Создайте порядок в своих повседневных рабочих задачах с помощью этих 10 простых советов

Организация нашего ежедневного рабочего графика выходит за рамки установления более строгих временных интервалов и их воинственного соблюдения. Существует бесчисленное множество факторов (включая отвлекающие факторы), которые могут сбить нас с толку, как бы мы ни старались быть дисциплинированными. Пришло время перестать пытаться использовать одну формулу, которую мы видели снова и снова, и смотреть на нее как на субъективную вещь. Чтобы по-настоящему научиться организовывать повседневные задачи, нам нужно найти индивидуальный подход.

Мы сделали все возможное, чтобы изучить десять советов, которые помогут вам найти метод, который подходит вам лучше всего. Это означает научиться расставлять приоритеты, справляться с неудачами и ценить свое время.

Совет № 1: Создайте заказ, который подходит ВАМ

Абсолют прежде всего — это познание себя.

Бесполезно слепо следовать инструкциям или использовать шаблоны и планы, заранее составленные тренерами по продуктивности, и ожидать блестящих результатов. То, что они сработали для них , не означает, что это сработает для вас.

Если вы из тех, кто с трудом справляется со сложными задачами по утрам, но с легкостью решаете их днем, не заставляйте себя заниматься «ранними пташками». Вместо этого планируйте свои ежедневные задачи по своим биологическим часам.

Доктор Стефан Волк из бизнес-школы Сиднейского университета — один из многих исследователей, изучающих сложные связи между продуктивностью офиса и биологическими часами. Он утверждает, что ритм нашего тела имеет несколько взлетов и падений в течение дня, но только один период максимальной продуктивности. Если вы работаете вне своего хронотипа, в мире нет графика, который сделает вас более продуктивным. Например:

• Утренние типы могут попасть в ловушку, выполняя второстепенные задачи в максимально возможной степени — электронные письма, звонки, встречи, обзоры и т. д. К тому времени, когда приходят важные задачи, они уже переживают свой расцвет.
• Вечерние типы заставляют себя как можно скорее выполнять большие, требующие концентрации внимания задачи, потому что существует давнее заблуждение, что утро — это тяжелая работа. В итоге они устают и теряют концентрацию, и, естественно, винят себя в том, что работа выполняется небрежно.

И, пожалуй, самый известный защитник хронотипов, доктор Майкл Бреус, советует сначала узнать свой тип, чтобы в полной мере использовать свой рабочий день.

Совет № 2: Будьте реалистами и ставьте реалистичные цели

Мы все совершали одну и ту же ошибку, переоценивая свою преданность делу.

Сколько раз вы слышали, как кто-то говорит, что отказывается от сахара, а через три дня покупает шоколадный батончик? И когда его об этом спрашивают, человек занимает оборонительную позицию, чувствует себя побежденным и заявляет, что либо сдался, либо начнет все заново на следующей неделе. И так цикл повторяется.

Каждый достойный тренер по продуктивности скажет вам, что конкретные цели и легко усваиваемые задачи — это путь. Например:

Вместо:

Напишите черновик на 5 страниц к завтрашнему дню ;

Попробуйте использовать:

8:00 – 10:00 Изучить тему

11:00 – 13:00 Написание первых двух страниц

13:15 – 15:00 Напишите вторые две страницы

15:30 – 16:30 Напишите последнюю страницу.

Разница очевидна. Первый пример показывает, как большинство из нас записывает задачи в свой рабочий график: мы знаем, что нам нужно сделать и к какому сроку. Мы оставляем детали на самотек, что в конечном итоге приводит к беспорядочному и неорганизованному графику.

Но, если мы разобьем более крупные задачи на их составные части, мы сразу наведем порядок. Само действие заставляет нас подсчитывать, сколько времени потребуется на каждый шаг, а это бесценная информация.

Во время этого расчета вы можете понять, например, что у вас не будет времени на задачу, которую вы запланировали. Так что сразу можете либо делегировать это, либо перенести на завтра. Но если бы вы использовали первый метод, вы, вероятно, поняли бы, что на эту задачу нет времени, только когда было бы слишком поздно делегировать или откладывать ее.

Некоторые другие примеры:

Совет № 3: Примите неудачу как часть учебного процесса

Оставайтесь в той же полосе, что и с предыдущим советом, — держите свои ожидания на низком уровне.

Надеяться на кардинальные изменения как можно скорее — значит потерпеть неудачу с самого начала. Вместо этого имейте в виду следующее:

• Первую неделю вы будете возиться с расписанием, внося необходимые изменения;
• В конце первой недели будет анализ вашего прогресса (как успехов, так и неудач) и изменение графика на следующую неделю;
• На второй неделе вы будете работать по измененному графику;
• Конец второй недели будет опять анализ прогресса и т.д.
• На третьей неделе вы увидите еще больше улучшений, и основные изменения закрепятся.

И так будет идти из недели в неделю. Каждый раз вы будете видеть новые места для улучшения. Будут появляться новые проблемы, неожиданные ситуации, влияющие на ваше расписание (личные проблемы, чужие задачи, дни отдыха, пропущенные сроки и т. д.).

Так что начните быть более снисходительным к себе и своему графику. Нормализация неудач. В противном случае вы будете интерпретировать каждую ошибку как признак того, что вы не продвигаетесь вперед, когда все совсем наоборот.

Совет № 4: Подстраивайте свой график под время, которое у вас есть

Вопреки распространенному мнению, не следует искать способы сделать «больше времени в сутках».

У всех нас есть 24 часа, ни больше, ни меньше. Выгорание — прямой результат того, что люди работают на износ, думая, что строгий, дисциплинированный график и бесконечная автоматизация мелких задач каким-то образом дадут им больше времени.

То, что вы хотите сделать, это научиться расставлять приоритеты. Потому что, даже если у всех нас есть одинаковое количество часов в день для определенного количества задач, не все они созданы равными.

Некоторые из них будут более важными, чем другие, а некоторые можно полностью исключить.

И чтобы правильно принять этот менталитет, вам придется попробовать наш следующий совет.

Совет № 5: научитесь расставлять приоритеты

Одним из наиболее успешных методов расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра.

Это структура, используемая для определения того, какие задачи являются наиболее важными для достижения ваших целей, а какие замедляют ваш прогресс.

С помощью матрицы Эйзенхауэра вы сортируете задачи по четырем критериям:

• Срочные и важные – делайте сразу (вызов службы экстренной помощи, пожар, травма и т. д.)
• Срочно, но неважно — делегируйте кому-то (назначение встреч, оплата счетов, работа по дому и т. д.)
• Важное, но не срочное – сделайте это позже (долгосрочные цели)
• Неважные и несрочные – устраните (отнимающие время действия)

Приоритизация задач следует этой простой схеме:

Этот и другие графики можно найти в нашем подробном пошаговом руководстве о том, как использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своих повседневных задач.

Как только вы узнаете, каковы ваши приоритеты, становится легче составить упорядоченный график. В сочетании со знанием своего уровня энергии в течение дня вы сможете ставить наиболее приоритетные задачи в то время, когда вы наиболее продуктивны.

Совет № 6: Предугадывайте отвлекающие факторы

Мы часто обсуждаем различные способы борьбы с отвлекающими факторами. Но на этот раз мы хотели бы указать на важность знания и прогнозирования отвлекающих факторов до того, как они произойдут.

Есть много повседневных событий, которые, как вы знаете, отнимут у вас время. Лучший способ устранить их, чтобы они не влияли на ваш рабочий график, — подготовиться к ним заранее.

Несколько примеров:

• Те, кто работает дома, могут столкнуться с проблемами, когда, например, что-то нужно починить (сантехника, электричество), но плотный график практически не оставляет времени для общения с ремонтником. Вы можете подготовиться к отвлечению внимания, попросив их прийти в то время, когда у вас есть менее важные задачи, или попросить друга или члена семьи увидеть их вместо вас.
• Некоторых людей просят выделить время в течение рабочего дня, чтобы контролировать стажеров. Один из способов подготовиться к отвлечению внимания — выделить стажеру два временных интервала в день для вопросов. В течение дня они собирают вопросы по ходу работы, а когда приходит время встречи, могут задать любые вопросы. Таким образом, вас не будут тянуть за рукав в часы пик, а у стажера будет время найти решение самостоятельно.
• Если вы проводите собрание в особенно загруженный день и не можете делегировать его, вы можете сократить его, заполнив FAQ в конце. Предвосхищая самые распространенные вопросы и отвечая на них сразу. Затем вы можете запланировать еще одну, более короткую встречу на следующий день для любых нерешенных вопросов.

Все сводится к тому, чтобы знать свой рабочий график на каждый последующий день. С каждой задачей связано потенциальное отвлечение, поэтому подготовка заранее может быть более полезной, чем предотвращение ее на месте.

Совет № 7: Очистите голову

Говоря о отвлекающих факторах, мы должны обсудить, насколько сильно наш мозг любит их, даже если они причиняют серьезное несчастье, как показали исследования Киллингсворта и Гилберта. В той же статье обсуждается, как большое количество опрошенных подтвердило предположение о том, что блуждание ума и отвлекающие факторы в конечном итоге приводят к печали, нервозности и чувству неполноценности.

Помимо отключения всех ваших уведомлений, полезно всегда держать ручку и бумагу рядом с собой. Если ваши мысли начинают отвлекаться на планирование завтрашнего обеда или встречу за чашкой кофе с другом, возьмите ручку и немедленно запишите это. Запишите идеи для обеда или возможные темы для беседы в кафе.

Потому что, пока эти мысли остаются в вашей голове, они будут продолжать плавать там, время от времени возвращаясь, чтобы отвлечь вас от работы.

То же самое касается запоминания чего-то, что вам нужно купить в магазине, электронного письма, которое вы должны отправить, человека, с которым вам нужно связаться, или статьи, которую нужно прочитать… сохранить его на потом.

В противном случае ваш мозг привыкнет к тому, что вы реагируете на каждую маленькую тревогу, которую он вызывает. Прежде чем вы это узнаете, вы потратили час на черную работу, которая не приносит вам никакой пользы в этот день.

Совет № 8: Измеряйте только то, что имеет значение

Возможно, вы слышали поговорку: «То, что можно измерить, можно управлять».

Но знаете ли вы, что это было доказано неправильно? Да еще и отнести не к тому человеку?

Нам нравится использовать трекеры времени для организации наших рабочих календарей. Они дают нам подробную информацию о том, куда ушло наше время, как прошел наш день и какие области нуждаются в улучшении. Они помогают правильно выставлять счета клиентам и даже составляют отчеты для отслеживания прогресса по мере того, как мы становимся более организованными.

Однако на пути к составлению лучших списков ежедневных задач может возникнуть соблазн отметить каждую мелочь, которая происходит. Каждый 5-минутный перерыв, каждый телефонный звонок, очистка почтового ящика, кофе-брейк и т. д. В этих случаях измерение каждого перерыва не сделает вас лучше в организации.

Самые важные вещи, которые вы должны отслеживать, — это важные задачи. Те, которые влияют на ваши долгосрочные планы.

Теперь нам нужно отслеживать перерывы, когда мы замечаем, что трата времени становится проблемой в нашем рабочем графике. Но для всех других намерений и целей знание того, сколько времени вы потратили на телефонный разговор с сантехником, вряд ли улучшит ваш ежедневный рабочий процесс.

Помните о том, какие действия действительно нуждаются в отслеживании, потому что не все ваше время имеет одинаковый вес.

Совет № 9: Отслеживайте прогресс

Чтобы постоянные изменения произошли (и закрепились), вы должны чувствовать мотивацию продолжать двигаться вперед. И лучший мотиватор, несомненно, видеть, как далеко вы продвинулись. Это у нас в крови, мы ничего не можем с этим поделать — вот почему мы любим эти фотографии до и после фитнеса и образа жизни.

Прогресс заставляет нас двигаться вперед, потому что мы видим, что произошли изменения к лучшему. Усилия не кажутся напрасными.

То же самое касается и нашей продуктивности. В сообществе цифровых художников была непродолжительная тенденция, когда кто-то заполнял шкалу, нарисованную на бумаге, каждый раз, когда рисовал определенную вещь, которую хотел улучшить. И к концу недели, двух недель или месяца они заполнят лист прогресса.

Многие разработчики таким же образом используют геймифицированное отслеживание прогресса. Существует множество приложений, которые помогут вам следовать вашим ежедневным привычкам и предоставить отчет через определенный период времени.

Инвестирование в приложение для отслеживания прогресса (или просто отмечайте каждый день, когда вам удавалось отслеживать свое расписание) положительно повлияет на вашу мотивацию.

Здесь, в Clockify, мы составили список из 29 лучших методов отслеживания времени, в которых подробно описано, что вы можете или должны отслеживать, чтобы точно измерить прогресс.

Совет № 10: Вносите изменения постепенно

Какие бы изменения вы ни решили принять, делайте это постепенно и растягивайте их на определенный период времени. Вспомните дискуссию о постановке реалистичных целей и ожиданий для себя и о том, как легко быть перегруженным.

Начните с одной привычки, которую вы хотите попробовать. Например, только в течение первой недели вы можете включить одно из следующего:

• переносите все свои самые сложные задачи на 10:00 и 14:00, до обеда;
• сократите свой список дел до 5-10 задач в день;
• расставить приоритеты и подстроить под них график и т. д.

Любой из них может стать хорошим началом для повышения вашей продуктивности. Однако делать все три одновременно — это перегрузка. Потому что, если вы сосредоточитесь на одном изменении, будет легче отследить и оценить, действительно ли оно приводит к положительным изменениям или нет. Кроме того, легче сохранять мотивацию, когда меньше вещей, на которые нужно обращать внимание.

Вынос

Научиться лучше организовывать рабочие задачи можно довольно быстро, но овладение этим навыком требует времени. Важно помнить, что нужно найти структуру или метод, который подходит именно вам. И если это означает, что вам нужно пройти через недели проб и ошибок, то это хорошо, потому что это позволяет быстро отказаться от подходов, которые не работают. Вместо того, чтобы упрямо придерживаться их, думая, что проблема в вас , вы можете попробовать другие, пока не найдете идеальный вариант.

Итак, лучший совет — дать этим советам шанс и использовать их в качестве руководства, чтобы найти единственный правильный метод и сделать вашу жизнь на работе бесконечно проще.