Как классифицировать свою работу и представить ее клиентам

Хотя у всех нас есть способы категоризировать наши задачи и то, как мы планируем их выполнение для каждого нового проекта, приходит время, когда нам нужно представить ход выполнения клиенту. В большинстве случаев мы будем создавать отчеты на основе данных, которые, по нашему мнению, они хотят видеть. Однако мы собираемся показать вам, как несколько простых изменений в вашем подходе к отчетности могут принести огромную пользу обеим сторонам, а также повысить удовлетворенность клиентов и повысить их шансы на возврат.

Общайтесь с каждым новым клиентом

Вы должны выяснить, какую информацию они ценят. Это делается для того, чтобы ваши отношения с ними оставались актуальными, и вы оба знали, чего ожидать друг от друга. Дополнительные бонусы включают в себя:

• Более четко поставленные цели;
• Почувствуйте, что из себя представляет ваш клиент как деловой человек;
• Знать, какие отчеты им нравятся, и договариваться о сроках;
• Прозрачность в оценках времени и расходов.

Чем большим объемом информации вы обмениваетесь, тем лучше вы будете подготовлены к тому моменту, когда вам действительно понадобится составить отчет. Не будет никаких догадок, так как вы будете знать, какую информацию они хотят видеть.

Обязательно либо запишите эту встречу (конечно, с разрешения клиента), либо сделайте подробные заметки. Это делает категоризацию информации и составление отчетов такими же простыми, как раскрашивание по номерам.

Как классифицировать свою работу

Когда вы классифицируете свою работу, это отражает вашу продуктивность и то, как вы решаете задачи. Однако при сообщении будьте готовы к вопросам клиентов, чтобы объяснить эти решения. В большинстве отчетов используется несколько методов категоризации.

Классификация по приоритету

Приоритет — один из самых частых методов. Это работает как для клиентов, так и для подрядчиков, потому что время имеет решающее значение для каждого проекта. Когда все делается вовремя, вы экономите деньги клиента, повышаете свою производительность и поддерживаете деловые отношения.

Определите, какие аспекты проекта являются наиболее важными. Например, как писатель, если клиент дает мне набор тем для работы, я определяю, нужны ли им в первую очередь исследования, интервью, таблицы данных или что-то совсем другое. Потому что тип текста и его цели будут определять, какую подготовку мне нужно сделать. Статья, основанная на интервью, требует координации с другими людьми, поэтому я, вероятно, поставил бы это в качестве своей первой цели и организовал бы задачи вокруг этого.

Точно так же я объяснял клиенту свой план и решения, а также то, как моя стратегия помогает проекту в долгосрочной перспективе.

Классификация по типу задачи или используемой технологии

Следующий метод основан на разбивке проекта. Как только вы разделите большие цели на более мелкие шаги, вы можете начать объединять их в разные типы. Например: исследование, дизайн, обзор, обратная связь и т. д.

Кроме того, типы задач могут включать разные платформы или программное обеспечение. Менеджеры социальных сетей могут классифицировать свою работу по платформе, которую они используют для продвижения кампании. И они могут отслеживать время, затраченное на каждую, чтобы позже представить клиенту. Опираясь на свои собственные рассуждения и стратегию, человек может затем лучше объяснить, как продвигается проект и какие решения были приняты, чтобы лучше продвигать его вперед.

Классификация по временным оценкам

Когда проект разбит на задачи, вы, возможно, уже оцениваете время в уме для большинства из них. Итак, еще один метод категоризации работ — по времени, необходимому для их завершения.

Хотя этот метод наиболее полезен для вашего ежедневного расписания, он также может дать некоторую полезную информацию для клиента. Есть некоторая польза от использования этой категоризации, поскольку оценка времени является отличным индикатором того, как расходуются ресурсы и финансы (важно для клиентов). Например, в Clockify вы можете установить оценку времени для каждой выполняемой вами задачи:

А затем позже сравните расчетное время и фактическое отслеживаемое время. Оттуда вы можете создать отчет клиента только с необходимой информацией.

Источник: Сделайте точную оценку рабочего времени.

Clockify имеет надежную систему отчетности, которая может значительно упростить отслеживание оценок проектов и их представление.

Классификация по уровню сложности/энергии

Последнее может показаться немного странным. Как вы классифицируете работу по уровню энергии?

Что ж, когда вы разбиваете работу, которую вы приняли, есть вероятность, что вы будете сдвигать задачи в своем расписании в зависимости от вашей продуктивности в течение дня. Для меня утро начинается с более простых задач и проверки электронной почты в течение первого часа, а затем я перехожу к более сложным до обеда.

Вы естественным образом перенесете задачи, требующие большей концентрации, усилий или исследований, на самые продуктивные часы вашего дня. Будь то утро, день или вечер. Хотя клиенты, которые запрашивают такую ​​разбивку, очень редки, эта информация может быть полезна при составлении отчетов:

• Если вы заметили, что не уложитесь в срок, полезно использовать эту категоризацию, чтобы помочь клиенту увидеть работу с вашей точки зрения. Вместо того, чтобы просто сказать «задачи требуют больше энергии, поэтому я решил изменить сроки» и ожидать, что они поверят вам на слово, у вас действительно есть данные, подтверждающие это;
• Собранная информация будет чрезвычайно полезна для изучения вашего собственного рабочего процесса;
• Он показывает общий прогресс проекта и соотношение сложных и простых задач.

Теперь, когда мы рассмотрели различные способы решения самой работы, давайте посмотрим, когда вы должны отчитываться перед клиентами.

Когда отчитываться перед клиентами

К счастью, властные клиенты постепенно уходят в прошлое. С новым поколением приходит больше профессиональных людей, готовых слушать и вести переговоры. Однако взамен они также требуют полной прозрачности и справедливости. Вот почему процесс отчетности почти всегда будет предметом переговоров между вами и ими.

Согласование графика отчетов

Есть два типа клиентов – те, кому нравится хоть какой-то (здоровый) надзор за проектом.

• Клиенты без предпочтений по взаимопониманию – подготовьте для них шаблон на первой встрече. Даже когда они говорят, что им все равно (или у них нет времени планировать) встречи с вами, было бы очень профессионально предложить им расписание.

Потратьте время, чтобы придумать шаблон расписания, которое вы можете использовать в подобных случаях. Скорее всего, клиент будет охотнее участвовать в планировании, когда у него будет база для начала.

Вот пример того, как может выглядеть этот шаблон:

Конечно, ваш график отчетов и типы отчетов будут отличаться от этого примера. Календарь должен быть составлен с учетом отрасли, в которой вы работаете, того, как работает ваш клиент, а главное — того, как вы беретесь за проект.

• Клиенты с предпочтениями в отношениях — спросите их об их ожиданиях и обязательно четко изложите свой рабочий процесс и обычные методы отчетности. Найдите общий язык, который устроит обе стороны. У некоторых клиентов, например, нет времени читать электронные письма, и они предпочли бы 15-минутный звонок с общим экраном, чтобы они могли немедленно дать отзыв.

Начальная и финальная презентации

Под этим мы подразумеваем встречи, которые вы проводите в начале и в конце проекта.

При первой встрече вы и клиент можете обсудить ставки, расходы, сроки и цели более подробно. Тем не менее, хорошо, если через несколько дней или неделю после этой встречи будет подготовлен отчет по проекту с изложением всех этих деталей. Это способ убедиться, что вы находитесь на одной волне, и убедить клиента, что работа уже началась. Этот «начальный» отчет может включать:

• Общий план проекта;
• Категории задач;
• Первоначальная оценка затрат и времени и т. д.

Тем не менее, держите информацию в общих чертах — не вдавайтесь в отдельные задачи или оценку времени для каждой из них. Клиент скорее увидит эти оценки общих задач и целей, чем ваш почасовой план на понедельник. Их следует оставить для более частых проверок.

Заезды

Отметки — это ваши регулярные обновления проекта. В приведенном выше примере таблицы отчеты за понедельник и каждую вторую пятницу будут считаться проверками.

Важно отметить, что даже если вам особо нечего сообщить, вы должны это сделать. Вы должны информировать клиента о том, как продвигается проект, даже если неделя прошла без происшествий. Мы можем сравнить это с обратной связью: работая в компании, я спросил руководителя нашего отдела, как я могу узнать, хорошо ли я делаю свою работу. Все, что он сказал, было:

— Если нет, кто-нибудь укажет вам на это. Пока никто ничего не говорит, у тебя все отлично».

Поначалу у меня не было с этим проблем, так как ожидание обратной связи казалось мне эгоистичным. Однако вскоре я поймал себя на том, что время от времени напрягаюсь, задаваясь вопросом, когда же придет плохая обратная связь. Точно так же вы должны отчитываться, даже имея самую базовую информацию в периоды затишья. Если вы сообщаете только об отсрочке дедлайнов или проблемах с проектом, клиент может испугаться, увидев ваше письмо в своем почтовом ящике.

Когда следует планировать проверки (в зависимости от типа проекта):

• Еженедельно;
• Два раза в неделю или два раза в месяц;
• Ежемесячно (регистрация большего объема).

Само собой разумеется, что ваши отчеты должны быть составлены в соответствии с частотой проверки. Короче говоря, конкретная информация лучше всего подходит для еженедельных проверок, чтобы сэкономить вам и клиенту время и энергию. Придерживайтесь электронных писем и, при необходимости, очень коротких звонков (до 15 минут).

Категоризация и представление в простых шагах

Наряду с отслеживанием времени мы уделили пристальное внимание отчету о выставлении счетов клиентам в Clockify . Поскольку цифровое отслеживание рабочего времени стало самым надежным источником доверия и прозрачности между клиентами и подрядчиками, отчеты стали простыми, подробными и универсальными в соответствии с вашими потребностями.

Укажите категории с помощью настраиваемых полей

В Clockify вы можете легко создавать отчеты благодаря настраиваемым полям . Это необязательные текстовые поля для каждой задачи, которые позволяют указать, что именно вы отслеживаете. Пользовательские поля позволяют вводить: текст, числа, ссылки, коды, местоположения и т. д. Они даже дают возможность вводить расходы, если они есть в конкретной задаче.

Пользовательское поле в Clockify

Отслеживайте время

Это мясо и картошка процесса отчетности.

После классификации ваше рабочее время необходимо отслеживать для каждой задачи в каждой категории. И если вы сделали оценки, вы будете всего в одном клике от сравнения их с фактическим временем, которое потребовалось для завершения всего.

Отслеживание оценок прогресса проекта в Clockify.

Сформулировать отчет

Цифровые трекеры времени в настоящее время оснащены огромным набором функций, которые могут сделать ваши отчеты максимально многоуровневыми. Они могут быть простыми или подробными, или содержать только важные моменты.

Отчеты, подобные приведенному выше, охватывают все отслеженные часы, а затем позволяют вам выбрать, что вы хотите представить, в любой момент. Например, если вам звонят после нескольких месяцев работы и вы предоставляете еженедельный отчет, клиент может спросить об общем прогрессе проекта, просто чтобы проверить некоторые цифры.

С таким синхронизированным отчетом вы можете легко получить эту информацию. Простое переключение с одной вкладки на другую, в зависимости от того, что просит клиент. Это позволяет вам адаптироваться к ходу встречи, и вы редко будете «поставлены на место» из-за отсутствия необходимых данных под рукой.

представить отчет

Если возможно, спросите своего клиента на первой встрече, как он хочет, чтобы его отчеты были доставлены и представлены. Некоторые предпочитают настоящие слайды, а другим нужны таблицы или графики Excel. Они также будут меняться в зависимости от частоты и характера отчета.

Узнайте, что лучше всего подходит для них, и постарайтесь придерживаться одного формата. Тем не менее, убедитесь, что у вас под рукой есть графики и диаграммы, так как они являются самым простым визуальным представлением.

Подвести итоги

Отчетность клиентов не должна быть ужасной стороной вашей работы. Многих недоразумений и недоразумений можно избежать, просто классифицируя свою работу по основаниям, согласованным обеими сторонами. С этого момента все, что вам нужно делать, это отслеживать время и позволять программному обеспечению создавать для вас соответствующие отчеты. Запланируйте время для отчетов о звонках и электронных письмах и придерживайтесь его, даже если вы не представляете ничего нового. Отношения между клиентом и подрядчиком основаны на прозрачности, что может обеспечить подобное программное обеспечение?