8 лучших способов улучшить сотрудничество, общение и командную работу

Если бы вы встретились с лидерами бизнеса со всей страны и спросили о ключе к их успеху, велика вероятность, что сотрудничество на рабочем месте неоднократно упоминалось бы. Сотрудничество на рабочем месте часто называют показателем успеха, но не всегда ясно, что означает этот термин.

Что такое сотрудничество на рабочем месте?

Сотрудничество на рабочем месте — это когда два или более человека собираются вместе для решения общей проблемы. Сотрудничество на рабочем месте может быть чрезвычайно эффективным. Люди с разным опытом, точками зрения и идеями могут провести мозговой штурм, чтобы найти инновационные решения и реализовать свои идеи. Это важно, потому что позволяет компаниям решать проблемы быстрее и эффективнее.

Отсутствие совместной работы на рабочем месте может быть признаком того, что компания не использует свой потенциал по максимуму. 86% респондентов исследования Fierce Inc. сообщили, что отсутствие сотрудничества или неэффективная коммуникация были причиной неудач на рабочем месте.

Сотрудничество осуществляется во многих формах, таких как дополненная реальность, которая позволяет покупателям «примерить» такие аксессуары, как часы и очки, не посещая магазин. На рабочем месте даже такая простая вещь, как удаление назначенного места, может улучшить взаимодействие сотрудников и стимулировать совместную работу.

Ваша компания максимизирует производительность, поощряя сотрудничество? Мы собрали восемь советов, как улучшить совместную работу на рабочем месте.

8 советов по улучшению совместной работы на рабочем месте

1. Воспользуйтесь альтернативными каналами связи

Электронная почта по-прежнему остается доминирующим методом общения в сети, но есть много свидетельств того, что на самом деле она снижает производительность.

С такими обескураживающими цифрами неудивительно, что производительность на рабочем месте падает:

Slack — это система обмена мгновенными сообщениями и совместной работы, разработанная для рабочих групп. Slack отсекает лишнюю информацию способами, недоступными для электронной почты, используя каналы, прямые сообщения и уведомления. Сотрудники могут настроить свои предпочтения в Slack, чтобы получать только ту информацию, которая им нужна. Это делает процесс просеивания большого объема сообщений менее трудоемким.

В последние годы популярность Slack резко возросла во многом потому, что это эффективная альтернатива электронной почте. Опрос пользователей Slack показал, что команды, использовавшие сервис, были на 32% более продуктивны. Одной из важных причин было то, что команды сократили использование электронной почты на 48,6 %.

2. Упростите процесс обмена файлами

Если вам когда-либо приходилось отправлять вложения электронной почты туда и обратно для редактирования, вы понимаете, насколько утомительным и трудоемким может быть этот процесс. Документ со многими соавторами можно было передавать туда и обратно десятки раз, а получение более старой версии документа могло отбросить весь процесс на несколько дней или даже недель.

Приложения для хранения файлов, такие как Dropbox и Box, произвели настоящую революцию в этом процессе, поскольку они позволяют компаниям хранить файлы в облаке и предоставлять общий доступ только к одному документу, что устраняет проблему старой версии файла .

Функция синхронизации файлов Dropbox мгновенно обновляет общие файлы. Это позволяет пользователям работать вместе из разных мест и всегда иметь самую последнюю версию файла. А если вам нужно обратиться к более старой версии, пользователи могут восстановить более старые версии файла в течение 30 дней.

Как и Dropbox, Box также позволяет пользователям отображать данные, хранящиеся в облаке, на своем рабочем столе для быстрого доступа. Если вы измените файл локально на своем рабочем столе, он будет синхронизирован с облаком и обновит файл, хранящийся в вашей учетной записи Box.

TrackVia обнаружила, что компании, использующие облачное хранилище, считают, что сервис положительно влияет на их эффективность. 47 % опрошенных компаний заявили, что облако делает их более продуктивными, а 40 % — более гибкими:

Облако упростило процесс обмена файлами, и с каждым годом все больше компаний используют такие сервисы, как Dropbox и Box. Устранив проблему старых файлов и вложений электронной почты, облако стало бесценным инструментом для совместной работы.

3. Улучшите сетевую безопасность

Когда вы думаете о совместной работе, первое, что приходит на ум, скорее всего, не безопасность ваших серверов. Но сам объем файлов, загружаемых/выгружаемых из облака, огромен, и больше сотрудников, чем когда-либо, приносят на работу свои собственные устройства. Огромный объем использования сети предоставляет хакерам и вредоносным программам все больше возможностей получить доступ к вашей системе.

Кибератаки растут в размерах, масштабах и прерываниях. Эти атаки на вашу сетевую службу могут вызвать серьезные проблемы для ваших сотрудников и ваших клиентов. Атака программы-вымогателя, которая поразила более 150 стран в начале этого года, отключила тысячи устройств и нанесла компаниям ущерб в десятки тысяч долларов. Согласно отчету Ponemon Institute for HPE за 2016 год, средняя стоимость утечки данных в день составляла 21 155 долларов США!

Установка надежной сетевой безопасности важна, потому что ваши сотрудники часто не знают о рисках вредоносных программ. В исследовании Университета Фридриха-Александра говорится, что, хотя 78% людей утверждают, что знают о рисках, связанных с неизвестными ссылками в электронных письмах, 45% все равно нажимают на них:

Хранение файлов вашей компании в зашифрованном виде и защита от взлома — важный ключ к обеспечению безопасного сотрудничества. Не позволяйте проектам или данным вашей компании подвергаться угрозам, принимая необходимые меры предосторожности для их безопасности.

4. Зоны перекрытия

Исследователи из Мичиганского университета обнаружили, что использование пространственного дизайна для поощрения незапланированных взаимодействий фактически улучшило общую производительность их ученых. Дизайнеры, которые хотят поощрять сотрудничество, создают так называемые «зоны пересечения», где увеличивается возможность незапланированного взаимодействия между сотрудниками.

Эти незапланированные взаимодействия могут привести к сотрудничеству и инновациям, что и имел в виду Стив Джобс, когда планировал дизайн штаб-квартиры Pixar:

Джобс перенес почтовые ящики, конференц-залы и столовую в атриум, чтобы сценаристы, художники и аниматоры могли взаимодействовать больше, чем в противном случае. Pixar — один из лучших примеров совместной работы на рабочем месте. Это заставляет сотрудников часто пересекаться, обсуждать проекты и делиться идеями.

Зоны перекрытия не обязательно должны быть такими сложными, как штаб-квартира Pixar. Они могут быть такими же простыми, как общая лестница или открытое пространство, которое используется несколькими отделами. Цель состоит в том, чтобы помочь сотрудникам, которые не взаимодействуют регулярно, легче общаться друг с другом.

5. Горячие столы

Работа больше не похожа на гимназию, где жесткие правила диктуют, с кем сидеть рядом. Сотрудничество на рабочем месте теперь происходит, например, в лаунж-зонах, на диванах и в столовых. Новые тенденции работы показали, что вам не нужно быть привязанным к своему рабочему столу в течение 8 часов, чтобы считаться продуктивным сотрудником. Войдите в режим горячего стола.

Горячие столы — это новая тенденция, при которой сотрудники больше не имеют обязательного закрепленного за ними места. Вместо назначенного стола сотрудники перемещаются по общественным открытым пространствам. Современное сотрудничество на рабочем месте является гибким и побуждает сотрудников взаимодействовать с другими людьми, с которыми они обычно не общаются за пределами своих отделов.

В дополнение к расширению возможностей для совместной работы «горячие столы» экономят деньги компаний. По оценкам консалтинговой и дизайнерской фирмы Strategy Plus, пик загрузки офисов в любой конкретный день составляет 42%. Condeco, британская компания по управлению рабочим пространством, обнаружила, что большинство предприятий предполагают, что их рабочее пространство используется на 60-70%:

Горячие столы позволяют компаниям убрать часть этого лишнего пространства, а также побуждают сотрудников чаще взаимодействовать и сотрудничать. Деньги, сэкономленные на горячих столах, действительно могут возрасти — исследования Vodafone показывают, что эта практика может сэкономить британским компаниям 34 миллиарда фунтов стерлингов в год (или 43 триллиона долларов).

6. Не соглашайтесь на ваше текущее программное обеспечение

Улучшение командной работы и сотрудничества на рабочем месте означает постоянный поиск новых решений проблем вашей компании. Такие технологии, как Google Docs, могут сделать ваш бизнес более эффективным и улучшить общение между вашими сотрудниками, командами и клиентами.

Дизайн целевой страницы после клика — это процесс, в котором важна совместная работа, но проблемы с коммуникацией могут сделать усилия неэффективными и трудоемкими. В процессе создания целевой страницы после клика могут участвовать многие заинтересованные стороны — копирайтеры, которые пишут контент, дизайнеры, которые создают макеты и настраивают страницу, менеджеры, которые контролируют процесс, и клиенты, которые хотят, чтобы их мнение было услышано.

Ясно, что не простой способ общения.

Если все общаются по разным каналам, это может занять слишком много времени и создать серьезные проблемы. Что происходит, когда копирайтер отправляет вложения электронной почты, менеджер проекта общается в Slack, а клиент использует Google Docs? Вы расстраиваетесь из-за отсутствия центрального места для общения и задержки публикации.

Решение Instapage Collaboration Solution было создано для борьбы с этим неэффективным рабочим процессом путем оптимизации процесса создания целевой страницы после клика. Копирайтеры, редакторы, менеджеры и клиенты могут оставлять комментарии прямо на странице и получать отзывы в режиме реального времени.

Платформа Instapage также позволяет пользователям защищать свои страницы паролем и добавлять дополнительные уровни безопасности, чтобы доступ к ним имели только определенные лица, принимающие решения. Кроме того, лента комментариев позволяет вести беседу, которая даже не требует от пользователей покидать платформу.

7. Видеоконференции привлекают удаленных сотрудников

В этом году Gallup опубликовал исследование, согласно которому 43% американских сотрудников хотя бы некоторое время работали удаленно (на 4 процентных пункта больше, чем в 2012 году). Все больше сотрудников используют гибкий график. Компании нанимают больше фрилансеров, которые работают удаленно, чтобы выполнять специализированную работу в условиях ограниченного бюджета.

Но поскольку удаленные сотрудники не находятся в офисе, они часто упускают из виду язык тела и невербальное общение. Большая часть общения осуществляется невербально, и сотрудники, которые не взаимодействуют визуально со своими коллегами, могут чувствовать себя изолированными и становиться менее продуктивными. Вот где видеоконференцсвязь может восполнить этот пробел.

Исследования показывают, что видеоконференции помогают удаленным работникам чувствовать себя более связанными со своими командами. Polycom заявляет, что компании считают, что видеоконференции дают преимущества по всем направлениям:

• 94% респондентов говорят, что это повышает производительность
• 87% утверждают, что это ускоряет принятие решений
• 87% подтверждают, что это значительно снижает транспортные расходы

С ростом объемов бизнеса, осуществляемого в разных местах и ​​​​в разных часовых поясах, неудивительно, что платформы для видеоконференций обеспечивают более эффективное сотрудничество и более эффективные рабочие процессы.

8. Снижение неэффективности совещаний

Руководители считают 67% совещаний неудачными. Эта неэффективность стоит вашему бизнесу времени и денег.

Каждый год компании тратят более 37 миллиардов долларов на непродуктивные совещания. Менеджеры среднего звена проводят около трети своего времени на совещаниях. Сотрудники даже тратят до четырех часов в неделю только на подготовку к совещаниям по обновлению статуса:

Согласно приведенному выше графику, 15% коллективного времени организации тратится на собрания. Это значительная часть времени компании, и его растрата снижает как производительность, так и возможности для совместной работы. Компании должны учитывать такие проблемы, как многозадачность и изоляция удаленных сотрудников — две вещи, которые могут значительно снизить эффективность собраний.

Многозадачность — одна из основных причин непродуктивных совещаний. Около половины сотрудников признаются, что работают над несвязанными проектами, и почти 70% проверяют свою электронную почту. Удаленные работники часто чувствуют себя изолированными во время телефонных конференций, потому что большая часть общения происходит с помощью языка тела и невербальных сигналов, которые они не могут уловить по телефону.

Компании, стремящиеся улучшить качество своих совещаний, должны стремиться к тому, чтобы встречи были короткими и сфокусированы на сокращении многозадачности. Удаленные работники должны по возможности общаться с помощью видеоконференцсвязи. Они могут улавливать невербальные сигналы и визуально взаимодействовать с остальной группой. Заранее установив четкие ожидания и повестку дня, вы сможете поддерживать вовлеченность всех на протяжении всего процесса.

Начните улучшать совместную работу на рабочем месте сегодня

Видеоконференции, совместное использование данных и зоны перекрытия — это лишь несколько способов, с помощью которых компании предпринимают шаги для улучшения совместной работы.

Улучшите совместную работу на рабочем месте, подпишитесь на демонстрацию Instapage Enterprise сегодня.