Настройте свою удаленную команду на успех — создайте эффективную политику удаленной работы

После того, как вы обдумаете модель удаленной работы для своего бизнеса и начнете нанимать удаленных рок-звезд, вам необходимо установить правила того, как они могут работать вместе для достижения бизнес-целей.

У ваших удаленных сотрудников возникнут вопросы, на которые не все в команде сразу знают ответы. Когда я должен быть в сети? Могу ли я использовать собственное устройство? Получу ли я оплату за сверхурочную работу?

Комплексная политика удаленной работы отвечает на эти вопросы для новых сотрудников и служит готовым счетом для всей компании. Он определяет правила взаимодействия и помогает формировать правильные ожидания как для работодателя, так и для сотрудников.

Вот шесть аспектов политики удаленной работы вашей компании:

• Укажите часы работы с перекрытием часовых поясов
• Обеспечить асинхронное сотрудничество
• Добавьте рекомендации по информационной безопасности
• Установите четкие ожидания в отношении вознаграждения и льгот
• Установить кодекс поведения для организации
• Соответствие нормативным и нормативным требованиям

Укажите часы работы с перекрытием часовых поясов

Здесь действуют две движущие силы: количество и специфичность. Сколько часов вы ожидаете, что ваш удаленный сотрудник будет работать в любой день? Что еще более важно, в какие часы вы ожидаете, что они будут работать?

В зависимости от требований бизнеса вы можете установить строгий график или позволить сотрудникам самим решать, сколько часов им работать. Некоторые удаленные компании даже игнорируют количество отработанных часов в пользу измерения результатов.

Амин Яздани из AY Technologies считает второй вопрос более сложным: «Когда я должен быть доступен? Это мой собственный часовой пояс, центральный часовой пояс компании или их сочетание?»

_{Источник: Pixabay}

Доступность в определенные часы может быть проблемой для команд, разбросанных по всему миру, а совместная работа в режиме реального времени может стать проблемой. Тем более, если членов вашей команды разделяет разница во времени более 12 часов. Например, в команде с участниками в Нью-Йорке и Шанхае некоторые из них ложатся спать как раз тогда, когда остальные начинают свой день!

У Алекса Тернбулла из GrooveHQ есть простое решение этой проблемы. Найдите хотя бы одно конкретное время каждый день, когда все члены команды могут сотрудничать в режиме реального времени.

В политике удаленной работы вашей компании должно быть указано, в какое время должны работать удаленные сотрудники. Функциональные группы могут иметь свои собственные каденции, но вам нужно либо подключать всех одновременно к сети на несколько часов каждый день (иногда это проблема даже в командах, работающих в одном офисе!), либо обеспечить плавную передачу полномочий между сотрудниками в разное время. зоны.

Четко укажите рабочее время вашей удаленной команды. Если они разбросаны по часовым поясам, убедитесь, что их рабочие часы частично совпадают.

Обеспечить асинхронное сотрудничество

В удаленных командах, разбросанных по слишком большому количеству часовых поясов, совместная работа в режиме реального времени, очевидно, является роскошью. Хотя создание расписаний с перекрытием часовых поясов помогает, это не всегда возможно. Решение? Сосредоточьтесь на асинхронном (асинхронном) сотрудничестве внутри команды посредством планирования и коммуникации.

Поскольку ожидание зависимостей из-за различий в часовых поясах может быть неприятным, ваша политика удаленной работы должна устанавливать четкие ожидания в отношении асинхронной обработки задач и последующих действий. Это включает в себя установление основных правил доступности и недоступности и уважение времени каждого члена команды.

Кроме того, в вашей политике удаленной работы должны быть указаны инструменты, используемые для совместной работы в режиме реального времени и асинхронной работы — командный чат, видеоконференции, управление проектами, отслеживание проблем и т. д.

Джордан Ван, основатель и генеральный директор CloserIQ, подчеркивает важность специальной платформы для группового чата:

«Это один из самых эффективных инструментов для удаленной работы. Подобные инструменты позволяют работать в команде, даже если некоторые участники находятся на другом конце земного шара».

_{Источник: Стая}

В Trello и AY Technologies видеоконференции играют большую роль в обеспечении индивидуального общения. Амин Яздани ссылается на относительное отсутствие личного общения как на причину, по которой в таких ситуациях видеозвонки предпочтительнее чата или электронной почты.

Установите четкие ожидания в отношении асинхронной обработки задач и последующих действий. Укажите инструменты, используемые как для совместной работы в реальном времени, так и для асинхронной.

Добавьте рекомендации по информационной безопасности

Поскольку удаленная команда работает как из частных, так и из общедоступных сетей (дома, кафе, коворкинги и т. д.), защита информационных систем компании от несанкционированного доступа всегда является проблемой. Чтобы решить эту проблему, создайте рекомендации по информационной безопасности и добавьте их в свою политику удаленной работы.

_{Источник: Pexels}

GitHub придерживается политики BYOD (принеси свое устройство), но настаивает на особой безопасности и мерах защиты, таких как безопасные пароли и постоянно включенные брандмауэры. С другой стороны, LiquidSpace и SitePen предоставляют защищенные устройства своим удаленным сотрудникам. Независимо от того, какой путь вы выберете, подробное описание их в вашей политике удаленной работы поможет гарантировать, что все знают, что делать.

Разработайте рекомендации по информационной безопасности, которые предусматривают предоставление защищенного оборудования всем удаленным сотрудникам или настаивайте на применении конкретных мер безопасности на устройствах, принадлежащих сотрудникам.

Установите четкие ожидания в отношении вознаграждения и льгот

Крупные компании, которые предлагают варианты удаленной работы, такие как PwC, USDA, Xerox и Sodexo, говорят, что не должно быть большой разницы в оплате или льготах между ролью в офисе и ее удаленным аналогом.

Но у вас есть некоторая гибкость в настройке шкалы оплаты для вашей удаленной команды. Например, вы можете сделать поправку на географическое положение вашего удаленного сотрудника. Стоимость жизни в Нью-Йорке или Лос-Анджелесе явно выше, чем, скажем, в Ричмонде (Индиана) или Харлингене (Техас).

Вот несколько факторов, которые следует учитывать:

• Компенсация основного рабочего времени
• Политика сверхурочной работы
• Выплаты работникам
• Обязательства компании
• Политика возмещения расходов на интернет-счета, ИТ-оборудование, коворкинг и т. д.

У Remote.co есть несколько интересных предложений о преимуществах, которые жаждут удаленные сотрудники, включая оплачиваемый отпуск и корпоративные выезды. Привлекательные льготы для сотрудников во многом помогают предприятиям удерживать квалифицированных удаленных сотрудников.

Ответственность за производственные травмы может применяться к предприятиям, если удаленные сотрудники получают травмы в своем домашнем офисе. В Пенсильвании суды поддержали право удаленного работника на компенсацию за травмы, полученные при работе из дома. Проконсультируйтесь со своим юридическим отделом, чтобы узнать всю степень вашей ответственности при создании удаленной компании.

Установите четкие ожидания в отношении вознаграждения и льгот для удаленных сотрудников. Чтобы привлечь и удержать лучшие таланты, вам, возможно, придется приложить дополнительные усилия, чтобы предоставить льготы, адаптированные к потребностям удаленных сотрудников.

Установить кодекс поведения для организации

Различия в культурном происхождении и чувствах часто являются сильной стороной удаленных команд. Однако они также могут привести к недопониманию и конфликтам, особенно когда большая часть их общения асинхронна. Установление кодекса поведения для внутренних и внешних коммуникаций может предотвратить любую пагубную оплошность, которая может возникнуть из-за «виртуального расстояния».

Например, Кодекс деловой этики Infosys охватывает все: от поведения на рабочем месте и отношений до разрешения конфликтов интересов. У Workable.com есть более простой шаблон, который может подойти вам идеально.

Установите кодекс поведения для организации (включая удаленных сотрудников), чтобы предотвратить любые культурные недоразумения.

Соответствие нормативным и нормативным требованиям

Удаленная работа может не подпадать под ваше местное законодательство о занятости, поэтому вам необходимо проконсультироваться с экспертом по правовым вопросам о соблюдении правил. Существует также проблема развития законов, касающихся онлайн-общения, таких как GDPR Европейского Союза. Поскольку удаленная работа лежит в основе удаленной работы, положения этих законов могут применяться к вашему бизнесу.

Работайте со своим юридическим отделом, чтобы составить документ, который позволит вашим удаленным сотрудникам узнать, что им нужно помнить при создании, использовании и обмене данными друг с другом и/или за пределами бизнеса.

Ознакомьтесь с местными законами, чтобы обеспечить их соблюдение при разработке политики удаленной работы. Законы об онлайн-данных и конфиденциальности, такие как недавний GDPR ЕС, очень актуальны для удаленной работы.

Адаптируйте свой подход к удаленной работе

Ваша политика удаленной работы должна быть адаптирована к вашим уникальным бизнес-требованиям. Решение этих вопросов, связанных с часами работы, инструментами для совместной работы, рекомендациями по безопасности, компенсациями и льготами, кодексом поведения и требованиями соответствия — отличный способ начать делать именно это!