Что такое переадресация деловых звонков и как ее настроить?

Переадресация звонков позволяет компаниям воспользоваться возможностями с момента «звонка».

Представьте, что вы путешествующий продавец. Всегда в движении, встречаемся с клиентами изо дня в день. Если клиент звонит по номеру вашего офиса , вы не можете позволить ему переключиться на голосовую почту или прервать звонок.

Ваш ответ имеет решающее значение для ваших отношений с ними. Функции переадресации вызовов помогут вам отвечать на входящие вызовы и гарантировать, что они дойдут до нужного человека или устройства.

Будь то в машине или в кафе, вы можете быть уверены, что вам ответят на деловые звонки .

Что такое переадресация деловых звонков?

Переадресация деловых звонков переводит входящие вызовы на другой местный номер или мобильное приложение. Несколько правил переадресации вызовов работают вместе и могут быть объединены для эффективной и точной маршрутизации вызовов.

Пунктом назначения может быть номер голосовой связи по Интернет-протоколу (VoIP), стационарный или телефонный номер, мобильный телефон, виртуальная телефонная система, международный номер или автосекретарь. Переадресация вызовов позволяет звонкам следовать за вами, куда бы вы ни пошли.

В системе VoIP управление вызовами происходит мгновенно, что позволяет клиентам избежать каких-либо задержек. Когда клиент звонит на ваш бесплатный номер или номер VoIP, коммуникационная платформа принимает звонок, проверяет правила переадресации и соответствующим образом направляет вызов.

Облачные телефонные службы учитывают ваши предпочтения при принятии решения о том, кому следует ответить на звонок, когда исходный номер занят, отключен от сети или в типичных ситуациях, когда члены вашей команды не могут ответить.

Чем она отличается от традиционной переадресации звонков

Переадресация вызовов на основе VoIP существенно отличается от традиционных вариантов переадресации вызовов. Выбор первого варианта дает вам достаточную гибкость, функции и возможности настройки.

Традиционные системы переадресации вызовов могут не соответствовать потребностям вашей компании, но услуга VoIP этого не делает.

Вот чем VoIP отличается от традиционной переадресации вызовов:

• Предлагает последовательный звонок. Вызовы поступают на несколько номеров, прежде чем они достигнут пункта назначения. Например, при поступлении звонка сначала звонит ваш рабочий телефон, затем мобильный и рабочий стол ваших коллег, если вы недоступны.
• Предоставляет возможности маршрутизации на основе времени. Переадресация звонков на номера в зависимости от времени суток. Например, входящий звонок в рабочее время в нерабочее время будет отправлен вашему коллеге, работающему в смену после вашей.
• Условно переадресует вызов. Перенаправляет вызов в соответствии с заданными условиями, такими как состояние линии или идентификатор вызывающего абонента. Например, когда ключевой клиент звонит на ваш рабочий номер телефона, а вас нет в офисе, вы можете переадресовать его на свой личный номер или новый номер через службу VoIP.

Традиционная служба переадресации звонков сообщает клиенту, что звонок переадресуется. Исследование Zendesk, проведенное в 2020 году, показало, что перевод звонков между отделами раздражает семь из 10 клиентов.

Поставщики VoIP для бизнеса, такие как Nextiva, помогут вам избежать подобных неприятностей для клиентов, сделав перевод вызовов быстрым и простым.

Как работает переадресация бизнес-звонков

Переадресация деловых звонков осуществляется в три этапа, гарантируя, что вы ответите на важные звонки:

1. Получать. Когда кто-то набирает ваш номер VoIP, вызов проходит через поставщика услуг VoIP. Сервер точно знает, что делать с входящим вызовом. Вы можете запрограммировать его в соответствии с потребностями бизнеса.
2. Процесс. Поставщик VoIP следует ряду правил для определения номера переадресации вызовов. Вы всегда можете переадресовать вызовы или просто переадресовать, если не можете ответить. Ваш поставщик услуг VoIP учитывает ваши потребности и предпочтения.
3. Соединять. Платформа связи соединяет вызов с устройством, добавочным номером или внешней телефонной линией. Передача быстрая, и звонящий не воспринимает ее как задержку. Однако если вы установили правила переадресации только в том случае, если вы не берете трубку, телефонная система вам позвонит.

Для более масштабных приложений, например, в колл-центре, входящие вызовы могут маршрутизироваться на основе набранного виртуального номера телефона, выбора автосекретаря и набора навыков оператора колл-центра. Звонки часто возвращаются в очередь звонков, когда агенты колл-центра недоступны.

Общие правила переадресации деловых звонков

Случаи переадресации звонков могут быть разными для крупного и малого бизнеса.

Некоторые могут сочетать его с маршрутизацией вызовов, организацией очереди или интерактивным голосовым ответом (IVR), в то время как другие используют переадресацию вызовов для перенаправления вызовов, когда они находятся в отпуске и выходят из офиса.

Приведенные ниже правила помогут вам настроить параметры переадресации вызовов в соответствии с вашими предпочтениями.

Переадресация всегда

Вы можете установить это правило для автоматической переадресации всех входящих вызовов на другое устройство или номер. Обычно это правило помогает, когда вы уходите из офиса на длительный срок, например, в отпуск.

Если для VoIP установлено значение «Всегда переадресовывать вызовы», вы можете принимать деловые звонки на сотовый телефон.

Выберите выделенный номер, а обо всем остальном позаботится ваш поставщик услуг VoIP. Некоторые системы уведомляют исходный номер при переадресации вызова. Вы можете просмотреть эти уведомления в интерфейсе VoIP.

Вы знали? VoIP Nextiva позволяет перенаправлять вызовы пользователю, группе или автосекретарю. И настроить его легко — убедитесь сами .

Выборочная переадресация вызова

На основе установленных правил вы можете выборочно маршрутизировать отдельные вызовы на определенный номер.

Предположим, вы уходите из офиса на несколько дней, но хотите быть уверены, что вам позвонят ваши ключевые клиенты. Добавьте их номер в VoIP и перенаправляйте их звонки на свой мобильный телефон.

Благодаря переадресации вызовов VoIP от Nextiva вы можете получать напоминание об обратном звонке всякий раз, когда он перенаправляет вызов. Это помогает вам удержать потенциально ценные возможности, сохраняя при этом свой страх упустить (FOMO).

Вот как Nextiva помогает вам переадресовывать звонки от избранных клиентов.

Переадресация, когда занято

Если вы заняты другим звонком или просто отдыхаете, это правило поможет перенаправить вызовы на другой номер и даже на ящик голосовой почты. Это очень полезно, когда вы отключили ожидание вызова или система служебного телефона дремлет в режиме «Не беспокоить» (DND).

Благодаря услуге VoIP звонящие не будут получать сигнал «занято», поскольку система быстро перенаправит их на другое подходящее устройство, будь то iPhone, Android или любое другое устройство.

Переадресация при отсутствии ответа

Вы можете настроить поставщика услуг VoIP на переадресацию вызовов на другой номер, если на них не ответили в течение заданного количества звонков. Это помогает предотвратить попадание звонящих на голосовую почту и соединяет их с другим человеком.

Звонки без ответа могут легко ухудшить качество обслуживания звонящего. Около 67% клиентов в отчаянии бросают звонки, когда не могут связаться со службой поддержки.

Ваши клиенты чувствуют большую поддержку, когда вы сознательно пытаетесь избежать подобных ситуаций.

Вот пример установки этого правила для VoIP Nextiva. Переадресация звонков после трех звонков.

Практический пример: Узнайте, как компания 88.7 The Bridge использовала Nextiva для улучшения переадресации вызовов и оптимизации управления коммуникациями.

Переадресация, когда недоступен

Есть вещи, находящиеся вне вашего контроля. Что бы вы сделали, если бы вся ваша система поддержки или успеха отключилась из-за сбоя?

Вы можете переадресовывать вызовы на другие номера, если исходные номера отключаются от сети. Это поможет вам обеспечить постоянную поддержку даже в условиях тестирования.

Переадресация местоположения

Когда сбои происходят в определенном месте, становится сложно перенаправить клиентов в том же регионе. С помощью переадресации местоположения вы можете настроить VoIP для переадресации всех вызовов в пределах региона на устройства в других офисах с другим кодом местного региона.

Каковы преимущества переадресации вызовов для бизнеса?

Переадресация вызовов помогает максимизировать производительность, особенно когда компании внедряют гибридную рабочую среду. Это не оставляет места для пропуска звонка.

Ниже приведены некоторые другие заметные преимущества, которые он предлагает предприятиям.

• Удобство. Вы можете принимать звонки на любой телефон, что делает предприятия доступными круглосуточно. Когда кто-то из ваших специалистов по продажам или поддержке выходит из строя, вы можете быть доступны для клиентов, перенаправляя звонки остальным членам команды.
• Гибкость. Правила маршрутизации позволяют вам адаптировать поставщика услуг VoIP в соответствии с вашими предпочтениями. Например, система перенаправляет вызовы в зависимости от времени суток или идентификатора вызывающего абонента.
• Поддерживает распределенную рабочую силу. Когда команды разбросаны по всему миру, переадресация вызовов VoIP помогает вам связаться с нужным человеком независимо от его физического местонахождения. Вашей команде ИТ-специалистов или администраторов не нужно переключать свое внимание на распределение звонков. VoIP делает это за вас, делая ИТ-команды более эффективными в том, что они делают лучше всего.
• Предотвращает упущенные возможности. Ваша команда может отдыхать, но это не относится к бизнесу. Отказ от помощи клиентам может иметь неприятные последствия для роста вашего бизнеса. Вы не можете позволить себе пропущенные звонки клиентов. Эти звонки позволяют командам, работающим с клиентами, привлекать звонящих, когда они проявляют интерес. Переадресация вызовов VoIP помогает использовать такие возможности.
• Улучшает обслуживание клиентов. Лишь некоторые клиенты проявляют терпение, когда дело доходит до решения вопросов и проблем покупателей и пользователей. В таких случаях необходимо убедиться, что за ними присматривают. VoIP перенаправляет эти вызовы доступным агентам, не переводя их несколько раз и не организовывая обратные вызовы.

Практический пример: EagleRider использует Nextiva для обеспечения превосходного обслуживания клиентов. Программное обеспечение помогает EagleRider перенаправлять звонки своей команде в Лас-Вегасе, если исходный номер отключается от сети или не отвечает.

Функции VoIP, улучшающие переадресацию вызовов

Управление коммуникациями требует большего количества возможностей и функций для создания бесперебойного внутреннего рабочего процесса. Эти функции пригодятся при оптимизации общего управления деловыми коммуникациями компании.

Одновременный звонок

Одновременный звонок увеличивает шансы команды, работающей с клиентами, принять звонок. Каждое зарегистрированное устройство звонит одновременно с звонком. Помните, это не просто офисный телефон; это каждое устройство, которое вы настроили.

При одновременном звонке повышается вероятность того, что вы быстро ответите на звонок с одного из зарегистрированных устройств. Например, ваши агенты могут выбрать, отвечать на звонок на стационарном или мобильном телефоне.

Транскрипция голосовой почты в электронную почту

Поставщики услуг VoIP преобразуют сообщения голосовой почты в текст и отправляют их в почтовые ящики. Это помогает вести учет и позволяет команде быстро сканировать содержимое голосовой почты, не прослушивая звук целиком. Это экономит время. Команды могут инвестировать сэкономленное время в мероприятия, которые еще больше повысят качество их поддержки.

Более того, общий контент голосовой почты помогает командам лучше координировать свои действия и сотрудничать. Это обеспечивает единообразие контекста, даже если с клиентом взаимодействует более одного человека.

Расширенная маршрутизация вызовов

Расширенная маршрутизация вызовов направляет вызовы людям, более способным ответить на конкретный запрос клиента. Вы можете настроить правила маршрутизации вызовов на основе таких факторов, как идентификатор вызывающего абонента или время суток.

Однако наличие квалифицированного специалиста поддержки может варьироваться. Было бы полезно, если бы вы использовали технику переадресации вызовов для перенаправления вызовов другому специалисту.

VoIP от Nextiva позволяет создавать более сложные пути потока вызовов для эффективного управления каждым вызовом.

Очереди звонков

Каждая команда, работающая с клиентами, по-разному взаимодействует со своими клиентами. Программное обеспечение VoIP добавляет входящие вызовы в очередь, когда все заняты. Он обеспечивает настраиваемую музыку или сообщения на удержании, побуждая вызывающих абонентов сохранять терпение.

Объедините организацию очереди вызовов с переадресацией вызовов, чтобы направить вызовы следующему доступному представителю, который сможет эффективно удовлетворить потребности клиентов и варианты использования.

Системы интерактивного голосового ответа (IVR)

Система IVR позволяет звонящим самостоятельно выбирать отдел или услугу, которые им нужны. Вы можете объединить это с переадресацией вызовов, чтобы направить звонящих на деловую или личную телефонную линию, наиболее подходящую для их уникальных потребностей. Он не требует ручного вмешательства.

Система автоматически отправляет звонящего к человеку, который сможет его поддержать, создавая для него отличные впечатления.

Начните переадресовывать деловые звонки сегодня

Переадресация вызовов позволяет вашему бизнесу работать, даже если ваша команда не работает. Его гибкость учитывает потребности вашего бизнеса и клиентов, поэтому вы никогда не упустите ни одной детали.

Nextiva не зря является лучшей телефонной системой для бизнеса. Он предлагает расширенные функции, такие как маршрутизация вызовов, запись вызовов, очереди вызовов и IVR. Его легко настроить и использовать, что делает его популярным выбором для более чем 150 000 компаний .

Вы получаете полную поддержку с момента начала использования Nextiva. Переадресация деловых звонков очень проста, и вы можете изменить ее в любое время.

Перейдите на лучший телефонный сервис для вашего бизнеса . Посмотрите, как ваша команда работает эффективнее с помощью Nextiva. Получите бесплатное ценовое предложение без каких-либо обязательств сегодня .