Подготовка к сезону конференций: максимально используйте торговые выставки

Сезон конференций на носу. На самом деле этот так называемый «сезон» теперь длится круглый год. Всегда есть что запланировать, поехать или посетить.

Мы все можем признать, что конференции могут быть немного подавляющими. В конце концов, есть много людей, много занятий и много вариантов. Но с небольшим планированием и выработкой стратегии вполне возможно извлечь большую пользу из вашего сезона конференций — и даже получить плавный и приятный опыт на этом пути. Вот как это сделать.

Планирование мероприятия

Во-первых, давайте посмотрим, что значит планировать торговую выставку или конференцию. Независимо от того, работаете ли вы над небольшим внутренним шоу для существующих клиентов или над крупным мероприятием с международным успехом, вам нужно держать в воздухе множество тарелок, чтобы успешно спланировать. Вы не просите многого, просто отличные спикеры, первоклассное место, место с высокой посещаемостью, эффективная реклама, отличная еда, незабываемые подарки, ведущие в отрасли основные доклады и, прежде всего, переполненный зал. Кроме того, вы хотите, чтобы опыт посетителей был плавным и впечатляющим. … Если подумать, вы слишком много просите. Но именно так устраиваются великие конференции.

Итак, как вы получаете все эти замечательные вещи для вашей конференции? Вот несколько полезных советов:

• Мозговой штурм всего, от мала до велика . Как я уже говорил, мозговой штурм — одно из моих любимых занятий. Я люблю сидеть перед доской или чистым листом бумаги и мечтать. Планируя мероприятие, вы можете мечтать и о большом, и о маленьком. Посмотрим правде в глаза, некоторые посетители появляются только для того, чтобы бесплатно повеселиться и пообщаться с основными моментами на главной сцене. Да, вам нужны яркие вещи, которые привлекают этих людей, но вы также хотите позаботиться о более мелких, более тривиальных деталях. Помните, маленькие детали создают большое впечатление. В разгар сезона конференций вы будете конкурировать с другими выставками за регистрацию — внимание к деталям может решить вашу конференцию или разрушить ее!
• Бюджет . Теперь пришло время воплотить ваши мечты в реальность с помощью цифр. Сколько денег у вас есть, чтобы работать? Это может помочь вам обдумать свои идеи и составить конкретные планы. Точно так же, как футбольная команда поступила бы мудро, если бы не тратила все свои деньги на одного звездного игрока, будьте осторожны, чтобы не раздуть свой бюджет на одном громком выступлении или моменте. Вы хотите предложить богатое, всеобъемлющее мероприятие по всем направлениям.
• Документируйте план — используйте электронные таблицы, блокноты или списки. Столько списков. Убедитесь, что вы отметили их. Здесь может помочь автоматизация маркетинга, помогая отслеживать, что уже сделано и что предстоит сделать. (Подробнее об этом чуть позже.)
• Оглянитесь назад . Если вы думаете, что у вас есть надежный план, сделайте шаг назад. Буквально. Загляните в книги, чтобы узнать, что вы делали в прошлом. Что сработало, а что нет? Есть ли у вас опросы клиентов или другие отзывы? Используйте это, чтобы сообщить или подтвердить свою учебную программу, план, расписание, место проведения, еду - все. И если вы не собирали данные, начните в этом году. Вы будете благодарить себя будущего в следующем году.
• Положитесь на автоматизацию маркетинга . В области планирования мероприятий автоматизация маркетинга может стать одним из ваших ближайших союзников. От сегментирования аудитории до отправки приглашений по электронной почте — вы можете автоматизировать некоторые административные задачи и сосредоточить свои усилия на чем-то другом.
• Набор участников . Когда мероприятие спланировано, дата назначена и место выбрано, пора начинать привлекать посетителей. Вы можете использовать электронную почту, социальные сети, блоги, прямую почтовую рассылку… список можно продолжить. Захватите этих посетителей и заставьте их зарегистрироваться. Автоматизация маркетинга — ваш лучший друг, помогая тактически решать административные компоненты планирования мероприятий, чтобы вы могли быстрее — и умнее — выйти за дверь со своей информацией.
• Воспитание — как только люди зарегистрируются для участия, постоянно привлекайте их внимание целевыми обновлениями, касающимися подробностей событий, которые им будут интересны, например, сеансы, ориентированные именно на их интересы (см. Сегментация). Вы также захотите отправлять оповещения, раскрывающие заманчивые розыгрыши, такие как основной докладчик или развлечения на конференции (еда, музыка и т. д.). Порядок того, как и когда раскрывать эти детали, зависит от вас — на самом деле, это может стоить отдельного поста в блоге. Но важно, чтобы ваша аудитория была информирована и вовлечена.

Посещение мероприятия

Как участник выставки или конференции, вы тоже должны планировать, например, какие конференции посетить и что делать в рамках мероприятий. Вот советы, которые помогут максимально увеличить ваш сезон конференций и получить максимальную отдачу от торговых выставок, которые вы решите посетить.

• Ставьте перед собой цели – сначала обо всем по порядку. Почему вы посещаете? Недавно я разговаривал с другом о возможном посещении национальной конференции и колебался, стоит ли выкладывать деньги, чтобы поехать. Она поделилась мудрой мудростью: «Убедитесь, что у вас есть повестка дня — хотя бы одна ключевая вещь, которую вы хотите получить от посещения. Без этого вы пропали». Посетив ту же конференцию год назад без плана, я могу сказать вам, что это отличный совет. На том мероприятии я бесцельно бродил, не зная, какие панели посетить или в каких мероприятиях принять участие. Конечно, я кое-чему научился, но я мог бы извлечь из этого гораздо больше — больше отдачи от затраченных средств — если бы я была реальная цель. Итак, какова ваша цель на эту конференцию? Почему вы посещаете? Эта цель может быть как ограниченной, так и высокой, как вам нравится. Некоторые цели включают в себя поиск нового делового партнера, заключение сделки или сбор пяти новых визитных карточек. Это всего лишь несколько примеров. Я рекомендую вам потратить время на написание собственных целей и расшифровку того, чего именно вы хотите достичь.
• Планируйте свой график — это двоюродный брат вышеперечисленного. Как только вы определитесь со своими целями, углубитесь в детали. Посмотрите, кто выступает или имеет стенд на конференции. Вот как я это делаю:
  • Во-первых, я читаю расписание конференции и выделяю панели или спикеров, которые меня интересуют.
  • Затем я достаю лист бумаги или открываю документ Google и начинаю составлять свой список желаний по дням, чтобы увидеть, куда упадут фишки. Я отмечаю их дату, время и место.
  • Я смотрю на этот список как на ежедневный календарь. Это важный момент для проверки интуиции, потому что я вижу, действительно ли возможно посещать все мероприятия, которые я хочу. Поскольку здесь обычно играет роль закон Мерфи, я часто ловлю себя на том, что тяготею к перекрывающимся событиям. Именно тогда мне нужно оценить, что действительно возможно посетить, а затем соответствующим образом скорректировать свое расписание. Придется ли мне идти на уступки – менять одно великое на другое? Я просто заполняю день, чтобы «быть занятым», но ничто не привлекает моего интереса? Это еще один момент, когда я могу принять решение, присутствовать или нет.
  • Если все выглядит достаточно сбалансированным, тогда я спущу курок и зарегистрируюсь для участия. Я всегда записываюсь заранее (если возможно) на сеансы, представляющие особый интерес.

Примечание. Я понимаю, что вы можете не позволить себе роскошь решать, идти или нет, например, если ваша компания требует вашего присутствия на определенной конференции. Но мы надеемся, что у вас, по крайней мере, будет возможность выбирать конкретные сеансы, которые вас заинтересуют или помогут узнать что-то новое.

• Спросите о предложениях . Прежде чем ступить на мероприятие, проверьте, где вы можете сэкономить деньги. Многие конференции предлагают раннюю регистрацию. Если вы являетесь «инсайдером отрасли» или волонтером, вы даже можете проскользнуть туда бесплатно. Спросите у организаторов. Кроме того, при бронировании жилья ищите предложения по проживанию и транспорту. Например, многие организаторы мероприятий сотрудничают с владельцами отелей и авиакомпаниями. Как только вы приземлитесь, вот несколько дел:
• Посещайте панельные дискуссии со стратегической точки зрения ‒ Многие торговые выставки или отраслевые мероприятия предлагают секционные заседания. Может быть сложно выбрать то, что вы хотите услышать. Если вас интересуют несколько вещей, которые пересекаются, попробуйте заглянуть в обе — например, 30 минут в одну и 30 минут в другую.
• Не пропускайте основные доклады . На основных мероприятиях происходят большие открытия – «большие вау». Возможно, вы не получите от них много тактических советов, но вы, вероятно, уйдете, чувствуя себя воодушевленными. Дополнительным преимуществом является то, что это также хорошие темы для обсуждения кулеров для воды, так что вам будет чем растопить лед на вечеринках.
• Пропустите основные доклады — я знаю, я просто противоречил себе. Но иногда просто нужен перерыв. Ключевой доклад может быть одним из таких естественных перерывов. Эти основные события часто записываются для последующего просмотра или, по крайней мере, для публикации в блогах, поэтому вы можете получить версию «Cliffs Notes» позже и вместо этого использовать это время для общения, отдыха или выполнения «настоящей» работы.
• Носите свой значок — во время мероприятия носите свой значок конференции по городу. Как бы глупо вы ни чувствовали себя в общественном месте с бейджиком с именем (только я?), это может окупиться, потому что многие местные предприятия предлагают скидки для участников конференции. Кроме того, это отличный способ узнать, кто находится в городе на мероприятии, и завязать сетевые беседы, ожидая очереди в Starbucks или Lyft.
• Ходите на вечеринки . Почти на каждой конференции есть одно, если не несколько крупных мероприятий, чтобы отпраздновать участников. Как бы ни было заманчиво отказаться от них на какое-то время, факт в том, что эти вечеринки являются естественным местом для установления связей. Никогда не знаешь, с кем соприкоснешься.
• Берегите себя — этот совет часто забывают, но он так важен! Уделите время себе, ускользните на 10-минутный сон, лягте пораньше, потренируйтесь на беговой дорожке в спортзале отеля и не переусердствуйте с выпивкой или сладостями. Вы даже можете подумать о том, чтобы остаться «вне кампуса», подальше от конференции, чтобы сделать перерыв.

Это обертка!

Я хотел бы услышать о некоторых из ваших любимых конференций или о вашем графике поездок на этот сезон конференций. Вот довольно полный список предстоящих маркетинговых мероприятий. А если вы находитесь в районе Лондона, подумайте о том, чтобы посетить наше маркетинговое мероприятие Act-On i <3. Узнайте больше здесь.