4 идеи интеллектуального анализа темных данных для владельцев малого бизнеса

Представьте, что вы приглашаете сотни гостей на вечеринку к себе домой. Каждый входящий гость помещает часть информации о себе в коробку прямо у вашей входной двери.

Хочешь заглянуть внутрь этой коробки?

Подавляющее большинство людей сказали бы: «Да».

И все же владельцы малого бизнеса каждый день решительно говорят «нет», что они не занимаются добычей и анализом своих темных данных.

Для владельцев малого бизнеса эта метафорическая коробка у двери представляет собой рог изобилия данных, ожидающих получения действенной и прибыльной информации об их бизнесе.

Что такое темные данные для малого бизнеса?

Первоначально Gartner ввел этот термин и определил теневые данные как «информационные активы, которые организации собирают, обрабатывают и хранят в ходе обычной деловой деятельности, но обычно не используют для других целей».

Теперь представьте, что вы оставляете эту коробку у входной двери, а любопытный сосед заглядывает в ваше переднее окно, чтобы заглянуть внутрь. Или, что еще хуже, вор врывается в ваш дом и крадет вашу коробку. У тебя никогда не было возможности узнать, что внутри.

Для персонала по управлению записями вашего малого бизнеса эта коробка полна потенциальных обязательств.

В зависимости от размера вашего бизнеса, продолжительности периода хранения информации и количества собранных данных, одна «коробка» данных может вырасти до стопки коробок, напоминающей склад, что делает невозможным доступ к вашему переднему краю. дверь.

Стопка ящиков — это проблема, потому что вы несете юридическую ответственность за все данные, которые вы собираете, независимо от того, используете вы их или нет.

Согласно исследованию, проведенному Ponemon Institute в 2017 году, каждая украденная запись с секретной или конфиденциальной информацией стоит 141 доллар убытков вашего бизнеса, а во всем мире крадут 58 записей в секунду. Это может сложиться, если хакеры возьмут более одной записи (что они и сделают).

Кроме того, незнание существования данных или пренебрежение использованием ваших данных не являются приемлемыми оправданиями, когда аудиторы исследуют вашу историю управления данными после нарушения или жалобы. В конечном счете, ваша работа заключается в том, чтобы гарантировать, что информация обрабатывается, хранится и утилизируется должным образом. Если вы этого не сделаете, вы будете страдать от последствий. Какие последствия спросите вы?

• Соединенные Штаты: хотя в США нет специального закона о защите данных, согласно Lexology, последствия неправильного обращения с вашими данными зависят от множества законов штатов и федеральных законов, которые предусматривают как «денежные штрафы, позитивные обязательства…, так и судебные запреты, запрещающие будущие нарушения». .“

• Европейский союз: в мае 2018 года вступит в силу Общий регламент ЕС по защите данных (GDPR), который, вопреки своему происхождению, изменит то, как американские компании обрабатывают свои данные. Штрафы за нарушение GDPR могут снизить доход вашего бизнеса на миллионы евро в зависимости от нарушения.

4 идеи интеллектуального анализа темных данных

Четыре приведенных ниже совета помогут вам воспользоваться своими данными и защитить себя от штрафов и потери доходов. В нашем путешествии по управлению темными данными мы обсудим:

• Добыча полезных ископаемых — преодоление ваших опасений по поводу данных и разработка простого руководства, чтобы пролить свет на ваши данные и начать их использовать. Кроме того, ключевые функции программного обеспечения для интеллектуального анализа темных данных, на которые следует обратить внимание в процессе выбора инструмента.

• Управление — определение различных типов темных данных и определение того, какие рабочие места и/или сертификаты вы можете нанять/обучить, чтобы начать использовать ваши темные данные.

• Безопасность — как обеспечить безопасность ваших темных данных в мире, где много хакеров, и ключевые функции, которые вам нужны в ваших инструментах безопасности и управления темными данными.

• Коммуникация — как только вы прольете свет на свои темные данные и сформулируете идеи, пришло время показать свою работу тем, кто важнее всего — вашим заинтересованным сторонам.

1. Совет майнера: не бойтесь темноты (данные)

Название «темные данные» пугает. В конце концов, плохие вещи появляются из темноты — бугимены, вампиры — вы понимаете. Но огромный объем неструктурированных данных не должен вас пугать.

Пришло время пролить свет на ваши темные данные.

Алан Дейли, директор по исследованиям в Gartner, говорит: «Независимо от того, какие типы скрытых данных собирает ваша организация или как они хранятся, ключом к сохранению данных является обеспечение того, чтобы у вас были средства перевода их из одного источника в другой. форму в другую и легко вводить ее в любую аналитическую платформу, которую вы используете».

Ваши данные сейчас неструктурированы и кажутся недоступными, но, внеся несколько изменений в информационную структуру, вы откроете множество новых возможностей для своего бизнеса.

«Используя новые технологии бизнес-аналитики и ИТ-инструменты, компании могут объединять структурированные и неструктурированные наборы данных для получения ценных результатов. Если все сделано правильно, преимущества легко перевесят затраты, связанные с добычей темных данных», — говорят авторы Datumize.

Как вы начинаете бороться со своим темным монстром данных?

• Начните с малого. Выберите болевую точку, о которой вы хотите узнать больше в своем бизнесе, а затем возьмите на себя обязательство получить и оценить эти данные.

• Проведите аудит всех ваших источников данных (традиционных и нетрадиционных).

• Определите источники данных, которые предоставляют наилучшую информацию для поиска решения вашей болевой точки.

• Проведите аудит инструментов и методов анализа данных. Они не должны быть причудливыми; они могут быть даже бесплатными.

• Используйте новую информацию, чтобы превратить болевую точку, которую вы определили, в меньшую проблему или даже полностью решить проблему.

Ключевой вывод: не позволяйте объему данных помешать вам начать использовать их для своего бизнеса. Бизнес, который раскрывает секреты своих темных данных, получит стратегическое преимущество перед теми компаниями, которые все еще остаются в неведении.

Чтобы быстрее начать использовать ваши темные данные, ищите программное обеспечение для интеллектуального анализа данных со следующими функциями:

Функции программного обеспечения для интеллектуального анализа данных через Capterra

Помните, однако, что так же, как вы не можете выжать воду из камня, вы не можете сделать мусорные данные ценными только потому, что вытащили их из темноты. Будьте бдительны в своих интерпретациях данных.

2. Совет по управлению: вы не можете справиться с темными данными в одиночку

Слишком много темных данных, чтобы правильно управлять ими без посторонней помощи.

«Датаберг» через Datumize

По оценкам Harvard Business Review в 2012 году, «Walmart каждый час собирает более 2,5 петабайт данных о транзакциях своих клиентов».

Чтобы представить это в перспективе, «петабайт — это один квадриллион байтов, или эквивалент текста на 20 миллионов картотечных шкафов».

Это много блоков данных, и это было шесть лет назад.

Доблесть проливает немного больше света на то, что может быть включено в ваше темное поле данных:

Неструктурированные или необработанные данные включают в себя необработанный текст, текстовые сообщения, электронные письма (например, внутреннюю электронную почту организации), видео (например, кадры наблюдения), аудио (например, записи колл-центра), файлы изображений, данные из Интернета вещей (IoT). датчики и географические (геолокационные) данные. Темные данные также могут включать структурированные данные, если они не анализируются.

Данные через Prowess, изображение через Capterra

Объем данных, которые вы собираете как малый бизнес, значительно меньше, чем у Walmart, но вы по-прежнему несете ответственность за обеспечение того, чтобы ваши данные соответствовали всем применимым законам и правилам.

«Gartner прогнозирует, что к 2021 году более 80% организаций не смогут разработать консолидированную политику безопасности данных в разрозненных хранилищах, что приведет к потенциальному несоблюдению требований, нарушениям безопасности и финансовым обязательствам».

Вы не хотите терять деньги из-за штрафов, которых можно избежать, так как же вы собираетесь управлять своими темными данными?

Встройте управление темными данными в свою инфраструктуру управления записями, обучив свою команду и наняв нужных людей.

Правильная обработка ваших темных данных означает создание команды, которая сначала подготовлена ​​и осведомлена о темных данных, а затем вооружает их инструментами для обработки ваших данных для отправки. Например, подумайте о том, чтобы нанять менеджера по записи (RM) или обучить одного из ваших сотрудников выполнять эту работу. Менеджеры по документации знают федеральные законы и законы штатов, которые регулируют хранимую информацию, и что вероятность нормативной ошибки увеличивается с увеличением объема собираемых данных.

Затем дайте им правильное программное обеспечение для управления документами, чтобы отслеживать все ваши данные.

Имея звездного RM или директора по соблюдению требований (CCO), можно эффективно внедрить протоколы управления рисками, несмотря на постоянный поток входящих данных.

Ключевой вывод: дополните свои команды управления записями и соблюдения требований членами, которые понимают правила и знают, как обращаться с вашими скрытыми данными. Эти эксперты по регулированию могут предотвратить накопление штрафов и помочь пролить свет на то, как структурировать ваши темные данные в управляемые части.

Ищите людей со следующими званиями или сертификатами:

на сайте Indeed.com по состоянию на 29 марта 2018 г.

3. Совет по безопасности: ваши скрытые данные подвергают риску ваш бизнес

Согласно исследованиям IBM, более 80 % данных являются скрытыми и поэтому не используются.

Идентифицированные данные уже отслеживаются и защищаются (мы надеемся).

Подумайте о рисках кибербезопасности, которые представляют ваши темные данные. Менталитет «с глаз долой, из сердца вон» означает, что данные, на которых вы не сосредоточены, не защищены и, следовательно, более открыты для хакеров… это означает, что в карманах похитителей данных окажется больше денег.

Мика Яванайнен из M-Files заявляет: «Темные данные в виде незащищенного и незащищенного конфиденциального контента также могут создавать риски безопасности, которые могут привести к юридической и финансовой ответственности в случае непреднамеренного доступа к ним неуполномоченных лиц».

Подумайте о количестве ценной информации, которую ваша компания может хранить о клиентах или бизнес-транзакциях, которая попадает в темную пустоту данных. Хакеры знают, что это там, и они знают, что вы не смотрите.

Легкая добыча.

Ключевой вывод: Найдите решение для управления данными, которое может структурировать ваши данные, и решение для обеспечения безопасности данных, позволяющее выявлять потенциальные цели для хакеров. Только имея идеальное сочетание того и другого, малые предприятия могут избежать штрафов за несоблюдение требований и защитить данные своей компании.

Ищите программные решения для управления данными и обеспечения безопасности данных, которые предлагают следующие функции:

через Каптерру

4. Совет по общению: расскажите заинтересованным сторонам о том, что вы нашли

Вы определили свои темные данные и узнали много интересного о своих пользователях.

Большой! Но что теперь?

Теперь вы должны представить эти данные соответствующим заинтересованным сторонам в понятной и действенной форме. Это означает, что данные «просты» для понимания и использования. Например, какие из них более понятны вашим заинтересованным сторонам?

Почему вы должны использовать визуализацию данных через Dundas Во-первых, подумайте, кто ваши заинтересованные стороны:

• Ваша маркетинговая команда. Включайте всех, кто работает над маркетинговой стратегией, от директора по маркетингу до команды социальных сетей. Выводы из ваших темных данных могут помочь им настроить таргетинг своих кампаний.

• Ваша финансовая команда . Менеджер по финансовым рискам может сказать вам, сколько вы потеряете, если вас взломают, что поможет вам сформулировать «План Б» как часть «оценки данных» и может добавить ваши данные в ваш баланс. . Члены финансовой команды также могут помочь вам определить, сколько будет стоить хранение ваших данных, и помочь составить бюджет для любых новых стратегий, которые вы сформулируете на основе своих стратегий интеллектуального анализа темных данных.

• Ваша команда по информационной безопасности . Вы хотите, чтобы ваша ИТ-команда знала, сколько данных у вас сейчас есть, чтобы они могли поддерживать безопасность ваших данных.

Ключевой вывод: начните использовать свои теневые данные для принятия некоторых бизнес-решений. Используйте инструмент визуализации данных, чтобы сообщить о том, что данные говорят вашей команде. Сделайте ваши темные данные доступными для ключевых членов ваших отделов маркетинга и продаж, обеспечив наличие у вас следующих функций визуализации данных:

через Каптерру

Время для создания стратегии интеллектуального анализа данных и управления ими было вчера.

Согласно отчету IDC Data Age 2025, «к 2025 году глобальная сфера данных вырастет до 163 зеттабайт (то есть триллиона гигабайт). Это в десять раз больше, чем 16,1 ЗБ данных, сгенерированных в 2016 году».

Даже если на ваш малый бизнес приходится лишь небольшая часть этих данных, все равно нужно хранить и правильно утилизировать много информации. Как заслуживающий доверия владелец бизнеса, вы должны учитывать управление данными в структуре вашей команды и транзакциях.

Подумайте, какие идеи вы упускаете из виду, не присматриваясь к своим темным данным. Можете ли вы действительно позволить себе игнорировать эту информацию, особенно зная, что ваши конкуренты уже обращают на нее внимание?

Единственный вопрос сейчас заключается в том, как вы собираетесь догонять и преодолевать конкуренцию, используя свои темные данные?

Хотите узнать больше о больших и темных данных? Прочтите эти статьи:

• Что делают темные данные для малого и среднего бизнеса?
• Что такое большие данные и как они могут расширить возможности вашего малого бизнеса?
• EHR: Большие данные спешат на помощь