Лучшие способы эффективного общения на рабочем месте

Любое общение на рабочем месте должно быть четким, дружелюбным и легко оцениваемым. Это верно независимо от того, кто является целевой аудиторией. Неспособность эффективно общаться может повлиять на бизнес.

Фактически, при опросе 1000 ИТ-компаний более 1 из 4 проектов не смогли уложиться в сроки. Почему? Плохая связь. Это может произойти в любой отрасли. При правильном знании подобных ситуаций можно избежать.

Как создать эффективную коммуникацию на рабочем месте

Коммуникация важна для достижения успеха в командной обстановке. Связи помогают вам ставить цели, координировать усилия, создавать новые идеи и многое другое. Затем рабочие завершают успешные проекты вовремя. Что еще более важно, лидеры корректируют свои цели по мере необходимости.

Неэффективное общение может усугубить проблемы и вызвать задержки. Чем дольше длится проект, тем выше будет влияние плохой коммуникации.

Если вы хотите узнать, как более эффективно общаться на рабочем месте, следующие шаги — отличное место для начала.

Знай, с кем ты говоришь

Чтобы эффективно общаться, вы должны сначала подумать, с кем вы разговариваете. Не все одинаково обрабатывают информацию или хорошо реагируют на отдельные каналы связи. Выбор наилучшего способа общения является наиболее важной частью успешного общения на рабочем месте.

Например, те, кто занимает более высокие должности в компании, часто наиболее восприимчивы к критике и «негативным» отзывам. Во многих случаях они полностью игнорируют положительные комментарии. Для этих людей объективная информация, основанная на неопровержимых фактах, часто является наиболее ценной.

Держите свое сообщение ясным

После того, как вы обдумали, на что может ответить получатель, важно знать, что вы собираетесь сказать. Ясность и простота понимания помогают слушателю сосредоточиться именно на том, что ему нужно.

Оставайтесь восприимчивым и самосознательным

Если вы остаетесь позитивным и доступным, вы посылаете сигнал о том, что можете эффективно общаться. Рабочие чувствуют, что с вами можно поговорить. Когда люди приобретают репутацию неприступных, изменить это мнение может быть трудно.

Принять отзыв

Обратная связь сложна для доставки. Его можно быстро принять близко к сердцу. Однако, если вы хотите эффективно общаться со своими сотрудниками, это должно быть принято. Коммуникация редко бывает четкой, особенно когда задействована команда.

Принимая отзывы любого рода, важно оставаться активным слушателем. Вы должны объективно оценивать сказанное, а затем придумывать ответ. Если есть над чем поработать, поблагодарите другого человека за его вклад и вернитесь к нему, как только получите соответствующий ответ. Поспешность с выводами может замедлить коммуникативные усилия.

Различные типы общения на рабочем месте

Не каждый тип общения подходит для каждой группы и ситуации. Культура и происхождение могут влиять на то, какие формы общения являются наиболее эффективными или наиболее простыми в использовании для данной группы.

Однако также важно ограничить каналы связи, используемые данной командой или проектом. Если используется слишком много каналов, это может значительно увеличить время, необходимое членам команды для поиска важной информации.

Ниже приведены разделы, посвященные четырем наиболее распространенным инструментам для эффективного общения в рабочей среде. Есть также статистика и советы, которые помогут вам выбрать лучший вариант связи для вашего рабочего места.

Групповые презентации и встречи

Встречи могут быть удобными инструментами для эффективного общения, если вы будете помнить о нескольких правилах. Во-первых, ваши сеансы должны длиться не более 15 минут. Это держит всех на задании. Это также предотвращает задержку собрания.

Пятнадцати минут должно быть достаточно, чтобы осветить тему. Вы можете ответить на самые актуальные вопросы и поставить задачи. Чтобы помочь делу, включите наглядные пособия. Вы можете сделать это с помощью маркированной сводки охваченных вопросов, а также критических заданий и дат.

Кроме того, короткие презентации для небольших групп могут помочь предотвратить когнитивную или социальную усталость. Это способствует эффективному общению в течение рабочего дня.

Если возможно, включение визуального элемента может помочь работникам запомнить информацию.

Это может означать

• настройка слайд-шоу
• создание диаграммы или списка
• включая имиджборд.

Все, что может помочь другим людям визуализировать информацию, которую вы представляете, может сделать встречу более запоминающейся.

Личные встречи

Многие работники предпочитают конструктивную критику, когда она высказывается объективно. Они даже предпочитают его на 7% больше, чем положительный отзыв. Однако многие менеджеры избегают критики или предложений по улучшению, потому что считают этот процесс неудобным.

Частные встречи лицом к лицу могут помочь сделать изложение или получение критики полезными. Однако пожилые работники более открыты для разговоров о том, как стать лучше, и предпочитают личные встречи.

Беседы — отличный способ затронуть сложные темы. Разговоры предотвращают конфликт. Тем не менее, никогда не будет плохой идеей после личных встреч отправить текстовое или электронное напоминание. Просмотрите ключевые моменты и основные моменты вашего разговора, чтобы создать запись.

Работникам, которые являются новичками в своей области, молодыми людьми или людьми с более низким уровнем уверенности в себе, может быть сложнее общаться с фактами. Они предпочитают электронную почту или текстовое сообщение.

Текстовые сообщения или онлайн-текстовые сообщения

Использование текстовых сообщений на рабочем месте — это новый способ общения. Однако, если вы хотите улучшить коммуникацию внутри команды, особенно в команде, состоящей из более молодых членов, текст может быть подходящим вариантом.

Текстовые сообщения приносят положительные результаты. Во-первых, они визуальные. Методы визуальной коммуникации на 25% эффективнее устной коммуникации. Если вы объедините два подхода, скажем, с устной презентацией и текстовым сопровождением, вы можете ожидать увеличения удержания на 55% по сравнению с просто презентацией.

Владельцы смартфонов также хорошо знакомы с текстовыми сообщениями. Эти данные говорят о том, что 97% пользователей смартфонов отправляют сообщения каждую неделю. По сравнению с другими вариантами общения в чате текстовые сообщения знакомы. 80% нынешних профессионалов используют текстовые сообщения для бизнеса, и 70% поощряли бы такое поведение.

Какими бы прекрасными ни были текстовые сообщения, поскольку они обеспечивают удобную запись, некоторым может быть трудно интерпретировать их. Это может упростить использование чата на рабочем месте и текстовых приложений, чтобы не отвлекаться от задачи и по существу. Любой эмоциональный разговор, такой как критика или конструктивная обратная связь, по-прежнему лучше вести лицом к лицу.

Текстовые сообщения также являются одним из наиболее предпочтительных средств для планирования рабочего места или обмена обновлениями и бюллетенями. В исследовании, проведенном Государственным университетом Западной Вирджинии, участники в четыре раза чаще предпочитали текстовые сообщения для положительных новостей и уведомлений о встречах.

Электронная почта и информационные бюллетени

Электронная почта может быть наиболее продуктивным способом отправки и получения сообщений на рабочем месте. Средний сотрудник получает более 100 электронных писем в день, связанных с работой, и они быстро отходят на второй план в качестве предпочтительного средства связи.

Молодое поколение, вступающее сегодня в ряды рабочей силы, редко отправляет электронные письма.

• Только 6% участников поколения Z в исследовании Pew 2012 года вообще отправляли электронные письма.
• Электронная почта не является подходящим средством связи, если вам нужно сообщить важную информацию.

Сегодняшние почтовые ящики перегружены.

• 60,8% сотрудников сознательно игнорировали общение на рабочем месте по электронной почте.

• Почти каждый второй сообщил, что другой инструмент коммуникации был бы лучше.
• Рабочие утверждают, что электронная почта на самом деле сокращает общение.
• Текстовые сообщения читаются на 97%.

Преимущества эффективного общения на рабочем месте

Согласно 5-летнему исследованию, компании с высоким уровнем успешной коммуникации получают на 47% больше прибыли.

Успешная коммуникация определяется как способность знать, чего хотят их сотрудники. Кроме того, это означает, что вы знаете, как успешно общаться в отрасли бизнеса. Вы планируете и ставите цели, которые последовательно достигаются.

Кроме того, успешная командная коммуникация снижает конфликты и текучесть кадров на 40–50 %, в зависимости от отрасли.

Вывод: да, вы можете эффективно общаться

Эти факты проясняют ситуацию. Легко увидеть, как компании, включенные в это исследование, эффективно взаимодействуют друг с другом. С небольшой помощью вы сможете эффективно общаться на рабочем месте. Найдите подходящий инновационный инструмент в вашей отрасли.

Вы можете быстро донести свое сообщение. Общайтесь эффективно, и ваше сообщение будет понято. Правда в том, что эффективная коммуникация может привести к тому, что изменения укоренятся быстрее. Это приводит к более высоким уровням принятия.

Помните, вы эффективно общаетесь, когда даете конструктивную критику и общаетесь открыто. Почему? Просто. Сотрудники могут совершенствоваться и получать обратную связь, которая позволяет им это делать.