9 лучших каналов делового общения и примеры

От залов заседаний до комнат отдыха, от высотных штаб-квартир до домашних офисов — консенсус очевиден: хорошее общение — краеугольный камень хорошего бизнеса.

Мы все хотим повысить эффективность наших сообщений, но что является ключом к тому, чтобы собраться вместе, учитывая такое количество каналов, технологий и командных предпочтений?

Все сводится к этим четырем ключевым факторам: понимание нюансов и потребностей, разумное использование технологий, управление совместной работой команд и основы человеческой психологии. Для достижения успеха лидерам необходимо найти правильное сочетание этих элементов.

Давайте рассмотрим девять лучших каналов цифровой коммуникации, которые помогут вывести ваш бизнес на путь к успеху.

Что такое канал делового общения?

Каналы делового общения — это способы обмена информацией и идеями с другими людьми внутри организации. Обычно их подразделяют на внешние и внутренние каналы, в зависимости от получателя вашего сообщения.

Внешние каналы предназначены для общения с клиентами, партнерами, потенциальными клиентами и клиентами за пределами вашей компании. Внутренние каналы облегчают общение между сотрудниками, руководством и другими членами команды.

Коммуникация является ключом к поддержанию производительности, корпоративной культуры и вовлеченности сотрудников.

Просто взгляните на эти факты:

• Более 95% работников согласны с тем, что общение влияет на их эффективность на рабочем месте.
• Более 80% работников в США называют общение между сотрудниками главным фактором построения доверия между компанией и ее сотрудниками.
• Почти 70% сотрудников говорят, что производительность повысится за счет улучшения процессов коммуникации.

Изменения в методах общения

Каналы делового общения делятся на две отдельные категории: синхронные и асинхронные каналы.

Синхронное общение — это когда обмен информацией происходит в режиме реального времени, где каждый должен присутствовать и сосредоточиться на диалоге, чтобы достичь общего понимания поставленной задачи. Телефонные звонки и встречи являются примерами синхронного общения.

Асинхронная коммуникация — это когда информация доставляется упреждающе, чтобы каждый мог потреблять информацию и действовать на ее основе независимо от разговоров в реальном времени. Электронная почта, записанные видео и публикации в блогах являются примерами асинхронного общения.

Сочетание этих методов коммуникации дает наилучшие результаты.

Учитывая, что 58% сотрудников работают на дому, а сотрудники тратят в среднем 20 часов в неделю на инструменты для совместной работы, эффективная коммуникация становится главным приоритетом для производительности.

Согласно исследованию Grammarly, формируется новая экосистема делового общения. Сотрудники на 18% больше общаются письменно и предпочитают использовать асинхронные каналы связи.

Проблемы делового общения

Еще одна растущая тенденция: лидеры замечают связь между плохой коммуникацией и ее влиянием на прибыль, вызванную снижением производительности, нарушением сроков и увеличением затрат.

Лучшие каналы делового общения и примеры

От скорости обмена мгновенными сообщениями до формальности электронной почты и эффективности телефонных звонков VoIP — изучите плюсы и минусы наших наиболее важных каналов ниже.

1) Личное общение

Общение лицом к лицу укрепляет связи и укрепляет доверие.

Личное общение, необходимое для построения команды и незаменимое для важных встреч, позволяет людям общаться несколькими способами: слушание, вербальное общение и невербальное общение.

Благодаря очень увлекательному характеру личных встреч люди становятся более внимательными и свободными от обычных отвлекающих факторов, таких как телефонные и видеозвонки.

Встречи, встречи и конференции в офисе — это идеальные места для встреч с вашими сотрудниками и контактами, которые помогают вам налаживать человеческие связи в рабочей силе, которая все больше использует только цифровые технологии.

Плюсы личного общения

• Крепкие отношения: личные связи незаменимы в построении долгосрочных деловых отношений.
• Четкая коммуникация: недоразумения уменьшаются за счет добавления невербальных сигналов.
• Немедленная обратная связь: личные беседы способствуют быстрой обратной связи по темам обсуждения.

Минусы личного общения

• Стоимость: расходы на дорогу, проживание, еду и развлечения могут быстро возрасти.
• Использование ресурсов. Организация личной встречи требует больше времени, чем виртуальное общение.
• Географические ограничения: личные встречи неудобны для глобальных команд и клиентов.

2) Видеоконференции

Независимо от того, работают ли ваши сотрудники из дома или общаются с клиентами по всему миру, видеоконференции — это канал связи, который объединяет распределенные команды.

Считайте, что это лучший вариант после личного общения. Это позволяет участникам улавливать мимику, передавать человеческие эмоции, смотреть в глаза и понимать чью-то уникальную личность.

Популярное программное обеспечение для видеоконференций включает Zoom, Google Meet и Nextiva . Эти высокопроизводительные инструменты позволяют командам проводить видеоконференции, делиться своим экраном, общаться в чате с участниками и многое другое.

Плюсы видеоконференций:

• Глобальный охват: общайтесь с клиентами, партнерами, коллегами и клиентами в любой точке мира.
• Экономия времени и денег. Сократите количество ресурсов, затрачиваемых на личные встречи (например, ужины, гостиницы и кофе).
• Возможность записи и расшифровки: легко записывайте или расшифровывайте свою встречу для использования в будущем.
• Тонкости общения: избегайте недоразумений и устанавливайте взаимопонимание, наблюдая за социальными сигналами с помощью видео.

Минусы видеоконференций:

• Требования к подключению. Для проведения высококачественных и надежных собраний участники должны иметь надежное подключение к Интернету.
• Менее личное. Виртуальная встреча менее личная, чем встреча лицом к лицу.
• Усталость экрана. Перегрузка виртуальными собраниями может вызвать усталость экрана. Общие симптомы включают напряжение глаз, головные боли и трудности с концентрацией внимания.

3) Телефонные звонки

Телефонные звонки — это быстрые, прямые и немедленные формы общения. Они личные и практичные, что делает их идеальными для тех случаев, когда вам нужны ответы.

Они помогают командам сократить поток электронной почты и избежать хлопот, связанных с планированием виртуальных встреч, сохраняя при этом человеческий фактор в соединении. Вот почему 67% мобильных сотрудников сообщают о повышении производительности и возможности решения проблем благодаря простому звонку.

Телефонные звонки, как невоспетые герои делового общения, относительно просты. Участникам необходим доступ к классической стационарной линии связи, сотовому телефону или услуге VoIP.

Плюсы телефонных звонков

• Индивидуальный подход: учитывает такие тонкости, как интонации голоса и паузы.
• Быстро и удобно: идеально подходит для срочного общения или простых вопросов, требующих участия конкретного человека.
• Доступность: у большинства людей уже есть доступ к телефону.
• Низкая стоимость: телефонные системы экономичны, а VoIP экономит предприятиям до 60% .

Минусы телефонных звонков

• Безличный: невербальные сигналы общения, такие как язык тела и зрительный контакт, недоступны.
• Отсутствие визуальных эффектов. Отсутствие визуального контекста может привести к неправильной интерпретации тона или сообщения.

Связанная статья

Что такое виртуальная телефонная система и как она работает?

4) Текстовые сообщения

Текстовые сообщения — это быстрые, эффективные и ненавязчивые формы общения. Они являются идеальным выбором для быстрого обновления команды, простых вопросов и моментов «к вашему сведению», не требующих длительного ответа.

Компании также все чаще используют SMS в качестве ключевого канала связи для своих клиентов благодаря исключительно высокому уровню открытий (98%). Благодаря такому высокому уровню вовлеченности SMS-рассылка становится легкой задачей для многих компаний: 90% из них сообщают об успешных маркетинговых кампаниях по SMS.

Базовое приложение для обмена текстовыми сообщениями, такое как WhatsApp, Facebook Messenger, стандартные приложения для обмена сообщениями на мобильных телефонах или служба на основе VoIP, такая как Nextiva, — это все, что вам нужно, чтобы начать работу с этой формой общения.

Плюсы текстовых сообщений

• Скорость, эффективность и доступность: доставка сообщений происходит в режиме реального времени, улучшает сотрудничество с командами и укрепляет связи с клиентами. Более того, почти у каждого есть доступ к мобильному телефону с приложением для обмена текстовыми сообщениями.
• Минимальное вмешательство: телефонные звонки и виртуальные встречи часто мешают рабочему процессу человека. Текстовые сообщения минимально нарушают их график.
• Возможности ведения записей. В отличие от телефонных звонков, обмен текстовыми сообщениями позволяет сохранять подробный архив вашего разговора.

Минусы текстовых сообщений

• Не хватает нюансов: легко неправильно истолковать тон, значение и современные сокращения текстовых сообщений.
• Неформальное общение. Оно может подходить не для всех деловых сообщений, особенно для общения с высокими ставками.
• Может показаться навязчивым: слишком много текстовых сообщений в определенное время дня может показаться некоторым навязчивым.

5) Записанное видео

Виртуальным встречам часто не хватает времени и глубины, необходимых для правильной передачи вашего сообщения; записанное видео может помочь заполнить пробелы.

Запись видео с визуальными эффектами или без них позволяет вам передать все моменты, которые вам необходимо осветить, а получатель может сохранить запись для долгосрочного использования.

Когда-то видео было сложной средой для создания и редактирования, но теперь, благодаря революционным платформам редактирования и хостинга, таким как YouTube, Vidyard и Loom, вы можете быстро создавать и публиковать видео за считанные секунды.

Плюсы записанного видео

• Удобство: запишите свое сообщение один раз и поделитесь им с любым количеством получателей. Получатели могут просматривать видео по собственному расписанию.
• Возможность повторного использования: создайте одно видео и при необходимости отправьте его или отредактируйте несколько раз. Он идеально подходит для образовательных целей.
• Персонализация: настройте запись, включив в нее уникальные ссылки для зрителя, что повысит доверие и повысит эффективность вашего сообщения.

Минусы записанного видео

• Не хватает взаимодействия: видео не хватает двустороннего взаимодействия и аутентичности, необходимых для формирования прочных отношений.
• Требует времени: для производства, съемок и редактирования более сложных записей может потребоваться больше времени.
• Требуются навыки редактирования. Независимо от того, пользуетесь ли вы мобильным телефоном или снимаете красивое видео, для получения правильного окончательного варианта могут потребоваться навыки редактирования.

6) Командный чат

Платформы командного чата заменили электронную почту в качестве основного метода общения для многих команд: 65% компаний из списка Fortune 100 полагаются на эти приложения как часть своего набора технологий делового общения.

Менее формальные, чем электронная почта, платформы для обмена командными сообщениями создают командную атмосферу в Интернете, способствуют развитию быстро развивающейся бизнес-культуры и расширяют возможности совместной работы.

Ведущие инструменты, такие как Microsoft Teams, Slack и Nextiva, представляют собой цифровые центры для команд, которым нужно место для общения, обмена информацией и файлами, а также для быстрого развития бизнеса.

Плюсы командного чата

• Мгновенная связь. Как и обмен текстовыми сообщениями, командный чат позволяет быстро реагировать на сообщения и запросы.
• Улучшенное сотрудничество: легко обменивайтесь файлами, комментариями и идеями в режиме реального времени.
• Мобильность. Благодаря настольным и мобильным приложениям современные инструменты командного чата доступны в любом месте и в любое время.

Минусы командного чата

• Неформальное общение. В отличие от электронной почты, командный чат рассматривается как менее формальный канал общения и может выглядеть менее профессиональным.
• Отвлекающие уведомления. Постоянный поток уведомлений может снизить повседневную продуктивность.
• Пропущенные сообщения. В больших командах пропущенные сообщения вполне возможны, учитывая большое количество ежедневных уведомлений.

7) Электронная почта

Электронная почта — это надежная цифровая рабочая лошадка делового общения: сотрудники получают в среднем 74 электронных письма в день и отправляют 26 электронных писем в день.

Письменные каналы идеально подходят для отправки подробных сообщений, общения с официальными контактами и ведения четких записей деловых разговоров.

Хотя безопасность электронной почты значительно улучшилась, отправлять конфиденциальную деловую информацию по электронной почте не рекомендуется.

Доказательства против электронной почты могут быть неопровержимыми: 80% организаций по всему миру столкнулись с увеличением количества фишинговых атак по электронной почте, а 92% организаций стали жертвами этих ловушек в 2022 году.

Классические инструменты, такие как Gmail, Outlook и Yahoo Mail, представляют собой гигантские почтовые платформы, предлагающие безопасные и надежные функции для предприятий любого размера.

Плюсы электронной почты

• Доступность: электронная почта работает на различных распространенных устройствах, что делает ее гибкой и удобной формой общения.
• Широкое использование: электронная почта является общепринятой формой цифрового делового общения, и с ней комфортно работать почти каждому.
• Профессионал: электронная почта рассматривается как формальное и профессиональное средство общения, подходящее для всех типов деловой переписки.

Минусы электронной почты

• Небезопасно: сотрудники могут легко стать жертвой фишинговых атак и других видов мошенничества с электронной почтой, которые могут поставить под угрозу конфиденциальную деловую информацию.
• Нежелательно: деловые почтовые ящики часто перегружены спамом.
• Небезопасно: без соответствующего шифрования электронная почта уязвима для несанкционированного перехвата и подвергает риску конфиденциальную деловую информацию.

8) Социальные сети

Социальные сети — это важный канал коммуникации, который позволяет предприятиям зажигать и развивать новые отношения в Интернете.

Независимо от того, устанавливаете ли вы связи с новыми клиентами, общаетесь с потенциальными клиентами в комментариях или ведете более длительные беседы посредством прямых сообщений, общение в социальных сетях — это еще один способ для бизнеса завоевать доверие, передать ценности бренда и взаимодействовать с аудиторией.

Для многих компаний платформы социальных сетей, такие как LinkedIn, X, Facebook, Instagram и TikTok, позволяют им связаться с новым типом клиентов. Более того, непринужденный характер каналов добавляет аутентичный компонент, уникальный для платформ.

Плюсы социальных сетей

• Прямое взаимодействие: обойдите барьеры связи, обратившись напрямую к вашему целевому клиенту или покупателю через его страницу в социальной сети.
• Создание бренда и авторитета: создавайте контент и диалоги, которые укрепляют ваш авторитет и доносят историю вашего бренда до широкой аудитории.
• Глобальный охват: Взаимодействуйте с существующими и потенциальными клиентами и клиентами по всему миру.

Минусы социальных сетей

• Подвержен негативной реакции общественности: негативные разговоры в комментариях могут иметь неприятные последствия и создать кошмар для связей с общественностью.
• Ресурсоемкость: социальным сетям требуется постоянный поток контента для роста и поддержания видимости вашей аудитории.
• Низкая видимость: запутанные алгоритмы социальных сетей могут помешать вашему контенту достичь нужной аудитории.

9) Блоги

Блог — это уникальный способ изучить темы, связанные с бизнесом, продемонстрировать свой опыт и создать сообщество среди ваших самых лояльных клиентов, клиентов или сотрудников.

Вы можете начать вести блог, сначала выбрав нишу, связанную с вашим бизнесом. Напишите контент, который заинтригует вашу целевую аудиторию, решит ее самые большие проблемы или привьет большее чувство общности.

Примеры блогов, которые могут использовать предприятия, включают блоги компаний и внутренние командные блоги.

Плюсы блогов

• Мысльное лидерство: немногие каналы коммуникации повышают авторитет так же, как подробный контент в блогах.
• Видимость в Интернете: публичный блог с эффективной стратегией SEO повысит привлекательность вашего сайта для поисковых платформ, таких как Google.
• Генерация потенциальных клиентов. Блоги, ориентированные на ценность, с убедительными призывами к действию могут стать эффективными инструментами для стратегии привлечения потенциальных клиентов вашего бизнеса.

Минусы блогов

• Ресурсоемкость: последовательное ведение блога требует еженедельного подробного контента, создание которого требует больших затрат и времени.
• Медленные результаты. Чтобы увидеть результаты вашего высококачественного контента, могут потребоваться недели, если не месяцы.
• Объем контента. Для роста блога требуется постоянный выпуск контента из недели в неделю.

Выбор лучшего метода связи

Выбирая один или несколько инструментов коммуникации, прежде чем сделать свой выбор, учтите несколько факторов. Спроси себя:

• Насколько вы и получатель доверяете каналу связи?
• Каково предполагаемое воздействие вашего сообщения?
• Существуют ли проблемы конфиденциальности и безопасности?
• Как быстро вы хотели бы, чтобы его доставили?

Обратите внимание на свои цели, но также подумайте, как выбранное средство массовой информации и комбинация сообщения могут повлиять на вашего получателя. Получите ли вы ответ, которого ожидаете? Повлияет ли это на ваши деловые отношения положительно или отрицательно?

Анализ этих ключевых моментов облегчает принятие решений, когда дело доходит до формирования коммуникаций вашей компании.

Доверие и знакомство

Подумайте, насколько вы и ваш получатель знакомы с выбранным каналом. Общее средство коммуникации, которое вы часто используете, может повысить доверие и привести к более эффективному общению в будущем.

Влияние сообщения

Каждая платформа имеет свои сильные и слабые стороны при передаче тона голоса, срочности, ясности, профессионализма и авторитета. Соответствует ли тон вашего сообщения выбранному вами каналу?

Зарезервируйте деликатные темы для электронной почты или личного общения и быстро доставляйте обновления с помощью мгновенных сообщений.

Конфиденциальность и безопасность

Насколько конфиденциальна информация, которой вы делитесь? Платформы, предлагающие шифрование, двухфакторную аутентификацию и строгую защиту данных, имеют решающее значение для конфиденциального общения.

Это особенно важно для компаний, имеющих дело с конфиденциальными личными данными, интеллектуальной собственностью или финансовыми данными.

Скорость и масштабируемость

Скорость доставки иногда может решить или разрушить деловую сделку. Доступ к каналам, которые способствуют оперативности и оперативности, имеет важное значение в некоторых деловых случаях.

То же самое и с масштабируемостью. Малый бизнес может поначалу хорошо функционировать, используя только электронную почту. По мере их роста более сложные платформы могут иметь больше смысла для удовлетворения их сложных потребностей.

Для глобальных команд, работающих в нескольких часовых поясах, лучше всего подойдет платформа, в которой приоритет отдается инструментам асинхронной связи .

Лучшие практики делового общения

С ростом числа компаний, использующих возможности глобальной удаленной работы , современные передовые методы общения постоянно меняются.

Вот три передовых метода, которые офисные, гибридные и удаленные компании могут использовать для управления своим общением и одновременного повышения своей производительности:

• Распространяйте свое сообщение по нескольким каналам: наличие разных типов каналов связи увеличивает эффективность вашего сообщения, удовлетворяет больше разнообразных коммуникационных потребностей вашей команды и согласовывает ваше сообщение и вашего получателя с правильным каналом.
• Используйте единую платформу для делового общения . Выбор универсальной платформы для делового общения позволяет избежать стресса, связанного с управлением требованиями безопасности и конфиденциальности нескольких платформ. Повысьте вовлеченность и производительность, сосредоточив все свое деловое общение в одном центральном центре.
• Выбирайте асинхронную связь для повышения эффективности . Инструменты асинхронной связи (электронная почта, записанное видео, командный чат, чат-бот и т. д.) позволяют членам команды или клиентам получать сообщения и отвечать на них в удобном для них темпе, делая работу более приятной.

Лучшее решение для оптимизации ваших коммуникаций

Выбор лучших каналов коммуникации для вашего бизнеса — это не столько выбор самого блестящего инструмента, сколько определение идеального сочетания каналов для ваших конкретных потребностей.

Правильные каналы связи и инструменты управления проектами варьируются от компании к компании. Некоторые ключевые моменты, которые следует учитывать, включают требования конфиденциальности и безопасности, а также скорость доставки.

Выбор слишком большого количества инструментов также не идеален.

Вот почему универсальная платформа, такая как Nextiva, — отличный вариант для управления вашим деловым общением. Благодаря множеству каналов на одной централизованной платформе Nextiva упрощает задачу управления огромным количеством разговоров в вашем бизнесе.

Поскольку уровень выгорания растет, а корпоративное благополучие становится приоритетом, инструменты асинхронной коммуникации становятся необходимыми. Предоставление членам команды возможности потреблять информацию и отвечать на сообщения в удобном для них темпе снижает отвлекающие факторы и повышает производительность — беспроигрышный вариант для всех!

Часто задаваемые вопросы