Будьте информированным покупателем: понимание реальной стоимости программного обеспечения для бизнеса

Дело не только в вас — составление бюджета на программное обеспечение для бизнеса сложно. Мы здесь, чтобы сломать его.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта статья предназначена для информирования наших читателей о проблемах, связанных с бизнесом в Соединенных Штатах. Он никоим образом не предназначен для предоставления финансовых консультаций или одобрения конкретного курса действий. За советом по вашей конкретной ситуации обратитесь к своему бухгалтеру или финансовому консультанту.

В идеальном мире покупка программного обеспечения была бы такой же простой, как покупка почти всего остального. Есть установленная цена, вы ее платите, и все — у вас есть программное обеспечение!

Однако, если вы начали исследовать различные варианты программного обеспечения для своего бизнеса, вы уже знаете, что это не так просто. Поставщики программного обеспечения не только используют совершенно разные модели ценообразования, но и скрывают дополнительные расходы, связанные с владением и эксплуатацией их систем.

Согласно исследованию Capterra 2019 года, посвященному тенденциям покупки программного обеспечения малыми предприятиями, опасение, что затраты превысят бюджет, является главным внутренним препятствием для инвестиций в программное обеспечение для бизнеса. Если вы не знаете реальную стоимость владения программным обеспечением, риск превышения бюджета очень реален.

(Чтобы не выйти за рамки бюджета, ознакомьтесь с нашим калькулятором общей стоимости владения здесь.)

Здесь мы разберем пять основных компонентов, составляющих общую стоимость владения программным обеспечением для бизнеса. Цель? Чтобы уточнить стоимость программного обеспечения, чтобы вы могли быть уверены в своем решении о покупке программного обеспечения.

Компонент затрат № 1: сама лицензия на программное обеспечение.

Лицензия на программное обеспечение — стоимость фактического владения и использования программного обеспечения — имеет двойную честь быть значительной частью цены программного обеспечения и жесткой стоимостью, которую можно точно определить из-за того, насколько сильно она может меняться с течением времени, когда вы масштабируете свой бизнес.

Существуют две основные модели ценообразования на лицензии на программное обеспечение, с которыми вы столкнетесь: бессрочное ценообразование и ценообразование по подписке.

При бессрочном ценообразовании вы платите одну цену авансом, чтобы владеть программным обеспечением на неопределенный срок (т. е. на неограниченный срок , отсюда и название). Эта модель ценообразования существует дольше всех и обычно используется для программного обеспечения, которое развертывается «на предприятии», что означает, что оно загружается и хранится на локальном компьютере или сервере в вашей компании.

H&R Block — пример бессрочного ценообразования. Вы можете приобрести это программное обеспечение для расчета налогов для малого бизнеса за единовременную плату в размере 89,95 долларов США.

При оплате по подписке вы платите ежемесячную или ежегодную абонентскую плату за использование программного обеспечения. Если вы перестанете платить или не продлите контракт, вы потеряете возможность использовать программное обеспечение. Эта модель ценообразования более новая, более популярная и часто используется для программного обеспечения, развертываемого через облако (эта модель развертывания также называется «программное обеспечение как услуга» или «SaaS»). Это означает, что оно размещается на собственных серверах поставщика программного обеспечения и доступно клиентам через Интернет.

Basecamp — это пример фиксированной цены подписки. Вы можете приобрести эту систему управления проектами за 99 долларов в месяц.

Вы также можете столкнуться с тремя другими типами ценообразования на подписку, при этом сборы варьируются в зависимости от различных факторов: ценообразование на основе потребления, размера и пользователя.

1. Ценообразование , основанное на потреблении, связывает плату за подписку с тем, сколько вы фактически используете программное обеспечение или связанные с ним услуги. Платформа для выставления счетов Cheddar использует ценообразование на основе потребления, взимая 99 долларов в месяц плюс комиссию в зависимости от количества транзакций, совершенных через систему.
2. Ценообразование на основе размера привязывает плату за подписку к размеру вашей организации, например к количеству сотрудников или клиентов. WebHR, программная платформа для отделов кадров, использует ценообразование на основе размера. Для компании со 150 сотрудниками WebHR взимает 1,85 доллара США за сотрудника в месяц.
3. Ценообразование на основе пользователей связывает плату за подписку с количеством людей, использующих программное обеспечение. Onshape, программное обеспечение для инженерного проектирования, использует ценообразование на основе пользователей; их план «Профессиональный» стоит 2100 долларов на пользователя в год.

В большинстве случаев ваши руки будут связаны в зависимости от того, какую модель ценообразования программного обеспечения вы выберете. Поставщики программного обеспечения редко предлагают как бессрочные, так и подписные варианты для своего продукта.

Тем не менее, если у вас есть выбор или вы сравниваете бессрочный продукт с продуктом по подписке, взвесьте все за и против каждого, чтобы определить, какая модель лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Компонент затрат № 2: оборудование

Как бы очевидно это ни было, по-прежнему важно учитывать стоимость аппаратного обеспечения для запуска приобретаемого вами программного обеспечения. Это особенно важно для локальных развертываний, для которых может потребоваться не только покупка сервера для размещения программного обеспечения, но и новые устройства, использующие подходящую операционную систему. Другими словами: если вы используете компьютеры Mac, но программное обеспечение, которое вам нужно, предназначено только для Windows, это требует значительных затрат.

Поскольку они доступны через веб-браузер, развертывание SaaS обеспечивает гораздо большую аппаратную гибкость. Компьютеры, планшеты или смартфоны будут работать. Компании также могут сэкономить деньги на оборудовании, разрешив сотрудникам приносить свои устройства из дома (хотя это должно сочетаться с комплексной политикой использования собственных устройств (BYOD) для снижения уязвимостей ИТ).

Для некоторых категорий программного обеспечения также потребуются дополнительные покупки оборудования. Биометрические системы посещаемости, например, используют отпечатки пальцев человека или другой уникальный идентификатор, чтобы убедиться, что кто-то является тем, за кого себя выдает. Этим платформам требуется специальное оборудование для точной регистрации биометрических данных.

uAttend продает часы, совместимые с их программным обеспечением, на своем веб-сайте ( Источник )

Некоторые поставщики могут потребовать, чтобы вы использовали связанное с ними оборудование с их программным обеспечением, или у вас может быть свобода выбора.

Компонент затрат № 3: Реализация

Поставщики могут взимать с вас единовременную плату в момент покупки за внедрение программного обеспечения и его запуск в вашем бизнесе. Помимо базовой установки и настройки, затраты на внедрение могут также покрывать такие потребности, как:

• Настройка программного обеспечения
• Миграция данных из предыдущих систем
• Интеграция с текущими системами

Если вы можете справиться с внедрением программного обеспечения самостоятельно, поставщики могут отказаться от этой стоимости. Например, Odoo, платформа планирования ресурсов предприятия (ERP), предлагает бесплатный вариант самообслуживания наряду с платными вариантами, если вам нужна помощь.

Варианты реализации Odoo ( Источник )

Общее эмпирическое правило заключается в том, что внедрение локальных систем обходится дороже, чем облачных. Более сложные системы стоят дороже, чем базовые приложения.

В некоторых случаях вы можете потратить на внедрение столько же (если не больше), сколько и фактическая лицензия на программное обеспечение. Спросите поставщиков о подробностях их вариантов реализации и сборах для соответствующего бюджета.

Компонент затрат № 4: Обучение

Хотя стоимость лицензии на программное обеспечение обычно включает доступ к справочным руководствам и форумам поддержки, поставщики могут также взимать отдельную необязательную плату за дополнительное обучение. В зависимости от сложности выбранного вами программного обеспечения и того, насколько оно критично для вашего бизнеса, это обучение может быть выгодным вложением, чтобы ваши сотрудники могли быстро ознакомиться с платформой.

Обучение может проводиться в различных форматах, стоимость которых варьируется:

• Отправка сотрудников на обучающую площадку поставщика
• Приглашение тренера в вашу компанию
• Виртуальные вебинары
• Курсы электронного обучения для самостоятельного обучения

Крупные поставщики программного обеспечения могут также предлагать сертификаты, которые пользователи могут получить, чтобы показать, что они хорошо разбираются в платформе. Например, Salesforce предлагает различные сертификаты стоимостью от 200 до 6000 долларов.

Список сертификатов администратора Salesforce ( Источник )

Какой бы вариант обучения вы ни предпочли, не забудьте заложить в бюджет не только первых пользователей, но и новых сотрудников, которым придется изучать систему в будущем.

Компонент затрат № 5: поддержка

Иногда включенная в стоимость лицензии текущая поддержка также может быть отдельной оплатой, которая включает обслуживание, обновления и даже премиум-формы обслуживания клиентов.

Например, у клиентов Adobe есть возможность подписаться на программу обслуживания и поддержки Adobe Platinum, которая предлагает приоритетную круглосуточную поддержку клиентов за ежегодную плату в размере около 20% от стоимости лицензии.

Поддержка также может включать варианты консультаций, которые связывают вас с представителем по работе с клиентами, с которым вы регулярно встречаетесь, чтобы обсудить цели и узнать, как получить максимальную отдачу от программного обеспечения. HubSpot, маркетинговая система, предлагает четыре различных варианта консультаций по цене от 400 до 1600 долларов в месяц.

Консультационные возможности HubSpot ( Источник )

В зависимости от услуг поддержки, которые они предлагают, ваш поставщик может взять на себя значительную административную нагрузку, с которой вы не можете справиться (например, некоторые поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы могут справиться с потребностями вашей компании в начислении заработной платы).

Сопоставьте стоимость выполнения этих задач внутри компании и стоимость их аутсорсинга поставщику программного обеспечения.

Заключительные советы по экономии на программном обеспечении

Цены на программное обеспечение никогда не бывают такими простыми, как на веб-сайте поставщика. Скрытые расходы свирепствуют, и если вы не будете их учитывать, вы обнаружите, что ваш бюджет на программное обеспечение выходит за рамки вашего бюджета.

Понимание всех элементов, влияющих на реальную стоимость программного обеспечения для бизнеса, поможет вам подготовиться и держать расходы под контролем.

Примечание. Поставщики программного обеспечения, упомянутые в этой статье, были выбраны исключительно для иллюстрации различных моделей ценообразования на программное обеспечение и не предназначены для поддержки или рекомендаций. Эти стратегии ценообразования не уникальны для этих компаний и предлагаются многими другими поставщиками программного обеспечения.

Информация об исследовании тенденций покупки программного обеспечения для малого бизнеса, проведенном Capterra в 2019 г.

Capterra провела этот опрос с сентября по октябрь 2019 года среди 129 лидеров малого и среднего бизнеса в США. Компании были проверены по размеру для тех, у кого от 2 до 249 сотрудников и годовой доход всего предприятия менее 100 миллионов долларов. Они должны были приобрести по крайней мере одно программное обеспечение на сумму не менее 5000 долларов США в течение последних двенадцати месяцев. Респонденты также должны были быть как минимум офис-менеджерами, влияющими на решения о покупке программного обеспечения в своих организациях.