Электронное выставление счетов: руководство

Среднее время обработки счета может составлять от двух дней до двух недель.

Это может потребовать ручной обработки, а также быть довольно сложной с несколькими полями данных счета, этапами аутентификации и коммуникациями.

Использование электронных счетов-фактур (e-invoices) может значительно упростить и улучшить этот процесс, но легко запутаться, сравнивая их с другими формами выставления счетов.

Что такое электронное выставление счетов?

Электронное выставление счетов-фактур (также называемое электронным выставлением счетов-фактур и иногда записываемое как электронное выставление счетов-фактур ) — это форма электронного обмена данными (EDI) для выдачи и обработки данных счетов-фактур в специализированных и интегрированных электронных форматах.

Эти форматы предопределены. Учетное программное обеспечение отправителя и получателя может автоматически вставлять и извлекать данные для заполнения соответствующих полей.

Этот электронный формат, как правило, не читается людьми. Однако существуют версии, которые также предоставляют удобочитаемые визуальные форматы. Они полезны в некоторых обстоятельствах.

Электронное выставление счетов часто используется компаниями, которые отправляют относительно большое количество счетов. Хорошим примером этого являются компании типа «бизнес для бизнеса» (B2B) .

Что такое электронный обмен данными (ЭОД?)

Электронный обмен данными (EDI) — это система электронного обмена данными непосредственно между компьютерами. Он часто используется предприятиями для отправки и получения документов, таких как заказы на поставку (PO), счета-фактуры, контракты и многое другое.

Это повышает эффективность и скорость, с которой организации могут общаться и взаимодействовать друг с другом.

EDI основаны на установленных стандартах хранения и представления данных, чтобы обеспечить точное извлечение информации при отправке. Например, номер счета-фактуры или формат даты должны быть согласованными. Примеры этих стандартов включают форматы EDIFACT, X12 и XML.

Всегда ли ЭОД осуществляется онлайн?

ЭДО не всегда осуществляется онлайн. На самом деле, он появился еще до появления Интернета, а его ранние версии использовались еще в 1948 году в Берлинском авиалайнере.

В то время модемы на основе радио- и телефонных технологий использовались для сложной военной и грузовой логистики. Начиная с 1960-х годов аналогичная технология широко использовалась и в коммерческой логистике цепочки поставок.

э-счета против обычных счетов-фактур

Процесс электронного выставления счетов-фактур автоматизирован, тогда как обычная обработка счетов-фактур обычно выполняется вручную. Эта обработка включает в себя ввод данных, проверку, утверждение, отправку и многое другое.

электронные счета против цифровых счетов

Цифровые счета-фактуры — это обычные счета-фактуры, обычно в формате PDF или Word. Это означает, что они также требуют ручной обработки.

Хотя технически электронные счета также являются цифровыми, они имеют очень специфическую структурированную форму, которая автоматически импортируется и считывается системой покупателя и системой продавца.

Электронное выставление счетов обязательно?

Во многих странах, особенно в странах ЕС, электронное выставление счетов становится все более обязательным. Каждая страна имеет свои собственные требования вокруг него. И эти требования могут быть изменены.

Внедрение может оказать влияние на бизнес. Например, в некоторых европейских странах при отсутствии информации об электронном счете некоторые заказы на продажу просто не могут быть инициированы.

В других случаях не все предприятия должны использовать электронные счета-фактуры, но некоторые поставщики должны иметь возможность их принимать.

7 преимуществ электронного выставления счетов

1. Оптимизация обработки счетов

Электронное выставление счетов-фактур может значительно упростить выставление счетов-фактур и общий процесс «от заказа до оплаты» (O2C).

Обычный процесс выставления счетов зависит от человека, который инициирует его. Но это начало может быть отложено по ряду факторов, таких как выходные, праздники, спам-фильтры или переполненные почтовые ящики.

2. Уменьшает человеческий фактор

Хотя это зависит от страны, счета-фактуры обычно содержат около 9 полей, включая даты, цены, информацию о покупателе, информацию о продавце, налоговые коды и многое другое.

Их заполнение и ручная обработка счетов в более широком смысле требуют большой работы. Автоматизированное выставление счетов сокращает эту работу и делает ее более точно, чем это может сделать человек.

3. Сокращает бумажную работу

Бумажные счета могут создать работу. Они создают больше задач ручного ввода данных. И хотя отсканированные бумажные счета-фактуры могут быть сохранены в виде компьютерных файлов, для физических копий может потребоваться физическое место для хранения.

Убрав бумагу из процесса выставления счетов, вы сэкономите время и место.

4. Безопасность

Мошенникам трудно воспроизвести форматы XML и другие стандарты электронного выставления счетов.

Это полезно, потому что мошенничество со счетами распространено.

Согласно отчету Medius, в 2022 году средняя предполагаемая стоимость мошенничества для среднего бизнеса составляла более 280 000 долларов США в год. И в 1 из 5 предприятий за тот же период было зарегистрировано от 21 до 30 случаев.

5. Анализ данных

Системы электронного выставления счетов могут отслеживать все оплаченные и открытые счета, одновременно собирая, систематизируя и анализируя закономерности и тенденции в расходах, производительности поставщиков и платежных циклах.

Это, в свою очередь, помогает в анализе данных, которые можно использовать для прогнозирования денежных потоков и построения стратегической финансовой бизнес-аналитики.

6. Простая интеграция в широкую платежную экосистему

Обычное бумажное или цифровое выставление счетов требует ручного вмешательства для обновления других систем.

Но электронные счета могут быть интегрированы в другие бизнес-системы, с которыми они будут автоматически общаться и обмениваться данными. К ним относятся системы бухгалтерского учета, ERP-системы или системы управления платежами.

Это улучшает бизнес-процессы и упрощает обработку платежей.

7. Снижает затраты

Будь то экономия времени, уменьшение мошенничества, меньше бумажных счетов и т. д., все вышеперечисленные преимущества способствуют снижению затрат.

Кроме того, эффект домино, возможно, трудно поддается количественной оценке, но он вполне реален. Ваша команда по работе с кредиторской задолженностью может работать над другими задачами и стратегиями. Они также могут быть лучше подготовлены к масштабированию, улучшают отношения с поставщиками и в целом имеют более высокий моральный дух.

Решение TreviPay для управления счетами

Наше комплексное программное обеспечение для управления платежами и счетами революционизирует торговые отношения B2B. Он не только предлагает преимущества, связанные с процессом электронного выставления счетов, но и добавляет другие важные преимущества.

Он позволяет бизнес-покупателям использовать торговый кредит, предлагает авторизацию в режиме реального времени по всем каналам, обеспечивает регистрацию в режиме реального времени и расширяет охват за счет выставления счетов и управления дебиторской задолженностью в 32 странах.

Кроме того, он оцифровывает и автоматизирует процессы дебиторской задолженности, обеспечивая надежное управление рисками и мошенничеством с помощью таких функций, как AML, KYC/KYB.

Заключение

Электронное выставление счетов-фактур — это форма электронного обмена данными (EDI) для выставления и обработки счетов-фактур в предопределенных электронных форматах.

Он обычно используется компаниями B2B, которые выставляют и обрабатывают большие объемы счетов. Это упрощает процесс оплаты и уменьшает количество человеческих ошибок и бумажной работы (как в переносном, так и в буквальном смысле).

Он также обеспечивает надежную защиту и ценные аналитические данные. Это помогает предприятиям находить финансовые закономерности и делать прогнозы.

В отличие от обычных или цифровых счетов-фактур, электронные счета-фактуры интегрируются в другие системы, такие как бухгалтерские или платежные системы.