Упрощенное общение с клиентами и выставление счетов

Источник изображения: Unsplash

Общение с клиентами и выставление счетов являются жизненно важными частями благополучия бизнеса, но усовершенствовать эти процессы непросто. Фактически, 46% предприятий потеряли клиентов из-за плохого общения, а 77% клиентов столкнулись с проблемами с выставлением счетов, что повлияло на их доверие к бизнесу.

Если вы хотите избежать попадания в эту статистику, вам необходимо упростить оба процесса. Это руководство поможет вам сделать это, просто воспользовавшись советами Джойста и нашей собственной команды авторов Flock.

Как упростить процесс выставления счетов и общения с клиентами

Упрощение процесса выставления счетов и общения с клиентами может занять некоторое время и некоторую реструктуризацию, но вы выиграете от увеличения прибыли и улучшения отношений с клиентами.

Создайте культуру выставления счетов

Создание культуры выставления счетов невероятно важно, если вы хотите, чтобы остальная часть решения, описанного в этой статье, работала на вас. Если вы создадите структуру, которая позволит вам собирать сборы, и вы не стесняетесь просить их при необходимости, вы сможете продолжить свой бизнес.

Это не означает травлю ваших клиентов. В систему Joist встроена функция «отправить напоминание об оплате», которая позволяет вам отправить заранее написанный вежливый запрос на счет-фактуру.

Это не только упрощает любые обмены мнениями, но и показывает, что вы серьезно относитесь к делу. Эти условия контракта или пени за просрочку платежа не будут угрожать вам, если вы не подчеркнете их важность (подробнее об этом позже). Но чтобы гарантировать, что последующие действия будут обеспечены, вам необходимо привлечь к участию свой персонал.

Обязательно обучите своих сотрудников тому, как работают ваши счета и последующие действия. Объясните, что своевременная оплата от клиентов означает более стабильный бизнес, и это важно для зарплат сотрудников.

Обсудите, что должно и не должно быть в счетах-фактурах

Счета-фактуры следует использовать как средство коммуникации, а не как отдельный документ. Предложение необязывающего диапазона того, что может ожидать клиент, может устранить путаницу и сформировать ожидания.

В Flock мы рекомендуем использовать наш продукт, чтобы сообщить, что должно, а что не должно быть в счете, поскольку это может меняться в зависимости от клиента. Специально для этой цели вы можете создать канал во Flock . Затем вы можете обмениваться счетами или файлами счетов внутри Flock, чтобы ваш менеджер проекта мог их увидеть. После завершения вы можете с уверенностью отправить его клиенту.

Если вам нужны рекомендации по использованию информации в счетах, вот некоторые из них:

• Если плата является единовременной, цена должна быть достаточной.
• Если вы платите почасово, обсудите, что было сделано за это время.

Любые детали, такие как структура оплаты, оставшаяся часть оплаты, выполненная работа или дополнительные дополнения, должны быть обсуждены до предоставления счета либо через ваш контракт, либо в письменном сообщении.

Напишите звездный контракт, прежде чем заниматься бизнесом

Одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются предприятия при выставлении счетов, — это несоответствие ожиданий. Если у вас когда-либо был клиент, который менял масштаб проекта или не понимал, почему с него взимается плата за конкретный элемент, очевидным виновником здесь является отсутствие общения.

Джоист рекомендует отправить счет-проформу, который представляет собой предварительное предложение или оценку, в которой указаны товары и услуги, которые еще предстоит предоставить. Это может показать клиентам, что именно вы собираетесь делать и сколько клиент должен заплатить. В конце концов, это избавляет от многих путаниц.

Однако, поскольку 93% специалистов по обслуживанию клиентов говорят, что у клиентов более высокие ожидания, чем раньше, вам необходимо предельно четко представлять, что вы предоставляете в письменной форме.

Ваш контракт — самый важный документ, который вам нужен, чтобы привлечь всех к участию. Используйте свой контракт, чтобы описать практику выставления счетов, кто является сторонами, их обязанности и роли, объем работы, рекомендуемый график и структуру оплаты.

В ваших интересах провести своих клиентов по контракту. Если у них есть вопросы, вы сможете на них ответить. Если они попытаются изменить объем, вы можете заявить, что вам придется взимать с них плату.

Предоставляйте клиентам выбор, но оставайтесь твердыми

В каждом бизнесе был клиент, который устно согласился с вашими условиями, подписал контракт и все еще не понимал, что он может, а что не может делать. Будь то невежество или целенаправленное поведение, результат один и тот же: потеря времени и денег для обеих сторон и огромные задержки.

При возникновении задержек первым делом следует обратиться к клиенту. Если они не могут подписать решения, попросите их попросить третью сторону сделать это за них. Если график выставления счетов не подходит клиенту, спросите его, подходит ли другое время. Но делайте это только один раз для каждого проекта. Некоторые клиенты воспользуются этой возможностью, чтобы попросить больше. Вместо этого вернитесь к условиям вашего соглашения.

Как утверждает Джойст, вы обязательно должны делать все возможное, чтобы делать добро своим клиентам, но только не в том случае, если это постоянно происходит за ваш счет. У вас все еще есть свой бизнес, и вы имеете полное право требовать пени за просрочку платежа или отклонять просьбу клиента установить здоровые отношения.

Используйте профессиональное бухгалтерское программное обеспечение

Правильное выставление счетов и управление денежными средствами идут рука об руку. Если вы хотите уделить внимание управлению денежными средствами, основными средствами и запасами, которые способствуют более эффективному выставлению счетов, вам понадобится профессиональное программное обеспечение для бухгалтерского учета. Но какое решение выбрать?

Наша статья: « Руководство по бухгалтерским инструментам и программному обеспечению для малого бизнеса » может дать вам совет о том, какое бухгалтерское программное обеспечение лучше всего подходит для вашего бизнеса. QuickBooks, FreshBooks и Xero — отличный выбор, и не только потому, что они заботятся о вашей заработной плате и закупках.

Поскольку программное обеспечение для бухгалтерского учета автоматизирует ключевой компонент вашего бизнеса, у вас будет больше времени на общение с клиентами и выставление счетов. Специальное программное обеспечение для бухгалтерского учета также может подключаться к вашему программному обеспечению для выставления счетов, что упрощает отслеживание денежных потоков вашего бизнеса.

В заключение…

И Джойст, и авторы Flock понимают, что значит поддерживать эффективное общение с клиентами и процессы выставления счетов. Благодаря этим совместным советам экспертов вы сможете произвести впечатление на своих клиентов, сократить просроченные счета и увеличить прибыль.