Избавьтесь от администрирования с помощью этих 10 советов по автоматизации продаж

Торговые представители играют решающую роль в формировании доходов компании. Каким бы ценным ни было их время, к сожалению, оно часто поглощается рутинными ручными задачами, которые отвлекают от их основного направления — продаж. Если ваш набор технологий состоит из устаревших и неэффективных инструментов, вполне вероятно, что ваша команда посвящает больше времени решению административных задач, чем активному участию в получении дохода. В этом сообщении блога мы призваны выделить 10 ключевых трудоемких административных задач, которые снижают эффективность вашей команды продаж, и продемонстрировать, как использование интегрированной системы, такой как HubSpot, может упростить эти процессы, в конечном итоге восстанавливая значительное время продаж вашей команды.

Проблема ручных задач в продажах

Серьезной проблемой, с которой сталкиваются отделы продаж по всему миру, является обременительный характер ручных административных задач. Торговые представители запутываются в работе с документами, вводе данных, планировании встреч и других утомительных задачах, которые отнимают у них слишком много времени. Эти обязанности могут занимать до 75% рабочего дня торгового представителя, оставляя ему лишь четверть времени на реальные продажи.

Использование устаревших и неэффективных инструментов еще больше усугубляет эти проблемы. Поскольку процесс продаж разбросан по нескольким платформам, представители тратят лишнее время на переключение между приложениями, отслеживание информации и поддержание разрозненных баз данных. Такой разрозненный подход не только съедает их продуктивное время, но и повышает риск ошибок, что приводит к потере возможностей и доходов.

Влияние такой неэффективности процесса продаж на общую производительность очень велико. Это не просто трата времени; они напрямую влияют на чистую прибыль, препятствуя способности команды заключать сделки. Таким образом, оптимизированный комплексный подход становится не просто желательным, а абсолютной необходимостью. Автоматизируя рутинные задачи, отделы продаж могут сосредоточиться на том, что они делают лучше всего — построении отношений, выявлении возможностей и стимулировании продаж.

Именно здесь на сцену выходят такие платформы, как HubSpot, предлагающие комплексное решение, которое может революционизировать работу вашей команды.

Перспективы автоматизации продаж

Уравнение простое: чем больше времени торговые представители смогут посвятить продажам, тем лучше будут результаты. Именно здесь на сцену выходит автоматизация. При эффективном внедрении инструменты автоматизации могут значительно сократить время, затрачиваемое на выполнение ручных административных задач, освобождая торговых представителей для того, что они умеют лучше всего — продавать.

От управления контактами, отслеживания взаимодействия с клиентами, планирования встреч до проведения кампаний по электронной почте — автоматизированные системы выполняют эти задачи с безупречной точностью, не оставляя места для человеческих ошибок.

Влияние автоматизации на продуктивность продаж огромно. Освободившись от утомительной работы вручную, торговые представители могут сосредоточить свои усилия на стратегических инициативах. Они смогут уделять больше времени поиску потенциальных клиентов, разработке персонализированных предложений и заключению сделок.

Более того, благодаря автоматизации существует единая унифицированная платформа для всей торговой деятельности. Нет необходимости манипулировать несколькими инструментами или бороться за кусочки информации, разбросанные по разным базам данных.

Автоматизация может преобразовать ваш процесс продаж, многократно повысив эффективность и производительность. Углубляясь в следующий раздел, мы рассмотрим некоторые конкретные советы по автоматизации, которые помогут вам раскрыть этот потенциал и революционизировать ваши операции продаж.

Ваши торговые представители тратят больше времени на административные задачи, чем на выстраивание отношений и увеличение доходов? Оцените свою текущую операционную эффективность, пройдя нашу оценку зрелости RevOps, и откройте для себя преобразующую силу Revenue Operations (RevOps).

10 задач администратора, которые можно автоматизировать на HubSpot

1. Разведка

Источник: Программное обеспечение для управления и поиска потенциальных клиентов, HubSpot.

Эффективный поиск клиентов включает в себя поиск и оценку потенциальных клиентов до того, как они попадут в канал продаж. HubSpot оптимизирует этот процесс, включив автоматизацию несколькими способами.

• Идентификация и отслеживание потенциальных клиентов
  

  CRM HubSpot имеет обширную базу данных, которая помогает идентифицировать потенциальных клиентов и отслеживать взаимодействие с ними. Информация об онлайн-активности лида, такая как посещенные веб-страницы, заполненные формы и открытые электронные письма, автоматически регистрируется и легко доступна. Эти данные могут предоставить ценную информацию об интересах потенциального клиента, которую можно использовать для адаптации подхода к продажам.

• Сбор данных

  Инструмент «Перспективы» HubSpot позволяет торговым представителям видеть, какие компании посещают их веб-сайт. Он собирает данные об отрасли посетителя, его размере, местонахождении и т. д., предоставляя богатый источник информации для определения приоритетов потенциальных клиентов.
  
  

• Оценка потенциальных клиентов

  Благодаря автоматизированной системе оценки потенциальных клиентов, потенциальные клиенты автоматически оцениваются на основе демографической информации и вовлеченности, что помогает вашей команде расставить приоритеты среди потенциальных клиентов, которые с наибольшей вероятностью конвертируются, и сокращает время, затрачиваемое на некачественных потенциальных клиентов.
  

2. Обогащение свинцом

Благодаря функции обогащения потенциальных клиентов HubSpot торговые представители могут автоматически собирать и обновлять информацию о потенциальных клиентах из различных внешних баз данных, профилей социальных сетей и корпоративных веб-сайтов. Эти данные могут включать в себя должность руководителя, отрасль, размер компании и местоположение, а также личные интересы или последние новости компании.

HubSpot также интегрируется с инструментами пополнения потенциальных клиентов, такими как Clearbit, которые автоматически заполняют недостающие данные о ваших контактах и ​​поддерживают актуальность вашей базы данных. Этот автоматизированный процесс обеспечивает подробный и постоянно обновляемый профиль для каждого потенциального клиента, что позволяет торговым представителям персонализировать свои усилия по работе с клиентами и повысить шансы на заключение сделки.

Автоматизируя обогащение потенциальных клиентов, HubSpot не только экономит драгоценное время вашего отдела продаж, но и повышает качество данных о потенциальных клиентах, предоставляя вашей команде информацию, необходимую для эффективного привлечения потенциальных клиентов.

3. Создание контактов и сделок

Платформа позволяет торговым представителям автоматически создавать новые контакты в CRM всякий раз, когда посетитель заполняет форму на сайте или нажимает на призыв к действию, что исключает ручной ввод данных. Эти контакты затем дополняются информацией об их взаимодействии с онлайн-присутствием компании, обеспечивая 360-градусное представление каждого потенциального клиента.

Кроме того, функция автоматизации сделок HubSpot может сэкономить время при создании и обновлении записей о сделках. Когда лид совершает важное действие — например, подписывается на пробную версию, запрашивает демо-версию или положительно отвечает на электронное письмо, HubSpot может автоматически инициировать создание новой сделки. Эти сделки затем отслеживаются и обновляются на протяжении всего процесса продаж, обеспечивая прозрачность процесса продаж в режиме реального времени и избавляя представителей от трудоемких обновлений вручную.

Автоматизируя создание контактов и сделок, HubSpot позволяет торговым представителям сосредоточиться на взаимодействии с потенциальными клиентами и заключении сделок, а не увязнуть в административных задачах.

4. Электронная почта

Автоматизируя процесс электронной почты, HubSpot позволяет торговым представителям больше сосредоточиться на создании убедительных сообщений, а не на административных задачах по управлению рассылкой по электронной почте.

• Шаблоны электронной почты

  Торговые представители могут создавать персонализированные шаблоны электронных писем для распространенных ситуаций или ответов и делиться ими с командой, экономя часы, затрачиваемые на повторное составление похожих писем.
  
  

• Последовательности

  Их можно использовать для постепенного привлечения потенциальных клиентов, автоматически отправляя серию сообщений до тех пор, пока получатель не выполнит желаемое действие или пока последовательность не закончится. Последовательности можно настроить для различных этапов процесса продаж, обеспечивая последовательную и своевременную связь с каждым потенциальным клиентом.
  
  

• Планирование электронной почты

  Платформа также позволяет торговым представителям планировать отправку электронных писем в определенное время для оптимальной скорости ответа, устраняя необходимость запоминать или гадать, когда нажать кнопку «отправить».
  
  

• Отслеживание электронной почты

  Функция отслеживания HubSpot гарантирует, что представители будут уведомлены, когда лид открывает электронное письмо или нажимает на ссылку в нем. Это позволяет им своевременно принимать меры, повышая шансы на конверсию.

5. Назначение встреч

Возможности автоматизации HubSpot распространяются и на планирование встреч, что делает этот процесс более эффективным для отделов продаж.

С помощью инструмента встреч HubSpot торговые представители могут напрямую делиться своим свободным временем с потенциальными клиентами, что позволяет потенциальным клиентам забронировать подходящее для них время встречи без необходимости постоянного планирования. Торговые представители просто задают свои предпочтения доступности, и инструмент синхронизируется с их календарями, чтобы предотвратить двойное бронирование и управлять часовыми поясами.

После того как встреча запланирована, информация автоматически регистрируется в CRM, а подтверждение по электронной почте и приглашение в календаре отправляются как лиду, так и его представителю. Это устраняет необходимость ручного ввода данных и предотвращает любые ошибки при планировании.

Кроме того, торговые представители также могут использовать этот инструмент для настройки групповых встреч или встреч по циклическому принципу, на которых потенциальный клиент сопоставляется с любым доступным представителем. Это гарантирует оперативное обслуживание потенциальных клиентов, что повышает общее качество обслуживания клиентов.

6. Звонки по вопросам продаж

Их управление звонками по продажам помогает оптимизировать процесс для торговых представителей и позволяет им сконцентрировать свои усилия на значимом взаимодействии.

• Планирование звонков

  Функция планирования звонков платформы позволяет представителям назначать звонки в заранее определенные даты и время, которые затем автоматически регистрируются в CRM. Это экономит время на ввод данных вручную и гарантирует точную запись всех взаимодействий для дальнейшего использования.
  
  

• Нажмите, чтобы позвонить

  Одним щелчком мыши торговые представители могут набрать номер телефона потенциального клиента прямо из своей контактной записи в CRM. Это не только экономит время при наборе номеров вручную, но и сводит к минимуму ошибки.
  
  

• Запись звонков

  HubSpot предоставляет возможность записывать звонки с разрешения лида. Эти записи могут быть сохранены вместе с контактной записью потенциального клиента, обеспечивая ценный контекст для будущего общения и позволяя постоянно проверять качество звонков в целях обучения.
  
  

• Рабочие процессы после звонка

  Автоматизированные рабочие процессы можно настроить после ваших звонков по продажам, чтобы инициировать такие действия, как отправка последующего электронного письма, создание задачи или перемещение интереса на другой этап воронки продаж в зависимости от результата звонка.
  
  

7. Управление сделками

Предоставляя комплексную систему для эффективного отслеживания и управления возможностями продаж, HubSpot еще больше совершенствует процесс продаж за счет автоматизации управления сделками.

Функция автоматизации сделок платформы упрощает процесс создания, обновления и мониторинга сделок в воронке продаж. Благодаря этой функции новая сделка автоматически создается, когда лид выполняет важное действие, например подписывается на пробную версию или запрашивает демо-версию. Эти сделки затем систематически обновляются на основе прогресса и взаимодействия, обеспечивая видимость статуса каждой сделки в режиме реального времени.

Кроме того, автоматизированные рабочие процессы HubSpot можно настроить для перемещения сделок по конвейеру продаж на основе определенных триггеров или поведения потенциальных клиентов, например завершенного звонка по продажам или ответа по электронной почте, что сокращает ручные усилия и обеспечивает плавное продвижение сделок.

Кроме того, можно настроить автоматические уведомления для оповещения торговых представителей, когда сделка достигает определенной стадии или если по сделке не было активности в течение определенного периода. Это позволяет команде продаж активно участвовать в заключении сделок и предотвращает упущение возможностей.

8. Предложение

HubSpot помогает торговым представителям создавать убедительные и хорошо структурированные предложения с минимальными затратами времени.

Центр продаж HubSpot включает в себя инструмент предложений, который автоматически извлекает соответствующие данные о сделках из CRM, что устраняет необходимость трудоемкого ввода данных вручную. Этот инструмент позволяет представителям создавать собственные шаблоны предложений, адаптированные к их процессу продаж, обеспечивая согласованность и профессионализм во всех предложениях.

Кроме того, он имеет возможность автоматически заполнять эти шаблоны конкретной сделкой, компанией и контактными данными, что значительно экономит время и уменьшает количество ошибок. Благодаря автоматизации составления предложений HubSpot позволяет торговым представителям своевременно доставлять высококачественные предложения своим потенциальным клиентам, тем самым ускоряя закрытие сделок и повышая эффективность.

9. Ротация лидов

Благодаря функции автоматической ротации потенциальных клиентов HubSpot, как только потенциальный клиент попадает в систему, он автоматически назначается торговому представителю на основе заранее определенных правил, таких как география, отрасль или размер сделки. Такое автоматическое назначение экономит значительное время и усилия, которые в противном случае были бы затрачены на распределение вручную, и предотвращает потенциальные конфликты или дисбаланс между торговыми представителями.

Более того, функция ротации потенциальных клиентов HubSpot гарантирует, что каждое предложение будет оперативно обработано, тем самым повышая скорость реагирования и общее качество обслуживания клиентов. Такое своевременное и систематическое распределение потенциальных клиентов позволяет торговым представителям больше сосредоточиться на разработке стратегии и построении отношений с потенциальными клиентами, а не на административных задачах. Автоматизация ротации потенциальных клиентов — еще одно свидетельство того, как мощные функции HubSpot могут значительно повысить эффективность и производительность процесса продаж.

10. Отчетность

Инструменты аналитики продаж HubSpot автоматически собирают данные о различных продажах, позволяя командам просматривать и анализировать ключевые показатели без необходимости ручного сбора или вычислений. Это включает, среди прочего, отслеживание индивидуальной и командной производительности, прогнозы сделок, состояние конвейера продаж и прогнозы доходов.

Настраиваемая информационная панель платформы позволяет командам визуализировать свои данные наиболее удобным для них способом, способствуя эффективному и обоснованному принятию решений.

Кроме того, автоматическое планирование отчетов можно настроить для отправки этих данных непосредственно на ваш почтовый ящик через заданные интервалы, информируя вас о заметных изменениях или тенденциях без необходимости постоянных ручных проверок.

Автоматизируя отчеты о продажах, HubSpot позволяет командам продаж сосредоточиться на стратегии и исполнении, обеспечивая при этом самые актуальные и точные данные под рукой.

Торговые представители играют решающую роль в получении дохода, но не мешают ли трудоемкие ручные задачи их истинному потенциалу продаж? Наша оценка, основанная на данных о возможностях автоматизации HubSpot, определяет ключевые административные задачи, которые могут отнимать до 75% драгоценного времени вашей команды.

Выявите пробелы и ошибки в своих операциях по продажам, пройдя нашу эксклюзивную оценку зрелости RevOps.

Понимая свою текущую операционную эффективность посредством этой оценки, вы прокладываете путь к повышению производительности, стратегической направленности и устойчивому успеху на конкурентном рынке.

Не позволяйте неэффективности сдерживать вас. Пройдите оценку зрелости RevOps прямо сейчас и измените свой процесс продаж.