Как начать отслеживать свое время

Включение отслеживания времени в вашу рабочую рутину может быть сложной задачей, как и в случае с любой практикой, которая все еще является новой для вас. Независимо от того, хотите ли вы добавлять свое рабочее время в табель учета рабочего времени еженедельно или ежедневно отслеживать время с помощью таймера, слишком легко забыть сделать это. По крайней мере, сначала.

В этой статье мы предлагаем 10 советов, которые помогут вам начать отслеживать время на регулярной основе и превратить это занятие в привычку.

1. Четко объясните, почему вы будете отслеживать время

Если вы заранее не решите, почему вы хотите отслеживать время, вам будет сложнее внедрить эту практику, поэтому сначала подумайте о своих причинах:

• Хотите отслеживать время, чтобы более точно выставлять счета своим клиентам?

Отслеживание времени может помочь вам проще и точнее выставлять счета своим клиентам. Например, если вы выставляете своим клиентам счет на 20 долларов в час и отслеживаете 20 часов работы над конкретным проектом, вы сразу узнаете, что вам нужно выставить счет на 400 долларов за работу над этим проектом.

• Хотите отслеживать время, чтобы анализировать свою продуктивность?

Отслеживание времени может помочь вам понять, как вы на самом деле тратите время, когда должны работать над проектом. Например, возможно, вы только думаете, что тратите 8 часов в день на работу над проектом. Но результаты вашего времени могут показать, что вы тратите 5 часов этого времени на электронные письма, встречи или просто откладываете на телефоне.

• Хотите отслеживать время, чтобы оценить свою прибыльность?

Отслеживание времени может помочь вам сравнить время, которое вы тратите на проект, с деньгами, которые вы зарабатываете на нем, чтобы понять, действительно ли ваши время и усилия окупаются. Например, если вы выставляете счет в размере 400 долларов США за 20 часов работы, но тратите 500 долларов США на рабочее оборудование и использование Интернета в течение этого времени, вы на самом деле тратите больше, чем зарабатываете, и вам необходимо соответственно увеличить почасовую ставку.

• Ваша компания требует от вас учета рабочего времени?

Эта четвертая причина связана с политикой компании, которая исключает ваше собственное желание отслеживать время. Но то, что вы не решили отслеживать время самостоятельно, не означает, что вышеперечисленные преимущества на вас не распространяются. Вы по-прежнему сможете помочь своей компании точно выставлять счета клиентам, а также улучшить бизнес-процессы за счет анализа отчетов о производительности и прибыльности вашей команды.

Как только вы поймете, почему вы хотите или должны отслеживать время, вам будет намного легче внедрить эту практику.

2. Определите свой режим отслеживания времени

Чтобы культивировать практику отслеживания времени, вам нужно решить, как будет выглядеть успешная процедура отслеживания времени для вас — и какой подход вы должны использовать, чтобы воплотить ее в жизнь.

Определите основы вашей процедуры отслеживания времени

Во-первых, подумайте, когда вы хотите отслеживать время. Будете ли вы делать это во время работы или когда закончите работу? Ответ прояснит, как вы должны отслеживать время:

• Хотите отслеживать время во время работы? Вам нужно будет сделать это с помощью таймера.
• Хотите добавить время после работы? Вам нужно будет сделать это вручную, добавив продолжительность для ваших проектов и задач.

То же самое применимо, если вы хотите построить свою процедуру отслеживания времени, выбрав сначала метод:

• Хотите отслеживать время с помощью таймера? Вам нужно будет делать это ежедневно, принимая меры предосторожности, которые гарантируют, что вы не забываете запускать и останавливать таймер, когда начинаете и заканчиваете работу.
• Хотите добавить время вручную? Вы сможете сделать это после завершения задачи, проекта, рабочего дня или рабочей недели. Кроме того, добавляя время вручную, вы также сможете добавить время заранее. Это может быть подходящим дополнением к вашей рутине, если вы работаете по расписанию и чувствуете необходимость добавить «8 часов в понедельник, 4 января» в свое программное обеспечение для учета рабочего времени, как только вы планируете работать, даже если это это на неделю вперед.

Определите дополнительные детали для вашей процедуры отслеживания времени

После того, как вы решили, когда и как вы хотите отслеживать время, вам нужно будет уделить внимание деталям:

Как вы будете подходить к отслеживанию времени с помощью таймера?

• Остановите ли вы время, когда пойдете на небольшой перерыв?
• Будете ли вы отслеживать различные задачи в рамках проекта отдельно?

Если вы добавляете время вручную, когда вы это сделаете?

• Как вы заканчиваете каждое занятие?
• В конце рабочего дня?
• Или, может быть, каждую пятницу?

Какие данные вы добавите для классификации?

• Будете ли вы определять и добавлять проекты?
• Будете ли вы определять и добавлять теги и задачи?
• Будете ли вы добавлять комбинацию проектов, задач и тегов?

Как только вы ответите на эти вопросы, вы получите более четкое представление о том, какой режим учета времени вы хотите использовать.

3. Начните процедуру отслеживания времени в меньшем масштабе.

Чтобы начать отслеживать время или регулярно заниматься какой-либо практикой, вам понадобится сила воли .

Согласно исследованиям, сила воли напоминает мышцу: чем больше вы ее используете в течение дня, тем больше она устает. Но, учитывая, что мышцы укрепляются, чем больше вы их используете с течением времени , дальнейшие исследования показывают, что вы можете укрепить свою силу воли, чем больше вы привержены своим привычкам.

Итак, вместо того, чтобы с головой погрузиться в практику отслеживания времени с самого начала, начните с малого.

Вместо того, чтобы отслеживать время для всех проектов и перерывов с помощью таймера, добавлять задачи и теги ко всем записям времени, а затем генерировать несколько типов отчетов каждую неделю, начните с регулярного добавления времени вручную:

• В конце каждого рабочего дня выделите 5 минут, чтобы вручную добавить время, которое вы потратили на определенные проекты в этот день (например, 3 часа для «Проекта А» и 5 часов для «Проекта Б»).
• Пока не утруждайте себя добавлением задач или тегов, созданием отчетов на регулярной основе или отслеживанием времени для каждого отдельного действия с помощью таймера.

Согласно исследованию 2009 года, опубликованному в Европейском журнале социальной психологии, в среднем требуется 66 дней, чтобы сформировать новую привычку, при этом минимум 18 дней.

Итак, будьте терпеливы к себе, пока не начнете регулярно следовать своей основной рутине отслеживания времени, не задумываясь об этом.

4. Вводите новые аспекты отслеживания времени постепенно

Как только вы привыкнете отслеживать время в меньшем масштабе, пришло время расширить свою рутину. Например, как только для вас станет нормой добавлять время вручную каждый день в обязательном порядке, вы можете начать:

• добавление времени для перерывов
• отслеживание времени с помощью таймера
• добавление дополнительных сведений к записям вашего времени, таких как задачи и теги

Кроме того, просмотрите дополнительные функции вашего программного обеспечения для отслеживания времени и решите, какие другие элементы вы хотели бы начать внедрять в свою рутину в будущем.

Работайте над тем, чтобы привыкнуть к каждой функции за раз, пока не добавите ее в свой рабочий процесс естественным образом .

Если вы менеджер, желающий внедрить систему учета рабочего времени в своей команде, применим тот же совет — не внедряйте все аспекты учета рабочего времени сразу и наберитесь терпения, пока ваша команда приспосабливается.

5. Определите систему вознаграждения, чтобы мотивировать отслеживать время

Крис Бэйли, автор книги о продуктивности «Проект продуктивности » , предлагает начислять себе «очки привычки» каждый раз, когда вы успешно выполняете полезную привычку. Вы можете внедрить такую ​​систему поощрений, чтобы побудить себя продолжать практику отслеживания времени.

Допустим, у вас есть практика отслеживания времени проекта с помощью таймера, отдельного отслеживания времени перерыва и регулярного определения проектов, задач и тегов — вот как вы можете определить «точки привычки» для каждой части процесса:

• Запуск таймера при начале работы над проектом: 5 баллов
• Добавление описания, проекта, задачи и тега к записи времени работы: 5 баллов
• Останавливать таймер каждый раз, когда вы идете на перерыв: 5 баллов
• Запуск таймера при возобновлении работы над проектом: 5 баллов
• Запуск таймера для нового проекта или перерыва, каждый раз, когда вы останавливаете таймер для предыдущего проекта: 5 баллов
• Остановка последнего таймера в конце дня: 5 баллов

Всего это 30 баллов в день — вы можете вести контрольный список, который будете использовать каждый день для оценки своих результатов, либо в блокноте, либо в электронной таблице.

Когда вы заработаете максимальное количество баллов, не забудьте «нажиться» на этих баллах — награды важны для развития привычек, поскольку они представляют собой внешний мотиватор, призванный помочь вам продвигаться вперед в своей рутине.

Например, каждый день, когда вы отмечаете все пункты и набираете 30 баллов, вы можете посмотреть серию любимого телешоу или принять ароматизированную ванну после работы.

6. Свяжите отслеживание времени с уже имеющейся у вас практикой

Если у вас уже есть установленный рабочий распорядок, вы можете связать отслеживание времени с существующей рабочей привычкой и даже использовать свой тайм-трекер для отслеживания времени, которое требуется вам для выполнения указанной привычки.

Например, если вы обычно отвечаете на электронные письма в первый раз, когда начинаете работу в 9:00, а затем во второй раз в 16:30, прежде чем закончить работу в течение дня, объедините эту практику с отслеживанием времени. .

Если вы отслеживаете время во время работы, запустите таймер перед тем, как открыть свое первое электронное письмо, в 9:00, и остановите таймер, когда вы ответите на свое последнее электронное письмо за день в 17:00. То же самое относится и к ручному отслеживанию времени — просто добавьте свое рабочее время, как только закончите работу с электронной почтой в конце рабочего дня.

Если вы хотите начать использовать программное обеспечение для отслеживания времени, было бы идеально, если бы вы могли соединить его с другим программным обеспечением, которое вы используете — программное обеспечение для отслеживания времени обычно предлагает интеграцию с популярными приложениями, которые люди уже используют на регулярной основе, так что это должно не будет проблемой.

Например, если вы используете Trello для управления своими проектами и отслеживания хода выполнения задач, вы можете найти расширения для отслеживания времени, которые добавят кнопку отслеживания времени в ваши карточки Trello.

Допустим, у вас уже есть привычка перемещать карточки Trello по столбцам с названиями «Сделать», «Выполняется» и «Готово», что свидетельствует о вашем прогрессе в выполнении задач.

Когда вы перемещаете карточку из столбца «Сделать» в столбец «В процессе», просто соедините это действие с действием по нажатию кнопки отслеживания времени.

Точно так же, имея кнопку отслеживания времени в своих карточках, вы также облегчите запоминание остановки таймера при перемещении карточки из столбца «Выполняется» в столбец «Готово».

7. Отметьте дни, когда вы успешно выполняете процедуру отслеживания времени.

В те первые несколько месяцев, когда вы все еще строите свою практику отслеживания времени, заведите календарь, в котором вы будете отслеживать свои усилия. Этот совет исходит из популярной техники управления продуктивностью и временем под названием «Метод Сайнфельда» , которую вы должны применять следующим образом:

• Повесьте календарь на рабочем месте.
• Независимо от того, что влечет за собой ваша процедура отслеживания времени, каждый день, когда вы выполняете ее в соответствии с предписаниями, ставьте «X» для этого дня.
• Если вы будете отслеживать время каждый день, количество дней с «Х» будет расти.
• Вскоре вы построите цепочку дней, отмеченных «X», которая продемонстрирует вашу приверженность учету времени и мотивирует вас не пропустить ни одного дня и, таким образом, «разорвать цепочку».

Конечно, если вы ДЕЙСТВИТЕЛЬНО пропустите день, не волнуйтесь.

По словам Джеймса Клира, отдельные ошибки в вашей рутине формирования привычек мало что значат, если вы вернетесь на правильный путь как можно скорее. Так что, если вы забыли отследить время с помощью таймера на один день, это не значит, что все ваши предыдущие занятия практикой были напрасными.

Во-первых, вы всегда можете добавить пропущенное время вручную.

И, во-вторых, вы всегда можете приложить больше усилий, чтобы выполнить свою процедуру отслеживания времени, как и ожидалось, завтра.

8. Создайте рабочую среду, которая побуждает вас следить за временем

Лучшая мера предосторожности, которая поможет вам следить за временем, — это создать среду, которая будет побуждать вас заниматься практикой с самого начала рабочего дня.

Во-первых, вы можете установить веб-сайт вашего программного обеспечения для отслеживания времени в качестве стартовой страницы , т.е. той, которая появляется первой при запуске браузера. Если вы работаете в Google Chrome, вам просто нужно выполнить несколько шагов, чтобы включить это:

• нажмите на три точки в верхней части страницы браузера Chrome, чтобы получить дополнительные параметры.
• выберите «Настройки»
• в разделе «При запуске» выберите «Открыть определенную страницу или набор страниц».
• нажмите «Добавить новую страницу» и введите https://clockify.me/

Теперь каждый раз, когда вы открываете браузер, вам будет предложено рассмотреть возможность отслеживания времени на проект, задачу или даже некоторые повседневные действия.

В качестве другого решения вы также можете установить приложение для отслеживания времени на разных устройствах, чтобы значок приложения отображался на вашем рабочем столе и/или мобильном телефоне каждый раз, когда вы открываете свои устройства. Само присутствие приложения рядом с вашими рабочими папками и файлами может служить еще одним напоминанием о том, что вы должны отслеживать время.

9. Найдите ответственного партнера

Исследования Американского общества обучения и развития показывают, что у людей на 65% больше шансов достичь цели, если они передают это другому человеку. Более того, то же исследование показывает, что у людей на 95% больше шансов добиться успеха , если они проводят регулярные встречи по этому поводу со своими партнерами по подотчетности.

Как вы, наверное, догадались, вы можете внедрить эту практику ответственности во все, что вы делаете, включая учет рабочего времени:

• Если вы сотрудник, вы можете проявить инициативу и найти ответственного партнера среди своих коллег.
• Если вы являетесь менеджером, ответственным за людей, которые должны отслеживать время, вы можете назначить этих партнеров самостоятельно.

В любом случае партнеры по подотчетности могут затем проводить регулярные 10-минутные встречи в конце недели, чтобы оценить, соблюдают ли они предписанные процедуры учета времени, и даже обсудить некоторые идеи по улучшению.

10. Если вы занимаетесь управлением, подавайте личный пример учета рабочего времени.

Если вы менеджер, который пытается внедрить учет времени в рабочий распорядок вашей команды, лучший способ побудить их культивировать эту практику — подать им личный пример. В конце концов, если менеджер не готов прилагать усилия для отслеживания рабочего времени, реально ли ожидать, что эта привычка сохранится в команде?

Во-первых, подумайте о программе отслеживания времени, которую вы хотите установить. Объясните своей команде свои ожидания и объявите, что вы будете точно так же отслеживать время — и оставайтесь верными своему слову:

• Вы хотите, чтобы ваша команда отслеживала время не только проектов, но и задач, связанных с проектом? Убедитесь, что вы также различаете, над какими задачами, связанными с проектом, вы работаете, когда отслеживаете время.
• Вы хотите, чтобы команда добавила теги к записям времени, которые вы уже выставили клиенту, чтобы пометить их как таковые в вашем архиве учета рабочего времени? Убедитесь, что вы всегда добавляете тег «выставленный счет» к своим собственным записям времени.

Отслеживая время вместе со своей командой, вы сделаете их более удобными для самостоятельного внедрения этой практики.

Подведение итогов

Как и в случае с любой практикой, которую вы хотите включить в свой распорядок дня, выработка привычки отслеживать время потребует некоторого терпения. Как только вы поймете, почему вы отслеживаете время в первую очередь и какой распорядок вы хотите развивать, начните с основ и постепенно вводите дополнительные элементы отслеживания времени. Создайте рабочую среду, которая будет поощрять вас отслеживать время, и не забывайте следить за своим прогрессом, вознаграждать ваши успехи и следить за тем, чтобы вы несли ответственность за практику. Руководителям также рекомендуется подавать пример и отслеживать время вместе со своими командами. В результате всех перечисленных усилий и инициатив учет рабочего времени, скорее всего, станет регулярным, естественным элементом вашей рабочей рутины.