7 советов по написанию бизнес-предложений, которые помогут лучше передать ваше сообщение
Опубликовано: 2022-05-06Письмо на простом языке, также известное как простой английский, — это именно то, на что это похоже, — писать четко и лаконично, чтобы читатели могли легко понять, что вы пытаетесь сказать. В контексте бизнес-предложений написание простым языком заключается в устранении всей двусмысленности, запутанного языка и профессионального жаргона при написании вашего предложения.
Простой язык делает ваше предложение более понятным, запоминающимся и покупателю легче сказать «да».
Чтобы донести ваше сообщение и помочь людям его запомнить, помните об этих семи советах (и правилах грамматики) при написании предложения:
Советы по написанию предложения простым языком:
Используйте простые термины
Положительные слова над отрицательными
Простые соединители вместо строк слов
Активные глаголы > пассивные глаголы
Больше точных глаголов, меньше абстрактных существительных
Короткие, бытовые слова, не длинные, академические
Используйте короткие предложения с одной основной мыслью
1. Используйте простые, конкретные термины, а не сложные, абстрактные.
Все мы слышали фразу «Меньше да лучше», и деловые предложения не исключение. Простота написания вашего предложения повышает вероятность того, что ваши потенциальные клиенты поймут смысл, который вы пытаетесь донести. Вы можете использовать отраслевые термины и технические термины, но вы должны стараться свести их к минимуму, если ваш потенциальный клиент не является экспертом или вы уверены, что они понимают, о чем вы говорите.
Это особенно важно при работе с потенциальными клиентами, которые не обязательно являются экспертами в вашей сфере деятельности и могут быть незнакомы с отраслевыми фразами. Используйте простые термины или, если вам действительно нужно использовать абстрактный термин, обязательно объясните его.
2. Используйте положительные слова вместо отрицательных
Быть позитивным лучше с точки зрения отношения, а также лучше с точки зрения ясности.
Например, возможно, вы с энтузиазмом написали кому-то из своей команды по электронной почте о потенциальном новом проекте:
«Нет причин, по которым мы не должны заниматься этим проектом».
Мы все просматриваем, когда читаем. Мы не читаем каждое предложение или даже каждое слово каждого предложения. Формулировка этого предложения подчеркивает слова «не могу» и «не», заставляя читателей предположить, что это отрицательный ответ. Вот лучший способ сказать то же самое, не оставляя ничего для интерпретации:
«Мы должны сделать этот проект!»
3. Используйте простые соединители вместо строк слов.
Слова-связки могут превратить простые предложения в сложные. Это также может заставить вас звучать претенциозно.
Вы когда-нибудь писали что-то подобное в предложении?
«Для целей этого проекта и в случае, если будет определено, что нам потребуется дополнительная информация, мы возьмем на себя роль вашего клиента и проведем аудит вашего веб-сайта».
В следующий раз попробуйте так:
«Если нам понадобится дополнительная информация, мы проведем аудит вашего сайта с точки зрения вашего клиента».
4. Используйте активные глаголы вместо пассивных
Активный залог четко определяет действие и сообщает читателю, кто выполняет это действие. Читатели предпочитают активный голос, потому что это более естественный способ общения, который также гарантирует отсутствие неправильного понимания того, кто что делает.
Например, если вы пишете предложение и хотите похвастаться великолепной кампанией, которую разработало ваше агентство, какое заявление вы считаете более сильным?
«Была разработана онлайн-кампания, которая привела к привлечению 400 новых подписчиков в месяц».
Или:
«Наша команда цифровых экспертов разработала онлайн-кампанию, которая привлекла 400 новых подписчиков в месяц».
Второе утверждение делает акцент на ваших успешных действиях. Кроме того, нет никакой двусмысленности в отношении того, кто что сделал. Это особенно важно, когда вы определяете роли и обязанности между клиентом и вашим бизнесом.
5. Используйте точные глаголы вместо абстрактных существительных
Глаголы существуют для описания действия, поэтому пусть они делают свою работу. И пока вы это делаете, будьте проще.
Зачем говорить,
«Наше приложение для предложений улучшит вашу скорость закрытия».
Когда ты мог сказать,
«Наше приложение для предложений улучшит ваш показатель закрытия».
Проще, короче и увереннее. Избавьтесь от слов, которые не добавляют ценности.
6. Короткие, бытовые слова, не длинные, академические
Если вы попытаетесь показаться слишком причудливым, люди либо подумают, что вы пытаетесь говорить над ними, либо что вы пытаетесь казаться умнее, чем вы есть на самом деле. Люди любят, доверяют и нанимают людей, которых понимают.
Если вы пытаетесь объяснить потенциальному клиенту, почему ваше программное обеспечение для коммерческих предложений прекрасно, вы могли бы сказать :
«Наше программное обеспечение для предложений оптимизирует каждый аспект экосистемы предложений, чтобы облегчить сотрудничество между внутренними заинтересованными сторонами и обеспечить беспрецедентное качество обслуживания клиентов».
Но вы определенно будете звучать так, как будто вы слишком стараетесь.
Вместо этого придерживайтесь более коротких слов, которые вы могли бы использовать в разговоре:
«Наше программное обеспечение для предложений дает вам контроль и прозрачность, необходимые для заключения большего количества сделок».
7. Используйте краткие предложения с одной основной мыслью
Попытка втиснуть несколько идей в одно предложение может привести к путанице. И если вы попытаетесь расширить предложение, чтобы оно соответствовало большему контексту, оно может показаться просто бессвязным.
Простой способ проверить, можете ли вы разбить предложение, — найти слово «и» и посмотреть, сможете ли вы заменить его точкой.
Вместо того, чтобы сказать:
«Наш бизнес предоставляет комплекс услуг по уборке офисов, жилых и коммерческих помещений, а также у нас отличные цены и отличная репутация».
Вы можете разбить свою мысль на два предложения:
«Наш бизнес предлагает комплекс услуг по уборке офисов, жилых и коммерческих помещений. Кроме того, у нас самые низкие цены в городе и отличная репутация, которая поддерживает нас».
В недавней статье Gong labs поднимает важный вопрос: между краткостью и лаконичностью существует фундаментальная разница. Коротко о длине, но лаконично о длине и значении. Более длинные предложения могут работать хорошо, но только если они наполнены смыслом. Иногда вы не можете избежать длинного предложения, поэтому в таких ситуациях убедитесь, что каждое слово служит цели.
Последние мысли
Помимо содержания и формата вашего предложения, ваше письмо имеет гораздо большее влияние, чем вы думаете. В то время как правильное использование тона и стиля может помочь вам адаптировать ваше сообщение, язык, который вы используете, может быть разницей между тем, чтобы завоевать вашего потенциального клиента или быть отвергнутым для следующего, более письменного предложения.
Помните, если люди не могут понять, о чем вы говорите, их не убедит то, что вы хотите сказать. В следующий раз, когда у вас появится многообещающий потенциальный клиент, ознакомьтесь с нашим руководством по написанию выигрышного коммерческого предложения, чтобы помочь заключить сделку.