Большое дело о гигиене данных: что это такое и 6 шагов для ее достижения

Данные управляют эффективной маркетинговой стратегией. Вернее слов не было сказано. Фактически, McKinsey сообщила, что более 50% самых эффективных компаний используют данные для увеличения своих доходов.

Однако одних необработанных данных недостаточно — чистые данные — это залог успеха. Вот где вступают в действие регулярные и непрерывные методы гигиены данных .

Маркетологи используют разные точки соприкосновения с данными для создания портретов клиентов, таргетинга на разные сегменты аудитории и анализа потребительских тенденций и идей. Все указывает на использование данных.

Но в то время как маркетологи понимают необходимость данных, важность чистых данных еще не так хорошо известна. В этом руководстве рассматриваются основы гигиены данных и способы ее достижения предприятиями.

Что такое гигиена данных и почему это важно?

Гигиена данных относится ко всем процессам, связанным с обеспечением чистоты данных.

Чистые данные — это безошибочные, непротиворечивые и точные данные. С другой стороны, грязные данные — это данные с дублирующейся информацией, неполными деталями и даже устаревшими данными. Эти ошибки могут действительно попасть в вашу систему в любой момент — будь то в точке входа или при обновлении вручную.

Бизнес-данные поступают из множества источников, поэтому ошибки неизбежны.

Некоторые из этих источников включают:

• Опросы
  Это запросы или формы, на которые респонденты могут ответить в течение нескольких минут. Обычно опросы размещаются на веб-сайтах или распространяются через социальные сети.

• Транзакции
  Этот тип данных содержит сведения о клиентах, такие как их точное местоположение, продукты, которые они купили, и уровень их вовлеченности. Транзакционные данные собираются, когда онлайн-покупатели создают свои учетные записи или совершают первую покупку в интернет-магазине.

• Базы данных
  Для бизнеса доступно множество ведущих провайдеров, и все они используют базы данных для доступа к контактной информации. Вот некоторые из лучших источников лидов и баз данных.
  
• Маркетинговые кампании
  Общепринятой практикой является предлагать что-то ценное потенциальным лидам в обмен на контактную информацию. Это можно сделать с помощью подписки на информационный бюллетень, программы лояльности, бесплатной пробной версии или даже путеводителя.

Преимущества гигиены данных

Очищая данные, компаниям не приходится иметь дело с последствиями проблем, вызванных грязными данными. В идеале отделы продаж и маркетинга могут использовать данные для выбора целевых клиентов и отраслей. Но если данные «грязные», то отделы продаж и маркетинга не смогут реализовать стратегии в меру своих возможностей.

Другие преимущества гигиены данных включают в себя:

1. Повышение эффективности и производительности
   Знаете ли вы, что грязные данные привели к тому, что некоторые компании потеряли до 12% дохода? Это также может привести маркетинговые усилия в неправильном направлении из-за неправильной информации. С чистыми данными вы можете получить более точное направление, не тратя впустую финансы и другие ресурсы.

2. Информированное принятие решений
   Чистые данные означают чистую аналитику. Чистая аналитика означает лучшее и более обоснованное принятие решений, когда речь идет о прогнозах и других показателях продаж и маркетинга.
   
3. Лучшее качество обслуживания клиентов
   Обновленная информация о лидах или клиентах поможет вам донести правильное сообщение до нужных людей. Это приведет к общему лучшему и более персонализированному опыту работы с клиентами.

4. Более точный таргетинг и сегментация клиентов
   Наличие чистых данных гарантирует, что ваши усилия по сегментации клиентов не пропадут даром. Правильная информация об определенных контактах позволит вам эффективно нацеливаться на квалифицированных лидов.
   
5. Точная аналитика
   Если ваши данные грязные, ваша аналитика и выводы, скорее всего, будут ошибочными. Чистые данные гарантируют получение правильных количественных результатов, чтобы вы могли сделать правильные качественные выводы.

6 лучших практик для гигиены данных

На самом деле речь идет не только о доступе к данным и информации, но и о наличии правильных данных. Вот шесть правил гигиены данных, которые должен внедрить ваш бизнес.

#001: Стандартизировать данные в точке ввода

Данные могут поступать в вашу систему через различные средства и каналы, упомянутые выше.

Теперь ошибочный ввод данных обычно является одной из первых причин появления грязных данных. Как? Допустим, у вас есть форма на вашем веб-сайте, которая позволяет пользователям загружать тематическое исследование. Тогда у вас есть еще одна форма для тех, кто хочет напрямую запланировать звонок. Обе формы имеют поля для телефонных номеров.

В одной форме используется текстовое поле, а в другой — раскрывающийся список для кода города и текстовое поле для остальной части номера. Это означает, что телефонные номера в вашей системе отображаются по-разному. Что, если пользователь заполнит текстовое поле и не укажет код города? Это уже делает данные непригодными для использования.

Кроме того, если в одной форме требуется номер телефона, а в другой нет, существует большая вероятность того, что некоторые записи данных содержат неполные контактные данные.

Ключевой вывод: каждая точка данных должна поступать в вашу систему стандартным образом, независимо от того, по какому каналу они поступили.

Вот что вы можете сделать:

• Изучите все поля данных, которые у вас есть, и все точки входа.
• Проверьте форматы электронных писем, сокращений, адресов и контактных номеров.
  • Стандартизируйте все форматы во всех точках входа.
• Создайте стандартную операционную процедуру (СОП) или пошаговое руководство.
• Распространите СОП на всю команду.

То, что данные чисты при поступлении, не означает, что данные всегда будут чистыми. Со временем некоторые контактные данные могут потребоваться изменить или отредактировать, если лиды переходят в другую компанию или изменяют свою личную информацию.

#002: Удалить ненужные данные

Больше не всегда лучше, особенно когда речь идет о данных.

Если вы не будете регулярно применять методы гигиены данных, в конечном итоге вы получите много непригодных для использования данных. На самом деле организации считают, что 25% их данных неточны.

Бесполезными данными могут быть любые из следующих:

• Лиды или контакты, которые находятся в вашем черном списке, должны быть удалены
• Неактивные контакты или отключены за последние месяцы
• Адреса электронной почты, которые больше не существуют из-за ухода контакта из своей предыдущей компании
• Дублирующиеся записи

Хранение бесполезных данных в вашей CRM может привести к большему ущербу, чем сделано.

Например, отправка кампаний по электронной почте на адреса, которые больше не существуют, приведет к увеличению вашего показателя отказов. Отправка напоминания дублирующемуся контакту также может разрушить усилия по персонализации, если вы в конечном итоге отправляете электронное письмо дважды.

#003: Используйте свою CRM и регулярно обновляйте ее

Знаете ли вы, что 71% торговых представителей заявили, что тратят слишком много времени на ввод данных? Это время можно использовать для информационно-разъяснительной работы или питчинга.

Вот почему масштабирующиеся компании обычно вкладывают средства в программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы лучше управлять как воронкой продаж, так и существующими клиентами.

Однако эффективность CRM зависит от чистоты данных.

Бизнес-данные регулярно меняются, поэтому очень важно периодически очищать CRM в рамках практики гигиены данных. Выполните следующие шаги в рамках гигиены CRM:

1. Назначьте ответственного за обеспечение чистоты CRM.
2. Установите фиксированный и регулярный график очистки данных в CRM.
3. Используйте интеграцию и автоматизацию вашей CRM. Например, некоторые инструменты CRM позволяют автоматически сегментировать недействительные адреса электронной почты.

#004: Проверить точность данных

Насколько это возможно, используйте инструменты, которые могут проверять данные в точке ввода. Однако, как упоминалось ранее, бизнес-данные регулярно меняются. Что это значит? Это означает, что вам нужно будет проводить регулярный аудит и обновление, а значит, и проверку.

Выполните пробный запуск на небольшом сегменте данных и следите за любыми предупреждениями об ошибках, таких как:

• Дубликаты
• Отсутствуют данные
• Поврежденные значения данных

Последний совет для этой передовой практики: установите регулярное расписание для проверки данных, которая будет выполняться после проверки CRM.

#005: Практикуйте соблюдение правил конфиденциальности данных

Как Общий регламент по защите данных (GDPR), так и Закон о борьбе с нежелательной порнографией и маркетингом (CAN-SPAM) направлены на защиту онлайн-пользователей от получения нежелательных электронных писем.

Эти стандарты требуют от компаний изучения своих методов управления данными. Конечная цель состоит в том, чтобы убедиться, что онлайн-пользователи имеют больший контроль над своими личными данными.

Что нужно сделать, чтобы убедиться, что ваши данные соответствуют требованиям:

• Проведите аудит и оцените все свои системы и процессы ввода данных.
• Перестаньте собирать ненужные маленькие кусочки данных. Чем чаще вы это делаете, тем больше вероятность сбора грязных данных. Сосредоточьтесь на сборе только тех данных, которые могут помочь в продажах и маркетинге.
• Просмотрите поля данных, используемые в лидогенерации. Переместите более важные детали на более поздние этапы процесса продаж.
• Уничтожайте или архивируйте любые данные, когда они больше не нужны для той цели, для которой они были собраны.
• Защитите данные, внедрив дополнительные меры безопасности в свою CRM и другие базы данных, к которым вы регулярно обращаетесь.
• Всегда следите за тем, чтобы ваша политика конфиденциальности была доступна онлайн-пользователям.

Что делать в случае жалобы на конфиденциальность

• Прикройте свои базы. Проведите тщательное и подробное внутреннее расследование и убедитесь, что весь процесс задокументирован.
• Все жалобы на неприкосновенность частной жизни должны рассматриваться последовательно и на уровне стандартов.
• Исправьте проблемы как можно скорее.
• Задокументируйте весь этот процесс.

#006: Привлеките группу данных для выполнения работы

Знать, как внедрить лучшие практики гигиены данных, — это одно. На самом деле их регулярное и последовательное осуществление — это совсем другое.

Вы знаете возможности своей команды и знаете, справятся ли они с работой, связанной с очисткой данных. Найм команды специалистов по данным может быть хорошей альтернативой. В конце концов, они могут выполнять все задачи, упомянутые выше, от аудита, удаления грязных данных и проверки.

Процесс сложен и требует достаточного количества времени на руки людей. Хотя ваша команда определенно может взять на себя процесс очистки данных, вам придется переоценить, является ли это наилучшим использованием их времени.

В конце концов, специалисты по данным более опытны и будут работать более эффективно, а ваша команда по продажам и маркетингу сможет уделять больше времени развитию.

Как работает очистка данных?

Это краткий обзор того, как обычно работает очистка данных.

Обычно все начинается с обширного аудита, который должен быть выполнен либо членом вашей команды, либо профессиональной службой управления данными. Далее следует трудоемкая часть (заполнение недостающих данных, удаление дубликатов, удаление контактов из черного списка и т. д.).

Хотя это может быть сложно, очистка данных действительно очень важна. Нет другого способа достичь хорошего уровня гигиены данных без внедрения этих передовых методов.

Подведение итогов: гигиена данных — это не одноразовая вещь

Помимо трудоемкости, достижение гигиены данных — это не разовая задача. Если ваши данные чисты сегодня, они вполне могут быть грязными завтра.

Тем не менее, обновленная и актуальная база данных необходима для успешных продаж и маркетинговых инициатив. Чем точнее ваши данные, тем выше качество ваших лидов и тем выше вероятность их конверсии.

Но опять же, если у вас мало времени и рабочей силы, аутсорсинг — ваш лучший выбор.

Аутсорсинговая команда может стать продолжением вашего бизнеса. Например, TaskDrive действительно может войти в вашу CRM, обновить всю информацию, удалить то, что должно быть, а также предоставить дополнительные и свежие контактные данные. Все это позволит вашим командам по продажам и маркетингу больше сосредоточиться на построении отношений и мысленной подготовке к предстоящим разговорам.

Не стесняйтесь запланировать звонок с нами или оставить записку — давайте поговорим о том, как вы можете разгрузить лидогенерацию и очистку данных, чтобы вы могли сосредоточиться на других важных вещах, таких как инициативы по продажам.