Важность гигиены данных для внедрения CRM

В мире бизнеса данные — это все. Это то, что мы используем, чтобы принимать обоснованные решения, ориентировать наши рекламные усилия и отслеживать наш прогресс — во всем этом нам может помочь CRM.

Важно, чтобы наши данные были чистыми и точными.

К сожалению, многие предприятия не тратят время на надлежащее хранение своих данных — ошибка, которая может привести к неточным отчетам, упущенным возможностям продаж и даже уменьшению прибыли. А когда придет время внедрить CRM или поддерживать CRM в актуальном состоянии, плохая гигиена данных может помешать достижению целей вашего бизнеса.

Что такое гигиена данных?

Гигиена данных — это общий термин, который охватывает различные этапы преобразования набора данных в более правильный, более полный и соответствующий цели.

Это означает, что данные вводятся точно, без дубликатов и ошибок и правильно отформатированы.

Хорошая гигиена данных необходима для любой организации, которая использует данные для принятия решений. Без чистых данных может быть сложно отслеживать прогресс, выявлять тенденции и принимать обоснованные решения.

Гигиена данных также помогает защититься от угроз безопасности, таких как утечка данных. Регулярная очистка баз данных поможет вашей организации обеспечить надежность и безопасность данных.

Зачем нам нужна хорошая гигиена данных?

"Почему?" просто; данные используются для достижения цели. Если данные неверны, неполны или неразборчивы (как для людей, так и для компьютеров), их нельзя использовать для достижения этой цели. Как часто говорят в области вычислительной техники:

«Мусор на входе, мусор на выходе».

Определение терминологии в вашей организации.

Такие термины, как «чистый», «хороший», «действительный» и «проверенный», часто используются как синонимы. Однако на практике это совсем разные вещи.

В вашей организации лучше всего иметь общее представление о существующих процессах и осознавать, что кто-то может иметь в своей голове немного другое определение при обсуждении «чистых» данных.

Но, как говорится, вот несколько стандартных определений, которые вы можете использовать, чтобы всех согласовать.

Определение «чистых» данных:

«Чистый» набор данных — это набор данных, подготовленный таким образом, чтобы он был готов к анализу. Обычно это означает удаление любых ненужных или неправильных данных, а также форматирование данных таким образом, чтобы с ними было легко работать.

Определение «Действительных» данных:

«Достоверные» данные являются точными и полными и были собраны с использованием надлежащих методологий.

Определение «проверенных» данных:

«Проверенные» данные — это данные, точность которых была проверена независимым источником.

Поддержание гигиены данных для внедрения CRM

К сожалению, слишком легко быть погребенным под неконтролируемой, постоянно растущей кучей неточных данных, которые затмевают вашу CRM.

Данные устаревают. Соглашения об именах не соблюдаются, технический стек обновляется, и ваш набор данных становится неструктурированным.

Итак, как избежать этой вечно надвигающейся гибели из-за плохой гигиены данных?

Шаг 1: осмотр

Постановка задачи:

Существует существующий набор данных (либо в нашей CRM, либо который будет введен в нашу CRM), размер, форма или чистота которого нам неизвестны.

Действия, которые мы предпринимаем для решения проблемы:

Также известная как «исследование данных», проверка данных включает в себя просмотр данных в их текущем состоянии, формирование понимания о них, их связи с другими наборами данных, поиск ошибок и оценку их по параметрам качества данных.

Для наших технических гуру этап проверки включает в себя следующие действия:

Профилирование:

Сводная статистика, которая показывает типы столбцов, полноту, количество. уникальных значений, их математическое распределение и потенциальные связи с другими источниками данных

Уборка:

Стандартизировав формат наших данных, проще выполнять все последующие действия, включая визуализацию и очистку.

Отображение:

Информация, поступающая извне CRM, должна соответствовать полям внутри CRM. Картирование — это процесс, который охватывает как этапы проверки, так и этапы очистки; Он включает в себя согласование новых данных с существующими структурами и добавление/удаление свойств в соответствии с потребностями владельца CRM. Это может быть просто идентификация изменений формата (разделение поля «Полное имя» в соответствии со структурой имени и фамилии HubSpot) или сложно, например, создание совершенно новых настраиваемых объектов с их собственными уникальными отношениями.

Шаг 2: Очистите

Постановка задачи:

Существует существующий набор данных (либо в нашей CRM, либо который будет введен в нашу CRM), в котором отсутствует информация и/или он неправильно отформатирован. Это негативно влияет на нашу текущую работу в CRM или на нашу способность импортировать набор данных в CRM.

Действия, которые мы предпринимаем для решения проблемы:

Очистка данных также включает в себя множество действий, подходящих для разных наборов данных. Вообще говоря, неверные данные либо удаляются, исправляются, либо вменяются с помощью комбинации ручного вмешательства и интеллектуальных инструментов обработки данных. На этапе очистки мы предпринимаем действия, чтобы убедиться, что данные соответствуют соответствующим параметрам качества данных. Вещи, которые нужно искать, включают:

Картирование, продолжение:

После концептуального определения того, какие поля совпадают, мы должны переформатировать наши данные в формат, который подходит для CRM. Это может включать в себя простые передовые методы, такие как переименование столбцов для упрощения процесса импорта, или более сложные операции, такие как дифференциация различных объектов, которые когда-то существовали в одной таблице (например, пометка «головных офисов» отдельно от их торговых точек или отделение внутренних контактов от контактов по маркетингу). . так далее.)

Неактуальные данные:

Данные, которые не нужны в контексте решаемой нами проблемы. Часто при переходе с одной CRM на другую будут старые данные за годы, которые больше не актуальны (например, поле, обозначающее, посещал ли пользователь конференцию в апреле 2015 г.)

Дубликаты:

Где информация по всей строке появляется более одного раза. В CRM это обычно принимает форму лица или компании, которые появляются отдельно от отдельных адресов электронной почты. В зависимости от контекста дубликаты могут быть удалены или свернуты в одну запись.

Синтаксические ошибки:

Начальные или конечные пробелы должны быть удалены, а альтернативные имена должны быть стандартизированы (США против США).

Стандартизировать:

Форматирование текста и чисел должно быть согласованным, независимо от того, какой формат вы выберете (правильно написанный заглавными буквами, ПРОПИСНЫМИ, строчными буквами, верблюжьим регистром и т. д.).

Шаг 3. Подтвердите

Постановка задачи:

Можем ли мы подтвердить, что наши данные действительны (т.е. верны, насколько мы можем это сделать) и очищены?

Действия, которые мы предпринимаем для решения проблемы:

Проверка:

Верификация — это процесс проверки правильности набора данных. Обычно это происходит в процессе разведки и очистки, а также после него.

Проверка данных может включать сверку с другими существующими записями для оценки их точности, а также выполнение операций для проверки успешности очистки. Сохраняются ли логические правила и ограничения (например, даты начала, предшествующие датам истечения срока действия)? Проскочили ошибки? Есть ли другой набор данных, на который мы можем ссылаться? Например, если наша CRM имеет прямое подключение к базе данных, видим ли мы одну и ту же информацию в обеих системах?

Каковы последствия плохой гигиены данных в вашей CRM?

Мы много говорили о чистых данных для внедрения CRM.

Но что, если у вас есть CRM какое-то время — что происходит, когда у вас плохие данные CRM?

Проще говоря, взаимодействие и отчеты будут ошибочными.

В сегодняшнюю цифровую эпоху персонализация — это все. Мы персонализируем наши автоматические электронные письма, контент, который посетители видят на веб-страницах, и видео, которые мы отправляем. Теперь, что произойдет, если вы позвоните мистеру мисс или отправите кому-то электронное письмо, которое они не должны были получить.

Вы теряете доверие и авторитет.

Цель вашей CRM — действовать как «единый источник правды» для всех взаимодействий с клиентами. Это означает, что ваши данные должны быть очищены и точны, чтобы нужная информация была доступна нужным людям в нужное время.

Лучше всего проводить очистку данных не реже одного раза в год.

И, когда вы не очищаете свои данные, поддерживайте те стандартизированные правила, которые вы изложили в исходной реализации CRM.

Рекомендации по гигиене данных для внедрения CRM

В качестве хорошей отправной точки приведем несколько передовых методов, которые ваша организация может внедрить для поддержания гигиены данных:

1. Используйте соглашения об именах
2. Стандартизируйте процессы сбора данных
3. Внедрить автоматизацию для удаления старых незадействованных контактов
4. Настройте график обслуживания
5. Введите правила администратора и разрешения пользователей для ввода данных.