Лучшее программное обеспечение для управления расходами для предприятий электронной коммерции

Как археолог, прочесывающий пустыню, вы наконец откапываете квитанцию ​​Google Ads за март прошлого года, спрятанную в глубинах вашего почтового ящика. «Осталось всего шесть», — говорите вы себе, загружая давно потерянный артефакт в свою бухгалтерскую программу.

Мы все знаем, как мучительно искать квитанции с нескольких рекламных платформ и пытаться сопоставить их с нашими расходами. Но большей части этих разочарований и потерянного времени можно избежать с помощью правильного программного обеспечения для управления расходами.

Многие расходы, которые являются обычным явлением в компаниях электронной коммерции, на самом деле не считаются расходами в приложениях для управления расходами. Эти приложения обычно сосредоточены на общих деловых и командировочных расходах. В то время как предприятия электронной коммерции также несут эти расходы, отраслевые расходы, такие как рекламные квитанции и платежи с нескольких платформ, труднее отслеживать.

Это усложняет поиск хорошего универсального решения, отвечающего нюансам управления расходами электронной коммерции. Чтобы сократить ручную работу, которую вы тратите на управление расходами, и высвободить драгоценное время для работы над своим бизнесом, вам необходимо учитывать:

• Получаете ли вы обзор своих расходов в режиме реального времени?
• Сэкономит ли вам время и усилия автоматизация сбора квитанций?
• Есть ли в вашем программном обеспечении множество интеграций, необходимых для процветания?
• Можете ли вы разделить свои расходы по конкретным поставщикам?

‍

Варианты программного обеспечения для управления расходами на современном рынке

Есть большой выбор, когда дело доходит до поиска хорошего программного обеспечения для управления расходами. Хотя есть некоторые платформы с отличными функциями, которые подходят для электронной коммерции, они не созданы специально для удовлетворения потребностей компаний электронной коммерции. Давайте посмотрим на некоторых из претендентов.

‍

SAP согласен

Целью SAP Concur является оптимизация процессов для повышения эффективности с акцентом на устранение ручного ввода данных, утерянных квитанций и невостребованного возмещения НДС. Таким образом, он, возможно, лучше всего подходит для более крупных организаций.

• Получение квитанций и отправка через собственное приложение
• Автоматизированные правила расходов для согласованности в масштабах всего бизнеса
• Синхронизируется с потоками данных от банков, кредитных карт и некоторых сторонних компаний.
• Автоматические процессы проверки расходов
• Интеллектуальная панель инструментов для отслеживания расходов в соответствии с бюджетом

‍

Брекс

Хотя Brex нацелен не только на бренды электронной коммерции, но и на компании, ориентированные на технологии, поэтому он частично совпадает с электронной коммерцией. Его прямой продукт для управления расходами существует уже некоторое время, и недавно он выпустил свое программное обеспечение для управления расходами.

• Автоматическое сопоставление квитанций после отправки квитанций по электронной почте или текстовым сообщением
• Функция обнаружения аномалий с помощью искусственного интеллекта
• Синхронизирует данные из нескольких источников для автоматической сверки расходов
• Глобальное возмещение расходов в местных валютах
• Пользовательские отчеты о расходах, чтобы увидеть, где можно сэкономить

‍

Зохо Расход

Zoho Expense — это приложение для отслеживания бизнес-расходов из набора бизнес-инструментов Zoho, что означает, что оно интегрируется с другими приложениями Zoho для управления финансами. Это очень недорогая платформа, подходящая для обработки всех аспектов управления расходами и отчетности для малого и среднего бизнеса.

• Сканируйте чеки через iOS или Android
• Автоматизированная отчетность о расходах
• Извлекайте фиды кредитных карт и автоматизируйте сверку
• Упрощенные и автоматизированные процессы утверждения
• Встроенные запросы на покупку для повышенного контроля над расходами

‍

Затраты

Expensify — это приложение для отслеживания деловых расходов на ходу. Большинство функций управления расходами можно выполнять на вашем телефоне, а ряд удобных интеграций помогает автоматизировать и оптимизировать процессы загрузки и распределения квитанций.

• Сканер чеков в родном приложении
• Импорт кредитных карт с автоматическим объединением чеков
• Пользовательские рабочие процессы утверждения для политик расходов
• Интегрируется с Sage, QuickBooks, Xero и Oracle.
• Интеграция квитанций с Uber, Trainline, The Parking Spot и другими сервисами.

‍

QuickBooks

Одной из многих особенностей интеллектуального бухгалтерского программного обеспечения QuickBooks является встроенный инструмент управления расходами. Существуют очевидные преимущества обработки расходов через вашу бухгалтерскую платформу. Его функции не были разработаны специально для электронной коммерции, но многие из них применимы к предприятиям электронной коммерции.

• Автоматическая организация и сопоставление чеков с транзакциями
• Подключите фиды вашего банка и кредитной карты
• Мгновенная сортировка расходов в правильную налоговую категорию
• Сфотографируйте квитанции и отправьте их по электронной почте в свою учетную запись QuickBooks.
• Совместная работа в приложении с вашим бухгалтером

‍

Как справиться с управлением расходами электронной коммерции

Лучший способ оставаться в курсе своих расходов с минимальными затратами времени — инвестировать в платформу или приложение для отслеживания бизнес-расходов. Правильное программное обеспечение для вашего бизнеса будет зависеть от типа расходов, которые вы обычно несете.

Для большинства предприятий электронной коммерции это будет включать:

• Автоматическая группировка расходов полезным или логическим способом
• Сокращение времени, необходимого для получения квитанции из почтового ящика или учетной записи в нужное место
• Автоматизация сбора и импорта квитанций с часто используемых платформ и поставщиков
• Сокращение времени, затрачиваемого на загрузку и распределение квитанций Google Ads

Программное обеспечение и приложения, которые мы описали выше, имеют отличные функции и отмечены некоторыми пунктами, но ни одно из них не предназначено исключительно для электронной коммерции. Вот почему мы должны бросить свою шляпу на ринг…

‍

Джуни

Мы знаем, что сложно найти универсальное решение для управления расходами. Вот почему мы большие поклонники программного обеспечения, которое поможет вам интегрировать весь спектр платформ, необходимых для успешного ведения вашего бизнеса. Именно поэтому наша платформа построена таким образом.

Карты на столе: Juni не является программным обеспечением для управления расходами. Но мы все нацелены на удовлетворение финансовых потребностей предприятий электронной коммерции, а это означает, что существует значительное совпадение.

Все, что мы делаем, направлено на удовлетворение ваших потребностей как владельца бизнеса электронной коммерции. Если большая часть ваших расходов связана с покупкой медиа и онлайн-транзакциями, Juni предоставит вам многое из того, что вам нужно, с помощью программного обеспечения для управления расходами. Давайте посмотрим на некоторые из них.

‍

Обзор расходов в режиме реального времени

Juni собирает все транзакции из ваших банковских каналов, транзакций по кредитным картам, платежным шлюзам, рекламным сетям и другим учетным записям в единую панель управления. Это означает, что вы можете легко отслеживать расходы в одном месте.

Вы также можете прикрепить квитанции к транзакциям, чтобы все было готово для вашего бухгалтера или финансового отдела.

‍

Несколько виртуальных карт

Мгновенное создание виртуальной карты и столько карт, сколько вам нужно, Juni помогает вам управлять своими расходами в момент их расходования. Назначьте одну карту своим расходам в Google Ads, другую — Facebook Ads, а третью — Amazon. Следите за подписками, назначив карту Shopify, другую — Klaviyo, а третью — Yotpo.

Или следуйте примеру розничного продавца электроники Boltshop и создайте специальную карточку для каждого поставщика. Таким образом, все расходы, связанные с конкретным поставщиком, легко классифицируются. «Juni очень помогла нам получить новый уровень контроля над нашим бизнесом», — говорит соучредитель Макс Бекинк.

Разбейте свои расходы любым удобным для вас способом, чтобы все сопутствующие расходы сразу же были сгруппированы на одной карточке.

‍

Групповые и пользовательские разрешения и элементы управления

Легко давайте отдельным лицам или группам сотрудников разрешение на использование определенных карт, чтобы вы могли контролировать, кто может тратить по каждой из них.

Вы также можете устанавливать лимиты на определенные карты, создавать потоки утверждения для расходов и добавлять примечания для уточнения расходов.

‍

До 40 мультивалютных счетов

Создайте столько счетов IBAN, сколько вам нужно, в качестве дополнительного способа разбивки расходов в момент их расходования. Получите счета IBAN в фунтах стерлингов, евро, долларах США и шведских кронах *, чтобы вы могли тратить деньги в наиболее удобной валюте, а также немедленно группировать все транзакции в каждой валюте для простого отслеживания расходов. Создайте до десяти счетов для каждой валюты.

*Учетные записи SEK в настоящее время доступны только для компаний из ЕС.

‍

Автоматическое сопоставление квитанций Google Ads

Возможно, самая большая трата времени для предприятий электронной коммерции, когда дело доходит до управления расходами, — это квитанции Google Ads. Поиск в почтовых ящиках, переход на панель инструментов Google Ads, загрузка счетов и квитанций и назначение их транзакциям по картам. Это большая административная нагрузка, если вам нужно обработать большое количество транзакций. Интеграция Juni с Google Ads и автоматическое сопоставление чеков сразу же сэкономят вам массу времени.

Узнайте, как Juni может сэкономить вам больше времени уже сегодня