Документ, который ДОЛЖЕН иметь каждый сервисный бизнес для найма новых членов команды

Эта статья о найме и управлении в сервисном бизнесе написана Шэрон ДеЛэй, HR-консультантом, чья фирма обслуживает предприятия по всей восточной части США.

Шэрон Делэй

Наем сотрудников и управление ими — одна из самых сложных задач, которые может решить владелец сервисного бизнеса. Что бы вы отдали за один простой документ, который выполняет все следующие действия?

• Дает рекомендации по ролям и обязанностям на должности
• Позволяет проводить анализ для определения статуса освобождения позиции
• Представляет основу, вокруг которой устанавливается компенсация
• Устанавливает вопросы для собеседования, чтобы заполнить вакансию
• Устанавливает карьерный путь для человека, который занимает должность
• Описывает основные ожидания, включая рабочую среду и структуру отчетности, связанные с работой.
• Служит в качестве базового документа обзора производительности
• Излагает информацию, необходимую для принятия решения о размещении и отпуске
• Служит барометром того, когда пора уволить неэффективного сотрудника из вашей компании.

Описание работы

Посмотрите на описание работы . Этот очень оклеветанный и часто игнорируемый документ играет решающую роль в найме, управлении и увольнении членов команды. Это должно быть краеугольным камнем любых отношений между работодателем и работником задолго до того, как вы впервые наймете.

Мы часто слышим от представителей отраслей, которые считаются «высоко текучими», что разработка должностных инструкций — пустая трата времени. Когда вы поймете множество вариантов использования должностной инструкции, вы поймете, почему это важный инструмент для найма и продвижения членов команды.

Перед вашим первым наймом

Проведение тщательного анализа того, что вам нужно для работы в вашем бизнесе, имеет решающее значение. Для начала спросите себя, ПОЧЕМУ вам нужна эта новая должность. Вы ищете такого же лидера, как вы? Или кто-то, чтобы быть частью вашей команды в этой области? Помните, что могут быть службы, которые могут выполнять часть работы более экономично и эффективно (бухгалтерия, ответы на телефонные звонки, управление персоналом и т. д.) посредством заключения контрактов, а не найма.

Вопросы, которые следует задать при заполнении описания работы

• Какие инструменты и ресурсы необходимы для выполнения этой работы? Выполняется ли работа в основном на компьютере? Будет ли человек работать с другими инструментами, требующими специальной подготовки? Должность должна быть в состоянии отвечать на телефонные звонки и разговаривать с клиентами
• Какой уровень образования или сертификации требуется и желателен для выполнения этой работы? Очень немногие должности на самом деле требуют степени, поэтому будьте очень осторожны в своих требованиях и желаниях.
• Какую руководящую ответственность несет эта должность и сколько должностей? Должна ли должность получать ваше одобрение для всех решений, или должность имеет значительные полномочия по принятию решений?
• Каковы физические и экологические условия? Поза требует много сидения весь день? Позиция на складе требует много ходьбы? Много ли повторяющихся движений? Объективно оцените все физические и экологические аспекты работы.
• Какая компенсация за должность? Исследование заработной платы на основе ролей и обязанностей, а также возможных названий должностей поможет вам понять финансовые последствия должности.
• Как вы будете оценивать и измерять, выполняет ли человек на этой должности работу в соответствии с вашими ожиданиями? Запишите эту информацию.

Даже если вы считаете, что хорошо справляетесь со своими обязанностями в компании, это все равно хороший анализ для завершения. Это гарантирует, что у вас есть исчерпывающее обновленное описание работы, которое поможет вам реагировать на изменения в освобождении от сверхурочной работы, ожидаемые в 2019 году.

Написание описания работы

Ответив на эти вопросы и объективно ответив на них, вы получите основу для описания работы. Вы также сделали анализ, который поможет вам определить следующее:

• Статус освобождения от должности, или придется ли вам оплачивать сверхурочные или нет за любые часы, отработанные свыше 40 в любую рабочую неделю.
• Ключевые обязанности должности в любом рабочем цикле (ежедневно, еженедельно и т.д.)
• Какие дополнительные инструменты вам понадобятся для приобретения и обеспечения уровня компетенции, необходимого потенциальным кандидатам.
• Физические и выносливые способности, необходимые для этой должности. Например, если должность работает в замкнутом пространстве в течение значительной части дня, и кандидат сообщает, что он страдает клаустрофобией, вы не сможете его разместить.
• Конкурентоспособная заработная плата для должности, которая поможет вам привлечь квалифицированных специалистов, в которых вы нуждаетесь.
• Как вы будете оценивать работу человека, который берется за работу.

Найм и собеседование

Четко сформулированное описание работы, если его обобщить, становится привлекательной вакансией, а также основой для разработки процесса собеседования и вопросов.

Например, если должность требует, чтобы кандидат довольно много разговаривал по телефону, теперь вы знаете, что первоначальное собеседование следует проводить по телефону, чтобы оценить присутствие кандидата по телефону. Если должность связана с химическими веществами в качестве обычной части работы, вы можете разработать оценку для использования в процессе собеседования, в ходе которой вы «опросите» кандидатов о подходящих чистящих средствах для использования на определенных работах и ​​о том, как безопасно с ними обращаться. Вы также можете разработать ситуационные вопросы для интервью, основанные на реальных ситуациях, с которыми вы столкнулись на работе.

Наличие полного и подробного описания работы для ознакомления во время собеседования также позволяет вам и кандидату обсудить работу и засвидетельствовать их способность выполнять ее в представленном виде.

После найма нового члена команды

Подробное описание работы становится отличным руководством по обучению и инструментом оценки эффективности.

Схема должностных обязанностей с точки зрения ежедневной, еженедельной, ежемесячной, ежеквартальной и ежегодной перспективы означает, что вы определили порядок, в котором человек должен изучать задачи. Теперь разработайте контрольный список для обучения, чтобы закрепить эти учебные задачи и порядок их выполнения. Это часто может сократить время, необходимое для того, чтобы сотрудник работал и приносил доход вашему бизнесу.

Обзор производительности

Кроме того, в заранее определенных оценочных баллах вы можете легко отметить галочкой или знаком минус рядом с каждой обязанностью, выполнил ли новый сотрудник задачи. Для тех задач, которые еще нужно изучить или улучшить, разработайте и прикрепите лист целей и используйте его в качестве основы для любых последующих обсуждений эффективности. Вы только что завершили проверку производительности и документацию за один простой шаг!

Овладение всеми обязанностями должностной инструкции дает сигнал о том, когда пришло время для продвижения по службе или расширения обязанностей. Это способствует развитию карьеры ваших людей. Возможности карьерного роста повышают вовлеченность и снижают текучесть кадров.

Когда что-то не получается

Вы можете обнаружить, что ваш новый сотрудник просто не выполняет пару своих ключевых обязанностей. Независимо от того, какие цели вы поставили перед собой или провели дополнительное обучение (как указано в ваших обзорных документах выше), возможно, пришло время расстаться с сотрудником.

Просмотр описания работы и любых документов по оценке производительности и постановке целей поможет вам определить, не пора ли расстаться.

Ваши инвестиции в предварительный этап тщательного анализа работы, составление письменного документа, его рассмотрение с новым стажером, а затем использование описания работы в качестве инструмента оценки производительности создают бумажный след, который должен иметь большое значение, чтобы помочь вам. оспорить иск о неправомерном увольнении, если он будет выдвинут против вас.

Когда действует акция

Большая часть той же мысли, касающейся найма кого-то нового и продвижения кого-то на новую должность, применима в равной степени. Вкладывая дополнительное время в разработку должностной инструкции заранее, вы экономите время и усилия на протяжении всего пребывания на должности, когда речь идет об обучении, развитии, документации и вознаграждениях.

Если член команды соответствует критериям, изложенным в первоначальной должностной инструкции, и превосходит их, возможно, пришло время подумать о его продвижении в вашей компании.