Как работают различные типы программного обеспечения для отслеживания времени

В зависимости от ваших профессиональных и личных потребностей, возможно, вы используете программное обеспечение для учета рабочего времени и простой инструмент учета рабочего времени для нерабочих задач. Или вы найдете автоматический трекер времени, более подходящий для всех видов деятельности. В любом случае, можете ли вы определить разницу между различными типами программного обеспечения для отслеживания времени? И какова цель каждого инструмента? Эта статья даст вам ответы на эти вопросы, которые помогут вам выбрать лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени.

Мы расскажем вам все подробности о:

• программное обеспечение для хронометража
• программное обеспечение для учета рабочего времени
• программа для записи времени
• программное обеспечение часов, и
• автоматический счетчик времени.

Программное обеспечение для хронометража

Что такое программа для хронометража?

Программное обеспечение для хронометража поможет вам вести учет рабочего времени. Вы можете выбрать один из двух способов использования программного обеспечения для хронометража:

1. вы можете вручную ввести часы ,
2. введите свое рабочее время, заполнив табель учета рабочего времени (программное обеспечение для учета рабочего времени) или
3. вы можете использовать таймер — метод, известный как запись времени.

В некотором смысле, программное обеспечение для хронометража — это общий термин для регистрации ваших часов вручную, а также для расписания и программного обеспечения для записи времени, методы, которые мы объясним позже.

Кто может использовать программу для хронометража и в каких случаях?

• Предприятия, которые занимаются распределением проектов. Думая о распределении проектов, менеджер проекта должен убедиться, что ресурсов достаточно для завершения проекта в течение установленного периода. Таким образом, отслеживание времени может помочь руководству и команде выяснить, правильно ли распределены ресурсы и тратят ли сотрудники столько времени, сколько необходимо для конкретного проекта.     
• Любой, кто работает на нескольких клиентов одновременно . Допустим, вы юрист, который представляет пять клиентов. Вам нужно будет встречаться со своими клиентами или часто звонить им, заниматься юридическими и судебными исследованиями для каждого клиента и выполнять множество других задач. К концу недели вы, вероятно, не вспомните, что делали во вторник. Итак, вы должны начать использовать программное обеспечение для хронометража, чтобы вводить каждое действие и его продолжительность. Эти данные будут иметь неоценимое значение для выставления счетов и выставления счетов. Те же правила применяются к бухгалтерам, фрилансерам любого типа и всем, кто работает над проектами с почасовой оплатой.
• Удаленные команды. При удаленной работе вам потребуется подтверждение выполненных вами заданий и времени, необходимого для их выполнения. В некоторых компаниях это обязательное требование. Даже если это не так, отслеживание рабочего времени поможет вам больше узнать о своей продуктивности, что подводит нас к следующему пункту.
• Всем, кто хочет повысить производительность . Вы не сможете повысить свою производительность, если не выясните, в чем причина проблемы. Таким образом, начните отмечать все свои ежедневные задания, и вскоре вы увидите, не тратите ли вы слишком много времени на какую-то деятельность. Если это так, вам следует пересмотреть свои рабочие привычки.

Что люди находят полезным в программном обеспечении для хронометража?

«Это стало таким важным инструментом в моем бизнесе. У меня есть несколько клиентов, для которых я должен отслеживать конкретные задачи, и я могу не только легко отслеживать эти временные затраты, я могу оглянуться назад и посмотреть, становлюсь ли я более эффективным по времени при выполнении этих задач». Элизабет К.

«Clockify прост в использовании и точен. До Clockify я бы недооценивал, сколько времени потребуется для завершения проекта, и выставил бы за него заниженный счет. С Clockify я могу точно отслеживать свое время и соответственно выставлять счета. Clockify сэкономил мне и нашему бизнесу время и деньги!»

Дженнифер Т.

«Поскольку мой начальник рекомендовал нам использовать инструмент хронометража в течение 1-2 недель, чтобы понять, как мы используем свое время, я чувствую, что получил много преимуществ. Повышенная концентрация, чувство большей организованности при работе над различными задачами и возможность более эффективно планировать свой день — это лишь некоторые из них, но я считаю, что чем больше я буду использовать этот инструмент, тем полезнее он станет. Мои коллеги использовали электронную таблицу Excel, настроенную с помощью макросов, чтобы отслеживать свое время, однако я подумал, что пользовательский интерфейс Clockify намного более эстетичен и удобен в использовании».

Цитата одного пользователя Clockify

Программное обеспечение для учета рабочего времени

Что такое программа учета рабочего времени?

Программное обеспечение для учета рабочего времени является альтернативой бумажным табелям учета рабочего времени, которое позволяет отслеживать время, затраченное на выполнение различных задач, путем заполнения учетных записей (журналов учета рабочего времени). По сравнению с традиционными бумажными табелями, управление вашими записями времени с помощью программного обеспечения является более точным и менее трудоемким.

Работники несут ответственность за предоставление своих табелей учета рабочего времени. Затем менеджеры должны утвердить или отклонить табели учета рабочего времени.

Кто может использовать программное обеспечение табеля учета рабочего времени и в каких случаях?

• Фрилансеры . Если вы фрилансер, вполне вероятно, что вы работаете с несколькими клиентами и над разными проектами. В этом случае вам необходимо точно знать, сколько часов в неделю/месяц вы потратили на каждую задачу и проект, чтобы вы могли выставлять счет своим клиентам. Вместо того, чтобы записывать свои ежедневные задания на листе бумаги, выберите программное обеспечение для учета рабочего времени. Таким образом, вы сможете сократить все задачи и оплачиваемые рабочие часы. Затем вы можете просто отфильтровать свои задачи по конкретному клиенту, экспортировать свое еженедельное расписание в формате PDF и отправить его своему клиенту.

• Государственные подрядчики. Если вы работаете в компании, которая предоставляет услуги правительству, контроль вашего рабочего времени будет обязательным. Это еще один случай, когда пригодится табель учета рабочего времени.
• Менеджеры . Если вы являетесь руководителем группы или менеджером, сбор данных о рабочем времени сотрудников будет полезен для оценки проекта. Просмотрев табели рабочего времени команды, вы получите четкое представление о ходе проекта и о том, будет ли он завершен вовремя.
• персонал отдела кадров. Табель рабочего времени — это практичный способ отслеживать посещаемость сотрудников и подсчитывать сверхурочные, чтобы каждому платили за отработанное время.

Что люди находят полезным в программном обеспечении для учета рабочего времени?

«Наша газета добилась огромного успеха, используя Clockify для управления нашими проектами и расписаниями. Нашим сотрудникам справедливо платят за работу над каждым проектом, и мы можем персонализировать их заработную плату, что делает ее более справедливой по отношению к сотрудникам».

Шелби С.

«Понравилось, что все табели теперь оцифрованы, бумажные табели больше не нужны. Легче собирать табели учета рабочего времени и заблокировать их».

Карли Б.

«Я должен следить за своим оплачиваемым временем, которое, когда вы выставляете счет за 1/4 часа, может привести к большому количеству записей в день. До Clockify я вручную писал все свои записи в блокноте, что отнимало много времени и часто забывалось, заставляя меня лихорадочно пытаться вспомнить, что я делал несколько недель назад. Действительно, Clockify был моим спасением».

Николь С.

«Как разработчик, я ненавижу расписания. Но простота использования для регистрации вашего времени невероятна, и у вас есть реальные цифры, которые вы можете настроить, чтобы завершить недостающие минуты ».

Парвез С.

Программное обеспечение для записи времени

Что такое программа для записи времени?

Программное обеспечение для записи времени позволяет вам отслеживать часы, которые вы тратите на различные виды деятельности, с помощью таймера. Правило простое, вам нужно запустить таймер, когда вы начинаете работать над задачей, и останавливать его, когда закончите.

Кто может использовать программное обеспечение для учета рабочего времени и в каких случаях?

• Команды ищут способ отслеживать свои проекты . Запись ваших часов и часов вашей команды гарантирует, что каждый выполняет свою часть проекта. Кроме того, это дает вам лучшее представление о вашем общем рабочем времени и о том, не перегружен ли кто-то работой.
• Команды и отдельные лица, которые обычно находятся в пути . Программное обеспечение для записи времени на экране поможет вам не забыть запустить таймер в начале и остановить его в конце дня, независимо от того, насколько вы заняты.
• Всем, кто хочет записывать свою нерабочую деятельность. Помимо ваших рабочих заданий, вы можете вести учет своих личных ежедневных занятий, таких как бег, учеба и другие виды досуга. Например, если вы готовитесь к экзамену, вы можете записать свои учебные часы. Кроме того, вы можете добавить название вашего университета в качестве имени клиента и добавить название курса в качестве имени вашего проекта. Эта процедура будет мотивировать вас лучше подготовиться к экзамену.

Что люди находят полезным в программном обеспечении для учета рабочего времени?

«Это отличное программное обеспечение для контроля ваших действий. Сколько времени вы работали, вы можете отслеживать. И много раз я задерживался в офисе дольше только потому, что не помнил, сколько я там пробыл. Но теперь я выхожу из офиса в нужное время, чтобы у меня было немного «времени для себя». В целом все отлично до сих пор. Я предложил некоторые моменты, которые, безусловно, пригодятся мне. Использование Clockify улучшило качество моего времени».

Вишал С.

«Настольное приложение, которое находится на моей панели задач, позволяет невероятно легко записывать время, а затем прикреплять отчеты в формате PDF к счетам. Это сэкономило мне много времени. Теперь я могу просто сосредоточиться на выполнении работы и отправке счетов, а не на ручном учете и учете своего времени».

Дэвид Дж.

«Clockify делает именно то, что вы ожидаете от программного обеспечения, чтобы легко регистрировать время действий. Он также имеет высокий уровень включения новых функций. Мы используем Clockify для регистрации времени работы большой группы поддержки, и хотя на данный момент для включения задач требуется ручной процесс, очень полезно знать, как развивается эта деятельность».

Гонсало М.

Программное обеспечение часов

Что такое программное обеспечение часов?

Прошли времена перфокарт. В настоящее время сотрудники используют программное обеспечение часов, чтобы входить и выходить. Таким образом, инструменты часов помогают вам регистрировать как рабочее время, так и посещаемость.

В общем, различные инструменты часов предлагают разные типы ввода и вывода:

1. Сотрудники могут использовать систему учета рабочего времени . В этом случае руководители/работодатели должны создать проект для каждого сотрудника, разместить планшет/мобильный телефон на входе/выходе, чтобы работники могли легко записывать свою посещаемость и рабочее время.
2. Биометрический отпечаток пальца . Это метод, который требует установки сканера отпечатков пальцев на офисных ноутбуках, настольных компьютерах или планшетах. Затем сотрудники должны просто входить и выходить, используя свои отпечатки пальцев.
3. Система отслеживания времени GPS . После того, как все сотрудники вошли в свои учетные записи часов, им необходимо включить отслеживание местоположения GPS, чтобы начать отслеживать свое время.

Когда дело доходит до биометрического отслеживания времени, некоторые сотрудники считают, что это влияет на их конфиденциальность. Фактически, такие штаты, как Иллинойс, Техас и Вашингтон, решили урегулировать этот вопрос. Таким образом, у них есть Законы о конфиденциальности биометрической информации (BIPA), чтобы контролировать, как можно использовать биометрические часы. Говоря о конфиденциальности и безопасности, вот почему некоторые компании выбирают только собственное программное обеспечение для отслеживания времени, поскольку этот тип программного обеспечения может размещаться на их собственных серверах, что обеспечивает новый уровень безопасности.

Помимо вышеупомянутых параметров, некоторые приложения часов включают в себя правила времени в качестве одной из своих функций, параметр, который не позволяет пробивать до установленного времени. Кроме того, некоторые инструменты учета рабочего времени охватывают планирование смен и запрос отгулов.

Кто может использовать программное обеспечение часов и в каких случаях?

• Отслеживание сроков строительства . При работе в строительной отрасли отслеживание рабочего времени гарантирует точную оплату труда сотрудников. И вот почему: в этой отрасли каждый рабочий выполняет определенную часть работы, но часы всех сотрудников считаются вместе. Их называют человеко-часами или рабочими часами. Очень важно получить точное количество человеко-часов, потому что эти часы показывают, сколько времени было потрачено на проект. Итак, чтобы избежать просчета, рабочие должны входить и выходить. Тогда строительные подрядчики будут лучше понимать проект и то, сколько времени потребуется для завершения проекта. Таким образом, не будет рисков недоплатить или переплатить работникам, а работники получат правильную сумму денег за выполненную работу.
• Сотрудники работают посменно . Многие инструменты учета рабочего времени позволяют с легкостью управлять сменами сотрудников. Таким образом, если сотрудница не может работать завтра утром, потому что она ведет своего сына на прием к врачу, она может выйти на дневную смену. Это также полезно для предотвращения сверхурочной работы работников путем назначения смены кому-то другому.
• HR-менеджеры и менеджеры . Поскольку существуют различные приложения часов, которые предлагают запрос на оплачиваемый отпуск (PTO), эта функция удобна как для работников, запрашивающих отпуск, так и для сотрудников / менеджеров по персоналу, которые отвечают за утверждение запросов на отпуск.

Что люди находят полезным в программном обеспечении для часов?

«Наш бизнес превратился из отслеживания часов в блокноте в эту невероятную программу. Какая огромная разница! Это бесплатно и позволяет нам включать и выключать часы в определенные часы/дни вместо традиционного таймера . ”

Габриэль В.

«Интерфейс очень дружелюбный, и мне нравится, что в нем есть такие функции, как часы и часы. Именование временных меток также очень помогает, позволяя мне останавливать и запускать новые таймеры, чтобы указать, когда каждая часть была завершена».

Люк К.

«Это очень просто. Часы на входе, часы на выходе – вот и все! Никаких посторонних функций, которые не нужны для моего рабочего процесса, и очень удобный для пользователя».

Цитата одного пользователя Clockify

«Моя бригада приходит и уходит на каждой работе, и я легко могу отслеживать количество часов между каждым человеком, часы в неделю, по клиентам, по годам. Будет чрезвычайно полезен во время налогового сезона».

Саманта В.

Автоматический тайм-трекер

Что такое автоматический счетчик времени?

Основное преимущество автоматического отслеживания времени перед другими вариантами учета времени заключается в том, что вам не нужно управлять таймерами или вручную вводить время. Вместо этого ваше рабочее время записывается автоматически.

Средства автоматического учета рабочего времени могут быть:

1. Полностью автоматизирован . Эти трекеры времени обычно используют искусственный интеллект (ИИ) для распознавания задач и превращения их в записи времени. Затем работникам нужно только утвердить эти временные записи. Кроме того, автоматические счетчики времени, основанные на искусственном интеллекте, узнают, как пользователи проводят свое время и каковы их общие повседневные задачи. Таким образом, автоматические счетчики времени со временем становятся умнее и предоставляют пользователям более точные данные о времени.
2. Частично автоматизирован . Например, эти трекеры времени предлагают автоматический хронометраж только тогда, когда вы используете определенные операционные системы, такие как Mac OS. В этом случае сотрудникам сначала необходимо включить автоматический трекер. Затем трекер времени будет записывать любое активное приложение или вкладку браузера как записи времени.

Кто может использовать автоматический тайм-трекер и в каких случаях?

• Команды и отдельные лица, которые часто переключаются между клиентами и проектами. Например, консультанты обычно имеют дело с несколькими клиентами за один день. Некоторые из их действий длятся всего 15 минут (быстрый звонок клиенту), но они так же важны, как и те одночасовые задачи. Поэтому очень важно, чтобы сотрудники регистрировали каждое задание, особенно в те дни, когда они постоянно переключают передачи. Использование автоматического счетчика рабочего времени означает, что эти работники могут сосредоточиться на самом важном — на своей работе. В то же время все задачи будут добавлены как записи времени.
• Любой, кто хочет иметь подробный обзор дня. Некоторые автоматические трекеры времени, такие как Clockify, показывают график продуктивности — обзор вашего дня и того, сколько времени вы потратили на каждое приложение. Итак, эта временная шкала — ваш собственный трекер продуктивности и отличный способ узнать больше о том, что вас отвлекает. Если вы заметите, что просматриваете социальные сети уже 20 минут, это будет вашим тревожным звонком. Осознание таких отвлекающих факторов не позволит вам повторить подобное поведение завтра.

• Кто новичок в тайм-трекинге. Некоторые автоматические счетчики времени предлагают расширения для браузера, которые очень полезны для новичков в учете времени. И вот почему: таймер запускается, как только вы открываете окно браузера, и останавливается, когда вы его закрываете. Таким образом, вам не нужно беспокоиться о регистрации часов, трекер времени сделает это за вас.

Что люди находят полезным в автоматическом счетчике времени?

«Наша команда легко использует его, и здорово, что он доступен в веб-браузере и в виде расширения для Chrome, поэтому вы можете автоматически начать его использовать».

Цитата одного пользователя Clockify

«Как администратору мне требуется очень мало времени, чтобы поддерживать его в рабочем состоянии и обучать новых членов команды, и это просто фантастика. Самое главное — членам команды легко отслеживать свое время, а расширение для Chrome означает, что им даже не нужно открывать новую вкладку, чтобы начать/завершить сеанс отслеживания».

Эндрю К.

«У сервиса есть трекер для Mac, где вы можете делать практически все, от настройки новых проектов, добавления новых клиентов до создания тегов для лучшей таксономии. На веб-сайте я могу видеть отчеты о времени для каждого клиента, проекта и т. д. Приложение Mac также определяет, не работаю ли я, и спрашивает, следует ли сохранить или удалить это время. Для меня это идеально подходит для фриланса, даже на бесплатном уровне».

Родриго Э.

Вывод

С таким количеством приложений для отслеживания времени на рынке вполне вероятно, что вы не будете уверены, как работает каждое программное обеспечение. Но одно можно сказать наверняка, каждый инструмент отслеживания времени имеет свою уникальную цель. Например, если вы работодатель и ищете способ отслеживать посещаемость сотрудников, рассмотрите возможность использования программного обеспечения часов. Или, если вы юрист, представляющий нескольких клиентов, выберите программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы регистрировать все оплачиваемые часы. В конце концов, отслеживать время с помощью программного обеспечения очень просто, и оно предоставляет вам точные данные, независимо от выбранного вами типа.