Каковы плюсы и минусы облачной телефонной системы?

Всем предприятиям необходима эффективная и надежная система коммуникаций. Сегодня для большинства компаний это означает облачную телефонную систему, работающую через Интернет.

Гибкость и масштабируемость облачных телефонных систем делают их привлекательным выбором для предприятий любого размера: от мобильных предприятий до предприятий, управляющих колл-центрами.

Но лучший ли это выбор для вашего бизнеса?

В этом посте давайте подробнее рассмотрим плюсы и минусы облачных телефонов, чтобы помочь вам принять обоснованное решение.

Но если у вас мало времени, вот вся необходимая информация:

Что такое облачная телефонная система?

Облачная телефонная система использует технологию передачи голоса по интернет-протоколу ( VoIP ) для соединения телефонных звонков.

В отличие от устаревших технологий, таких как стационарные телефоны, VoIP-телефонам не требуется какое-либо специальное оборудование или инфраструктура. Нет необходимости полагаться на медные проводные сети для совершения или приема звонков, как на традиционных стационарных телефонах. Все, что вам нужно, это высокоскоростное подключение к Интернету для совершения VoIP-звонков.

Это позволяет предприятиям легко начать использовать облачные телефонные системы и получить такие преимущества, как снижение ежемесячных эксплуатационных расходов, лучшая мобильность для удаленной работы и отсутствие необходимости обслуживания.

Давайте углубимся в преимущества использования облачной телефонной системы в следующем разделе.

Преимущества облачной телефонной системы

Облачные технологии становятся все более нормой, что дает бизнесу множество преимуществ. От гибкости до преимуществ удаленной работы — эти системы меняют правила общения, совместной работы и общения сотрудников.

Давайте посмотрим на преимущества, которые делают облачные телефонные системы разумным выбором для растущего бизнеса.

Снижение затрат

Облачные телефонные системы более экономичны по сравнению с традиционными телефонными системами.

В среднем стационарная телефонная система обходится предприятиям в 50 долларов за линию в месяц для местных или внутренних звонков. Напротив, планы VoIP начинаются с менее чем 20 долларов за линию в месяц с международными звонками, видеоконференциями и многими другими функциями.

Облачные телефонные системы — эффективный способ сократить расходы на связь. Все, что вам нужно, — это стабильное подключение к Интернету и программное обеспечение, обеспечивающее возможности VoIP.

Это означает, что вы можете сократить традиционные расходы, связанные с телефонной связью, которые в противном случае вы бы понесли, например:

• Стоимость установки и первоначальные инвестиции в локальную АТС ( УАТС )
• Регулярные расходы на техническое обслуживание
• Дополнения для таких функций, как автосекретари, транскрипция голосовой почты, организация очереди вызовов и т. д.

Благодаря VoIP вы получаете бесплатные местные номера, бесплатные номера и недорогие международные звонки. Традиционный стационарный телефон никогда не сможет дать вам такую ​​же отдачу от затраченных средств.

Повышенная надежность и производительность

Облачная телефонная система — отличная защита для вашего плана обеспечения непрерывности бизнеса, особенно когда что-то неожиданное, например стихийное бедствие или кибератака, нарушает регулярные операции.

Если традиционная телефонная система расположена в одном месте, ваш бизнес может столкнуться с простоями и рисками. Напротив, облачная телефонная система работает из удаленных центров обработки данных со встроенными планами резервного копирования и резервирования. Если в одном центре обработки данных возникнет проблема, другие легко возьмут на себя управление.

Это поможет вашему бизнесу работать бесперебойно, и это не повлияет на ваших клиентов. Их информация также остается в безопасности и легко доступна для вашей команды, поэтому вы не потеряете соединение.

Таким образом, облачные телефонные системы могут обеспечить надежное резервное копирование и стабильную производительность, помогая вашему бизнесу оставаться в рабочем состоянии даже в случае непредвиденных проблем.

Это также более надежный выбор для повседневных деловых операций. Он менее подвержен сбоям, поскольку меньше критических точек, которые в случае сбоя могут повлиять на работу службы. Такая надежность делает его надежным выбором для бесперебойной повседневной деятельности.

Более быстрое внедрение и настройка

Ваша телефонная система не должна мешать развитию вашего бизнеса.

В традиционной телефонной системе увеличение масштаба может занять много времени и средств. Чтобы дать каждому новому сотруднику свой номер телефона, вам придется добавить новые телефонные линии и порты, что может занять несколько недель. Это большая потеря производительности.

Благодаря облачной телефонной системе вы можете расширить свой бизнес в любое время. Он масштабируется для удовлетворения растущих потребностей вашей команды, обеспечивая при этом бесперебойную работу всех ваших бизнес-коммуникаций.

Совет для профессионалов: если вы хотите значительно повысить совместную работу и производительность сотрудников, попробуйте заменить традиционные телефонные системы виртуальной телефонной службой !

См. также: Понимание тонкостей облачных коммуникаций.

Меньше обслуживания

Техническое обслуживание — это ненужные накладные расходы, которые могут негативно повлиять на качество работы сотрудников. А усилия и инвестиции, необходимые для обслуживания, могут быстро возрасти.

Устаревшим телефонным системам требуется хотя бы один или несколько человек, которые будут следить за обслуживанием системы. Большинство компаний либо перегружают свои и без того перегруженные ИТ-команды, либо тратят больше денег на найм внешних подрядчиков.

Кроме того, компании не учитывают время и силы, затраченные на устранение неисправностей и проведение ремонта. Это не только влияет на производительность и моральный дух сотрудников, но и замедляет рост бизнеса.

Вместо этого при использовании облачной АТС системы, ваш VoIP-провайдер профессионально справится со всеми этими проблемами. Они управляют телефонной системой полностью удаленно, в облаке, и обеспечивают бесперебойное обслуживание в приоритетном порядке.

Кроме того, они предоставляют строгие соглашения об уровне обслуживания (SLA) и круглосуточное обслуживание клиентов для ускорения решения проблем. И все это без нарушения задач вашей команды или качества делового общения, которого ожидают ваши клиенты.

Доступ к надежным функциям звонков

Облачные телефонные системы предлагают современные функции VoIP , которые улучшают деловое общение. Некоторые популярные функции, которые владельцы бизнеса считают ценными, включают:

Очевидно, что облачные телефонные системы обладают расширенными функциями, которые могут повысить уровень вашего делового общения. Кроме того, доступ к функциям помогает вашей команде лучше общаться с клиентами, постоянно улучшая качество обслуживания клиентов.

Облачные телефонные системы помогут вам уверенно управлять им, особенно если вы управляете колл-центром . Вы также можете интегрировать свою телефонную систему со сторонними инструментами, такими как CRM или бухгалтерское программное обеспечение, создав централизованный репозиторий для своей команды.

Лучшая часть? Хороший поставщик услуг позволит вам добавлять новые функции без обновлений оборудования, сложных запросов и запутанного жаргона. Вы сможете адаптировать свою облачную телефонную систему по мере необходимости и в соответствии с меняющимися потребностями вашего бизнеса.

Улучшение качества обслуживания клиентов

Сегодня клиенты перестали быть чувствительными к ценам. На самом деле, они не против платить больше за отличное качество обслуживания клиентов. Более того, они с большей вероятностью будут приобретать продукты и услуги этих компаний в будущем.

Недавняя статистика обслуживания клиентов подтверждает это:

• 42% потребителей готовы платить больше за дружелюбное и гостеприимное обслуживание клиентов.
• 91% клиентов с большей вероятностью совершят еще одну покупку после отличного обслуживания клиентов.
• 68% клиентов заявили, что положительный опыт клиентов значительно повысил их лояльность к бренду.

Облачные телефонные системы предлагают предприятиям повышенную гибкость, масштабируемость и доступность, обеспечивая положительное качество обслуживания клиентов.

Клиентам никогда не придется ждать благодаря эффективному управлению объемом вызовов, которое перенаправляет вызовы следующему доступному члену службы поддержки. Информация о клиентах, доступная сервисным агентам, приводит к более персонализированному взаимодействию, впечатляя клиентов.

Кроме того, поставщики облачных услуг телефонии также позволяют сервисным агентам работать откуда угодно, обеспечивая быструю и эффективную бесперебойную поддержку. В конце концов, знающие и довольные агенты по обслуживанию клиентов часто означают счастливых клиентов!

Скорость, качество и восприятие современного обслуживания клиентов могут оказаться под угрозой, когда крупные предприятия продолжают использовать традиционные стационарные телефоны.

Легко поддерживает удаленную и гибридную работу

Гибридная модель работы – несколько дней в офисе и несколько дней работы дома – теперь стала новой нормой.

Для предприятий, все еще использующих традиционные телефонные системы, это двоякая проблема. Во-первых, им необходимо поддерживать существующую инфраструктуру офиса. Во-вторых, им приходится тратить время и ресурсы на расширение возможностей своих удаленных сотрудников .

Это включает в себя предоставление сотрудникам подходящих инструментов и всей информации о клиентах, необходимой им для эффективного выполнения своей работы.

Облачные телефоны идеально подходят для этого случая. Функции удаленной работы доступны «из коробки» без сложной настройки. Ваша команда может использовать настольные телефоны VoIP в офисе и приложение для рабочего телефона, работая дома. Это лучшее из обоих миров!

Независимо от места работы, каждый член вашей команды может:

• Сохраняйте тот же номер телефона и оставайтесь доступными для клиентов и коллег.
• Совершайте и принимайте телефонные звонки с помощью приложения VoIP для программного телефона.
• Используйте расширенные функции, такие как переадресация вызовов, виртуальная голосовая почта и запись разговоров.
• Четкая связь со значительно более высоким качеством связи благодаря HD Voice

Унифицированные коммуникации

Облачные телефонные системы позволяют легко централизовать все ваши деловые коммуникации на единой платформе без изменения существующей инфраструктуры или технологий удаленной работы.

Это решение, называемое унифицированными коммуникациями как услуга ( UCaaS ), включает в себя телефонные звонки, видеоконференции, обмен мгновенными сообщениями, конференц-связь и обмен файлами.

UCaaS повышает производительность и сотрудничество между сотрудниками на местах и ​​удаленными командами. Каждый имеет доступ к соответствующим коммуникационным инструментам, необходимым ему в повседневной жизни.

Сервисы облачной телефонии ускоряют адаптацию сотрудников и упрощают виртуальные встречи. Он устраняет барьеры и разрозненность, связанные со старыми системами связи, такими как традиционные телефоны, в которых часто отсутствуют какие-либо из этих расширенных функций.

Недостатки облачной телефонной системы

Хотя облачные телефонные системы имеют ряд недостатков, ни одна технология не является безупречной. Существуют определенные проблемы, которые могут представлять особый интерес для вашего бизнеса, что делает облачные телефонные системы менее привлекательными в качестве альтернативы.

Вот потенциальные недостатки, которые возникают при использовании вашей деловой телефонной системы полностью через Интернет.

Цены могут суммироваться

Сегодня облачные телефонные системы часто взимают ежемесячную плату за каждого пользователя. Со временем эти затраты могут увеличиться.

С вас может взиматься плата за дополнительные функции, которые вы даже не собираетесь использовать, или взиматься плата за другие функции, которые вы активно используете. Для малого бизнеса цены на подписку могут быть высокими по сравнению с простым использованием существующих традиционных телефонных линий.

Однако сегодня большинство облачных телефонных систем оснащены встроенными инструментами для совместной работы. Это устраняет необходимость в дорогостоящих инструментах для совместной работы, таких как Zoom, Slack или отдельных конференц-мостах .

Кроме того, вы также сэкономите время и деньги, потраченные на ИТ-поддержку, устранение системных проблем, обеспечение безопасности и соответствия требованиям и многое другое.

Все эти преимущества могут компенсировать ежемесячные затраты на облачные телефонные системы, делая их более рентабельными, чем, казалось бы, дешевые традиционные телефоны.

Если вы все еще не уверены в том, сколько облачная телефонная система Nextiva будет стоить вашей компании, вы можете запросить ценовое предложение без каких-либо обязательств .

Вам нужно быстрое сетевое оборудование

Облачные телефонные системы нуждаются в высокоскоростном широкополосном подключении к Интернету.

Облачные телефонные системы используют Wi-Fi для работы, но Wi-Fi через стены работает плохо. Если в вашем офисе не проводился аудит беспроводной сети, возможно, у вас есть мертвые зоны.

Но есть простые и доступные решения этой проблемы. Возможно, вам потребуется настроить качество обслуживания ( QoS ) для вашей сети, чтобы предотвратить дрожание .

Для более крупных офисов рассмотрите возможность добавления ячеистой сети Wi-Fi для обеспечения максимальной скорости и покрытия.

Не работает без стабильного подключения к Интернету

Одна вещь может решить или разрушить все преимущества переноса вашей телефонной системы в облако — ваше подключение к Интернету!

Если у вас произойдет сбой подключения к Интернету, ваша облачная телефонная система может перестать работать. И тем не менее, надежное подключение к Интернету — единственное системное требование для облачных телефонных систем.

Но сегодня стабильный интернет есть везде! Почти в каждом кафе есть достаточно сильный Wi-Fi для видеозвонков и потокового вещания.

За последнее десятилетие скорость интернета возросла, как и его надежность. Нередко можно увидеть скорость более 100 Мбит/с дома или на работе. Эта полоса пропускания может поддерживать более 1000 вызовов VoIP одновременно!

Если вы не уверены, насколько надежно ваше подключение к Интернету, вы можете пройти наш бесплатный тест пропускной способности VoIP , чтобы узнать, готова ли ваша сеть к VoIP.

А если ваш интернет-провайдер выйдет из строя, вы и ваша команда сможете автоматически отвечать на звонки на своих мобильных телефонах или перенаправляться на ящик голосовой почты для дальнейших действий. При использовании облачной VoIP практически никогда не бывает «сигнала занятости».

Если у вас нет другого подключения к Интернету, позвоните в нашу службу поддержки, и мы позаботимся об этих срочных запросах.

Дополнительная литература: Что такое переадресация бизнес-вызовов и как ее настроить?

Информация о местоположении ограничена для экстренных вызовов.

Для большинства людей это не будет проблемой, но телефонные звонки в службу 911 через Интернет не обязательно сопровождаются точными данными о местоположении.

Когда интернет-вызовы перенаправляются в центр экстренной помощи (известный как PSAP), операторы могут не знать вашего местоположения или даже вашего номера телефона . По умолчанию вызовы поступают в ближайший PSAP по адресу владельца счета.

Чтобы решить эту проблему, обновите фиксированный адрес, назначенный каждой служебной телефонной линии в вашей облачной телефонной системе. Эта настройка известна как расширенная служба 911. и это то, с чем вам следует ознакомиться. Когда сотрудники работают дома или вне офиса, вам следует своевременно обновлять эту информацию.

Мы рекомендуем использовать смартфоны для интернет-звонков, поскольку данные GPS и сотовая триангуляция мгновенно передают данные о местоположении на ближайшие PSAP.

Ограниченная совместимость с аналоговыми устройствами

Если вам нравится традиционное телефонное оборудование, такое как факсы, вас не особо интересуют облачные телефонные системы. Это оборудование было на пике популярности в 90-е годы, но сегодня его время ограничено.

Это становится сложнее, если вам нужно соединение PSTN между вашими системами безопасности или воротами, тогда вам может потребоваться использовать аналоговый телефонный адаптер или для краткости «ATA». С другой стороны, сотовая связь для этих услуг также широко доступна и надежна.

Советы по переносу телефонной службы в облако

Мы видели немало успехов, когда компании переходили на облако . Это может быть немного пугающе, но при небольшом планировании вы добьетесь большого успеха.

Перенос вашей офисной телефонной системы в облако принесет вам преимущества, с которыми традиционная стационарная связь никогда не сможет сравниться. Плюсы просто перевешивают минусы.

Вот несколько действий, которые помогут сделать миграцию в облако гладкой.

• Планируйте заранее . Прогнозируйте рост вашей компании, требования к сети, пропускную способность интернет-провайдера и рабочий процесс команды.
• Используйте мощные функции VoIP . Чтобы максимально эффективно использовать свою облачную телефонную систему, тщательно оцените варианты использования вашей команды и встроенные функции, которые им потребуются больше всего.
• Следуйте рекомендациям вашего провайдера VoIP . При переходе на облачную телефонную систему задавайте много вопросов. Авторитетный поставщик услуг найдет время, чтобы ответить на ваши вопросы и помочь вам плавно перейти.

При выборе системы бизнес-коммуникаций на карту поставлено очень многое. Облачные телефонные системы обеспечивают необходимую гибкость, масштабируемость и возможности, необходимые для растущего бизнеса.

Но обязательно выберите правильного партнера на своем пути к облачным телефонным системам. Это обеспечит плавный переход в облако, оптимизацию производительности и более позитивные впечатления как для ваших клиентов, так и для сотрудников.