7 распространенных рисков проекта и способы их снижения (включая советы экспертов)
Опубликовано: 2022-06-12Узнайте о различных типах проектных рисков и способах их снижения.
Каждый проект, как бы хорошо он ни был спланирован, сопряжен с рисками, которые могут сорвать проект и привести к неудачам. При отсутствии должного управления этими рисками они также могут привести к потере времени, денег и клиентов.
Вот почему сегодня компании ищут руководителей проектов, обладающих навыками, необходимыми для управления рисками. Согласно исследованию эмоционального интеллекта Capterra на рабочем месте, 52% руководителей проектов согласны с тем, что управление рисками является неотъемлемой частью их работы и включается в их ежегодный обзор. (См. методологию опроса здесь.)
Если вы руководитель проекта, отвечающий за своевременную реализацию проектов, вы должны знать о различных типах проектных рисков и о том, как их снизить. В этом блоге перечислены семь распространенных рисков проекта и несколько проверенных способов их предотвращения. Читайте дальше, чтобы узнать больше.
Что такое проектный риск?
Риск проекта — это любое событие, которое может поставить под угрозу результат или успех проекта. Это может быть что угодно, что может привести к тому, что ваш проект не достигнет своих целей. Примерами могут служить технические проблемы, задержки в расписании и перерасход бюджета.
Риски проекта могут иметь серьезные последствия — от простых неудач до полного провала проекта. Если не управлять должным образом, риски могут стать препятствиями, останавливающими ход проекта и вызывающими задержки.
Ползучесть области
Расползание масштаба — один из наиболее распространенных рисков, связанных с проектами. Обычно это происходит, когда результаты проекта изменяются после того, как они уже были определены. Это может произойти по разным причинам, таким как бюджетные ограничения или новые требования, добавленные заинтересованными сторонами. Расширение масштабов часто приводит к задержкам проекта и перерасходу средств.
- Разработайте четкий и краткий объем проекта в начале проекта, определив все результаты и цели.
- Заручитесь поддержкой всех заинтересованных сторон и попросите их подписать объем проекта.
- Настройте процесс управления изменениями, чтобы контролировать изменения содержания проекта, оценивая их вероятное влияние.
- Выявляйте расползание масштаба на ранней стадии, внимательно наблюдая за проектом и сравнивая фактический прогресс с запланированным.
Подробнее: 3 совета по управлению масштабированием ваших проектов
Проблемы со связью
Этот риск возникает при нарушении связи между командой проекта и заинтересованными сторонами. Например, команда проекта может не понимать потребности заинтересованных сторон, или заинтересованные стороны могут быть не в курсе хода выполнения проекта. Это может привести к недопониманию или недопониманию, увеличивая вероятность провала проекта.
- Создайте план коммуникаций, в котором четко указано, как и когда заинтересованные стороны будут получать информацию о ходе проекта.
- Убедитесь, что все члены команды проекта понимают свои роли и обязанности с точки зрения коммуникации.
- Проводите регулярные встречи с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы избежать пробелов в общении и убедиться, что все находятся на одной волне.
- Поощряйте открытое общение, создавая среду, в которой люди чувствуют себя комфортно, задавая вопросы или высказывая опасения.
Ознакомьтесь с шорт-листом лучшего программного обеспечения для командной коммуникации от Capterra, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную коммуникацию на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Технологические проблемы
Как вы, возможно, уже догадались, эти риски возникают, когда возникает проблема с технологией, используемой для проекта. Это может быть что угодно — от устаревшего программного обеспечения и несовместимого оборудования до проблем с системной интеграцией или совместимостью. Технологические риски могут затормозить ход проекта или даже привести к полному провалу.
- В начале проекта проведите технико-экономическое обоснование, чтобы проверить, подходит ли выбранная технология для проекта и не вызовет ли каких-либо технических трудностей.
- Обучите членов команды проекта тому, как использовать выбранную технологию. Кроме того, убедитесь, что они понимают его ограничения.
- Имейте запасной план или альтернативные технологические инструменты на случай, если выбранная вами технология выйдет из строя или не будет работать должным образом.
- Внимательно следите за проектом на предмет любых признаков технологических проблем и немедленно устраняйте их.
Ознакомьтесь с кратким списком лучших программ для управления проектами Capterra для оптимизации выполнения проектов.
Проблемы с расписанием
Риск планирования обычно возникает, когда сроки проекта нереалистичны или когда в графике проекта есть задержки. Например, проектная группа может неправильно рассчитать время, необходимое для завершения проекта, или непредвиденные обстоятельства, такие как технологические проблемы или расширение масштабов, могут вызвать задержки.
- Создайте реалистичный график проекта, точно оценив время, необходимое для каждой задачи, и добавив буфер на случай непредвиденных обстоятельств.
- Заранее сообщайте всем заинтересованным сторонам о любых изменениях в расписании проекта.
- Будьте гибкими в отношении графика проекта и будьте готовы вносить изменения, если это необходимо.
- Регулярно следите за ходом проекта и соответствующим образом обновляйте график, чтобы не отставать.
Ознакомьтесь с коротким списком лучших программ для управления задачами от Capeterra, чтобы обеспечить эффективное планирование проектов.
Превышение бюджета
Перерасход бюджета — еще один распространенный проектный риск — возникает, когда фактические расходы по проекту превышают предполагаемый бюджет проекта. Перерасход бюджета может быть вызван разными причинами. Команда проекта, например, может недооценить стоимость материалов, или в ходе проекта могут возникнуть непредвиденные расходы.
- Создайте реалистичный бюджет, точно оценив стоимость всех материалов и труда.
- Заранее сообщайте всем заинтересованным сторонам о любых изменениях в бюджете проекта.
- Будьте гибкими в отношении бюджета проекта и будьте готовы внести изменения, если это необходимо.
- Регулярно контролируйте ход проекта и соответствующим образом обновляйте бюджетный план, чтобы избежать перерасхода средств.
Ознакомьтесь с кратким списком лучших программ для составления бюджета от Capterra, чтобы распределять, отслеживать и управлять бюджетами проектов без каких-либо проблем.
Рыночная неопределенность
Рыночная неопределенность — это любой беспрецедентный рыночный риск, который может возникнуть в ходе проекта. Это происходит, когда неопределенность рыночных или экономических условий влияет на результат проекта. Например, изменение государственного регулирования или снижение потребительского спроса может привести к задержке или даже отмене проекта.
- Прежде чем приступить к проекту, проведите углубленное исследование рынка, чтобы понять текущие рыночные тенденции и условия.
- Будьте гибкими с планом проекта и будьте готовы внести изменения, если это необходимо.
- Внимательно следите за рынком за политическими, экономическими, социальными или любыми другими изменениями, которые могут повлиять на проект.
- Разработайте план на случай непредвиденных обстоятельств на случай неожиданного изменения рыночных условий.
Внешние опасности
Внешние опасности — это те риски, которые исходят извне вашей компании и находятся вне контроля проектной группы. К ним относятся такие вещи, как стихийные бедствия, политическая нестабильность или даже пандемия. Вы не можете предсказать или предотвратить события такого типа. Внешние риски могут нанести серьезный ущерб проекту и даже привести к его провалу.
- Проведите оценку рисков для выявления потенциальных опасностей, которые могут повлиять на проект.
- Разработайте план на случай непредвиденных обстоятельств для управления потенциальными внешними опасностями и ознакомьте с ним все заинтересованные стороны.
- Внимательно следите за проектом на предмет любых признаков потенциальной опасности и немедленно принимайте меры, чтобы избежать ущерба.
Консультации по снижению проектных рисков от профессионалов отрасли
Мы поговорили с несколькими отраслевыми профессионалами, чтобы узнать больше о рисках проектов, с которыми они часто сталкиваются, и о том, что они делают, чтобы снизить их для обеспечения успеха проекта.
Кевин Дейли, руководитель отдела маркетинга Zevo Health, рассказывает, как он и его команда управляют проектными рисками.
«Люди, которые общаются, меньше рискуют и достигают большего».
Кевин Дейли
Директор по маркетингу Zevo HealthМы работали над проектами, в которых наш клиент был неуравновешенным и не придерживался своих сроков, или когда нам приходилось иметь дело со сложным источником материалов. Мы также видели ситуации, когда членам команды не хватало необходимых навыков для выполнения нескольких узкоспециализированных проектов.
Во всех случаях наше решение было одним и тем же — общение.
Мы заботимся о том, чтобы каждый член нашей команды знал о своих обязанностях, о том, что происходит в проекте, и о том, как он может помочь другим добиться успеха. Это означает, что если у одного человека возникнут трудности с порученной ему работой, он может просто сообщить об этом и получить помощь от любого члена команды, у которого больше опыта, и наоборот. До сих пор эта стратегия работала для нас каждый раз!
Джош Нельсон, генеральный директор Seven Figure Agency, рассказывает об отсутствии ясности, о том, как это влияет на весь проект и как он справляется с этим типом риска.
«Четкое общее видение обычно помогает команде избегать проблем с проектом и сохранять мотивацию для достижения успеха проекта».
Джош Нельсон
генеральный директор агентства Seven FigureУ большинства людей есть печальный опыт, когда они тратят значительное количество времени на проект только для того, чтобы обнаружить, что они неверно истолковали запрос. Виной тому плохая коммуникация между клиентами и заинтересованными сторонами, что часто приводит к расползанию масштаба.
Четкое определение цели проекта и того, что ожидается от конечного результата, может помочь снизить этот тип риска. Будьте эффективным коммуникатором и хорошим слушателем, чтобы получить разъяснения от клиентов о том, что им нужно и чего они хотят. Задайте столько вопросов, сколько необходимо, чтобы получить четкое представление о требованиях и предполагаемом использовании.
Советы по выявлению потенциальных рисков проекта на ранней стадии
Важно знать, как определить риски проекта на ранней стадии, чтобы смягчить их последствия. Вот несколько методов выявления рисков, которые вы можете попробовать:
- Проведите оценку рисков. Этот процесс помогает выявить и оценить риски, которые потенциально могут повлиять на результаты ваших проектов.
- Внимательно следите за проектом. Это включает в себя отслеживание хода проекта и поиск любых красных флажков или предупреждающих знаков, которые могут указывать на потенциальный риск.
- Следите за изменениями на рынке. Это включает в себя отслеживание текущих рыночных условий и тенденций, чтобы определить их вероятное влияние на проект.
- Общайтесь с заинтересованными сторонами. Это включает в себя регулярное общение со всеми заинтересованными сторонами проекта, чтобы избежать недоразумений и иметь все на одной волне.
- Быть гибким: это означает быть открытым или готовым вносить изменения в план проекта, если это необходимо, чтобы избежать потенциальных факторов риска.
Существует еще один проверенный способ выявления рисков на раннем этапе и управления ими — использование программного обеспечения для управления рисками. Ознакомьтесь с плюсами и минусами использования программного обеспечения для управления рисками в ваших проектах.
Посмотрите это видео, чтобы принять взвешенное решение.
Хотите больше информации об управлении рисками проекта? Ознакомьтесь с этими соответствующими ресурсами Capterra:
- Что такое управление рисками проекта? Вот все, что вам нужно знать
- Как создать эффективный план управления рисками для ваших проектов
- 4 шага для построения эффективного процесса управления рисками проекта
- Как управлять рисками: руководство для руководителей проектов
- 4 стратегии управления рисками для успешной реализации проекта
Методология опроса
Опрос Capterra об эмоциональном интеллекте на рабочем месте был проведен в декабре 2021 года среди 528 специалистов из США, которые управляют проектами в своем малом и среднем бизнесе. Респондентов проверяли по статусу занятости (полный рабочий день), размеру бизнеса (от 2 до 500 сотрудников) и участию в управлении проектами (чрезвычайно вовлеченный).