Как на самом деле выглядит процесс управления изменениями? (Полное руководство)

Помните Нокию? Конечно да.

В октябре 1998 года Nokia обогнала Motorola и стала самой популярной в мире маркой мобильных телефонов.

С 1995 по 1999 год операционная прибыль Nokia увеличилась с 1 миллиарда долларов до более чем 4 миллиардов долларов.

В 2003 году модель Nokia 1100 стала самым продаваемым мобильным телефоном всех времен.

Затем в 2007 году был выпущен первый iPhone.

К концу 2007 года половина всех смартфонов, продаваемых в мире, были Nokia, а iPhone от Apple занимал всего 5% рынка. Всего за шесть лет рыночная стоимость Nokia упала более чем на 90%.

К 2011 году упадок Nokia ускорился, и в 2013 году компания была куплена Microsoft.

Почему это случилось?

Они отказывались меняться к лучшему.

Всего этого можно было бы избежать, внедрив процесс изменений.

Многие компании не могут полностью реализовать свой потенциал, потому что не уверены в результатах изменений. Процессы, которые больше не используются, слишком долго существуют за счет роста.

Теперь вы, вероятно, думаете: « Как мне убедиться, что я не одна из этих компаний? ”

Ну, используя внедрение процесса управления изменениями.

Давайте взглянем.

Что такое процесс управления изменениями?

Процесс управления изменениями — это набор стратегий, разработанных для обеспечения плавного перехода от одного положения вещей к другому без нарушения рабочего процесса или причинения ущерба. При внедрении изменений в контексте компании всегда существует процесс управления изменениями, однако компании должны обеспечить его успех.

Почему? Потому что бизнес-ландшафт быстро меняется.

В долгосрочной перспективе компания, которая не может адаптироваться к изменяющимся требованиям, устаревает и проигрывает.

Возьмем, к примеру, бренд мобильных телефонов Blackberry. Из-за того, что не удалось адаптировать технологию сенсорного экрана, некогда доминирующий смартфон, у которого было более 80 миллионов пользователей по всему миру, в 2016 году имел лишь 0,2% рынка.

Несомненно, изменения необходимы для выживания бизнеса.

Многие компании осознают необходимость изменений, но им не хватает знаний, чтобы должным образом их реализовать. Вещи могут провалиться через щели в процессе, что приведет к непоправимому повреждению.

Управление организационными изменениями — это пошаговый процесс изменений, который компания использует для обеспечения надлежащей обработки изменений в важных областях без ущерба для операций. Рабочая этика, корпоративная культура, бизнес-процедуры, внутренние процессы, операции, корпоративная иерархия — вот лишь некоторые из них.

Как процесс управления изменениями влияет на вашу компанию?

Успешный процесс управления изменениями включает в себя следующее:

• Предотвращение несчастных случаев
• Повышенная надежность активов
• Отслеживание изменений
• Оценка альтернативы

Процесс управления изменениями связан с управлением людьми.

Подумайте вот о чем: кто будет отвечать за внедрение новых процедур? Ваши сотрудники и принятие или отклонение проекта окажут влияние на его результаты.

Отклонение от нормы иногда может вызывать не очень хорошие реакции у людей.

Просто потому, что они боятся неизвестного, большинство сотрудников предпочли бы делать все так же, как они делали это всегда, прежде чем пробовать что-то новое.

Эффективные процессы изменений вдохновляют самых эффективных сотрудников .

Поэтому ваша задача — помочь им преодолеть страх перед переходом, правильно управляя изменениями.

Таким образом, первым шагом в успешном процессе управления изменениями является обеспечение участия всех сотрудников организации . Если один человек не справляется, это имеет последствия для всей компании.

Нисходящая стратегия самостоятельного внесения изменений в организацию и последующего навязывания нового порядка сотрудникам неэффективна. Сотрудники могут не отвергать изменения напрямую, но они могут немного сомневаться, стоит ли их продвигать.

Помните, людям обычно трудно поверить в то, чего они не понимают.

Поэтому, чтобы гарантировать, что каждый сотрудник понимает «почему» изменение, очень важно, чтобы вы объяснили ему это до мельчайших деталей. Сотрудники, убежденные в том, что необходимость изменений имеет первостепенное значение, с большей вероятностью будут активно участвовать во всех соответствующих мероприятиях, даже если от них этого не требуется.

Различные типы процессов управления изменениями

Изменения — обычное дело, происходящее на многих уровнях, но для того, чтобы сделать их эффективными, необходимо применять различные техники.

Управление индивидуальными изменениями, управление организационными изменениями и управление изменениями предприятия — это три основных типа управления изменениями, поэтому давайте рассмотрим каждый из них более подробно:

Индивидуальное управление изменениями

Индивидуальное управление изменениями направлено на людей, затронутых изменениями .

Чтобы эффективно управлять людьми, вы должны сначала понять их.

Как?

И создав психологическую стратегию обращения к эмоциям ваших сотрудников на более личном уровне, вы сможете достичь этой цели.

Управление организационными изменениями

Управление индивидуальными изменениями распространяется на управление организационными изменениями .

Итак, вам удалось удовлетворить психологические потребности ваших сотрудников, чтобы заставить их согласиться с вашим планом изменений. Теперь пришло время должным образом решить основные выявленные проблемы на рабочем месте.

Существующие процессы или практики в вашем бизнесе мешают процессу изменений, который вы пытаетесь внедрить?

Решите эти проблемы в первую очередь, чтобы не столкнуться с потенциальными препятствиями в процессе, и вооружите своих сотрудников навыками, которые им потребуются для успешного выполнения новых задач.

Управление изменениями предприятия

Сверху вниз управление изменениями предприятия охватывает все аспекты деятельности компании , некоторые из которых включают роли руководства и управления, структуры, процессы и процедуры.

Поскольку каждый отдел работает независимо, но вынужден сотрудничать для достижения общей цели, одна проблема может оказать негативное влияние на всю организацию.

Поэтому, если вы стремитесь к гибкому процессу управления изменениями, убедитесь, что все ваши отделы в равной степени вовлечены в процесс изменений и что все взаимосвязано.

9 основных шагов успешного процесса управления изменениями

Когда дело доходит до управления изменениями, универсального подхода не существует.

Хотя факторы, влияющие на изменения, могут сильно различаться в зависимости от компании, фундаментальная концепция успешного процесса управления изменениями остается неизменной.

Вот 9 основных шагов для успешного процесса управления изменениями:

1. Определите свои цели

Первым шагом в процессе управления изменениями является определение ваших конечных целей .

Чтобы установить четкие и конкретные цели, вам необходимо понять, где ваша компания сейчас и где вы хотите, чтобы она была в будущем.

Если ваша цель противоречит видению вашей компании, процесс управления изменениями будет обречен с самого начала. Ваша компания может со временем развиваться, но приверженность ее видению поможет вам сохранить свою индивидуальность и уникальность.

2. Получите одобрение от вашей управленческой команды

Не рекомендуется заниматься процессом управления изменениями в одиночку.

Даже если у вас есть вся информация и технические ноу-хау, вы не сможете осуществить изменения самостоятельно.

Чтобы все заработало, вам понадобится помощь вашей команды менеджеров .

Начните с описания наиболее распространенных проблем в вашей компании, которые решит процесс изменений, который вы хотите внедрить.

3. Выберите ключевых игроков

Процесс управления изменениями — это большое и сложное мероприятие, требующее поддержки всех сотрудников вашего бизнеса.

Вам понадобится несколько ключевых игроков, активно внедряющих изменения в разных отделах и на разных уровнях вашей организации, если вы хотите добиться успеха.

Эти люди подобны менеджерам в каждой области, за которой они наблюдают; они помогают координировать операции на микроуровне, чтобы все могло работать гладко в этот период времени, когда внутри компании слишком много неопределенности.

Честно поговорите с этими людьми о том, что влечет за собой их роль, и убедитесь, что они готовы до начала игры!

4. Расскажите о своем видении всей команде

Следующий этап — заручиться поддержкой всех в вашей компании .

Это не лучшая стратегия — заставлять всех соглашаться с планом изменений только потому, что вы начальник.

Когда люди соглашаются с вашим планом, потому что они разделяют ваше видение, тогда вы обеспечиваете наилучшие результаты .

Поделитесь своим видением со страстью. Будьте восприимчивы к предложениям, поскольку у членов команды могут быть хорошие идеи, о которых вы не подумали.

5. Избавьтесь от препятствий

Теперь, когда вы собрали всех на борту, вам нужно убедиться, что на вашем пути нет препятствий; в противном случае ваша команда не сможет показать себя с лучшей стороны.

• Какие старые процедуры или системы необходимо стереть, чтобы освободить место для новых?
• Вам нужно инвестировать в новое оборудование для внедрения системы?
• Нужно ли обучать членов вашей команды новым навыкам для выполнения задач в новой системе?
• Вам нужно перераспределить роли и обязанности членов команды?

Как только вы найдете ответы на эти вопросы, вы сможете легко устранить препятствия на пути вашего процесса изменений.

6. Разбейте свою цель на этапы

Скорее всего, если ваша конечная цель изменений велика или что-то, что вы никогда не пытались сделать раньше, то вам может показаться, что достичь ее невозможно.

Вот почему установка небольших вех и достижение их одна за другой не только сделает путешествие более приятным, но и даст всем участникам чувство выполненного долга с каждым новым успехом , что, в свою очередь, подпитывает нашу энергию для того, чтобы работать еще лучше!

7. Готовьтесь к ранним победам

В процессе управления изменениями первые победы вдохновляют сотрудников, мотивируя их работать больше, поскольку они видят, что их усилия окупаются. Однако, когда первые усилия людей кажутся пустой тратой времени, верно обратное.

Убедитесь, что вы начинаете с достижимой цели, и привлекайте членов команды, которые играют решающую роль в достижении этих целей, чтобы получить максимальную отдачу от своих усилий.

8. Отслеживайте свой прогресс

Процесс управления изменениями требует тщательного планирования, координации, контроля и оценки .

Чтобы достичь своей цели, все эти элементы должны быть в гармонии. Из-за этого вы должны следить за тем, как идут дела.

Вы тратите слишком много времени на достижение своих целей? Что вызывает задержку, если это так? Есть ли еще камни преткновения в вашей компании?

Через несколько недель или месяцев ваш энтузиазм и энтузиазм членов вашей команды, скорее всего, начнет угасать. Чтобы поддерживать мотивацию вашей команды, проводите с ними регулярные встречи.

Ни один процесс изменений не прошел успешно без частого общения.

9. Постоянно совершенствуйтесь

Изменения — это бесконечный процесс .

После того, как вы достигли своей цели, не успокаивайтесь. Вместо этого постоянно оценивайте и улучшайте свои текущие бизнес-процессы. Вы сможете обнаружить любые потенциальные узкие места, которые могут возникнуть в результате внедрения новой системы, если вы это сделаете.

Итак, продолжайте процесс изменений.

Чтобы поддерживать стабильность и последовательность во всей организации, включите внесенные изменения в свою организационную культуру.

Общие проблемы процесса изменений

Организационные изменения обычно относятся к решительным усилиям организаций по рационализации своей деятельности или могут быть связаны с планом действий в неизбежных обстоятельствах; как бы то ни было, у него есть свои препятствия, которые мы должны обойти, чтобы добиться успеха.

Давайте рассмотрим некоторые проблемы, с которыми обычно сталкиваются компании при управлении изменениями, которые могут оказаться полезными, когда вы столкнетесь с препятствием.

Управление несколькими командами

Одной команды может быть недостаточно для выполнения всех задач, необходимых в процессе управления изменениями. Таким образом, несколько команд с разными обязанностями должны будут работать вместе, чтобы все прошло гладко.

Но управление несколькими командами может быть очень сложным.

Чтобы убедиться, что все работает гладко и никто не сорвется, создайте стандартные операционные процедуры (СОП) и используйте эффективные инструменты управления изменениями, такие как контрольные списки и сроки проекта, чтобы каждый человек точно знал, что нужно сделать, когда придет время для него сделать это. – какую бы маленькую роль они ни играли!

Управление растущими изменениями в нескольких областях

Изменение в одном аспекте вашей организации может повлиять на другие, что приведет к целому ряду других проблем, требующих решения. Вы вполне можете обнаружить, что ходите по кругу, если не будете достаточно осторожны.

Чтобы предотвратить проблемы в различных областях, ваш процесс управления изменениями должен быть тщательным и последовательным на всех уровнях организации.

Чтобы сделать это эффективно, вам понадобится всеобъемлющая система рабочих процессов, которая позволит всем, кто участвует в процессе изменений, иметь доступ к отчетам по проекту, текущим задачам и обсуждениям.

Отсутствие взаимопонимания

Процесс управления изменениями требует регулярного обмена информацией и обновления бизнес-процедур компании.

Чтобы свести к минимуму информационный сбой, точные и полные данные должны регулярно передаваться команде, а обновленная документация должна быть доступна всем вовлеченным сторонам в любое время.

Используйте инструмент рабочего процесса с простыми функциями документирования бизнес-процессов, чтобы вы могли легко записывать каждую процедуру и сообщать об этом своей команде.

Сопротивление сотрудников

Это нормально, если некоторые из ваших сотрудников не в восторге от изменений. Изменения — это то, чему люди сопротивляются по своей природе.

Безразличие, неприятие, сомнение, нейтралитет, экспериментирование и обязательство — шесть фаз, составляющих изменение.

Итак, как вы с этим справляетесь?

С терпением.

Определите уровень готовности сотрудников и дайте им достаточно времени для надлежащего прохождения каждого этапа.

Исправление сбойных систем изменений

Эффективное управление изменениями предполагает соблюдение рекомендованных принципов в определенной степени, однако результат может не всегда соответствовать вашим ожиданиям.

Можно ли отменить внесенные вами изменения?

Да и нет.

Без хорошо продуманной стратегии управления изменениями и инструмента для отслеживания вашей работы отслеживание ваших шагов может стать сложной задачей.

Тем не менее, принятие неудачи и поиск лучшего процесса изменений всегда возможно и рекомендуется во времена неудач. Помните: вы не проиграли, вы просто потерпели неудачу.

Получение мгновенных одобрений

Прежде чем использовать новые системы, убедитесь, что они тщательно протестированы и одобрены соответствующими сторонами. В зависимости от характера вашего бизнеса, оценка может проводиться внутренними или внешними сотрудниками.

Лучший способ обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса — автоматизировать процесс утверждения. Эффективная система рабочего процесса может предупреждать сотрудников об ожидающих утверждениях и продолжать напоминать им, пока утверждения не будут завершены.

Вот дополнительные статьи об управлении изменениями:

1- Что такое модель управления изменениями McKinsey 7-S и как ее использовать

2- Что такое 8-шаговая модель управления изменениями Коттера (все, что вам нужно знать)

Вывод

Признание необходимости изменений и их своевременное осуществление имеют решающее значение для выживания и развития бизнеса. Неспособность адаптироваться к изменяющимся требованиям компании может привести к тому, что вы потеряете позиции в конкурентной борьбе, и я почти уверен, что вы бы этого не хотели.

Помните, изменения могут быть трудными, но с хорошим процессом управления изменениями это может быть намного проще!

Часто задаваемые вопросы

Что такое процесс управления изменениями?

Процесс управления изменениями — это набор стратегий, разработанных для обеспечения плавного перехода от одного положения вещей к другому без нарушения рабочего процесса или причинения ущерба.

Какие существуют виды управления изменениями?

Управление индивидуальными изменениями, управление организационными изменениями и управление изменениями предприятия — это три основных типа управления изменениями.

Почему постановка диагноза является важной частью плана управления изменениями?

Целью диагностики является обнаружение проблем и определение причин их возникновения, чтобы руководство могло найти решения.