Стоимость качества в управлении проектами

Вы получаете много отзывов о поврежденных или бракованных товарах? Или ваши клиенты жалуются на неправильное описание продукта?

Если это так, пришло время пересмотреть процесс разработки вашего продукта и принять более эффективные меры, чтобы гарантировать, что ваши продукты больше никогда не будут возвращены. На самом деле, возвраты товаров обычно указывают на более серьезную проблему, за которой нужно следить — снижение качества. Хотя возникновение ошибок — это нормально, вы должны сделать все возможное, чтобы предотвратить такие ошибки в первую очередь.

Как именно вы должны это сделать? Ну, все сводится к качеству — если быть точным, к цене качества.

В этом сообщении блога мы объясним, какова цена качества в управлении проектами, и подробно остановимся на преимуществах и недостатках его реализации в ваших проектах. Мы также рассмотрим затраты, связанные с хорошим и низким качеством, и то, как руководители проектов рассчитывают стоимость качества.

Какова стоимость качества в управлении проектами?

Согласно руководству PMBOK: «Стоимость качества (COQ) относится к общей стоимости всех усилий, связанных с качеством, на протяжении всего жизненного цикла продукта».

Некоторые области проекта могли быть выполнены не в соответствии с первоначальным планом, поэтому затраты на качество могут возникать на протяжении всего жизненного цикла продукта. Другими словами, неверные решения по управлению проектом могут привести к нескольким последствиям для бизнеса, включая снижение качества (или низкое качество).

В результате продукты возвращаются, клиенты требуют гарантии на продукт или некоторые продукты отзываются конечным потребителем (в связи с ремонтом, заменой или заменой).

Следовательно, руководитель проекта несет ответственность за то, чтобы продукт или услуга соответствовали своему назначению.

Мы поговорили с Андреем Ковалевым , официальным членом Делового совета Forbes, чья основная специализация — реструктуризация и организационное стратегическое репозиционирование. Вот что он говорит о важности обращать внимание на стоимость качества:

«Затраты на управление качеством — это не разовые затраты, это постоянный и непрерывный процесс. Организации должны постоянно контролировать и измерять стоимость качества, чтобы убедиться, что они принимают соответствующие меры для предотвращения дефектов и устранения дефектов, которые действительно возникают».

Нам было любопытно узнать, что включают в себя эти дефекты:

«Это включает в себя регулярный пересмотр и обновление процессов и процедур, а также обучение сотрудников методам управления качеством. Кроме того, организации должны постоянно отслеживать отзывы и жалобы клиентов, чтобы определять потенциальные области для улучшения качества».

Если вы просто ждете завершения производства, чтобы выявить и устранить дефекты качества в своих продуктах, вы, скорее всего, увидите рост числа проблем с качеством. Предприняв всего несколько предупредительных шагов перед производством, вы можете ограничить риск потери качества и снизить затраты на качество в целом.

Какие существуют виды стоимости качества?

Стоимость качества складывается из двух факторов:

• Стоимость соответствия (стоимость хорошего качества или COGQ) и
• Стоимость несоответствия (стоимость низкого качества или COPQ).

Другими словами, стоимость качества представляет собой связь между затратами на создание качественного продукта/услуги и затратами на создание продукта/услуги низкого качества.

Стоимость хорошего качества (или стоимость соответствия) включает:

• профилактические и
• Стоимость оценки.

С другой стороны, стоимость низкого качества (стоимость несоответствия) связана с:

• Внутренний и
• Стоимость внешнего отказа.

Затраты на качество, однако, относятся не только к производству, они остаются актуальными с самого начала исследования и разработки проекта до момента взаимодействия с клиентами.

Следующие четыре категории относятся к стоимости качественной модели в целом. Давайте рассмотрим каждую из упомянутых нами затрат, чтобы увидеть, какая коммерческая деятельность влияет на качество продукта или услуги.

Тип № 1: Стоимость соответствия

Также называемая стоимостью хорошего качества (COGQ), стоимость соответствия относится к затратам на деятельность, которая обеспечивает соответствие продукта или услуги желаемому уровню качества до того, как они попадут к конечному потребителю.

Как мы уже упоминали, стоимость хорошего качества состоит еще из 2-х категорий, таких как:

• Профилактические расходы и
• Стоимость оценки.

Подтип № 1: Превентивные расходы

Предупредительные затраты возникают в результате деятельности, направленной на устранение дефектов (несоответствий) от возникновения в первую очередь.

Согласно руководству PMBOK, они включают, помимо прочего, расходы на:

• Адекватное обучение сотрудников. Надлежащее обучение обеспечивает успех проекта, потому что сотрудники будут более эффективно руководить и реализовывать эти проекты.
• Качественное планирование. Процесс определения наиболее важных аспектов проекта на этапе планирования для обеспечения соблюдения первоначального плана.
• Разработка и тестирование нового продукта. Процесс анализа концепции, характеристик или функций продукта, чтобы понять, как его могут использовать потенциальные клиенты.
• Запуск спецификаций и стандартов на продукцию. Процесс описания конкретных функций, функций и технических стандартов, необходимых для создания продукта.
• Контроль над процессом. Процесс планирования, отслеживания и управления всеми этапами жизненного цикла проекта.
• Аудит качества. Процесс обеспечения того, чтобы деятельность проекта соответствовала уровню соответствия требованиям проекта, чтобы предотвратить любые недостатки.
• Внедрение Системы Менеджмента Качества (СМК). СМК упростит регистрацию необходимых процессов и процедур для достижения целей в области качества.

Другими примерами затрат на профилактику, включенными в руководство PMBOK, являются:

• Время делать это правильно (сделайте правильное отношение) . Эта философия относится к доставке нужного продукта в нужное место в нужное время. Это также касается концентрации нужного уровня энергии на правильных действиях в нужное время.
• Процессы документирования. Затраты, связанные с записью и документированием всех шагов и задач, связанных с разработкой конкретного проекта, от начала до конца.  
• Оборудование . Затраты, связанные с приобретением оборудования, включая налог с продаж, транспортные и погрузочно-разгрузочные сборы, страхование в пути, установку и сборку, а также проверку работоспособности оборудования.

Подтип № 2: Затраты на оценку

Затраты на оценку связаны с проверкой и тестированием продуктов, чтобы убедиться, что они соответствуют стандартам качества и требованиям к производительности после того, как продукт был произведен.

К ним относятся расходы, связанные с такими видами деятельности, как:

• Потеря разрушающего контроля. Метод тестирования характеристик или поведения материала продукта с целью проверки его долговечности (например, краш-тесты).
• Калибровка испытательного оборудования. Процесс измерения и настройки параметров инструмента или машины, чтобы убедиться, что они остаются в заданных пределах.
• Оценки поставщиков. Процесс оценки потенциальных и существующих поставщиков для обеспечения удовлетворения потребностей организации с точки зрения производительности.
• Входной контроль материалов. Процедура проверки качества сырья и его компонентов с целью предотвращения возможных проблем до подготовки к производству.
• Инспекции полученного товара. Купленные товары должны быть проверены на предмет количества и качества, чтобы уменьшить потенциальный ущерб и убедиться, что они соответствуют спецификациям.
• Контроль и испытания в процессе. Это относится ко всем проверкам, проводимым на любом этапе производства продукта, чтобы проверить, соответствуют ли определенные параметры отраслевым стандартам.
• Инспекция готовой продукции. Процесс изучения и тестирования спецификаций и размеров продукта, когда он готов к отгрузке или завершен не менее чем на 80%.

В целом, затраты на предотвращение и оценку (затраты на соответствие) относятся к сумме денег, вложенных в ходе проекта для предотвращения сбоев проекта.

Тип № 2: Стоимость несоответствия

Стоимость несоответствия, также называемая затратами на низкое качество (COPQ), относится к затратам на действия, необходимые для исправления дефектов, которые произошли, несмотря на усилия компании по их устранению.

Эти расходы обычно возникают из-за дефектов продукта, т. е. когда продукт не соответствует необходимым стандартам, в соответствии с которыми он был разработан и изготовлен.

Стоимость несоответствия (или затраты на отказ) подразделяются на следующие подкатегории:

• Стоимость внутренних отказов (определяется руководителем проекта) и
• Затраты на внешний отказ (определяются заказчиком).

Давайте посмотрим, к чему относится каждый тип.

Подтип № 1: Стоимость внутренних отказов

Затраты на внутренние отказы связаны с исправлением всех несоответствий (дефектов) самой организацией до того, как продукт или услуга попадут к конечному потребителю (затраты до доставки или отгрузки).

К ним относятся:

• Напрасно тратить. Ненужная работа, возникающая в результате плохого документирования стандартов, недостаточного контроля качества, отсутствия определенного процесса, неадекватной конфигурации продукта или незадокументированных изменений конструкции.
• Чрезмерный лом. Затраты, связанные с непригодным материалом (оставшимся после изготовления продукта) из-за таких проблем, как дефекты продукта, нехватка материалов, чрезмерное время простоя оборудования и изменение конструкции продукта.
• Доработка или исправление бракованной продукции. Затраты, связанные с процессом идентификации и отбраковки определенного продукта в процессе производства с целью исправления дефектных, несоответствующих материалов.
• Поломка машины. Ненадлежащее техническое обслуживание приводит к простоям, что приводит к множеству затрат, включая упущенную выгоду, ремонт оборудования и простои оборудования.

Подтип № 2: Стоимость внешних отказов

Затраты на внешний отказ связаны с проверкой всех несоответствий (дефектов), выявленных после доставки продукта конечному потребителю.

К ним относятся:

• Иски об ответственности. Компенсация расходов или ущерба, возникающая в результате судебного разбирательства об ответственности за качество продукции из-за проблем с качеством, связанных со способом производства продукта, или нарушения компанией гражданского законодательства.
• Обслуживание и ремонт. Затраты, связанные с обслуживанием продукта (ремонт, замена или регулировка компонентов как возвращенных продуктов, так и продуктов, имеющихся на рынке).
• Претензии по гарантии. Затраты, связанные с администрированием принятых претензий (когда клиент запрашивает бесплатный ремонт или замену продукта в течение гарантийного срока).
• Жалобы клиентов. Когда продукт не соответствует ожиданиям клиентов с точки зрения качества, они укажут на проблемы или дефекты, которые необходимо устранить, чтобы улучшить их опыт.
• Возврат продукции или материалов. Затраты на обработку возвращенных товаров, как правило, высоки и возникают по разным причинам, включая неоправдавшиеся ожидания, поврежденные или дефектные товары, раскаяние покупателя, неправильное описание товара или неподходящий размер.

Другими примерами стоимости внешних отказов, приведенными в руководстве PMBOK, являются:

• Неправильные заказы на продажу. Ошибки заказа могут быть дорогостоящими, независимо от того, вызваны ли они неадекватной ценой, неправильным кодом товара или детали, отсутствием информации о клиенте или ошибкой ввода данных.
• Упущенный доход. Если компания поставляет товары низкого качества, клиенты больше не будут покупать у них. Это считается потерянными деловыми сделками (упущенными продажами), поскольку клиенты, скорее всего, будут покупать у кого-то другого.
• Транспортные повреждения. Стоимость замены поврежденных продуктов значительна, но неизбежна для любой организации. Повреждения обычно возникают в результате неправильной упаковки, неправильного обращения или воздействия воды.

В двух словах, внутренние и внешние затраты на отказ относятся к сумме денег, вложенных во время текущего проекта или после завершения проекта из-за сбоев.

В чем преимущества недорогой качественной модели?

Поддержание хорошего качества очень важно с точки зрения затрат, но также предлагает ряд других преимуществ для организаций.

Чтобы узнать больше о таких преимуществах, мы связались с Дэвидом О'Брайеном, единственным участником TheProjectManagement.Expert и сертифицированным менеджером проектов с более чем 25-летним опытом работы с различными методологиями управления проектами. Вот почему Дэвид утверждает, что менеджеры должны уделять пристальное внимание стоимости качества:

« Это центральное соображение результатов любого проекта — это баланс между тем, сколько людей должно работать над проектом, сколько времени займет проект и сколько денег будет потрачено на проект. ”

В соответствии с этим внедрение модели стоимости качества поможет вам:

• Найдите баланс между затратами на качество, сроками проекта и общим бюджетом,
• Выявить проблемные области, в которых можно было бы улучшить качество продукции,
• Изучите реальные причины несоответствия продукта,
• Минимизировать затраты на отказ и оценку,
• Выполнить проект вовремя и в рамках бюджета,
• Предотвратить возможные дефекты продукта и
• Увеличьте продажи и прибыль.

Как видно из приведенных выше пунктов, некоторые из ключевых преимуществ использования модели COQ включают в себя:

• Улучшение принятия решений,
• Улучшенная связь,
• Улучшенное управление поставщиками,
• Повышение удовлетворенности и лояльности клиентов,
• Повышение эффективности и производительности,
• Снижение затрат, а самое главное,
• Улучшенное качество.

Таким образом, организации, которые уделяют достаточно внимания затратам, связанным с качеством, могут дополнительно инвестировать в области, которые окажут наибольшее влияние на повышение качества проекта.

Каковы недостатки стоимости качественной модели?

Несмотря на то, что стоимость качественной модели имеет множество преимуществ, все же есть некоторые потенциальные недостатки, в том числе:

• Потенциал увеличения затрат из-за чрезмерных инвестиций в обеспечение качества,
• Потенциал снижения эффективности из-за слишком большого внимания к обеспечению качества,
• Чрезмерный акцент на управлении затратами, а не на улучшении качества,
• Трудности в точном распределении затрат на определенные виды деятельности или области проекта, и
• Высокие первоначальные затраты на инструменты и обучение могут привести к провалу проекта, если запланированные продажи не оправдаются.

Еще один недостаток, с которым вы можете столкнуться, если решите полагаться на модель затрат на качество, относится к проблемам точного измерения всех затрат, связанных с обеспечением качества продукции.

Однако, опираясь на учет по проекту, вы можете записать все затраты, связанные с конкретным проектом. Например, можно объединить несколько метрик (при условии, что они составляют общую стоимость качества), например:

• Количество дефектов,
• Стоимость инспекций или испытаний, а также
• Стоимость ремонта или исправления.

Объединив уравнения всех затрат, связанных с вышеуказанными показателями качества, можно более точно рассчитать общую стоимость качества.

Группировка затрат на качество в отдельные категории также может помочь руководителям проектов принимать эффективные бизнес-решения. Информация о таких затратах должна быть отражена в существующем бухгалтерском учете компании, а также:

• Табель учета рабочего времени,
• Отчеты о расходах,
• Заказы на покупку или
• Отчеты о доработке.

Просматривая эту информацию, руководители проектов более точно оценивают затраты на качество.

Как рассчитать стоимость качества?

Расчет стоимости качества довольно прост, потому что менеджеры проектов используют заранее определенную формулу для получения общей стоимости.

Существуют две основные составляющие для расчета общей стоимости качества:

• COGQ = Стоимость хорошего качества и
• COPQ = Стоимость низкого качества.

Вот как работает формула:

Стоимость качества (COQ) = стоимость соответствия (COGQ) + стоимость несоответствия (COPQ)

Возможно, стоимость качественной формулы кажется простой. Однако, как только вы начнете копать глубже в сопутствующие расходы, все может стать сложнее. Следовательно, вы должны быть знакомы со всеми элементами, включенными как в затраты на соответствие, так и на несоответствие.

Давайте посмотрим на расшифровку приведенной выше формулы:

COQ = PC + AC + IFC + EFC

Элементы формулы относятся к:

• PC = затраты на профилактику,
• AC = затраты на оценку,
• IFC = внутренние затраты на отказ, и
• EFC = внешние затраты на отказ.

Как видите, менеджеры проектов измеряют стоимость качества, складывая затраты, связанные с предотвращением, оценкой и отказом (например, затраты, связанные с обучением, инспекцией, доработкой, браком и т. д.).

Стоимость качественных образцов

Как мы уже упоминали, измерение стоимости качества необходимо для поддержания общего качества ваших продуктов и услуг и, таким образом, получения конкурентного преимущества. Вот пошаговая разбивка процесса расчета стоимости качества.

Шаг № 1: Рассчитайте общую стоимость соответствия

Общая стоимость надлежащего качества может быть рассчитана путем суммирования затрат на предупредительные и оценочные расходы, к которым относятся:

• Обучение персонала,
• Аудит качества,
• Проверка материалов и
• Потеря разрушающего контроля.

Вот разбивка расходов на профилактику и оценку:

COGQ = 17 700 + 45 200 + 8 500 + 19 000 = 90 400

Шаг № 2: Рассчитайте общую стоимость несоответствия

Затратами, составляющими общую стоимость некачественной продукции, являются затраты на:

• Лом,
• переделка,
• Претензии по гарантии,
• Сервис и
• Ремонт.

Эти расходы можно рассчитать следующим образом:

COPQ = 14 600 + 9 700 + 18 300 + 6 900 = 49 500

Шаг № 3: Рассчитайте общий COQ

После того, как вы закончили подсчитывать стоимость хорошего и плохого качества, вот как будет выглядеть общая стоимость качества для смартфона.

Общий COQ = Общий COGQ + Общий COPQ

90 400 + 49 500 = 139 900

Мы создали этот пример, чтобы помочь вам понять, какие затраты необходимо учитывать при расчете стоимости качества. В таблице ниже мы включили обзор всех расходов.

Следите за расходами проекта в Clockify

Как руководитель проекта, вы должны принимать обоснованные решения о том, сколько инвестировать в качество. Помимо расчета стоимости качества вручную, еще один способ сделать это — использовать программное обеспечение для отслеживания расходов.

Clockify, например, позволяет вам записывать расходы, связанные с проектом, и даже отслеживать бюджет вашего проекта. Таким образом, вы можете отслеживать свои доходы и расходы и понимать, как ваш проект работает в финансовом отношении. Это также поможет вам снизить затраты на качество, потому что поможет вам оставаться на вершине всех затрат, связанных с качеством.

В дополнение к отслеживанию ваших расходов и созданию предполагаемого бюджета проекта, Clockify может хранить важную информацию о проектах вашей компании и позволяет создавать отчеты, связанные с проектами. Таким образом, вы всегда будете в курсе хода вашего проекта и сможете определить, выполняются ли операции в соответствии с заранее установленной документацией и планом. В результате вы можете сделать точную оценку прибыльности проекта.

Заключительные слова: Измерение стоимости качества поможет вам принимать обоснованные решения по проекту.

Модель стоимости качества помогает компаниям сократить свои расходы, подталкивая их к выявлению и устранению расточительных затрат, связанных с некачественным качеством.

Таким образом, вы можете свести к минимуму потребность в доработках, гарантиях и других расходах, связанных с несоответствием, сосредоточив внимание на затратах на профилактику и оценку. В ходе проекта внимание к стоимости качества может способствовать:

• Значительная экономия средств,
• Повышение удовлетворенности клиентов и
• Более высокая доходность проекта.

Кроме того, если они уделяют достаточно внимания измерению затрат на качество, компании могут принимать более обоснованные решения о том, как расходовать ресурсы для достижения желаемого уровня качества, сохраняя при этом общие затраты на качество на низком уровне.

️ Вы когда-нибудь применяли модель стоимости качества как часть своих решений по управлению проектами? Помогло ли это вам определить, сколько на самом деле стоит ваш проект? Не могли бы вы поделиться с нами некоторыми преимуществами модели COQ? Если да, напишите нам по адресу [email protected], чтобы получить возможность быть представленным в этой или одной из наших будущих статей. Кроме того, если вам понравилась эта статья, поделитесь ею с кем-нибудь, кому она может оказаться полезной.