Будьте в курсе дел по предотвращению мошенничества, следя за этими 6 сигналами опасности

Мошенничество в бизнесе может стоить вашей компании более 350 000 долларов. Ни один бизнес не может себе этого позволить, поэтому вам нужно следить за этими предупреждающими знаками.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта статья предназначена для информирования наших читателей о проблемах, связанных с бизнесом в Соединенных Штатах. Он никоим образом не предназначен для предоставления юридических консультаций или одобрения определенного курса действий. Чтобы получить консультацию по вашей конкретной ситуации, обратитесь к юристу.

В «Одиннадцати друзьях Оушена» около дюжины аферистов объединяют свою смекалку, акробатические навыки и крутые машины, чтобы самым экстравагантным образом ограбить казино. Владелец казино распутывает запутанную схему вскоре после того, как антигерои убегают с миллионами.

Хорошая новость для большинства бизнес-лидеров, однако, заключается в том, что если ваш бизнес ограбят, доказательства будет намного легче обнаружить, используя ваше бухгалтерское программное обеспечение и обращая внимание на несколько предупреждающих знаков.

Действительно ли предотвращение мошенничества в бизнесе так важно?

Воровство в бизнесе — большая проблема.

Hiscox, глобальная специализированная страховая компания, опросила 200 американских специалистов по бухгалтерскому учету и финансам, которые работали в компании, где имели место хищения, для своего исследования Hiscox в 2018 году о хищениях. Это исследование показало, что в среднем дело о хищениях длилось более двух лет и стоило вовлеченным компаниям в среднем более 350 000 долларов, но более 50% компаний в конечном итоге вернули менее одной трети того, что было украдено.

Мы говорим не о нескольких блокнотах с наклейками и перманентными маркерами. Ассоциация сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества обнаружила, что 22% случаев мошенничества привели к убыткам, превышающим 1 миллион долларов. Хищение может принимать любую форму: от сбора чаевых до сложного мошенничества с платежной ведомостью. И эти цифры отражают известные случаи, без учета ситуаций, когда хищения так и не были обнаружены.

Согласно исследованию Hiscox, наиболее распространенные методы хищения

Мошенничество в бизнесе может быть особенно разрушительным для малого бизнеса, для которого проблемы с денежными потоками являются основной причиной закрытия бизнеса. И чем меньше бизнес, тем более разрушительным может быть мошенничество.

Дело о хищении 100 000 долларов может привести к неприятным судебным разбирательствам для крупной корпорации, но может нанести ущерб семейному магазину. Лидеры малого бизнеса, как правило, имеют меньше опыта управления компанией, чем лидеры среднего и крупного бизнеса, а сотрудники малого бизнеса имеют меньше контроля и больше автономии в бизнес-функциях.

По данным Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества, малые предприятия также теряют почти в два раза больше (200 000 долларов США) в среднем по делу о хищении, чем средние и крупные предприятия (104 000 долларов США).

6 признаков мошенничества в бизнесе, на которые стоит обратить внимание

Независимо от размера вашего бизнеса, у вас должен быть план предотвращения мошенничества в бизнесе. Специалисты по бухгалтерскому учету и финансам, участвовавшие в опросе Hiscox, обнаружили, что, помимо денег, мошенничество, с которым столкнулись их компании, стоило им сотрудников, клиентов, деловых партнеров и репутации, ран, которые в конечном итоге обрушат бизнес любого размера.

Но хватит грусти и мрака. Давайте рассмотрим некоторые стратегии, которые вы можете использовать, чтобы обнаружить мошенничество до того, как оно поставит ваш бизнес на колени.

1. Средства компании переводятся в/из стран, с которыми вы не ведете бизнес

Почему это вызывает беспокойство: растратчики могут перевести деньги компании за границу, чтобы отмыть их, а затем вернуть их на личный банковский счет по запутанному следу.

Пример: вы заметили кредит в своем аккаунте из Канады, хотя у вас нет клиентов или клиентов оттуда.

Что вы должны с этим делать: просматривайте свои книги не реже одного раза в месяц. Если деньги идут в или из источника/назначения, с которыми вы не знакомы, проведите расследование, даже если сотрудник говорит вам, что это законно.

2. Сотрудники платят поставщикам или другим сотрудникам наличными

Почему это вызывает беспокойство: платежи наличными не оставляют бумажного следа, что позволяет растратчикам скрыть мошенническую деятельность.

Пример. Один из ваших начальников настаивает на том, чтобы заплатить поставщику расходных материалов (который оказался одним из его старых школьных приятелей) наличными, потому что продавец предпочитает, чтобы ему платили именно так.

Что вы должны с этим делать: Настаивайте на том, чтобы все операции компании проводились с использованием чеков или дебетовых/кредитных карт компании (за исключением самых мелких непредвиденных расходов, таких как чаевые доставщику пиццы). Если вы слышите, что сотрудник совершает операции с наличными в деловых целях, проведите расследование.

3. Вы замечаете расплывчатые деловые сделки, у которых нет четкой цели

Почему это вызывает беспокойство: хищение сотрудников может заключать фиктивные сделки с внешними сообщниками, чтобы мошенничество выглядело как законный бизнес компании.

Пример: один из ваших менеджеров устраивает туманную «консультационную» работу для своего зятя, которая платит гонорар в размере 1000 долларов в месяц.

Что вы должны с этим делать: Требуйте от всех сотрудников предоставления четкого и достойного экономического обоснования для любых деловых сделок и регулярно проверяйте, чтобы эти сделки по-прежнему приносили пользу для бизнеса.

4. Сотрудники заключают сделки с поставщиками, которые не были одобрены по надлежащим каналам.

Почему это вызывает беспокойство: хищение сотрудников может обойти обычные контрольно-пропускные пункты для заключения мошеннических сделок с фиктивными поставщиками, минуя начальство.

Пример: Вы пришли в понедельник утром и узнали от одного из своих сотрудников, что он заключил новый контракт на закупку с поставщиком запчастей, о котором вы никогда не слышали. Сделка кажется слишком хорошей, чтобы быть правдой.

Что с этим делать: ввести политику для всех деловых сделок, требующих одобрения нескольких менеджеров.

5. Ваши книги не сбалансированы

Почему это вызывает беспокойство: Сбалансированные книги — это здоровый пульс любого бизнеса. Если к вам приходят или уходят деньги, за которыми вы не можете отчитаться, это означает, что кто-то в вашей компании что-то замышляет или ваш учет ведется небрежно. Обе ситуации не хороши.

Пример: Вы проверяете свои бухгалтерские книги в конце месяца и обнаруживаете, что вам не хватает 1500 долларов без каких-либо объяснений.

Что с этим делать: Ежедневно проверяйте свою бухгалтерскую программу, чтобы убедиться, что все учтено. Программное обеспечение предупредит вас, если что-то не складывается.

6. Деловые и личные расходы не разделены

Почему это повод для беспокойства: использование корпоративной карты для оплаты личных расходов — категорический запрет, даже если сотрудник возвращает деньги компании. Это мутит воду и затрудняет обнаружение растраты, когда она действительно происходит.

Пример: у вас есть сотрудница, которая продолжает «случайно» заправлять свой личный автомобиль с помощью кредитной карты компании, даже если она возвращает вам деньги наличными.

Что вы должны с этим сделать: Примените строгую политику, которая разрешает только законные деловые расходы по кредитным картам вашей компании. Это также избавит вас от необходимости просеивать расходы во время налогообложения. Некоторое программное обеспечение для составления отчетов о расходах даже позволяет сканировать квитанции.

Портрет казнокрада

Хотя следующие признаки могут иметь много разных невинных объяснений, исследования Hiscox и ACFE показали, что растратчики обычно:

• Вести роскошный образ жизни явно не по средствам (например, неожиданно появиться на работе в новой роскошной машине).
• Демонстрируйте безрассудное поведение (например, играйте в азартные игры, накапливайте штрафы за превышение скорости, злоупотребляйте ВОМ).
• Становятся недовольными на работе, если они чувствуют, что с ними обошлись несправедливо.
• Покажите проблемы с контролем (например, нежелание делить свои обязанности с помощниками или временными помощниками).
• Страдать от финансовых трудностей.

Ни одно из этих действий не является основанием для обвинения сотрудника в растрате, но — в сочетании с красными флажками, описанными выше — за ними стоит следить как за частью более широкой картины.

Хотя может показаться разумным более подозрительно относиться к новым сотрудникам, которые еще не зарекомендовали себя, казнокрады в среднем работают в компании уже восемь лет.

Это связано с тем, что у таких сотрудников, как правило, было время, чтобы ознакомиться с работой бизнеса, они пострадали от реального или мнимого оскорбления, которое побуждает их попытаться возместить ущерб или даже вербовать сообщников, чтобы помочь им совершить мошенничество (среднее количество людей, вовлеченных в данной схеме их три).

Что делать при обнаружении мошенничества в бизнесе

Предотвращение крупного мошенничества или растраты в вашем бизнесе начинается с найма нужных людей, справедливого обращения с ними и знания признаков, на которые следует обращать внимание.

Но что делать, если вы заметили явные признаки мошенничества и вам необходимо принять меры? Хискокс рекомендует:

Предотвращение мошенничества в бизнесе — это лишь часть бухгалтерской головоломки малого бизнеса. Чтобы оставаться в курсе самых разных тем, связанных с бухгалтерским учетом — от того, когда пришло время обновить программное обеспечение для бухгалтерского учета до того, как подавать налоговую декларацию, — следите за нашим блогом по бухгалтерскому учету и финансам.