6 лайфхаков для повышения производительности Business Intelligence Analyst, которые улучшат рабочий процесс

Хотите стать более продуктивным аналитиком бизнес-аналитики?

Вы все еще читаете, поэтому ответ очевиден: да.

Есть два способа сделать это:

Вы можете попасть в то, что я называю «гугл-гриндером», тщетно ища практические советы, спускаясь в кроличью нору Страны чудес, которая представляет собой онлайн-контент. Однако это не лучшее использование вашего времени.

С другой стороны, вы могли бы действительно быть продуктивными… и прочитать эту статью, где я излагаю шесть простых способов повысить свою продуктивность на этой неделе.

1. Создайте таблицы фактов для Excel

Райан Фарли, генеральный директор LawnStarter, говорит, что у аналитиков бизнес-аналитики его компании есть интересный способ сократить время, которое они проводят в Excel:

« Я бы сказал, что лучше всего — но, безусловно, это экономит массу времени и усилий, — это тратить время на создание того, что мы называем «таблицами фактов». Эти таблицы фактов могут быть наборами данных, созданными с помощью вашего инструмента бизнес-аналитики, представлений SQL или таблиц SQL. Но основная предпосылка заключается в том, что 80 % вашей работы в BI будет исходить из 20 % одних и тех же источников данных. Примеры для нас в уходе за газоном LawnStarter включают наш веб-трафик через регистрацию, наших ежемесячных активных клиентов и нашу сегментацию клиентов. Мы так часто используем эти вещи, что имело смысл создавать источники данных, к которым любой может подключиться напрямую, так что, во-первых, им не нужно возиться с необработанными данными, а во-вторых, чтобы каждый, кто проводит анализ, скажем, ежемесячно активных пользователей , гарантированно будет смотреть на ежемесячно активных пользователей. Кроме того, это позволяет менее опытным людям быть уверенными в своих результатах».

Предложение Фарли — отличный пример экстернализации вашей памяти путем создания списков легко используемой информации, что является еще одним отличным способом быть продуктивным.

2. Экстернализация вашей памяти с помощью списков

Чтобы быть максимально продуктивным, вам нужно высвободить как можно больше своей умственной энергии. Отличный способ сделать это — экстернализировать собственную память.

Вместо того чтобы заставлять лобные доли выполнять работу по запоминанию, поместите все свои задачи в список дел. Это освободит ваш мозг, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать в данный момент, а не на всех вещах, которые нужно сделать в этот день.

В своей книге «Организованный разум» Даниэль Левитин объясняет, как списки дел способствуют продуктивности: «Цель [списков дел] — выбросить из головы проекты и ситуации, но не потерять потенциально полезные идеи — экстернализация. ваши лобные доли. Затем вы можете сделать шаг назад и посмотреть на свой список с точки зрения наблюдателя, а не позволять себе руководствоваться последними и самыми громкими мыслями в вашей голове».

Перенося свою память на блокнот или документ Word, вы освобождаете свой мозг, чтобы критически и беспристрастно взглянуть на проблему.

Также не забывайте расставлять приоритеты.

3. Выберите организационную систему и придерживайтесь ее

Если списки дел — это небольшие куски внешней памяти размером в килобайт, то организационные системы — это целые программные платформы для вашего мозга. Если у вас нет организационной системы, обязательно создайте ее.

Левитин рекомендует выбирать уже существующую систему. Итак, если у вас возникли проблемы с организацией файлов, сделайте это проще и используйте алфавитный порядок. Или вы можете выбрать успешную существующую организационную систему, такую ​​как «Критические возможности», которые Gartner использует для структурирования своих «магических квадрантов» (полный контент доступен клиентам Gartner).

Если вы отличник, вы всегда можете создать немного другую систему, как Томас Джефферсон, который каталогизировал всю свою библиотеку по трем категориям: история, философия и изобразительное искусство. (На языке 18-го века наука, включая компьютеры, относилась бы к «философии».)

Он получил эту идею от своего героя, Фрэнсиса Бэкона.

Если у вас есть организационная система (думаю, у большинства из вас она есть), придерживайтесь ее и сделайте ее основой всего, что вы делаете на работе. Мозг устроен так, чтобы распределять вещи по категориям, поэтому организованность позволяет поддерживать внешний мир в той форме, которая нравится вашему мозгу и может легко усваиваться.

У Зака ​​Кокоса, вице-президента по развитию LawnStarter, есть отличный пример создания организованной системы для повышения производительности:

«Одна из проблем, с которой мы столкнулись, заключалась в множественных источниках достоверности, определяемых собственными SQL-запросами каждого, которые отвечали на похожие вопросы. Чтобы решить эту проблему и повысить эффективность ответов на вопросы с данными, мы создали репозиторий git с запросами «источники правды» (которые иногда даже определяют представления или сводные таблицы). Это дало нам несколько преимуществ: 1. Наличие всех этих запросов в одном месте делает нас гораздо более уверенными в данных и анализе, который мы производим.2. Наши запросы теперь контролируются версиями, поэтому вы можете видеть их историю и прогресс с течением времени.3. Поскольку запросы являются общедоступными, их точность обсуждают и уделяют больше внимания деталям. Это простое изменение сделало наш BI более точным, эффективным и продуктивным!»

4. Вернитесь к природе

Согласно исследованию Мичиганского университета, вы можете повысить свою продуктивность на 20 %, просто прогуливаясь по парку.

По какой-то причине, занятие Торо даже в течение нескольких минут может улучшить вашу память и внимание. Участники исследования совершили 20-минутную прогулку по дендрарию и обнаружили, что их умственная работоспособность улучшилась. Аналогичная прогулка в городской среде не дала такого эффекта.

Насколько сильно природа воздействует на разум? Достаточно того, что испытуемые, которые смотрели на картину природы в течение десяти минут, показали лучшие результаты, чем те, кто совершил еще одну прогулку по городу. 10-минутный перерыв с книгой на журнальном столике, скажем, о национальных парках, которую вы можете взять в библиотеке, может стоить больше, чем навигация по оживленной городской улице.

Теперь вы на 20% более продуктивны.

5. Войдите в режим мечтаний

Под этим я не подразумеваю «планировать свой следующий отпуск». «Мечтание» здесь относится к тому, что Маркус Райхл называет «режимом по умолчанию». Это состояние, когда идеи могут приходить и выходить из вашей головы, и «ни одна мысль не требует ответа».

Режим по умолчанию противоположен сознательному вниманию. Каждый раз, когда ваш разум блуждает, он входит в режим по умолчанию.

Так как же режим по умолчанию делает вас более продуктивным? Это позволяет вам идентифицировать соединения, которых нет иначе. По словам Левитина, режим по умолчанию «отмечается потоком связей между разрозненными идеями и мыслями и относительным отсутствием барьеров между чувствами и понятиями».

Подумайте о том, чтобы разделить несколько периодов дня на блоки, которые позволят вам помечтать таким образом. Делайте все возможное, чтобы войти в это состояние, особенно когда пытаетесь найти ответ на особенно сложную проблему. Я обычно ухожу из-за стола, чтобы сделать это. По какой-то причине смена места жительства помогает мне изменить образ мышления. Склонность режима по умолчанию к созданию соединений может предоставить решение из места, о котором вы даже не подумали.

6. Выделите 52-минутные отрезки времени

Судя по всему, магическое число продуктивности — 52… и 17.

В исследовании Draugiem Group это интервалы работы и отдыха, используемые наиболее продуктивной группой людей при изучении производительности на рабочем месте. Люди, у которых 52-минутные перерывы в работе с последующими 17-минутными перерывами, очевидно, более продуктивны.

Левитин соглашается: «Сложные задачи выигрывают от продолжительного периода концентрации в течение пятидесяти или более минут, поскольку мозгу требуется много времени, чтобы прийти в состояние сосредоточенности и поддерживать его».

Если вы хотите погрузиться в это состояние мечтаний, подумайте о том, чтобы попробовать 50-минутные куски работы. Это даст вам достаточно времени, чтобы перейти в режим по умолчанию и еще больше повысить производительность.

Какие лайфхаки вы использовали в качестве аналитика бизнес-аналитики?

У вас есть отличные лайфхаки для повышения производительности? Если да, то я хотел бы услышать о них! Чем больше вы делитесь, тем больше пользы получают другие читатели от способов сделать больше за меньшее время.

Если вы заинтересованы в дальнейшем повышении своей производительности, ознакомьтесь с одним из следующих ресурсов:

• 5 гарантированных способов убедиться, что ваше представление об офисной производительности соответствует действительности
• Я попробовал эти 7 лайфхаков для повышения производительности от Business All-Stars
• 7 лайфхаков для повышения производительности, которые наша команда использует, чтобы делать больше каждый день