Ты не против часов? Или время тебя не волнует?

У работы на дому есть определенные преимущества, например, возможность постирать белье или быстро пройти урок йоги через YouTube. Но когда я говорю людям, что занимаюсь WFH, я думаю, что они воображают, что это то, чем я занимаюсь большую часть дня. Леди досуга.

По правде говоря, я действительно делаю гораздо больше в своем домашнем офисе, чем когда-либо в обычном офисе. Это потому, что я хорошо управляю своим временем.

Как маркетологи, мы несем ответственность за многое. Иногда кажется невозможным взглянуть на список дел и понять, как вы собираетесь их выполнить. Независимо от того, работаете ли вы из традиционного офиса, кафе, в дороге или дома, тайм-менеджмент имеет решающее значение. Вот несколько советов и стратегий, которые я почерпнул за эти годы.

1. Составьте список дел

Во-первых, вам нужно знать, с чем вы имеете дело. Составьте список всего, что вам нужно сделать для проекта или в течение недели. Избавьтесь от всего, что у вас в голове. Неважно, на бумаге, на компьютере или в телефоне. Просто выкиньте все детали из головы. Мне нравится делать это в начале дня или, еще лучше, в конце предыдущего дня, чтобы я знал, к чему иду.

2. Расставьте приоритеты

Затем пришло время оценить, что нужно сделать и когда. Квадрантная модель из книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей » рекомендует разбивать задачи на четыре блока, чтобы оценить, что нужно сделать в первую очередь — сверхважные дела, которые нужно сделать как можно скорее, не очень своевременные, но все же важные (например, , планирование), своевременное, но не важное и несвоевременное/неважное. Это всего лишь одна из многих моделей построения графиков задач. Какую бы модель вы ни использовали, важно разделить свои задачи на то, что является критически важным, что необходимо, но не является высокоприоритетным, и что «хорошо сделать». Мой собственный список обычно сортируется на «большой», «маленький» и «хороший». Простой.

3. Разбейте свою работу на части

В этот момент я считаю очень полезным планировать свой день. Я беру эти приоритетные пункты сверху и начинаю отмечать их в календаре по частям. Для меня эти ведра очень просты: «до обеда» и «дневная работа». Я могу добавить еще одну категорию «в первую очередь», если есть что-то действительно неотложное.

4. Назначьте сроки

Как только я выясню, что должно произойти в общих чертах, я получаю более подробную информацию и назначаю мини-дедлайны для своего дня. Я планировщик, да. Но, как и многие из нас, я также лучше работаю под давлением, даже если оно навязано мне самим. Бесконечный рабочий день без дедлайнов — это рецепт для меня. Эти мини-дедлайны помогают мне сосредоточиться.

Например, на этой неделе у меня было несколько крупных проектов. Это было много, и казалось непреодолимым. Но я потратил некоторое время на планирование проектов и назначение времени для каждого пункта. Мой календарь выглядел примерно так:

• 9-10 утра Проект 1 результат 1
• 10-10:15 Перерыв на кофе (подробнее об этом позже)
• 10:15-12 Проект 2 результат 1
• 12-2 Перерыв
• 2-4 встречи/конференц-связи
• 4-4:10 Небольшой перерыв, чтобы проверить соседскую кошку
• 4:10-5 Завершить день и составить список дел на завтра

Я знаю, это интенсивно. Но я сделал всю свою работу и даже получил немного бонусного времени в конце пятницы.

5. Вы жаворонок или дневной человек?

Когда вы делаете свою лучшую работу? Что касается меня, то я делаю свою самую эффективную работу первым делом утром или прямо перед выходом на работу. Вы можете добиться успеха в полдень. Учитывайте это при планировании своего графика.

6. Найдите свой ритм

Я не всегда выделяю время для каждой задачи. Некоторые дни менее загружены или мне просто нужен перерыв от моего собственного невротического планирования. Тем не менее, я не позволяю себе бесконечно выполнять задачу или день, не сфокусировавшись. Я привязываюсь к своему собственному счетчику.

Недавно я обнаружил, что мой мозг начинает утомляться после 90 минут. Именно тогда я становлюсь нечетким и рассеянным, и мне нужен перерыв или переключение передач. При поиске для этого поста я обнаружил, что я не одинок. Оказывается, 90 минут — это естественный ритм для мозга.

Попробуйте сами: начните свою работу и следите за временем. Когда ты худеешь? Может быть, вы зеваете или чувствуете желание размять ноги или выпить кофе. Все это хорошие индикаторы того, что ваша концентрация внимания падает и вам нужен перерыв. Как только вы нашли свой ритм, используйте его, чтобы настроить свои проекты на свой собственный размер.

7. Заблокируйте общий календарь

Я большой поклонник временной блокировки моей работы в цифровом календаре (Outlook или Google) как «встречи». Это помогает мне увидеть все, с чем я сталкиваюсь в течение дня, и понять, возможно ли выполнить все или у меня слишком много накладывающихся сроков. Это также помогает мне не отвлекаться от дел, так как напоминания появляются в течение дня.

Некоторые люди считают цветовое кодирование полезным и на этом этапе, особенно если они работают над множеством разных проектов или заданий для разных клиентов. Выделение цветом может помочь вам сканировать свой календарь и визуально видеть, что происходит в какой день. (Это слишком занято для меня — мне нравится более чистый календарь. Но я вижу преимущество.)

Дополнительным преимуществом является цифровое ведение календаря для тех из вас, кто работает в корпоративной культуре с большим количеством встреч. Если ваш общий календарь заблокирован, вы можете сбежать с некоторых из этих встреч и сосредоточиться на своем рабочем столе. «Я занят в то время», вы можете сказать им. Не то, чтобы я когда-либо делал это…

8. Заметка о работе правого и левого полушарий.

Мой опыт работы с маркетологами показывает, что их мозг часто немного раздвоен: наполовину творческий, наполовину аналитический. Мы также отвечаем за набор задач, которые требуют как нашего «математического мозга», так и нашего «творческого мозга». Хорошей отправной точкой будет признание того, что вам нужны разные образы мышления для выполнения разных задач. Планировать свой день с учетом этих различий еще лучше.

Иногда я могу зайти в тупик и хочу работать со словами весь день. «Я могу делать это весь день», — думаю я. Но я не могу. Я гораздо более эффективен, когда фокусируюсь на творческой работе правого полушария, а затем переключаюсь на левополушарную аналитику. Раньше я составлял ежемесячный итоговый отчет для клиента, перечисляя все, что мы сделали в течение месяца, и добавляя к нему метрики и ключевые показатели эффективности. Я намеренно выделял полдня на «работу с числами». Когда приходило время, я включал музыку (которую могу слушать только тогда, когда не сочиняю слов), открывал аналитический отчет и начинал подсчитывать цифры. Закончив, я выключал музыку, возвращался к тишине и начинал писать сюжетную линию.

9. Не забывайте про перерывы

Перерывы здоровские. Существует множество исследований и различных тактик – например, какой продолжительности должен быть перерыв. Но понятно, что мы не можем все время ходить-ходить-ходить. Так же, как нам нужен сон для нашего тела, нам нужен отдых для нашего мозга. «Мозг — это мышца, которая, как и любая другая мышца, устает от постоянного стресса», — пишет The Atlantic. «10 процентов (работников) с самой высокой производительностью, как правило, работали в течение 52 минут подряд с последующим 17-минутным перерывом. Эти 17 минут часто проводились вдали от компьютера», — сказала Джулия Гиффорд из The Muse, разговаривая на прогулке, выполняя упражнения или разговаривая с коллегами».

Иногда кажется безумием уйти от своего стола, когда перед тобой список длиной в милю, а я в ударе. Я борюсь с этим и время от времени пробиваюсь, особенно если я в порыве вдохновения. Но в большинстве случаев мне нужны эти перерывы, чтобы очистить свой разум. Когда я возвращаюсь, я чувствую, что у меня новый взгляд на проект. (Кроме того, если я не делаю перерывов в течение дня, я расплачиваюсь за это позже раздражительностью и истощением.)

Тактически, для меня это выглядит как пара коротких перерывов поздним утром и более длинный перерыв днем. Первые перерывы могут означать просто чашку кофе или прогулку на свежем воздухе, чтобы поздороваться с соседом. Потом снова за работу. Около 14:00 я иду в спортзал на тренировку. После этого я чувствую себя отдохнувшим и готовым снова погрузиться в него.

Не расстраивайтесь, если у вас нет времени на двухчасовую поездку в спортзал. Прекрасно пообедать или поболтать за чашечкой кофе с коллегой. Однако один совет: постарайтесь в это время не говорить и не думать о работе. Есть причина, по которой «болтовня о кулерах для воды» является вещью. Это помогает вашему разуму отдохнуть.

Я также выделяю время в своем календаре для этих небольших перерывов. Это может показаться глупым, но это визуальный сигнал позаботиться о себе.

10. Найдите ответственного партнера

Мой последний совет: не делайте этого в одиночку! Раньше у меня были импровизированные чаты в мессенджерах с другим удаленным сотрудником в начале дня. Мы рассказывали друг другу, какие у нас две главные цели на день, а затем в середине дня проверяли, как продвигается каждая из нас.

Найдите кого-то, кто может быть вашим партнером по управлению временем. Может быть, это ваш сосед по кабине или кто-то из вашей команды в удаленном офисе. Это просто должен быть кто-то, с кем вы можете зарегистрироваться.

Бонус: полезные инструменты

Вот несколько тактических инструментов, которые могут пригодиться при планировании недели.

• Установите таймер — это звуковым сигналом напомнит вам о необходимости переключения передач. Это может быть простой 60-минутный будильник или напоминание в календаре, которое гласит: «Переключи передачу — работай на х». Просто что-то, чтобы встряхнуть вас в действие.
• Попробуйте работать 25-минутными очередями (также известная как техника помидора) — я вижу, что это особенно полезно для исключения из списка задач с более низким приоритетом.
• Отслеживайте, сколько времени вы тратите на нерабочие занятия, такие как CNN и Facebook, — такие приложения, как TimeRabbit или QualityTime, отслеживают ваше поведение так же, как радар сообщает вам, с какой скоростью вы едете по автостраде.
• В дополнение к стандартным календарям Outlook или Google попробуйте цифровой инструмент управления работой, такой как Asana.
• Вздремнуть за кофе (это реально!).
• Уберите свой мобильный телефон, чтобы не писать текстовые сообщения или просматривать Instagram в рабочее время.
• Смените обстановку — поработайте несколько часов в кафе или даже в конференц-зале компании.

Это все для меня. Верно к форме, прошло около 90 минут, и мне нужен перерыв. Если вы хотите узнать больше об этой теме, ознакомьтесь с этой записью в блоге о том, как использовать тайм-менеджмент на своей стороне.

А скажите, какие ваши любимые тактики или инструменты тайм-менеджмента?