, сожалея о том, что не сделали всего, что положили на тарелку.

В той же статье для Harvard Business Review Брегман предлагает вместо расплывчатого списка дел использовать меньше маркированных пунктов, но более строгое время работы. Это лучше всего достигается с помощью временных рамок, где вы определяете фиксированное количество времени для каждой задачи с одной оговоркой: вы начинаете и заканчиваете задачу точно в установленную минуту.

Пример таймбоксинга в Clockify

Когда ваше рабочее время гибкое, вы рискуете скатиться к 12-часовому рабочему дню. Наличие строгих рамок поможет вам успевать больше в течение дня и вовремя заканчивать дела.

Как улучшить адаптацию

Как упоминалось ранее, адаптация — это тонкое искусство быть достаточно гибким, чтобы спасти свой график от всего, что может подкинуть ему жизнь. Чрезвычайные ситуации, неожиданные встречи, забытые встречи, сорванные сроки… что угодно.

Однако вместо того, чтобы научиться справляться со стрессом или научиться лучше планировать (что мы и сделали), как насчет того, чтобы показать, что на самом деле означает повышение адаптивности?

Признайте, что у вас будут плохие дни, но не злоупотребляйте ими

Довольно часто я сталкивался с различными видеороликами и статьями на YouTube, в которых говорилось о том, как позволить себе переживать плохие дни, когда тайм-менеджмент просто не идет вам на пользу. И хотя это правда, я часто чувствовал себя виноватым, если выстраивались два или три таких дня. Более того, эти ресурсы кажутся в каком-то смысле немного заскриптованными, и я не могу на самом деле иметь отношение к автору.

Так было до тех пор, пока я не наткнулся на видео Мэтта Д'Авеллы, чей продуктивный канал на YouTube насчитывает миллионы зрителей. Его видеоролики посвящены продуктивности, самосовершенствованию и избеганию культуры выгорания и суеты. Для видео под названием « Как я остаюсь продуктивным весь день » он, как ни странно, этого не сделал. Видеть, как он целый день борется с некоторыми задачами, терпит неудачу в одних местах и ​​преуспевает в других, чтобы в конечном итоге закончить это, откладывая некоторые более крупные, было освежающе.

Видеть, как Д'Авелла сталкивался с неприятным фактом невыполнения некоторых важных задач, только чтобы смириться с этим, отмахнуться от него и отправиться в спортзал в конце дня, сделало его странным утешением. Это показало мне, что нам нужно равное количество понимания, отпускания и веры в то, что мы сможем выполнить эти задачи в следующий раз, чтобы действительно адаптироваться.

Потому что чем больше вы беспокоитесь о своем графике, о потерянном времени или о том, что не сработало, тем жестче вы становитесь.

Не планируйте каждый день в деталях

Не так давно в Forbes была статья о мифах об управлении временем, и совет одного из собеседников запомнился мне:

«Планируй свой день» раньше было мантрой тайм-менеджмента. Однако, если все, что вы делаете, это планируете свой день, долгосрочные цели никогда не станут ближе. Вы заканчиваете день с дополнительными делами, которые добавляются в завтрашний список, пока вы, в конце концов, не разочаруетесь в них. Это могут быть неважные задачи, но чаще это задачи с более длительным горизонтом. Включите в свою неделю время для долгосрочных стратегических целей».

Джим Васелопулос, Rafti Advisors, Inc.

Если вы будете уделять слишком много внимания каждому дню, вы рискуете стать недальновидным. Какие бы долгосрочные цели у вас ни были, все они отходят на второй план. Это открывает совершенно новую проблему выполнения повседневных задач без какой-либо другой причины, кроме как «уложиться в срок».

Выделите один день в неделю, когда вы будете пересматривать долгосрочные цели и изменять или адаптировать свое ежедневное расписание в зависимости от того, насколько эти задачи согласуются с ними. Вы обнаружите, что легче приспосабливаться к неожиданным переменам. Знание ваших долгосрочных целей поможет вам сделать более осознанный выбор в отношении того, как адаптироваться.

Хорошая система поддержки имеет большое значение

Одна из причин, по которой ваш тайм-менеджмент страдает, — это отсутствие поддержки. Некоторым людям нравится, когда люди вокруг них работают для достижения той же цели. Это похоже на посещение языковых курсов и встречи с одними и теми же людьми два раза в неделю в классе, приложив усилия, чтобы достичь того же языкового уровня.

Но как это работает, когда дело доходит до тайм-менеджмента?

Мы рассмотрим некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы сделать свое окружение более «дружественным к учащимся», поскольку вы пытаетесь развивать более здоровое мышление и отношения со временем.

Поддержка среди вашей семьи и друзей

Например, загрузить приложение для ежедневного управления временем. В магазинах приложений есть из чего выбрать, и они объединяют расписание каждого члена семьи с более крупными делами и обязательствами, которые у вас есть вместе.

Кроме того, для тех, у кого есть дети, есть приложения и упражнения для обучения детей тайм-менеджменту. Это дает уникальную возможность самому вернуться к основам и переоценить то, что вы знаете.

Поддержка среди коллег

Если вы являетесь частью команды или отдела, и ваши отношения с коллегами/товарищами в целом хорошие, вы всегда можете обратиться к ним за поддержкой. Просто поделитесь своими проблемами, попросите совета или перепроверьте метод, который вы хотите внедрить, уже будет иметь большое значение.

Чтобы сделать еще один шаг вперед, вы можете организовать небольшую группу с общей целью. Поддержка среди тех, кто знает компанию и работу так же хорошо, как и вы, отлично подходит для проверки и понимания.

Поддержка онлайн

Приложение для формирования и отслеживания привычек Habitica можно использовать в качестве одного из примеров, когда онлайн-сообщество служит отличной системой поддержки. В самом приложении есть надежный форум, где пользователи могут собираться вокруг общих целей и опыта и искать комментарии, мнения и советы.

Точно так же веб-сайты на основе форумов и доски обсуждений, такие как Reddit , например, предоставляют многочисленные потоки и темы для бесплатного обсуждения. Этот тип поддержки также может быть лучшим, учитывая, что у вас есть пул знаний из сотен, если не тысяч, людей по всему миру. Вы обязательно столкнетесь с некоторыми новыми техниками, методами и пищей для размышлений.

доска объявлений r/productivity на reddit.com

Полагайтесь на настойчивость, а не на мотивацию

И последнее, но не менее важное: один из лучших советов, которым чаще всего пренебрегают, — полагаться не на мотивацию к работе, а на чистое упорство.

Неудивительно, что мы часто отталкиваем понятие «упорно начинать задачу, даже если нам этого не хочется». Это неприятно, мы бы предпочли сделать что-нибудь еще, и мы понятия не имеем, стоит ли результат затраченных усилий. В качестве бонуса мы все время будем чувствовать себя ужасно, верно?

Что ж, как бы неловко это ни было, иногда нам нужно воспитывать себя и поддерживать дисциплину. С одной стороны, через какое-то время он может стать стабильным диском.

С другой стороны, как поделилась с нами художница и тренер по продуктивности Кэти Аррингтон, иногда нам просто нужна правильная цель, чтобы справиться с прокрастинацией. Не корить себя за отсутствие дисциплины, а найти настоящие, осязаемые цели, которые вытащат нас из колеи, когда мы больше всего в этом нуждаемся.

Заключить

Освоение тайм-менеджмента — тяжелая и изнурительная работа. Но это можно сделать проще, если вы правильно настроите себя и начнете смотреть на время по-другому. Это константа, а не ресурс, который вам нужно научиться использовать. Изучение того, как выработать здоровое отношение к расписанию, потраченному времени, потерянному времени и тому, что важно для вас в жизни, значительно увеличит ваши шансы придерживаться хороших привычек управления временем.