Инструменты делового общения: лучшие решения для успеха команды

Когда простые электронные письма, звонки, чаты и встречи могут изменить ваш бизнес, необходимы исключительные коммуникационные инструменты.

Итак, какова идеальная платформа для делового общения? Правда в том, что не существует универсального решения, подходящего всем, но есть несколько, которые близки к нему.

От надстроек искусственного интеллекта до асинхронных возможностей и функций удаленного доступа — море коммуникационных инструментов огромно и насыщено. Вот почему мы собрали лучшие из них, отвечающие требованиям современных динамичных распределенных рабочих сред.

Эти инструменты прокладывают путь и расширяют возможности тех, кто их использует. Но сначала давайте разберемся, почему деловое общение так важно.

Почему деловые коммуникации важны

Деловое общение – это поток информации как внутри, так и за пределами организации. Коммуникация облегчает сотрудничество между командами, лидерами и внешними сторонами для достижения целей компании.

Эффективное деловое общение может укрепить доверие, максимизировать производительность и повысить удержание сотрудников в командах. Между тем, сбои в общении часто являются причиной нереализованных ожиданий. Это идет в обе стороны.

По мнению McKinsey, плохая коммуникация может существенно помешать успеху бизнес-проектов. Опрос показал, что 44% руководителей связывают барьеры в командном общении с задержками и неудачами проектов, а 18% обвиняют недопонимание в потерях продаж, иногда достигающих сотен тысяч долларов. Эти выводы подчеркивают решающую роль эффективной коммуникации в успехе бизнеса и высокие затраты, связанные с сбоями в коммуникации.

Связанный: Тенденции делового общения, которые следует знать в 2024 году

Текущее состояние делового общения

Чтобы выбрать правильные инструменты, давайте начнем с изучения того, как общаются команды. Согласно исследованию Project.co, командное общение в настоящее время выглядит следующим образом:

• 31% используют электронную почту.
• 30% используют инструменты командного обмена сообщениями, такие как Slack.
• 15% используют инструменты управления проектами.
• 7% общаются по телефону.
• 7% общаются лицом к лицу.

Многие компании постоянно переходят на удаленную работу; однако этот параметр создает дополнительные препятствия для общения, включая потерю времени, пропущенные сообщения, выгорание, недостающие файлы, плохой опыт работы с клиентами и истощение клиентов.

Если вы владелец бизнеса и решаете проблемы управления связью в удаленной обстановке, вы не одиноки. За последний год более 70% предприятий внедрили новые инструменты, помогающие организовывать, коммуницировать и управлять проектами.

В 2024 году компании перейдут к внедрению инструментов унифицированных коммуникаций , которые уменьшат неопределенность, улучшат процесс принятия решений и полностью удовлетворят потребности удаленных команд. Эти инструменты объединяют искусственный интеллект, асинхронную связь и разнообразные бизнес-каналы, предлагая надежный, эффективный и привлекательный способ улучшения взаимодействия между сотрудниками.

Связанный: Какие каналы делового общения лучше всего использовать?

Лучшие инструменты делового общения

1) Некстива

Nextiva — лауреат премии Gartner и признана лучшей платформой делового общения. Эффективно объединяя голосовые вызовы, обмен сообщениями в команде, видеоконференции, возможности колл-центра и инструменты управления клиентами в одной простой в использовании платформе, Nextiva помогает владельцам бизнеса взять под контроль свои каналы связи.

Компании, сотрудничающие с Nextiva, могут легко предоставлять персонализированное обслуживание клиентов мирового класса и беспрепятственно общаться со своими командами, где бы они ни находились.

Как Nextiva улучшает деловое общение

Оптимизируя несколько каналов в единую платформу, Nextiva помогает компаниям экономить время, обеспечивать персонализированную поддержку клиентов, быстрее принимать решения и избегать дорогостоящих недопониманий. Никогда не пропустите сообщение клиента или сотрудника с помощью системы унифицированных коммуникаций Nextiva.

Примечательные особенности

• Комплексное деловое общение (VoIP-телефон, командный обмен сообщениями, видеочат и т. д.)
• Управление взаимоотношениями с клиентами
• Настольные и мобильные приложения (iOS и Android)
• Автоматизация рабочих процессов с помощью искусственного интеллекта и расширенная аналитика
• Инструменты управления социальными сетями и репутацией
• Решения для контакт-центров и расширенная маршрутизация вызовов

Оценка клиентов: 4,5 из 5 (2908 отзывов G2)

2) Слабость

Slack, являющийся мощным приложением для командного обмена сообщениями, часто заменяет электронную почту в качестве основного канала связи для бизнес-команд. Это также упрощает общение сотрудников и обмен файлами, упрощая распространение информации.

Удобный интерфейс Slack позволяет легко управлять несколькими разговорами и оставаться в курсе каналов связи, помогая командам оставаться организованными и на одной волне.

Как Slack улучшает деловое общение

Slack упрощает деловое общение, централизуя все сообщения, файлы и инструменты бизнес-команды на одной простой в использовании платформе обмена сообщениями. Slack заменяет электронную почту для многих компаний, предлагая инструмент, обеспечивающий лучшую организацию, скорость и безопасность.

Вместо длинных и запутанных цепочек электронных писем общение организовано в каналы, которые легко создавать, искать и присоединяться. Каждый канал облегчает групповые чаты, взаимодействие сотрудников и совместную работу команды.

Примечательные особенности

• Деловой обмен мгновенными сообщениями с возможностью обмена файлами
• Доступные для поиска каналы разговора
• Простая интеграция с популярными приложениями и инструментами для повышения производительности.
• Простые приглашения для внешних членов команды или гостей

Оценка клиентов: 4,5 из 5 (32 191 отзыв G2)

3) Понятие

Notion — это универсальное рабочее пространство, объединяющее функции ведения заметок, управления проектами, базы данных, галереи изображений и календари на одной простой и интуитивно понятной платформе.

Начните с нуля и настройте платформу в соответствии с потребностями вашего бизнеса или воспользуйтесь библиотекой профессиональных шаблонов Notion для надежного старта. Эта адаптивность делает Notion популярным выбором среди владельцев малого бизнеса, которым нужен экономичный, но индивидуальный инструмент с широким спектром приложений.

Как Notion улучшает деловое общение

Notion упрощает деловое общение, помогая командам оставаться организованными в одном едином пространстве. Его настраиваемые инструменты для отслеживания проектов и делегирования задач обеспечивают ясность и подотчетность для удаленных, гибридных или офисных команд.

Примечательные особенности

• Комплексное приложение для заметок и документации
• Полностью настраиваемое управление задачами и базами данных
• Управление проектами с просмотром календаря и временной шкалы
• Инструменты обмена и совместной работы

Рейтинг клиентов: 4,7 из 5 (5031 отзыв G2)

4) Асана

Являясь лидером в области управления проектами, Asana известна своим элегантным пользовательским интерфейсом, полным набором возможностей рабочего процесса и автоматизации, а также функциями управления ресурсами.

С помощью Asana команды могут легко управлять всеми своими проектами, целями и обязанностями между отделами и выполнять работу высокого качества. Благодаря скорому появлению функций прогнозного искусственного интеллекта управление проектами с помощью Asana станет еще лучше.

Как Асана улучшает деловое общение

Возможности управления проектами Asana предоставляют командам, как малым, так и большим, полное представление о задачах, сроках проекта и обновлениях. Его оптимизированный интерфейс гарантирует, что все будут согласованы между задачами и обязанностями, что снижает потребность в избыточном обмене сообщениями и сводит к минимуму недопонимание.

Примечательные особенности

• Комплексный инструмент управления проектами
• Настраиваемые представления проекта (например, доски Канбан) и разрешения.
• Интеграция популярных приложений (например, интеграция с доской Miro)
• Шаблоны проектов и информационные панели

Рейтинг клиентов: 4,3 из 5 (9550 отзывов G2)

5) Зохо Один

Zoho One, которую часто называют бизнес-операционной системой, объединяет приложения для продаж, маркетинга, поддержки, бухгалтерского учета, операций и управления персоналом в одну платформу.

Имея на выбор более 55 приложений, владельцы бизнеса могут полностью настроить платформу в соответствии со своими конкретными потребностями. Zoho стремится устранить барьеры между отделами и повысить эффективность работы.

Как Zoho One улучшает деловое общение

Zoho One объединяет коммуникацию, управление проектами, CRM, финансы и интегрированные инструменты управления персоналом в одной платформе, обеспечивая лучшую координацию и обмен информацией между бизнес-отделами.

Примечательные особенности

• Универсальная платформа, предоставляющая более 55 инструментов CRM, продаж и маркетинга.
• Функции совместной работы и производительности
• Инструменты управления финансами и персоналом
• Настраиваемый и масштабируемый инструмент

Оценка клиентов: 4,4 из 5 (19 129 отзывов G2)

6) Ткацкий станок

Loom позволяет командам легко записывать интерактивные видеоролики и делиться ими с товарищами по команде и клиентами. Этот уникальный инструмент помогает командам решать проблемы, обеспечивать обратную связь и повышать производительность.

Асинхронный характер обмена видео и человеческое участие улучшают концентрацию, ясность и связь внутри распределенных команд.

Как Loom улучшает деловое общение

Loom предоставляет простые в использовании инструменты записи экрана и видео, предоставляя персональный и увлекательный способ обмена информацией и отзывами, особенно для удаленных команд.

Loom можно использовать для записи вебинаров, ответа на сообщения с подробными видеоотзывами и распространения повторяющейся информации по всей компании.

Примечательные особенности

• Простая в использовании запись видео на двух экранах и обмен ими
• Возможности транскрипции и субтитров
• Интерактивные реакции и идеи зрителей
• Простая интеграция с популярными инструментами повышения производительности.

Рейтинг клиентов: 4,7 из 5 (1827 отзывов G2)

Выбор лучшего инструмента коммуникации для вашего бизнеса

️ Работает в облаке и имеет быструю настройку

Облачный инструмент обеспечивает легкий доступ из любого места, что делает его идеальным для распределенных и глобальных компаний для общения и обмена файлами через облачное хранилище.

Выбор инструмента, который требует минимальной настройки и интегрируется в существующую инфраструктуру, предотвращает простои и позволяет вашей команде быстро приступить к работе.

️ Предлагает сочетание асинхронных функций связи и связи в реальном времени.

Выбранная вами коммуникационная платформа должна включать в себя сочетание асинхронных (например, электронная почта и обмен сообщениями в команде) и функций связи в реальном времени (например, инструменты видеоконференций и приложения для обмена мгновенными сообщениями). Это сочетание соответствует различным стилям работы и потребностям проекта, обеспечивая при этом гибкость в общении вашей команды, особенно в гибридных моделях работы.

Асинхронная связь предназначена для минимизации отвлекающих факторов и уведомлений, позволяя получателю работать бесперебойно.

Поскольку популярность виртуальных встреч падает, команды жаждут более асинхронных форматов работы. Исследование 2023 года показало, что 42% работников умственного труда хотят большего от этого стиля работы, и только 14% жаждут меньшего. Другие важные преимущества асинхронной работы включают ее способность минимизировать выгорание, повысить уверенность в команде и повысить производительность.

Более того, компании, которые преуспевают в асинхронной работе, могут использовать связанные данные для повышения эффективности своей работы за счет искусственного интеллекта.

️ Решает практические потребности бизнеса

Рассмотрите практический характер каждого инструмента и сосредоточьтесь на его основных функциях, поскольку они связаны с конкретными потребностями вашей команды, а не отвлекайтесь на дополнительные навороты. Конечно, новые функции искусственного интеллекта могут показаться передовыми и крутыми, но стоит ли переходить на них, если функции, которые вы используете чаще всего, не обладают необходимой вам функциональностью?

Независимо от того, управляете ли вы проектами, проводите мозговой штурм или проводите онлайн-встречи, каждый инструмент должен улучшать выполнение этих задач, а не усложнять их.

️ Интегрируется с существующими приложениями

Если у вас устоявшийся бизнес, скорее всего, у вас уже есть несколько инструментов командного общения, с которыми вы не хотите расставаться. Убедитесь, что любая новая платформа обеспечивает простую интеграцию с приложениями и инструментами, которые уже использует ваш бизнес.

Возьмите с сайта однорангового обзора программного обеспечения G2: интеграция значительно сокращает время, затрачиваемое на манипулирование отдельными инструментами, и повышает производительность. Nextiva легко интегрируется с популярными инструментами, такими как Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams и Oracle Sales Cloud.

️ Предлагает мобильные и настольные приложения.

Сегодня многие команды могут работать откуда угодно. Выбор инструментов, таких же мобильных, как и ваша команда, повысит производительность, что будет удобно для членов команды. Мобильные и настольные приложения позволяют им оставаться на связи и продуктивно работать дома, в кафе или на рабочем месте. Устранение разрывов между домом, офисом и рабочим пространством в дороге важно как никогда.

️ Имеет гибкие тарифные планы

Правильные инструменты предлагают варианты ценообразования, которые можно масштабировать вместе с вашим бизнесом. Ищите гибкие тарифные планы, которые предоставляют базовые функции на нижних уровнях и предоставляют более расширенные функции для больших команд. По мере роста вашего бизнеса избегайте необходимости переключаться на другой новый инструмент. Выберите тот, который сможет адаптироваться и удовлетворить ваши меняющиеся потребности с самого начала.

Повышайте производительность и работайте быстрее с Nextiva

За последний год требования клиентов и рынка возросли, и то, что мы ожидаем от коммуникационной платформы, намного превосходит то, что мы предполагали даже десять лет назад.

Коммуникационные инструменты являются основой для повышения эффективности командной работы и повышения продуктивности бизнеса.

Правильные инструменты могут обеспечить ясность, улучшить процесс принятия решений и полностью поддержать новую гибридную модель удаленной работы. В будущем искусственный интеллект будет играть еще большую роль в революционном преобразовании внешних и внутренних коммуникаций, предлагая более умные, интуитивно понятные и все более автоматизированные способы подключения и совместной работы.

Каждый из обсуждаемых инструментов — Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One и Loom — обладает уникальными функциями. Эти платформы находятся на переднем крае улучшения бизнес-коммуникаций и будут становиться более эффективными, прогнозирующими и персонализированными по мере развития искусственного интеллекта.

Когда вы исследуете лучшие возможности для своей стратегии бизнес-коммуникаций, важно выбрать правильные инструменты. Nextiva выделяется как единая облачная платформа, которая удовлетворяет коммуникационные потребности малого бизнеса и адаптируется по мере роста вашей команды. Узнайте, как Nextiva может изменить ваше деловое общение.

Часто задаваемые вопросы по коммуникационным инструментам