Объяснение управления жизненным циклом контракта (CLM)
Опубликовано: 2022-09-09Что в этом руководстве:
Что такое управление жизненным циклом контракта?
Отрасли, использующие CLM
Важность управления жизненным циклом контракта
Этапы управления жизненным циклом контракта
С чего начать внедрение лучших практик CLM
Что такое управление жизненным циклом контракта?
Некоторым организациям приходится управлять таким количеством контрактов, что им необходимо нанимать специальных менеджеров по контрактам или специалистов по закупкам, чья работа заключается в проверке поставщиков по множеству критериев, утверждении стоимости контрактов, отслеживании выполнения контрактов и сотрудничестве со всеми заинтересованными сторонами для обеспечения точного продления.
В чем разница между системой управления контрактами и системой управления жизненным циклом контрактов?
Система управления контрактами обычно относится к программному обеспечению, предназначенному для создания контрактов и сбора электронных подписей, в то время как система управления жизненным циклом контрактов предназначена для отслеживания того, где находятся контракты, кто несет за них внутреннюю ответственность, точку контакта в компании-поставщике, когда контракт будет продлен и т.д.
CLM очень похож на CRM в том смысле, что он отслеживает прогресс различных учетных записей, но вместо отслеживания лидов и клиентов вы отслеживаете контракты и сделки.
Отрасли, использующие CLM
Платформы CLM используются крупными организациями в самых разных отраслях, а также небольшими компаниями в строго регулируемых областях, таких как финтех или образование.
Вот несколько примеров отраслей, в которых используются системы CLM:
Программного обеспечения
Бизнес-услуги
Банковское дело
Университеты
Рестораны
Недвижимость
Правительство
Школы и университеты
Здравоохранение
Важность управления жизненным циклом контракта
«Крупнейшие компании в мире по-прежнему полагаются на электронные таблицы, электронную почту и другие точечные решения для получения важной информации, такой как ключевые условия контрактов и данные о фактических и запланированных расходах. Предприятиям не хватает централизации данных. Большинство инструментов управления жизненным циклом контрактов созданы для использования в юридических целях, а не для управления поставщиками или закупками».
- Брэндон Кард, генеральный директор Terzo
Юридическим командам необходимо управлять контрактами как для корпоративного, так и для государственного соответствия. Мы склонны думать об управлении жизненным циклом контракта как о чем-то важном только для юридических целей.
Но это не так. Если CLM останется только в юридическом отделе, это означает, что менеджеры других отделов будут изо всех сил пытаться максимально использовать свои контракты и будут тратить деньги на ненужные продления.
Например, предположим, что компания приобрела программное обеспечение для управления проектами для всей организации. Но только два отдела на самом деле пользуются этим программным обеспечением и используют его. 75% мест, за которые заплатила компания, не используются. ИТ-отделы, отделы закупок и руководители отделов должны быть осведомлены об использовании контрактов, чтобы предотвратить повторение бесполезных контрактов, поскольку многие из них будут автоматически продлеваться (даже в крупных и сложных корпоративных проектах).
В целом, преимущества отличных практик CLM включают:
Максимальное использование текущих контрактов
Обеспечьте соблюдение государственных постановлений
Соблюдайте корпоративные политики
Мониторинг отношений с поставщиками и производительности
Сохраняйте продления только на необходимые расходы
Проактивно оценивать и снижать риски
Этапы управления жизненным циклом контракта
Управление жизненным циклом контрактов отслеживает контракты по мере их прохождения на разных этапах. И у покупателей, и у продавцов в разных компаниях будут свои процессы для отслеживания этих этапов, но они, как правило, совпадают со следующими основными этапами:
Посвящение
Составление контракта
Утверждение внутреннего контракта
Переговоры и подписание
Развертывание или выполнение
Постоянное управление и соблюдение
Предварительное продление
Обновление
Этап 1. Инициация
Стадия инициации может начинаться по-разному.
Возможно, отношения начались с холодной кампании по электронной почте или встречи на торговой выставке.
На этом этапе покупатель собирает информацию от заинтересованных сторон, определяет их основные потребности и пересматривает свой бюджет. Между тем, продавец предлагает консультативное руководство и собирает информацию, которая поможет ему при заключении контракта.
Этап 2. Составление договора
Следующим шагом в процессе управления жизненным циклом контракта является создание нового контракта.
Многие поставщики — будь то программное обеспечение, продукты или услуги — заключают контракты внутри своего программного обеспечения.
Это дает несколько преимуществ:
Контракты с большей вероятностью будут закрыты, потому что они включают тематические исследования, ожидаемое воздействие, процесс проекта и другие важные детали в предложении.
Команда юристов может предоставить шаблоны контрактов или библиотеку пунктов plug-and-play для использования торговыми представителями (экономия времени для всех участников).
Предложения и контракты собраны в одном месте, поэтому покупатель выполняет меньше действий.
Этап 3. Утверждение внутреннего договора
Соблюдение контракта — это не просто то, за чем следит покупатель.
Внутренне специалисты по продажам должны работать с командой юристов, чтобы убедиться, что весь договор защищает обе стороны.
Юридической группе может потребоваться проверка контракта для каждого нового контракта или только для тех, в которых используются новые формулировки.
Команды по маркетингу или брендингу могут просмотреть предложение, прилагаемое к контракту, чтобы убедиться, что оно соответствует руководящим принципам бренда.
Рабочие процессы контрактов можно автоматизировать, чтобы устранить узкие места, вызванные множественными утверждениями. С помощью Proposify вы можете настроить рабочие процессы утверждения контракта, чтобы нужные люди получали уведомления, когда им необходимо просмотреть предложение и соответствующий контракт.
Этап 4. Переговоры и подписание
После процесса внутреннего утверждения наступает время процесса внешнего утверждения.
Торговый представитель или менеджер по работе с клиентами отправит предложение и контракт клиенту для утверждения.
Переговоры и изменения контракта являются обычным явлением. Фактически, соглашения с 4 или 5 редакциями закрываются с большей вероятностью, чем соглашения без редакций вообще.
Продавцу может потребоваться сократить или увеличить срок действия контракта, добавить результаты или обновить количество магазинов, сотрудников или других ресурсов, предусмотренных контрактом.
Этап 5. Внедрение или выполнение
Затем пришло время развернуть решение.
Для программного обеспечения это может означать развертывание платформы в пилотной группе, прежде чем развертывать ее в масштабах всей организации.
Для практического проекта это будет означать завершение работ, указанных в контракте, будь то маркетинговый проект, строительство или что-то еще.
На этом этапе и покупатель, и продавец будут внимательно следить за объемом контракта. Покупатель захочет убедиться, что он получает все, за что заплатил, в то время как продавец будет следить за расползанием объема.
Этап 6. Текущее управление и соблюдение
Продолжительность этого этапа зависит от типа контракта. Если это короткий, одноразовый проект, который длится пару месяцев, работы будет немного.
Но если контракт рассчитан на год или дольше, менеджер по контрактам или специалист по закупкам захотят проверить…
Что практика компании-поставщика по-прежнему соответствует корпоративной политике.
Что компания-поставщик не была вовлечена в какие-либо PR-скандалы или юридические проблемы, которые могли бы нарушить контракт или привести к какому-либо снижению внутренних рисков.
Что компания-поставщик выполняет свое соглашение о текущем проектном или сервисном обслуживании.
Этап 7. Предпродление
Разумно подготовиться к продлению за месяц или больше.
На этом этапе продавцы проверят свои учетные записи и удостоверятся, что они успешно использовали услугу или решение. В некоторых компаниях успех клиента будет определять процесс обновления.
Между тем, опытные покупатели, которые используют программное обеспечение CLM для отслеживания своих контрактов, должны обсудить использование со всеми заинтересованными сторонами и оценить необходимость продления.
Этап 8. Продление
На этапе продления будет составлен новый контракт, либо для простого расширения покрытия, либо для изменения результатов и описанных работ.
Затем жизненный цикл возвращается к этапу 5 и снова проходит через выполнение, управление и соответствие требованиям.
Программное обеспечение CLM
Программное обеспечение CLM будет предлагать различные функции в зависимости от целевого пользователя.
Продавцы сосредоточатся на отслеживании незавершенных и незавершенных контрактов, в то время как покупатели должны будут отслеживать подписанные контракты и текущие обязательства.
Для продавцов
Продавцам нужны функции, которые помогут им заключать больше сделок.
Когда вы включаете предложения и контракты в одном месте, вы можете поместить всю информацию, которая побуждает клиентов работать с вами, вместе с окончательным подписанием.
С помощью Proposify вы можете добавлять в свои предложения многостраничные контракты и оглавления.
Вы также можете проверить, когда ваш лид просматривал предложение и договор. Это поможет вам узнать, что ведет к продолжению и что сказать. Если они просматривали его несколько раз, вы можете спросить, нужны ли им какие-либо изменения.
А с помощью аналитики контрактов вы можете проверить свои средние показатели закрытия и просмотра для различных типов контрактов, чтобы вы могли сравнить свои результаты и оптимизировать свои предложения и условия.
Для покупателей
Программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов разработано таким образом, чтобы покупатели могли легко хранить данные контрактов, чтобы никакие расходы не были потрачены впустую.
Для каждого контракта вы должны отметить внутреннюю точку контакта, чтобы, когда специалист по закупкам получит уведомление о скором окончании или продлении контракта, он знал, к кому обратиться для обсуждения стоимости потенциального продления.
Например, с Terzo вы можете увидеть все свои активные контракты в одном месте, спрогнозировать свои расходы на годы вперед и увидеть жизненный цикл отдельных контрактов:
Следующие шаги: как приступить к внедрению лучших практик CLM
Используйте эти советы, чтобы получить максимальную отдачу от ваших обязательств, независимо от того, на какой стороне сделки вы находитесь.
Для продавцов
Используйте специальное программное обеспечение для предложений и контрактов с функциями просмотра активности покупателей и оптимизации операций.
Создайте библиотеку активов бренда для предложений и контрактов.
Внедрите рабочий процесс утверждения контракта.
Используйте аналитику контрактов, чтобы знать, когда потенциальный покупатель просматривал контракт (чтобы вы знали, с кем связаться и кому предложить изменения).
Создайте процесс повышения ценности клиента на протяжении всего контракта, чтобы увеличить шансы на его продление, и убедитесь, что ясно, кому принадлежат дополнительные продажи в вашей организации.
Для покупателей
Используйте программное обеспечение для отслеживания всех ваших контрактов с поставщиками в одном месте.
В вашем решении по управлению контрактами обязательно укажите внутреннее контактное лицо, подписавшее соглашение.
Отслеживайте даты окончания контракта и даты продления.
Создайте политику компании в отношении того, как обрабатывать отношения с поставщиками, которые нарушают условия во время взаимодействия.
Управление контрактами — сложный процесс, требующий сотрудничества не только со стороны юридического отдела, но и сбыта и закупок.
Чем крупнее ваша компания, тем больше у вас контрактов и тем больше вам нужно отслеживать их в упреждающем режиме.
Чтобы получить предложения, контракты, подписи и заключительную аналитику в одном месте, ознакомьтесь с Proposify .